徐 暢
(新疆財(cái)經(jīng)大學(xué),烏魯木齊 830012)
隨著智慧家、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)的日趨成熟和不斷發(fā)展,依托于財(cái)務(wù)共享中心的企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型逐漸深入到各個(gè)領(lǐng)域和各行各業(yè)之中。“十四五”規(guī)劃綱要提出要加快數(shù)字化建設(shè)的步伐,將實(shí)體經(jīng)濟(jì)與數(shù)字化融合,賦能傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)升級(jí),推動(dòng)創(chuàng)新數(shù)字化發(fā)展。以互聯(lián)、共享和智能為核心的財(cái)務(wù)體系正處在數(shù)字化背景的浪潮中,財(cái)務(wù)共享中心也由業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒虜?shù)字化,再升級(jí)到信息數(shù)字化。在數(shù)字化的背景下,企業(yè)在市場(chǎng)中搶占先機(jī)的關(guān)鍵點(diǎn)就是獲取數(shù)據(jù),而財(cái)務(wù)共享中心的建立和逐步發(fā)展將企業(yè)的前端業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)后臺(tái)緊密聯(lián)系在一起,將分散的信息集成到財(cái)務(wù)共享中心。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下,財(cái)務(wù)共享中心的建立切實(shí)降低了企業(yè)成本,提高了運(yùn)營(yíng)效率,促進(jìn)了企業(yè)決策的科學(xué)性。本文以H公司為例,對(duì)數(shù)字化背景下的財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行展開(kāi)研究。
財(cái)務(wù)共享源于服務(wù)共享,財(cái)務(wù)共享就是共享服務(wù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用。財(cái)務(wù)共享中心是通過(guò)建立全部共享、高效融合、深度協(xié)同、精細(xì)管理、智能應(yīng)用為核心的流程化財(cái)務(wù)工作,使核算、費(fèi)用、采購(gòu)等統(tǒng)一到信息化的平臺(tái)。
財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展歷程大致分為三個(gè)階段:財(cái)務(wù)共享中心1.0階段是將費(fèi)用、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等重復(fù)高、流程化強(qiáng)的工作交給財(cái)務(wù)共享中心來(lái)做。財(cái)務(wù)共享中心的2.0階段是財(cái)稅融合階段,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合要求財(cái)務(wù)人員從事后的數(shù)據(jù)處理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑疤幚?,即:將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合并不斷向前端延伸,將財(cái)務(wù)中心變?yōu)閿?shù)據(jù)的集成中心。財(cái)務(wù)共享中心的3.0階段,財(cái)務(wù)部門(mén)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)更高的智能化,將資產(chǎn)管理、成本管理、供應(yīng)鏈管理、合同管理形成一體智能化集成中心。
H公司是1990年成立的一家零售業(yè)企業(yè),在全國(guó)范圍內(nèi)擁有百家大型連鎖實(shí)體店,主要以經(jīng)營(yíng)家電產(chǎn)品、電子產(chǎn)品為主。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,H公司擴(kuò)展了自己的業(yè)務(wù)板塊,建立了H購(gòu)物中心、H影院、寫(xiě)字樓等。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、大智移云時(shí)代的到來(lái),H公司由傳統(tǒng)的零售業(yè)向新型零售業(yè)轉(zhuǎn)型,構(gòu)建了線(xiàn)上線(xiàn)下全渠道營(yíng)銷(xiāo)、獨(dú)立運(yùn)營(yíng)自建電商平臺(tái)、租借購(gòu)三位一體的運(yùn)營(yíng)模式,并打造智慧服務(wù)、科技創(chuàng)新的戰(zhàn)略核心。由于集團(tuán)規(guī)模的不斷擴(kuò)張導(dǎo)致業(yè)務(wù)板塊差異明顯擴(kuò)大,前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)復(fù)雜多樣,集團(tuán)需要一套完整的運(yùn)行流程體系,這樣才能將商品、營(yíng)銷(xiāo)、零售、物流與信息進(jìn)行有機(jī)融合,以實(shí)現(xiàn)增量式創(chuàng)新發(fā)展。為了解決公司成本不斷增長(zhǎng)的問(wèn)題,提高運(yùn)營(yíng)效率,簡(jiǎn)化流程,H公司開(kāi)始對(duì)業(yè)務(wù)流程再造,于2014年開(kāi)始建立財(cái)務(wù)共享中心。
