摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息數(shù)據(jù)成為人們?nèi)粘Ｉ畹闹饕刂?，人們通過(guò)利用信息數(shù)據(jù)、信息技術(shù)與工具完成各項(xiàng)工作任務(wù)。信息社會(huì)背景下，單位辦公室的文書檔案管理工作內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境逐漸發(fā)生變化，體現(xiàn)為信息工具的不斷革新、文書檔案載體的日益豐富、辦公室文書檔案要求的不斷提高、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的日益加劇等。這些均要求工作人員對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行革新，通過(guò)改革工作模式，創(chuàng)新工作方法、豐富工作細(xì)節(jié)，提升文書檔案管理有效性。本文簡(jiǎn)要分析了信息社會(huì)發(fā)展對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的意義，針對(duì)辦公室文書檔案管理工作，分別提出的改革思路與創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì);辦公室;文書檔案;檔案管理

文書檔案是單位辦公室文件資料體系的重要構(gòu)成部分，也是單位開展各項(xiàng)管理工作、做出各項(xiàng)決策的重要依據(jù)。高效的文書檔案管理工作能夠保證檔案資料的完善與完整，保證資料真實(shí)可靠，具有較強(qiáng)的借鑒意義。信息社會(huì)背景下，多樣的信息技術(shù)與工具為人們的工作提供便利條件，也改變文書檔案管理工作的環(huán)境，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法適用。

此時(shí)要立足單位實(shí)際情況，分析單位的文書檔案管理工作作用，明確信息社會(huì)之下的檔案管理工作改革思路，一步步有計(jì)劃地創(chuàng)新檔案管理工作方法，靈活運(yùn)用各項(xiàng)信息工具，提升檔案管理效率，切實(shí)保護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可靠與安全，為單位今后的各項(xiàng)決策與活動(dòng)提供有力保障。

一、信息社會(huì)發(fā)展對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的意義

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，人們的生活習(xí)慣、工作方法發(fā)生較大的變化，多種不同形式的資料出現(xiàn)于人們的生活中，圖像、有聲視頻、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等成為辦公室文書檔案資料的主要形式。相較于以往單純紙質(zhì)版資料的檔案管理，信息社會(huì)背景下的檔案管理不再需要消耗大量的人力資源成本與空間成本，且由于利用信息工具管理資料，其管理效率大幅度提升。紙質(zhì)版檔案資料是儲(chǔ)存于單位的檔案室中，需要進(jìn)行防蟲、防潮、防火、防盜等工作，各項(xiàng)工作復(fù)雜程度與難度較高，而信息化的檔案資料能夠很好避免以上問題的產(chǎn)生，僅需要將資料儲(chǔ)存于單位的文書檔案系統(tǒng)中，加強(qiáng)系統(tǒng)的防火墻建設(shè)，重視系統(tǒng)的登錄驗(yàn)證管理，則可以保證文書檔案的安全與穩(wěn)定。

1.有利于保護(hù)檔案資料的完整性

信息化建設(shè)后，文書檔案資料能夠突破原本的時(shí)空限制，不受外界時(shí)間、環(huán)境等多種因素的影響。工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)互相傳輸文書檔案原始資料，利用內(nèi)部系統(tǒng)實(shí)時(shí)采集各部門運(yùn)行過(guò)程中自然產(chǎn)生的文書檔案原始資料，將這些資料通過(guò)系統(tǒng)與平臺(tái)進(jìn)行傳輸。之后，利用系統(tǒng)工具對(duì)文書檔案資料進(jìn)行處理，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與流程一一整理檔案資料，將各類檔案資料分類歸檔、集中儲(chǔ)存，形成種類豐富、名目明確、便于查看與管理的文書檔案資料。在使用文書檔案的環(huán)節(jié)，需要利用電腦或者手機(jī)等設(shè)備登錄系統(tǒng)獲取權(quán)限就可以查看，不再需要進(jìn)入檔案室翻看紙質(zhì)版資料。相較于傳統(tǒng)模式，信息化后的文書檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)“線上一站式”的模式，全程通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行處理，極大程度提高文書檔案管理與利用的便利性，降低檔案不完整的概率。

