李麟宇 方詩思 張涵婧

（成都市特種設(shè)備檢驗檢測研究院，四川 成都 610000）

1 現(xiàn)金存款日記賬的重要性

銀行存款日記賬是由出納人員根據(jù)審核無誤的銀行存款收付憑證，序時逐筆登記的賬簿。是專門用來記錄銀行存款收支業(yè)務(wù)的一種特種日記賬，其是各單位重要的經(jīng)濟檔案之一。其登記要求為：根據(jù)復(fù)核無誤的銀行存款收、付款記賬憑證登記賬簿；所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容必須同記賬憑證相一致，不得隨意增減；要按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的順序逐筆登記賬簿；數(shù)字真實、準(zhǔn)確，摘要清晰明了，便于查閱。

編制銀行現(xiàn)金存款日記賬是為了詳細(xì)了解庫存現(xiàn)金的收支和結(jié)存情況，及時發(fā)現(xiàn)收支工作中存在的問題和可能出現(xiàn)的差錯，單位除了對現(xiàn)金進行總分類核算以外，還須設(shè)置“現(xiàn)金日記賬”進行序時核算。出納人員根據(jù)現(xiàn)金收款憑證和付款憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐筆登記。每日終了，應(yīng)計算當(dāng)日的現(xiàn)金收入合計數(shù)、現(xiàn)金支出合計數(shù)、結(jié)出賬面余額，并與實際庫存額核對相符。

編制銀行現(xiàn)金存款日記賬也為了及時掌握銀行存款的收支和結(jié)存情況，便于與銀行核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)銀行存款收支工作中存在的問題和可能出現(xiàn)的差錯。出納人員根據(jù)銀行收款憑證、付款憑證及所附的有關(guān)原始憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐筆登記。每日終了，應(yīng)計算銀行存款收入合計、銀行存款支出合計，并結(jié)出賬面余額。

2 目前遇到的困境

對于成都市特種設(shè)備檢驗檢測研究院來說，由于業(yè)務(wù)量大，且增速很快。財務(wù)工作人員編制銀行現(xiàn)金存款日記賬一直是一項機械且煩瑣的工作。以筆者單位為例進行研究，一直以來，行政事業(yè)性收費是單位的主要收入來源，每日業(yè)務(wù)量巨大。財務(wù)部門的工作人員每天需要根據(jù)已開具的行政事業(yè)性票據(jù)，將銀行入賬單的到賬日期、摘要（即單位名稱）及金額逐筆核對并手工錄入至財務(wù)系統(tǒng)，形成電子化的《銀行存款日記賬》，這要求每一筆都準(zhǔn)確無誤，才能確保月末《銀行存款日記賬》與《銀行客戶存款對賬單》一一勾對。在月末核對無誤后，將其打印下來備用。每年年底，在全年賬務(wù)核對無誤后造冊存檔備查。

以2019年數(shù)據(jù)為例進行研究，據(jù)統(tǒng)計，由于法定節(jié)假日的原因，2月份需要處理的賬務(wù)最少，只有729筆；12月份需要處理的賬務(wù)最多，主要因為需要將本年銀行已收、單位未開票的回單及銀行入賬單全部錄入，該月總回單數(shù)量超過2 300筆；2019年平均每月行政事業(yè)性收費的錄入數(shù)超過1 400筆。

《事業(yè)單位會計制度》要求：銀行存款日記賬需要日清月結(jié)。在這種工作要求下，財務(wù)人員在做這項工作時一方面要求精神高度集中，另一方面又是機械地重復(fù)著大量相同的工作。據(jù)統(tǒng)計，平均每筆賬務(wù)核對并錄入需花費1分半左右的時間，還容易出現(xiàn)漏錄或金額錯錄的情況，導(dǎo)致月末無法與《銀行對賬單》及會計完成記賬后的銀行存款余額一致。每筆賬務(wù)平均需要如此久的時間，主要由以下兩個原因?qū)е隆?/p>

2.1 人為原因?qū)е碌腻e誤

以工作中實際遇到的情況舉例：在錄入銀行存款日記賬時，三個關(guān)鍵數(shù)據(jù)分別是對方戶名、到賬時間、到賬金額。

第一個關(guān)鍵數(shù)據(jù)是對方戶名。以對方戶名錄錯的情況分析，有可能是因為財務(wù)工作人員注意力不集中，或被其他事情打岔的同時在做這項工作，就會產(chǎn)生將對方戶名錄錯的情況。舉例來講，實際對方戶名是“成都鴻旭物業(yè)服務(wù)有限公司”，而由于人為失誤，產(chǎn)生錯錄、少錄或多錄的情況，有可能會錄成“成都宏旭物業(yè)服務(wù)有限公司” “成都鴻旭物業(yè)有限公司”或“成都鴻旭物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司”。

