楊 梅 蓉

(泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 后勤管理處， 福建 泉州 362000)

0 引 言

近年來,隨著國家財政對高校投入力度不斷加大，高校資產(chǎn)規(guī)模增長迅猛且結(jié)構(gòu)與類別極其復(fù)雜，高校固定資產(chǎn)賬目與實物管理難度急劇增加[1]。2016年國家財政部統(tǒng)一部署開展全國高校資產(chǎn)清查,根據(jù)有關(guān)資料顯示,固定資產(chǎn)賬目與實物100%相符的高校占比很低。2018年結(jié)合工作實踐，用PDCA循環(huán)管理理論成功實現(xiàn)了固定資產(chǎn)資產(chǎn)賬與財務(wù)賬100%相符的工作目標，但固定資產(chǎn)賬與實物相符率只達到99.6%[2]。為實現(xiàn)固定資產(chǎn)賬實相符率達到或盡量接近100%，嘗試用PDCA循環(huán)持續(xù)改進理論打磨固定資產(chǎn)賬實管理中的每一個細節(jié)，實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)賬實精細化管理，這是個值得深入研究的課題。

1 相關(guān)理論及研究現(xiàn)狀

PDCA是管理工作推動與改善的一個基本方法，被國際ISO組織納入使用，由美國管理專家戴明博士提出，把質(zhì)量工作管理分為四個階段，即計劃(plan)、實施(do)、檢查(check)、行動(action)[3]。PDCA理論在中國早期主要被企業(yè)管理應(yīng)用，這幾年被醫(yī)療機構(gòu)的各種管理廣泛應(yīng)用，并逐漸被其他管理領(lǐng)域拓展應(yīng)用[4]。在 PDCA循環(huán)持續(xù)改進中,這四個程序循環(huán)推進，成功的措施納入標準，不成功的保留至下一循環(huán)去解決， PDCA循環(huán)每一次循環(huán)，都會有所提高和前進，都能達到一個新的水平，猶如爬樓梯一樣逐步上升[5-6](見圖1)。

圖1 PDCA循環(huán)推進

以“資產(chǎn)管理”與“PDCA循環(huán)”兩個關(guān)鍵詞在CNKI期刊數(shù)據(jù)庫查詢近10年有關(guān)文獻，PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領(lǐng)域的應(yīng)用研究很少，主要有4篇(包含本人2019年發(fā)表的1篇)，相對于醫(yī)療系統(tǒng)大量的應(yīng)用PDCA循環(huán)理論的論文及研究成果，PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)管理領(lǐng)域的體系建設(shè)尚待加強。在另外的3篇文章中，楊明[5](2009)論述了PDCA循環(huán)原理對提升高校大型儀器設(shè)備管理水平的現(xiàn)實意義和具體應(yīng)用；高峰等[6](2018)運用PDCA循環(huán)對高校大型儀器設(shè)備定期清查進行制度化探索；劉杰[7](2020)探討了以PDCA循環(huán)為基礎(chǔ)進行高校固定資產(chǎn)投資項目管理流程模式研究。 幾位學(xué)者探討PDCA循環(huán)理論在高校資產(chǎn)不同管理領(lǐng)域的應(yīng)用，但在高校資產(chǎn)賬實精細化管理方面尚無人涉及。

2 基于PDCA循環(huán)持續(xù)改進的固定資產(chǎn)帳實精細化管理研究

2.1 P(計劃)階段

分析現(xiàn)狀，找出產(chǎn)生問題的原因。確定最佳解決方案，設(shè)定目標。

盡管目前絕大多數(shù)高校建立了較完備的資產(chǎn)管理體系，也出臺一系列的資產(chǎn)管理制度，甚至都引進了先進的資產(chǎn)管理軟件，資產(chǎn)管理現(xiàn)狀雖有改善，但固定資產(chǎn)賬實管理中最基礎(chǔ)最關(guān)鍵的精細化管理無法到位，資產(chǎn)賬實相符率依然較低。

2.1.1 資產(chǎn)管理責任主體落實不到位，管理意識淡薄

高校資產(chǎn)主要由國家財政撥款購置，即使固定資產(chǎn)入了賬納入資產(chǎn)監(jiān)管體系，但資產(chǎn)直接管理責任沒有落實到具體人員，法不罰眾，資產(chǎn)賠償制度無法真正落實，廣大教職員工資產(chǎn)管理意識淡薄，極易造成國有資產(chǎn)流失，賬實不符[7-8]。