1.第一階段為2014-2016年:基礎(chǔ)層———初期財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的搭建
早期的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)主要為對(duì)內(nèi)服務(wù)和對(duì)外服務(wù)。對(duì)內(nèi)服務(wù)主要有員工報(bào)銷(xiāo)、總賬報(bào)表、資產(chǎn)管理和合同管理四個(gè)部分;對(duì)外業(yè)務(wù)是通過(guò)共享中心與ERP系統(tǒng)中的供應(yīng)商、零售商、客戶(hù)等模塊進(jìn)行對(duì)接,并通過(guò)專(zhuān)門(mén)的軟件進(jìn)行稅務(wù)處理和與銀行對(duì)接。
2.第二階段為2016-2019年:核心層——基于業(yè)財(cái)深度一體化的智能共享中心
隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的發(fā)展,H公司逐步建立兼顧前臺(tái)和后臺(tái)的新型財(cái)務(wù)架構(gòu),以更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的融合。2019年公司將財(cái)務(wù)共享中心分為前臺(tái)、中臺(tái)和后臺(tái)組織陣型(見(jiàn)圖1)。H公司通過(guò)建立數(shù)據(jù)中臺(tái),為財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和業(yè)財(cái)融合打造連接點(diǎn),以避免相同功能的業(yè)財(cái)?shù)闹貜?fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。在財(cái)務(wù)共享模式下,通過(guò)中臺(tái)形成了以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文本數(shù)據(jù)和影像數(shù)據(jù)為集市,解決單一的數(shù)據(jù)孤島、重復(fù)建設(shè)、共享程度低等問(wèn)題。財(cái)務(wù)共享中心承載著企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,賦能前端業(yè)務(wù)的任務(wù),這一階段的財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行有以下幾個(gè)特點(diǎn):
圖1 H公司前、中、后臺(tái)組織矩陣
(1)客商服務(wù)平臺(tái)更加優(yōu)化。隨著H公司新零售業(yè)的逐漸發(fā)展,線(xiàn)上線(xiàn)下交易量逐年增加,供應(yīng)商、客戶(hù)、銷(xiāo)售、售后、門(mén)店會(huì)員和商品逐漸數(shù)字化,因此H公司建立了客商業(yè)務(wù)模塊,該模塊的流程是通過(guò)CRM進(jìn)行客戶(hù)開(kāi)票處理,然后由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行初審,之后通過(guò)OCR影像系統(tǒng)將票據(jù)掃描到財(cái)務(wù)共享中心,再由共享中心進(jìn)行稽核,結(jié)算辦理和生成憑證,最后由財(cái)務(wù)部制作總賬。客商模塊的建立可以直觀地反應(yīng)客戶(hù)的評(píng)價(jià)、供應(yīng)商收付款信息,使財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提前進(jìn)行控制,極大地減少了違約風(fēng)險(xiǎn)。
(2)預(yù)算管理不斷強(qiáng)化。H公司財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)整合銷(xiāo)售、生產(chǎn)、管理等數(shù)據(jù),形成第三方云臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù),構(gòu)建基于業(yè)務(wù)流程要素的業(yè)財(cái)融合預(yù)算管理體系。預(yù)算編制以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為起點(diǎn),之后由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行加工處理,運(yùn)用于資源配置、財(cái)務(wù)目標(biāo)確立和精準(zhǔn)把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等方面。此外,公司全面引入SAP系統(tǒng),SAP可以采用分階段式預(yù)算,對(duì)成本進(jìn)行提前控制,有效降低了超預(yù)算發(fā)生的概率,實(shí)現(xiàn)了事前預(yù)算、事中控制、事后分析的精準(zhǔn)高效的線(xiàn)上統(tǒng)籌管理模式。
3.第三階段為2019年——至今:發(fā)展層——基于商業(yè)智能化的多功能共享中心