在這種情況下，反應(yīng)在月末的表格中，就會在“我單位已收，銀行未收”欄出現(xiàn)一筆對方戶名為“成都宏旭物業(yè)服務(wù)有限公司”“成都鴻旭物業(yè)有限公司”或“成都鴻旭物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司”的賬務(wù)。但以單位的實際情況，這一欄不應(yīng)該有數(shù)據(jù)。所以這時財務(wù)人員就要去查找原始憑證，發(fā)現(xiàn)是哪里出現(xiàn)問題，確認(rèn)正確的對方戶名，再進行更正。

第二個關(guān)鍵數(shù)據(jù)是到賬時間，因為我單位實際情況，客戶不一定是當(dāng)天轉(zhuǎn)賬，當(dāng)天就開票。有可能發(fā)生客戶在1月10日就已經(jīng)將應(yīng)繳費用轉(zhuǎn)賬完成，卻由于各種原因耽誤了很久，在下半年才來辦理業(yè)務(wù)并開票的情況。故而有可能發(fā)生實際到賬時間是2019年1月10日，卻因為客戶是7月10日才來辦理業(yè)務(wù)并開票，財務(wù)人員在錄入銀行存款日記賬時以慣性思維，直接將到賬時間錄成了2019年7月10日的情況。

在這種情況下，月底與銀行對賬時，就會出現(xiàn)對方戶名、到賬金額都能對上，但是卻分別在借方和貸方各有一筆無法勾對的賬目出現(xiàn)。這時，財務(wù)人員只需要核對這兩筆賬目的到賬時間，就能很快地發(fā)現(xiàn)問題并解決，屬于最簡單的錯誤之一。

第三個關(guān)鍵數(shù)據(jù)是到賬金額，這個數(shù)據(jù)是屬于最容易出錯，并且發(fā)生錯誤后最難找出原因的情況。在銀行回單上，到賬金額通常以大小寫分別列在“金額”一欄標(biāo)明。但在實際工作中，首先，一般不會去關(guān)注大寫金額，只會以小寫金額進行錄入；其次，銀行回單上由于篇幅所限，該欄位其實很小。故而很可能將到賬金額看錯、錄錯。以一筆實際到賬金額為6 177.60元的賬務(wù)舉例，財務(wù)人員在錄入時很可能會將這筆金額錄成6 177.80元、6 771.60元或6 177.00元，發(fā)生這種錯誤后，即使是再回過頭來檢查，也很難一眼就發(fā)現(xiàn)問題。

在這種情況下，月底與銀行對賬時，就會出現(xiàn)我方余額與銀行余額對不上的情況。這時，通常來講財務(wù)人員需要參照差異的金額，以經(jīng)驗去判斷本月賬務(wù)是漏錄了，還是錯錄了。如果金額比較特殊，以我單位為例，金額如果是150 550 643.5元的話，就有很大概率是漏錄了一筆賬。此時可以在原始憑證中重點檢查到賬金額是該差異金額的賬務(wù)是否錄入，相對來說還比較好找。但如果是上文提到的6 177.60元錄成了6 177.80元，這種只差了0.2的情況，就需要財務(wù)人員在所有當(dāng)月的原始憑證中，逐日核對，找出與銀行余額不一致的那一天，然后再逐筆檢查，看是錯錄了哪一筆。

如果說一個月只出現(xiàn)一筆錯誤的賬務(wù)，賬務(wù)糾正起來還是很容易的，用上文說到的辦法進行糾正就可以了。但是人非圣，賢孰能無過，財務(wù)人員就算能保證99.5%的正確率，乘以平均每月1 400筆的龐大基數(shù)，每月月底需要更正的錯賬也有7筆之多。而如果在同一個月中出現(xiàn)的多筆錯賬，處理起來需要消耗的時間就不是以線性在增長的了，多種的排列組合下，有可能找到這7筆錯賬需要花費的時間比完全重新再做一遍的時間還要久。

曾經(jīng)有一個月，在月底對賬時，我方賬戶余額與銀行存款余額差了0.3元，在3天的查錯無果情況下，我單位財務(wù)人員又耗費5個工作日將所有當(dāng)月賬目重新登記了一遍，大大影響了正常的工作流程。最終發(fā)現(xiàn)是有4筆賬務(wù)金額登記錯誤，其中兩筆多錄了0.3元，一筆少錄了0.1元，一筆少錄了0.2元。