2.1.2 固定資產(chǎn)實物狀況不清楚，管理無法及時到位

高校資產(chǎn)體量龐大，資產(chǎn)實物均在使用部門，資產(chǎn)管理部門對于各個使用部門的固定資產(chǎn)實物狀況并不清楚，無法依照固定資產(chǎn)實物現(xiàn)狀實行有效的管理，資產(chǎn)管理無法及時到位，很容易造成賬實不符。

2.1.3 固定資產(chǎn)建賬與管理賬目過程不嚴格

(1) 前期固定資產(chǎn)建賬信息完整性與精準度不夠。雖然目前大多數(shù)的高校都通過資產(chǎn)管理軟件輔助資產(chǎn)管理，但在前期的固定資產(chǎn)建賬階段，不少老師只是把資產(chǎn)入賬當成資產(chǎn)采購費用報銷的一個手續(xù)，資產(chǎn)建賬信息能到財務(wù)部門報銷就行，沒有考慮到資產(chǎn)管理的后續(xù)問題，各種資產(chǎn)信息填寫不規(guī)范。資產(chǎn)沒有規(guī)范的名稱、型號規(guī)格、使用人、存放地等基礎(chǔ)信息，由于前期資產(chǎn)建賬信息完整度與精準度不夠，若干年后，形成這個資產(chǎn)不知道在哪里、誰在使用、找誰負責的混亂局面，導(dǎo)致后期資產(chǎn)賬實管理無法到位。

(2) 中期固定資產(chǎn)動態(tài)管理不及時。高校資產(chǎn)管理周期長，如辦公家具可使用期較長，且固定資產(chǎn)的實際使用狀況又時常處于動態(tài)，資產(chǎn)的使用人與存放地隨時發(fā)生變化，資產(chǎn)使用人的崗位調(diào)整、離職、退休及教學(xué)辦公場所的改造與搬遷，甚至是學(xué)校合并都將導(dǎo)致資產(chǎn)信息與前期建賬時發(fā)生變化，這時候如果不及時根據(jù)固定資產(chǎn)實際情況的變動而修改資產(chǎn)信息，即使資產(chǎn)前期建賬再詳盡，也會導(dǎo)致賬實不符，促使固定資產(chǎn)管理脫節(jié)，到后期固定資產(chǎn)賬實管理還是無法到位。

(3) 后期固定資產(chǎn)銷賬環(huán)節(jié)把控不嚴實。已經(jīng)建賬納入固定資產(chǎn)管理體系的高校資產(chǎn)，常用的處置銷賬途徑有退庫、報廢、報失、捐贈等，資產(chǎn)處置方式眾多，每種處置方式又有不同的要求，且固定資產(chǎn)經(jīng)過長期使用，實物狀況復(fù)雜，很容易把控不嚴實，國有資產(chǎn)流失而不知情,或是資產(chǎn)處置程序錯誤，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬目管理混亂。

針對上述幾種現(xiàn)實情況,應(yīng)先落實固定資產(chǎn)管理具體責任主體,提高資產(chǎn)管理意識。然后，開展全校固定資產(chǎn)賬實一對一核查工作，摸清全校實物現(xiàn)狀，結(jié)合核查結(jié)果徹底解決歷史遺留問題。接著，每年開展固定資產(chǎn)使用部門自查與資產(chǎn)管理部門抽查相結(jié)合的資產(chǎn)實物檢查方式，時時掌握全校固定資產(chǎn)實物狀況。最后，加強固定資產(chǎn)賬目全生命周期精細化管理。通過以上固定資產(chǎn)賬實精細化管理措施，以期固定資產(chǎn)賬實相符率達到或盡量接近100%。

2. 2 D(實施)階段

根據(jù)前期分析和設(shè)定的方案，執(zhí)行管理。

2.2.1 落實固定資產(chǎn)管理具體責任主體

(1) 學(xué)校完善資產(chǎn)管理制度，明確規(guī)定部門負責人是部門資產(chǎn)的主要負責人，資產(chǎn)管理人是資產(chǎn)直接責任人，在部門負責人離任審計中，把資產(chǎn)管理情況作為審查的主要內(nèi)容，這大大提高了各部門負責人和資產(chǎn)管理人的資產(chǎn)管理意識。