(1)流程自動(dòng)化。H公司采用機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)系統(tǒng),該系統(tǒng)可以消除傳統(tǒng)財(cái)務(wù)中附加值低重復(fù)簡(jiǎn)單的工作,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人具有24小時(shí)不間斷的財(cái)務(wù)工作模式,可以將大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、核對(duì)和驗(yàn)證,如:批量處理郵件、報(bào)銷(xiāo)發(fā)票、銀企對(duì)賬、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等基礎(chǔ)性工作,可以有效地降低成本,提高工作效率和有效降低發(fā)生錯(cuò)誤的概率。
(2)財(cái)務(wù)處理數(shù)據(jù)化。H公司基于財(cái)務(wù)共享中心,通過(guò)攜程、同城、飛豬等APP將差旅服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)化,并與共享服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)同步共享互聯(lián)。通過(guò)智慧物流的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)促成線(xiàn)上線(xiàn)下融合的智慧零售模式。多元化的綜合服務(wù)能力推動(dòng)H公司線(xiàn)下廣場(chǎng)及超市影城與線(xiàn)上平臺(tái)形成巨大的協(xié)同效應(yīng),將供應(yīng)商與客戶(hù)的外部資源與內(nèi)部資源進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)化,使流程數(shù)據(jù)更加自動(dòng)化。
1.應(yīng)付賬款系統(tǒng)
應(yīng)付共享實(shí)現(xiàn)端到端的自動(dòng)化流程。應(yīng)付賬款共享主要的業(yè)務(wù)流程是供應(yīng)商開(kāi)發(fā)票,之后交于財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行處理,再通知銀行進(jìn)行支付。H公司與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)往來(lái)較為頻繁,因此發(fā)票數(shù)量巨大,這是財(cái)務(wù)共享中心建立之初面臨的巨大挑戰(zhàn)。在財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展過(guò)程中,H公司主要依據(jù)SAP系統(tǒng)和票據(jù)影響系統(tǒng),并將應(yīng)付共享分為五步流程:第一步是發(fā)票的收集和掃描,由業(yè)務(wù)部將發(fā)票進(jìn)行匯集和整理,然后通過(guò)影像掃描系統(tǒng)對(duì)發(fā)票進(jìn)行掃描和索引。第二步是進(jìn)行審核。第三步是用SAP系統(tǒng)對(duì)審核好的發(fā)票進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入,在錄入過(guò)程中,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別出錯(cuò)誤發(fā)票和異常發(fā)票,如果是錯(cuò)誤發(fā)票,就需要進(jìn)行進(jìn)一步審核,查驗(yàn)是否按照財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行付款;如果是異常發(fā)票,就需要對(duì)付款流程中的請(qǐng)求權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)。第四步是銀行支付,H公司的付款信息會(huì)統(tǒng)一匯總到H公司的財(cái)務(wù)共享中心,通過(guò)SAP系統(tǒng)進(jìn)行整合,然后對(duì)接銀行完成支付。
2.應(yīng)收賬款系統(tǒng)
應(yīng)收賬款共享系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)金流有重大的關(guān)聯(lián)性,該系統(tǒng)主要涉及到合同信息的確認(rèn)以及賬款預(yù)期的確定。財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)收款共享系統(tǒng)有三項(xiàng)職能:第一是維護(hù)客戶(hù)的信息;第二是根據(jù)業(yè)務(wù)部對(duì)合同交付的情況來(lái)確認(rèn)收入;第三是與銀行核對(duì)收款信息并發(fā)送發(fā)票至客戶(hù)郵箱確認(rèn)債權(quán),當(dāng)客戶(hù)完成付款后,財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)SAP系統(tǒng)自動(dòng)確認(rèn)收入并核銷(xiāo)。
3.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)