此外，每月的行政事業(yè)性收費收入還需要和我單位自己的綜合管理系統(tǒng)中的行政事業(yè)性收入核對，避免出現(xiàn)兩者不統(tǒng)一的情況，影響業(yè)務(wù)量的統(tǒng)計，這方面工作量同樣繁重。

2.2 財務(wù)軟件的不便之處

我單位目前使用的財務(wù)軟件，在錄入銀行存款日記賬時，也有很多的不便之處：在使用該財務(wù)軟件時，財務(wù)人員需要手工錄入序列號、錄入日期、業(yè)務(wù)日期、憑證字、憑證號、憑證年、憑證期間、摘要、借方金額的信息。其中序列號、憑證字、憑證號、憑證年、憑證期間可以由財務(wù)人員雙擊欄位后，財務(wù)軟件自動填充。錄入日期、業(yè)務(wù)日期、摘要、借方金額需要財務(wù)人員手工錄入。

但其實，錄入日期由于日清月結(jié)的要求，每天的錄入日期和系統(tǒng)日期一致就可以了，完全不需要再進行人工錄入。業(yè)務(wù)日期、摘要、借方金額如果以手工方式錄入的話，很難不出錯。并且以我單位自身收入情況舉例，2020年上半年共產(chǎn)生15 582條數(shù)據(jù)，其中摘要（即單位名稱）中包含“四川”字樣有3 967條，占25%；包含“成都”字樣有8 984條，占58%；包含“物業(yè)”字樣有4 447條，占29%；包含“有限公司”字樣有11 663條，占75%。在摘要部分，如果采用人工錄入的辦法，有大部分工作其實是機械地重復(fù)著的。

長期來看，財務(wù)人員每天花費了大量的時間和精力才能使財務(wù)數(shù)據(jù)和銀行收入數(shù)據(jù)、綜合管理系統(tǒng)收入數(shù)據(jù)三方一致。但是手工錄入的工作方式卻一直面臨著易出錯，效率低的困境。因為工作量大，曾經(jīng)出現(xiàn)過因為金額出錯，一一核對花費幾天的情況；同時銀行存款日記賬的錄入量是龐大的，又是一項煩瑣、機械且重復(fù)的工作，所以希望有更簡潔高效、正確率更高的方式來完成此項工作。

3 其他單位的處理辦法

筆者發(fā)現(xiàn)這一問題后，積極地向其他公司、單位、機關(guān)了解他們的處理辦法。

了解到對于部分私企及大型國有企業(yè)，在公司條例或體系文件的允許下，他們有的是全程采用無紙化辦公，采購新型綜合處理軟件，在經(jīng)濟行為發(fā)生的同時，便自動生成銀行存款日記賬；有的是直接聘用多個財務(wù)人員來處理賬務(wù)。

對于一些機關(guān)單位，由于發(fā)生的經(jīng)濟行為并不多，一個月可能就幾十筆賬務(wù)需要處理，所以完全沒有關(guān)心過此類問題；對于其他與我單位情況相似的單位，同時也在苦惱相同的問題。

4 本文研究的解決辦法

因此，我單位希望通過研發(fā)出一套自動化計算機軟件輔助程序，使財務(wù)工作人員只需輸入一至兩個關(guān)鍵字或者其他關(guān)鍵信息，甚至不需人工錄入即可自動生成收入數(shù)據(jù)，代替煩瑣的人工逐字錄入，同時完成與綜合管理系統(tǒng)中的行政事業(yè)行收費的收入數(shù)據(jù)能夠自動核對。

核對無誤后，自動錄入Excle表格，形成簡易銀行日記賬。最后，財務(wù)工作人員只需將信息完全準(zhǔn)確的簡易銀行日記賬以Excle表格的形式導(dǎo)入至賬務(wù)處理系統(tǒng)，即可完成《銀行存款日記賬》的賬務(wù)核對與登記。

我單位研究銀行存款日記賬自動化錄入程序，采用這套程序后流程如下。

4.1 銀行收入數(shù)據(jù)的生成

客戶至前臺以繳納現(xiàn)金的方式繳納的費用，由出納人員每日下午統(tǒng)一存至銀行，銀行自動于第二天生成到賬信息。

客戶至前臺以刷卡的方式繳納的費用，銀行在N+1天自動生成到賬信息。

客戶以對公轉(zhuǎn)賬、柜臺存款等方式，將應(yīng)繳費用匯入我單位指定賬戶后，銀行自動生成到賬信息。

4.2 綜合管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)生成

客戶至業(yè)務(wù)部門辦理業(yè)務(wù)，采用當(dāng)場繳納現(xiàn)金或刷卡的繳費方式。業(yè)務(wù)部門工作人員選中需要處理的業(yè)務(wù)，勾選現(xiàn)金繳費或刷卡繳費的收費模式，開具對應(yīng)的行政事業(yè)性收費票據(jù)，錄入綜合管理系統(tǒng)，生成該業(yè)務(wù)的綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