(2) 落實每一個固定資產(chǎn)的管理人。在固定資產(chǎn)建賬初期就必須落實資產(chǎn)管理人(歷史遺留問題則根據(jù)資產(chǎn)使用現(xiàn)狀修改管理人)，個人使用資產(chǎn)如辦公電腦等則使用人為資產(chǎn)管理人，公共資產(chǎn)如辦公室空調(diào)等則部門資產(chǎn)管理員為資產(chǎn)管理人，實驗室資產(chǎn)則實驗室管理員為資產(chǎn)管理人。每一個固定資產(chǎn)建賬都必須由資產(chǎn)管理人簽字確認，并在資產(chǎn)管理系統(tǒng)記錄。在資產(chǎn)管理中期，固定資產(chǎn)每一次管理人變動都必須在資產(chǎn)管理系統(tǒng)調(diào)撥，并由原管理人與現(xiàn)管理人簽字確定。資產(chǎn)管理后期報廢等銷賬工作也必須由資產(chǎn)管理人申請并簽字確認。資產(chǎn)管理人是資產(chǎn)直接責任人，配合國有資產(chǎn)賠償制度(資產(chǎn)管理人承擔賠償責任)，資產(chǎn)管理責任落實到位，促成“人人管資產(chǎn)，資產(chǎn)時時管”的良好氛圍，化被動管理為主動管理，極大提高廣大在職教職員工的資產(chǎn)管理意識[9]。

2.2.2 開展資產(chǎn)核查工作，掌握全校資產(chǎn)實物現(xiàn)狀

(1) 資產(chǎn)管理部門開展以某個時間為節(jié)點全校性的固定資產(chǎn)賬實一對一核查工作。這項工作工作量巨大，可以聘請第三方單位(如會計師事務(wù)所)完成，也可以學(xué)校成立核查工作專班，抽調(diào)各部門兼職資產(chǎn)管理員交叉完成，我校則采取資產(chǎn)管理部門在2年內(nèi)分時段逐個部門展開形式完成。無論何種方式進行，最終以全校固定資產(chǎn)賬實核查結(jié)果中實物現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，徹底解決歷史遺留問題：盤虧資產(chǎn)實物依據(jù)制度賠償，賬目報失銷賬；盤盈資產(chǎn)實物估價建賬入庫；在賬資產(chǎn)信息則根據(jù)實物真實狀況在資產(chǎn)管理系統(tǒng)修改至完整、規(guī)范，實現(xiàn)某個時間節(jié)點全校固定資產(chǎn)賬實100%相符，資產(chǎn)管理系統(tǒng)在賬資產(chǎn)信息準確規(guī)范[10]。以此才能徹底擺脫各種歷史遺留問題，打好開展下一步賬實管理工作的基礎(chǔ)。

(2) 在實現(xiàn)全校固定資產(chǎn)某個時間節(jié)點賬實100%相符的基礎(chǔ)上出臺資產(chǎn)清查制度，規(guī)定各資產(chǎn)使用部門每年必須開展一次固定資產(chǎn)自查工作。學(xué)校要求各部門每年4月份開展固定資產(chǎn)自查工作，資產(chǎn)自查結(jié)果需由各部門負責人簽字確認，提交校級資產(chǎn)管理部門存檔。資產(chǎn)管理部門則每年抽查一定數(shù)量的固定資產(chǎn)，了解實物狀況，如華僑大學(xué)專門設(shè)計軟件，每年對全校固定資產(chǎn)任意抽取100臺件，通過抽取結(jié)果了解學(xué)校固定資產(chǎn)實物真實情況。無論采用何種方式，資產(chǎn)管理部門要時時掌握全校固定資產(chǎn)實物現(xiàn)狀。

以上兩項工作難度巨大，但卻是固定資產(chǎn)賬實管理中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)、重要環(huán)節(jié)、必要環(huán)節(jié)[11]。

2.2.3 加強固定資產(chǎn)賬目全生命周期精細化管理

2.2.3.1 前期規(guī)范固定資產(chǎn)建賬信息

現(xiàn)在絕大多數(shù)高校引用網(wǎng)絡(luò)版資產(chǎn)管理系統(tǒng)輔助資產(chǎn)管理，這類管理軟件一般由二級學(xué)院資產(chǎn)管理員錄入資產(chǎn)信息提交，由校級資產(chǎn)管理部門審核，在固定資產(chǎn)建賬方面也是如此，大量的工作由各使用部門承擔，這就為資產(chǎn)前期建立詳盡建賬信息提供了可能。