2.有助于增強(qiáng)文書檔案的安全性

信息化之后，單位的各項(xiàng)文書檔案資料均需轉(zhuǎn)入電子系統(tǒng)中進(jìn)行管理，集中以數(shù)據(jù)信息的形式呈現(xiàn)出來(lái)，能夠在較大程度上提升檔案資料的安全系數(shù)與保密等級(jí)。單位在建設(shè)文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)，會(huì)引入“保密技術(shù)”，加強(qiáng)對(duì)用戶身份的驗(yàn)證，各工作人員需要依靠密碼登錄系統(tǒng)，獲取自己職位所擁有的系統(tǒng)使用權(quán)限，在權(quán)限允許之內(nèi)處理文書檔案資料。這樣一來(lái)，能夠有效避免出現(xiàn)“工作人員違規(guī)操作”“外部人員盜取檔案”等情況，維護(hù)單位文書檔案安全。

二、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革思路

單位文書檔案管理工作四大要素分別為：人員認(rèn)知、人員素養(yǎng)、管理體系、檔案安全。因此，要想在信息社會(huì)背景下開展辦公室文書檔案管理工作改革，需要從這四點(diǎn)入手，提升辦公室的文書檔案管理整體水平，為單位提供真實(shí)可靠、完整健全的文書檔案資料。

1.轉(zhuǎn)變辦公室人員認(rèn)知

要想實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)下的文書檔案管理改革，就要積極轉(zhuǎn)變單位各部門辦公室人員的認(rèn)知，促使其了解文書檔案管理工作的重要性，積極主動(dòng)配合各項(xiàng)檔案管理工作，共同提升單位的文書檔案管理水平，從容應(yīng)對(duì)信息社會(huì)引起的各項(xiàng)變化。在實(shí)際過(guò)程中，一些單位辦公室人員缺乏對(duì)“文書檔案”的認(rèn)知，認(rèn)為這些檔案資料“僅僅是日常辦公留下來(lái)的資料，沒有什么較大用處”，一些單位人員面對(duì)信息系統(tǒng)資料采集行為，甚至?xí)霈F(xiàn)“你要采集就采集好了，我無(wú)所謂”的情況，不能夠考慮到系統(tǒng)采集資料的標(biāo)準(zhǔn)需求，屢次出現(xiàn)不按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)記錄各項(xiàng)工作事宜的情況，從而加大了信息系統(tǒng)自動(dòng)采集各部門辦公信息的難度，阻礙單位文書檔案管理工作的開展。因此，需定期組織開展單位各部門的集體學(xué)習(xí)活動(dòng)，帶領(lǐng)各部門人員一起學(xué)習(xí)“文書檔案”方面的知識(shí)，促使其了解文書檔案管理工作對(duì)于推進(jìn)單位主要工作任務(wù)、輔助單位決策與管理等方面的重要意義，從而主動(dòng)遵循各項(xiàng)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作人員提供內(nèi)容完整真實(shí)、格式標(biāo)準(zhǔn)的原始資料。

2.提升管理人員素養(yǎng)

要想實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)下的文書檔案管理改革，建議要重點(diǎn)提升單位的文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、能力水平，促使其能夠時(shí)刻遵循各項(xiàng)工作制度，具備良好崗位責(zé)任感，能夠自覺跟隨單位的腳步，為單位提供有效的文書檔案管理服務(wù)。在實(shí)際過(guò)程中，建議單位定期組織檔案管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，給其展示其他大型單位與企業(yè)的辦公室文書檔案管理失誤案例、文書檔案資料對(duì)單位的決策輔助案例，讓檔案管理人員理解文書檔案資料本身的價(jià)值，認(rèn)識(shí)到管理失誤引起的不良后果，形成正確的檔案管理觀念。之后，要組織學(xué)習(xí)各項(xiàng)檔案管理制度、有關(guān)法律法規(guī)與文件要求，學(xué)習(xí)行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升其工作質(zhì)量。還需要組織其學(xué)習(xí)新型的辦公室文書檔案管理信息工具使用方法，促使其能夠熟練使用各項(xiàng)系統(tǒng)功能，運(yùn)用系統(tǒng)完成辦公室文書檔案的原始資料獲取、資料保存與分類、資料歸檔與立卷、資料管理與調(diào)取、資料安全保護(hù)與保密等工作，全面提升文書檔案管理人員的綜合能力。