每天早晨，出納人員從銀行管理平臺導(dǎo)出前一日到賬信息，然后導(dǎo)入至綜合管理系統(tǒng)，以便業(yè)務(wù)部門在開票時能選中并使用正確的到賬信息。

客戶至業(yè)務(wù)部門辦理業(yè)務(wù)，出示轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)部門工作人員選中需要處理的業(yè)務(wù)，勾選正確的到賬信息，開具對應(yīng)的行政事業(yè)性收費票據(jù)，錄入綜合管理系統(tǒng)，生成該業(yè)務(wù)的綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

4.3 自動化錄入程序財務(wù)數(shù)據(jù)的生成

出納人員每天收齊當(dāng)日開具的行政事業(yè)行收費票據(jù)，通過掃描槍掃描行政事業(yè)行收費票據(jù)上面的條形碼，獲取該票據(jù)的號碼，軟件自動根據(jù)掃描到的票據(jù)號在綜合管理系統(tǒng)中搜索并核對已收費的信息，抓取銀行日記賬需要的主要信息，生成該筆銀行存款日記賬明細(xì)，在這一步驟，可能出現(xiàn)以下幾種情況。

4.3.1 到賬信息與開票信息不對應(yīng)

這種情況下，軟件核對綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與票據(jù)金額數(shù)據(jù)不一致，將彈窗提醒“找不到數(shù)據(jù)，請確認(rèn)！”。出納人員此時才需進行人工確認(rèn)，找出軟件提示錯誤的原因。

如果是由于客戶轉(zhuǎn)賬時少轉(zhuǎn)了，臨時在現(xiàn)場通過其他方式繳費的，就將這筆賬務(wù)放至其他收費方式，進行手動錄入。

如果是由于業(yè)務(wù)部門工作人員開票是勾選錯誤，就聯(lián)系對應(yīng)責(zé)任人，將這筆業(yè)務(wù)更正后，再進行自動錄入。

4.3.2 到賬信息與開票信息一一對應(yīng)

在這種情況下，軟件自動核對由銀行數(shù)據(jù)導(dǎo)入綜合管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無誤；綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與票據(jù)金額數(shù)據(jù)無誤；滿足這兩個條件后，軟件從綜合管理系統(tǒng)抓取銀行日記賬需要的主要信息，生成該筆銀行存款日記賬明細(xì)，自動錄入該筆銀行存款日記賬至當(dāng)月的表格，系統(tǒng)初始化，準(zhǔn)備處理下一筆賬務(wù)。

4.4 財務(wù)現(xiàn)金日記賬的生成

通過以上三個步驟，將得到一份三方確認(rèn)無誤的當(dāng)日臨時表格，在每個月月末，將所有表格匯總，導(dǎo)入至財務(wù)處理軟件，財務(wù)處理軟件就能自動生成正式的當(dāng)月財務(wù)現(xiàn)金日記賬，然后出納人員將其打印出來存檔，便完成了本月的這項工作。

5 研究成果統(tǒng)計

在采用該自動化錄入程序之前，我單位出納人員平均每筆賬務(wù)的處理時間在90秒左右，每天需精神高度集中地花費一個半至兩個小時的時間做這項工作。在每月月底，每年年底的時候這個時間需要得更久。

在采用該自動化錄入程序之后，每筆賬務(wù)軟件只需5秒左右進行核對及核對無誤后的錄入工作，再加上其他需要手工錄入的賬務(wù)，每天平均只需要十分鐘左右即可完成該項工作。即使是年底有大量的賬務(wù)需要處理時，之前需要一周多的時間，采用該自動化錄入程序之后，也僅僅需要一天時間就能完成所有的銀行已收、我單位未開票的賬務(wù)處理。

本自動化錄入程序大大地節(jié)約了財務(wù)工作人員的時間，將繁復(fù)的、機械的核對工作由計算機進行初篩，只向財務(wù)人員反饋核對有問題的數(shù)據(jù)，請求人工核實。在核對無誤的情況下，軟件自動抓取關(guān)鍵信息，生成臨時表格文件，以備使用。

本自動化錄入程序僅針對以轉(zhuǎn)賬方式進行收費的賬目進行處理。由于現(xiàn)金繳費及POS繳費的量少，故計入其他收費方式，進行手動錄入。