首先資產(chǎn)管理部門在資產(chǎn)管理系統(tǒng)明確設(shè)置資產(chǎn)建賬必填項：資產(chǎn)名稱、型號規(guī)格、領(lǐng)用人、存放地、供貨商、出廠號、金額、數(shù)量、經(jīng)費科目、廠家都必須設(shè)置為必填項目。

其次要規(guī)范每個必填項目細節(jié)(見表1)。

表1

扣好資產(chǎn)賬目管理的第一扣，規(guī)范資產(chǎn)前期建賬信息細節(jié)管理是加強資產(chǎn)賬目全生命周期管理的基礎(chǔ)。

2.2.3.2 中期捕捉固定資產(chǎn)實物動態(tài)變化

高校資產(chǎn)管理周期長，且處于流動狀態(tài)，所以中期管理是固定資產(chǎn)賬目管理最難掌控的一環(huán)。只有捉住固定資產(chǎn)實物的每一次動態(tài)變化，并及時在資產(chǎn)管理系統(tǒng)修改相應(yīng)賬目信息，才能使資產(chǎn)賬目始終準確真實記錄實物狀況。

(1) 抓住固定資產(chǎn)使用人的變更情況，并及時更改，在資產(chǎn)管理中期，資產(chǎn)管理人變動是最常見的變化，因為資產(chǎn)管理人是資產(chǎn)的直接責任人，這一環(huán)節(jié)沒有管理到位，資產(chǎn)管理工作將會落空。資產(chǎn)管理人變動主要是2種情況，① 因為學(xué)校內(nèi)部職位調(diào)整等人事變動，② 學(xué)校工作人員退休或離職等人員離校。要使固定資產(chǎn)時時管理到位，就要與人事部門實時對接，并把資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)嵌入人事調(diào)動程序，學(xué)校人事變動需在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)完成資產(chǎn)管理人等調(diào)撥手續(xù)工作，并由原資產(chǎn)使用單位負責人、資產(chǎn)管理人、校資產(chǎn)管理部門三方簽字確認資產(chǎn)調(diào)撥完畢才能開具調(diào)令或辦理離校手續(xù)[12]。

(2) 涉及資產(chǎn)大搬遷，資產(chǎn)管理部門及時介入。高校因管理機構(gòu)改革、部門合并、校區(qū)搬遷等原因經(jīng)常會出現(xiàn)大量固定資產(chǎn)賬目轉(zhuǎn)移，實物搬遷的現(xiàn)象。這時，資產(chǎn)管理部門應(yīng)該盡早介入，與資產(chǎn)使用部門根據(jù)實際情況，提出可行的資產(chǎn)處置方案，確保固定資產(chǎn)在大搬遷過后依然賬實相符。我校中職部歷經(jīng)2次搬遷，部處及時介入管理，尚在未搬遷前就對固定資產(chǎn)每條賬目的處理，每一個實物的去留規(guī)劃清楚：有使用價值且部門有需求固定資產(chǎn)賬目留在使用部門，實物搬至使用部門新工作場所[13]；有使用價值但部門已不需要的固定資產(chǎn)作為閑置資產(chǎn)，首先在學(xué)校內(nèi)部調(diào)劑使用，如仍為閑置資產(chǎn)，經(jīng)上級部門同意后打包至產(chǎn)權(quán)中心拍賣，資產(chǎn)賬目報廢實物賣給中標商。閑置固定資產(chǎn)也可以經(jīng)上級部門批準無償劃撥給其他有需求的合作辦學(xué)國有單位，資產(chǎn)賬目報廢或調(diào)撥給國有單位，資產(chǎn)實物贈送給國有單位[14]，無使用價值的固定資產(chǎn)賬目報廢處置、實物殘值回收；這樣固定資產(chǎn)賬目清楚，資產(chǎn)實物不積壓，歷經(jīng)大搬遷后固定資產(chǎn)賬實依然相符。

2.2.3.3 后期嚴格把關(guān)固定資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)

嚴把資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)是固定資產(chǎn)的后期管理重點。嚴把每一個固定資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，讓每一個固定資產(chǎn)銷賬有憑有據(jù)，才能確保國有資產(chǎn)安全，增強資產(chǎn)管理意識，加強資產(chǎn)賬目管理。