3.優(yōu)化檔案管理體系

要想實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)下的文書檔案管理改革，要重點(diǎn)構(gòu)建健全的檔案管理體系。相較于其他的檔案形式，辦公室文書檔案具有一定復(fù)雜性，存在檔案形式多樣、檔案內(nèi)容廣泛、檔案類型覆蓋面較廣的特點(diǎn)。信息化后，檔案管理工作人員需要利用系統(tǒng)工具將零散、分散的檔案資料集中整合、統(tǒng)一轉(zhuǎn)化、定期采集，按需要根據(jù)單位內(nèi)部的文書檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、管理流程進(jìn)行處理。這一過(guò)程需要健全的制度給予支撐，讓檔案管理工作人員能夠根據(jù)制度有方向、有計(jì)劃地搜集與管理單位內(nèi)部的文書檔案資源，根據(jù)制度規(guī)范有序推進(jìn)檔案的整理、分類、立檔、擴(kuò)充、借閱等工作。單位可以根據(jù)辦公室文書檔案管理需求，分別提出“檔案管理制度總則”“檔案管理人員的操守規(guī)范”“各部門的文書檔案管理配合責(zé)任制度”“文書檔案的安全管理制度”“文書檔案的定期審查制度”等，有效約束檔案工作人員，調(diào)動(dòng)各部門人員積極性，保證辦公室文書檔案工作有章可循，從而提升單位辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展水平。

4.定期檢驗(yàn)檔案

要想實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)下的文書檔案管理改革，建議定期檢驗(yàn)文書檔案安全性，貫徹落實(shí)安全管理，維護(hù)單位的文書檔案資料穩(wěn)定，避免出現(xiàn)檔案資料流失、檔案資料缺失與泄露等情況。對(duì)于單位而言，辦公室的文書檔案資料安全性能夠直接影響單位的各項(xiàng)活動(dòng)、管理工作的落實(shí)，若檔案資料泄露，則會(huì)對(duì)泄露信息有關(guān)工作與人員造成較大的影響，如擾亂相關(guān)人員生活、單位有關(guān)項(xiàng)目無(wú)法順利開展等。因此，在文書檔案管理工作改革中，一定要根據(jù)信息化之后的文書檔案資料變化，展開檔案安全工作改革，提升文書檔案安全性，從而維護(hù)單位的良好發(fā)展。

三、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)路徑

1.創(chuàng)新管理理念，奠定思想基礎(chǔ)

先進(jìn)的管理理念是有效落實(shí)文書檔案管理工作改革的基礎(chǔ)，在開展改革與創(chuàng)新工作之前，需從思想層面引領(lǐng)，明確改革方向，才能夠促使單位的文書檔案改革與創(chuàng)新工作持續(xù)性發(fā)展，充分調(diào)動(dòng)各部門人員以及檔案管理人員的工作積極性。在實(shí)際過(guò)程中，可以積極引入“全過(guò)程管理”“紙質(zhì)檔案+電子檔案”統(tǒng)一管理、以人為本檔案工作理念等不同的理念思想，讓檔案管理工作人員接觸不同的理念與工作思想，拓展其工作思維，激發(fā)創(chuàng)造活力，促使檔案管理工作人員在實(shí)際操作系統(tǒng)、完成檔案管理任務(wù)的過(guò)程中，能夠提出具有實(shí)際效用、符合企業(yè)實(shí)況、內(nèi)涵理論先進(jìn)的檔案管理工作提議，從而實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新。