H公司的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)包括出差的差旅費(fèi)、會(huì)議室和員工休息室的采購(gòu)費(fèi)用等。財(cái)務(wù)共享中心是連接前端費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)核算的橋梁,由共享中心進(jìn)行統(tǒng)一記賬。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)分為以下幾個(gè)部分:第一,由財(cái)務(wù)共享中心收集各分公司、子公司的票據(jù)并進(jìn)行掃描;第二,把ERP系統(tǒng)中的報(bào)銷(xiāo)信息進(jìn)行核銷(xiāo);第三,企業(yè)直接在ERP系統(tǒng)中將付款信息發(fā)送到銀行進(jìn)行支付;第四,財(cái)務(wù)共享中心對(duì)審核過(guò)的單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。H公司對(duì)商旅報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行了改善和優(yōu)化,構(gòu)建了在線(xiàn)申請(qǐng)、在線(xiàn)下單、自動(dòng)結(jié)算的新模式。當(dāng)員工出差訂機(jī)票、酒店等,商旅平臺(tái)就會(huì)根據(jù)企業(yè)的預(yù)算流程進(jìn)行審批,如果超出預(yù)算范圍就會(huì)進(jìn)入特殊審批系統(tǒng)。這種由業(yè)務(wù)部事前審批、財(cái)務(wù)部事后報(bào)銷(xiāo)的流程,推動(dòng)了企業(yè)業(yè)財(cái)融合的進(jìn)一步發(fā)展。
4.資產(chǎn)共享系統(tǒng)
H公司作為新零售企業(yè),有龐大的固定資產(chǎn),但資產(chǎn)閑置、利用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生,使得資產(chǎn)的利用率下降。通過(guò)資產(chǎn)共享系統(tǒng)使資產(chǎn)數(shù)據(jù)集中管理,統(tǒng)一流程,提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。在資產(chǎn)共享模式上線(xiàn)前主要是線(xiàn)下流程,由人工進(jìn)行審核,登記入賬和采購(gòu)付款。在搭建了財(cái)務(wù)共享平臺(tái)后,由SAP系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)稽核、入賬、付款并對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)。此外,在資產(chǎn)共享系統(tǒng)中還搭建了資產(chǎn)管理系統(tǒng),對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和對(duì)差異進(jìn)行精準(zhǔn)分析,極大地提高了資產(chǎn)的利用率。
1.優(yōu)化了績(jī)效管理
H公司財(cái)務(wù)共享中心的建立不僅使企業(yè)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)更加流程化,而且促進(jìn)了運(yùn)營(yíng)能力的發(fā)展???jī)效管理最為重要的一項(xiàng)任務(wù)是作業(yè)派工機(jī)制的開(kāi)展,通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的派工平臺(tái),可以使員工的績(jī)效與工作任務(wù)掛鉤,提升了財(cái)務(wù)人員工作的積極性,并且極大地提升了工作效率。H公司會(huì)每日進(jìn)行定量派單,如果超過(guò)共享平臺(tái)設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)量,系統(tǒng)就會(huì)停止自動(dòng)派工。派工系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)財(cái)務(wù)人員不同的職能分配不同的任務(wù),有效地促進(jìn)了資源的合理分配。云搶單模式是另一種績(jī)效管理方法,云搶單模式使不同區(qū)域的財(cái)務(wù)人員通過(guò)“共享大搶單”平臺(tái)進(jìn)行搶單,當(dāng)某個(gè)區(qū)域的財(cái)務(wù)人員工作量多時(shí),就可以由任務(wù)量較少的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行云搶單。作業(yè)派工和云搶單模式使員工的工作量更為透明,工資績(jī)效也會(huì)根據(jù)員工的任務(wù)完成量進(jìn)行考核,對(duì)錯(cuò)誤率進(jìn)行自動(dòng)評(píng)分,確保了績(jī)效管理的科學(xué)性和公正性。
2.提升了公司的管理水平
財(cái)務(wù)共享中心將各部門(mén),各地區(qū)分散且繁雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的整合,使數(shù)據(jù)收據(jù)更為精細(xì),更為精準(zhǔn),更為系統(tǒng),更為及時(shí)。財(cái)務(wù)共享中心不僅對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,而且拓展了信息的維度,將預(yù)算、決策、投融資、采購(gòu)和銷(xiāo)售有機(jī)聯(lián)系起來(lái),有利于管理層進(jìn)行科學(xué)有效的戰(zhàn)略決策分析。H公司搭建的“互聯(lián)網(wǎng)+云”的在線(xiàn)消費(fèi)商城和“消費(fèi)商城+財(cái)務(wù)共享”的智能中心將業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)通過(guò)共享中心運(yùn)營(yíng)加工,通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的分析,形成會(huì)計(jì)賬和管理賬,最后形成了B2B的管理系統(tǒng),促進(jìn)了企業(yè)的信息化建設(shè),使業(yè)財(cái)稅一體化的財(cái)務(wù)共享中心有效地發(fā)揮管控職能以及數(shù)據(jù)處理和賦能業(yè)務(wù)的能力,提升了公司的管理水平。