固定資產(chǎn)處置銷賬主要有報廢、報失(資產(chǎn)盤虧)、捐贈、對外調(diào)撥、退庫等方式，每種固定資產(chǎn)處置方式都必須執(zhí)行嚴格的既定程序，由資產(chǎn)產(chǎn)管理人在資產(chǎn)管理系統(tǒng)提交處置申請，并由部門負責人簽字同意處置，并提交校資產(chǎn)管理部門方能進行。同時，采用報廢方式銷賬的固定資產(chǎn)必須一一核對實物，型號與數(shù)量等均準確吻合并符合報廢標準與程序方能銷賬；采用報失方式銷賬需落實固定資產(chǎn)賠償程序，賠償金額盡數(shù)繳入國庫方能銷賬；采用捐贈、對外調(diào)撥方式銷賬的固定資產(chǎn)需經(jīng)學(xué)校和上級主管部門同意，并由對方出具收到資產(chǎn)實物憑證方能銷賬。采用退庫方式銷賬的固定資產(chǎn)，如是因歷史原因重復(fù)入庫的必須由財務(wù)部門查詢轉(zhuǎn)賬記錄出具證明方能銷賬，如是因每年固定資產(chǎn)賬與財務(wù)賬對賬，資產(chǎn)賬已錄完，但財務(wù)部門年終關(guān)賬，尚未到財務(wù)報賬，為實現(xiàn)資產(chǎn)賬與財務(wù)賬賬賬相符，需來年入庫的，則需財務(wù)部門出具通知方才能銷賬。這樣，確保每個固定資產(chǎn)的銷賬有憑有據(jù)，杜絕了資產(chǎn)管理人出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失情況想要渾水摸魚的僥幸心理，增強全校教職員工的資產(chǎn)管理意識規(guī)范，有效的加強與規(guī)范了高校固定資產(chǎn)賬實管理[15]。

2. 3 C(檢查)階段

通過檢查等方式，確認先前實施方案是否達到了預(yù)期目標，并及時提出解決方案。

資產(chǎn)管理部門督促各使用部門認真開展固定資產(chǎn)自查，并在此基礎(chǔ)上開展固定資產(chǎn)抽查工作，同時，結(jié)合檢查結(jié)果判斷是否達到預(yù)期的目標，如未達到目標則與資產(chǎn)使用部門詳細分析存在問題，傾聽其意見與建議，并根據(jù)實際情況改善方案。

2. 4 A(行動)階段

對于方案的效果進行總結(jié)，成功的策略標準化，尚待解決的問題自動轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)，如此，周而復(fù)始，螺旋上升。

2.4.1 成效確認

最終實現(xiàn)2020年我處對護理學(xué)院、檢驗預(yù)防學(xué)院等9個部門固定資產(chǎn)的賬實一對一檢查，檢查結(jié)果為固定資產(chǎn)資產(chǎn)帳與實物相符達到99.97%。2021年上半年我處對教務(wù)處、黨務(wù)工作部等3個部門固定資產(chǎn)賬實一對一檢查工作中，檢查結(jié)果為固定資產(chǎn)資產(chǎn)帳與實物相符達到100%。同時，總結(jié)有效的策略并標準化，修改至固定資產(chǎn)管理流程，成為今后工作的依據(jù)。

2.4.2 存在問題

部分早期固定資產(chǎn)資產(chǎn)標簽脫落，同類的幾個固定資產(chǎn)無法具體一一對應(yīng)出廠號與資產(chǎn)編碼，只能就賬目與實物總量進行核對。校企合作項目中的國有資產(chǎn)放置于企業(yè)，資產(chǎn)實物狀況常處于監(jiān)管盲區(qū)。

2.4.3 持續(xù)改進

加強資產(chǎn)標簽的管理工作，認真核查固定資產(chǎn)實況，補缺補漏，確保每個固定資產(chǎn)粘貼對應(yīng)的標簽。高校資產(chǎn)管理是個動態(tài)的過程，繼續(xù)開展固定資產(chǎn)自查與抽查工作，盡力掌握全校固定資產(chǎn)的真實狀況，持續(xù)加強對固定資產(chǎn)賬目全生命周期嚴格管理，更進一步加強固定資產(chǎn)帳實管理工作[16]。

3 結(jié) 語

PDCA循環(huán)持續(xù)改進，分別從落實固定資產(chǎn)責任主體、資產(chǎn)賬目、資產(chǎn)實物三個方面同時著力，精工細作，通過對固定資產(chǎn)賬實精細化管理，使高校固定資產(chǎn)賬實相符率得到明顯提升，補齊高校賬實管理短板，提升高校資產(chǎn)管理水平，促進高校不斷發(fā)展。