2.創(chuàng)新管理方式，提升工作效率

科學(xué)管理方式是落實(shí)辦公室文書檔案管理改革的主要工具，因此要積極創(chuàng)新檔案管理方式，根據(jù)信息化特征提出具有現(xiàn)代特點(diǎn)、實(shí)用性的管理方法。單位辦公室文書檔案管理，在不同階段管理方式要求是不同的。例如，在歸檔階段，雖然信息技術(shù)的利用促使文書檔案資料以數(shù)據(jù)、信息的形式呈現(xiàn)，但是這并不意味著傳統(tǒng)實(shí)物資料完全喪失其功能。在有效利用數(shù)字化文書檔案資料的同時(shí)，需認(rèn)真仔細(xì)保管存留的實(shí)物檔案資料，包括影音圖像、思維導(dǎo)圖與文字等紙質(zhì)資料、錄音資料等，將實(shí)物資料歸檔形成文檔，成為單位的“記憶文物”，發(fā)揮其“存留歷史”“紀(jì)念重要事件”等功能。在基礎(chǔ)性內(nèi)容的歸檔環(huán)節(jié)，工作人員要認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)與檔案在部署階段、檢驗(yàn)階段同步性發(fā)展，跳出傳統(tǒng)檔案管理思維局限，更多地學(xué)習(xí)同行業(yè)其他單位檔案管理工作方法與經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新本單位檔案管理方法，保證各種檔案管理方法滿足不同階段的檔案管理需求，提升單位辦公室文書檔案管理工作效率。

3.創(chuàng)新檔案利用，凸顯文書檔案價(jià)值

檔案利用是辦公室文書檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，是實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的重要過(guò)程。建議要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用的方法，深入發(fā)掘辦公室文書檔案價(jià)值，將其融入單位發(fā)展、戰(zhàn)略制定、管理落實(shí)、制定決策中，以可靠的文書檔案資料為單位領(lǐng)導(dǎo)提供有效的決策依據(jù)，進(jìn)一步提升單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展水平，體現(xiàn)文書檔案價(jià)值。實(shí)際過(guò)程之中，可以在不同工作中選擇使用不同類型的文書檔案資料，利用軟件分析方法將文書檔案資料形成不同的參考文件，以此滿足單位管理與決策的多種需求。

例如，將一段時(shí)間內(nèi)同類文書檔案資料進(jìn)行整合，形成這一時(shí)間段的同類工作變化數(shù)據(jù)表、折線圖，直觀體現(xiàn)這一時(shí)期的數(shù)據(jù)變化，可以輔助管理者制訂未來(lái)一段時(shí)間的發(fā)展規(guī)劃與目標(biāo)。將單個(gè)部門的不同崗位工作及其成果資料整合起來(lái)，形成主題明確、發(fā)散狀的思維導(dǎo)圖，能夠?yàn)楣芾砣藛T優(yōu)化部門組織結(jié)構(gòu)提供依據(jù)。在檔案利用的創(chuàng)新環(huán)節(jié)，工作人員可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的不同需求，為其提供不同內(nèi)容、不同形式的文書檔案資料，且通過(guò)可視化、數(shù)據(jù)分析、人工智能分析等方法，靈活運(yùn)用檔案資料，充分體現(xiàn)單位文書檔案管理改革與創(chuàng)新的意義。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)快速發(fā)展在極大程度上改變了人們的生活方式與工作方法，隨著信息社會(huì)的到來(lái)，各行業(yè)工作環(huán)境均有所改變，需進(jìn)行工作改革與創(chuàng)新，才能夠迎合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建出具有時(shí)代特征的工作模式。對(duì)于辦公室文書檔案管理工作而言，信息社會(huì)帶來(lái)的變化促使其面臨更多元的檔案載體與管理工具。在今后的改革與創(chuàng)新過(guò)程中，建議要從思想、人員、體系與檔案安全角度入手進(jìn)行管理改革，還需要積極創(chuàng)新管理理念、管理方法、檔案利用方法、信息系統(tǒng)與監(jiān)督制度，全面保障檔案管理的安全與可靠，提升文書檔案管理高效性。

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（作者單位：太原市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣服務(wù)中心）

基金項(xiàng)目：太原市科學(xué)技術(shù)局科技項(xiàng)目：“設(shè)施秋延西葫蘆高效無(wú)害化栽培技術(shù)”（項(xiàng)目編號(hào)：120145）。

作者簡(jiǎn)介：崔艷美（1983—），女，漢族，河北臨城人，本科，館員，研究方向：檔案管理及應(yīng)用。