3.推動(dòng)了財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型
H公司通過(guò)搭建財(cái)務(wù)共享中心,使財(cái)務(wù)人員由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)職能也由傳統(tǒng)會(huì)計(jì)記賬報(bào)稅轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)算決策分析的復(fù)合型會(huì)計(jì),會(huì)計(jì)不僅要懂財(cái)務(wù)而且要懂業(yè)務(wù),既需要掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí),也要懂?dāng)?shù)據(jù)懂技術(shù)。因此共享中心的建立對(duì)會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求,促進(jìn)了會(huì)計(jì)人員的轉(zhuǎn)型。
H公司在未來(lái)會(huì)繼續(xù)使用財(cái)務(wù)機(jī)器人和VR虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略預(yù)算、商城財(cái)務(wù)管理和稅務(wù)籌劃的一體化發(fā)展。未來(lái)公司會(huì)將財(cái)務(wù)機(jī)器人由交易方面的賬務(wù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)橘~務(wù)處理加成本管理,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的控制和監(jiān)督。逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)的自動(dòng)化,不僅會(huì)自動(dòng)報(bào)賬、記賬,還會(huì)進(jìn)行自動(dòng)糾錯(cuò),提高財(cái)務(wù)共享質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)全方位的共享。
財(cái)務(wù)共享中心的建立需要多部門(mén)的配合,因此要加強(qiáng)制度的保障,使業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部相互配合。財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部屬于平級(jí)的不同部門(mén),財(cái)務(wù)部不能對(duì)業(yè)務(wù)部進(jìn)行管理,因此要優(yōu)化管理模式,對(duì)組織進(jìn)行變革,使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)進(jìn)行深度融合。財(cái)務(wù)共享中心的建立要通過(guò)智能財(cái)務(wù)平臺(tái)、財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)分工和各級(jí)財(cái)務(wù)組織協(xié)同實(shí)現(xiàn),即通過(guò)智能財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù),智能管理會(huì)計(jì)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)管理規(guī)劃業(yè)務(wù),大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)管理,將財(cái)務(wù)流程嵌入到實(shí)際的業(yè)務(wù)中實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)性融合和建設(shè)的一體化。
人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、機(jī)器學(xué)習(xí)等等新技術(shù)的應(yīng)用,將會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)和運(yùn)行帶來(lái)全新的變化,財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)及其運(yùn)行系統(tǒng)的升級(jí),必須依賴(lài)這些新技術(shù)的創(chuàng)新和驅(qū)動(dòng)。通過(guò)強(qiáng)化新技術(shù)的創(chuàng)新和驅(qū)動(dòng),推動(dòng)財(cái)務(wù)共享中心的高度智能化、業(yè)財(cái)共享建設(shè)的一體化、管理模式的不斷優(yōu)化,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的高質(zhì)量發(fā)展,推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程。