高松

【摘要】財(cái)務(wù)機(jī)器人是機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的具體應(yīng)用。文章以EY公司為例，介紹了財(cái)務(wù)機(jī)器人在EY公司財(cái)務(wù)共享中心包括資金結(jié)算辦理、單據(jù)稽核、銀行對(duì)賬等10個(gè)業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用與實(shí)踐，分析了實(shí)踐成效，并提出啟示和建議，期望對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人在其他企業(yè)中的順利運(yùn)行有所裨益。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)機(jī)器人；財(cái)務(wù)共享中心；業(yè)務(wù)流程

【中圖分類號(hào)】F275

信息技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用加速了財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨著越來(lái)越多的企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)機(jī)器人因其開(kāi)發(fā)時(shí)間短、投資成本低以及擅長(zhǎng)處理規(guī)則明確、簡(jiǎn)單重復(fù)流程的特點(diǎn)，擁有了“大展拳腳”的空間。實(shí)踐證明，財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用能有效提升工作效率，同時(shí)讓從事基礎(chǔ)事務(wù)的人員得以解放，從而轉(zhuǎn)型去做高附加值的財(cái)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的有力支撐。

一、背景介紹

（一）財(cái)務(wù)機(jī)器人

財(cái)務(wù)機(jī)器人是機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation，簡(jiǎn)稱“RPA”）技術(shù)應(yīng)用在財(cái)務(wù)工作中的產(chǎn)品，它通過(guò)計(jì)算機(jī)編程或輔助軟件模擬人類的操作，按照人類設(shè)計(jì)的規(guī)則自動(dòng)執(zhí)行財(cái)務(wù)工作流程或任務(wù)。財(cái)務(wù)機(jī)器人的本質(zhì)是一種數(shù)字化的支持性智能軟件。

（二）EY公司基本情況介紹

1. EY公司及其財(cái)務(wù)共享中心發(fā)展現(xiàn)狀

EY公司主營(yíng)勘察設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)施工總承包業(yè)務(wù)，是某世界500強(qiáng)企業(yè)的全資子公司，連年入榜“中國(guó)工程設(shè)計(jì)企業(yè)60強(qiáng)”。EY公司下設(shè)23家分子公司，2021年實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)額41億元，資產(chǎn)規(guī)模達(dá)60億元。EY公司于2017年起搭建財(cái)務(wù)共享中心并在2019年實(shí)現(xiàn)了所屬獨(dú)立核算單位全覆蓋。

2. EY公司應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人的必要性和可行性分析

（1）必要性分析

近年來(lái)，EY公司實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展，但其財(cái)務(wù)人員數(shù)量始終維持在30人左右，與日益增長(zhǎng)的財(cái)務(wù)管理需求不匹配，存在一人身兼多職的情況；再者，隨著財(cái)務(wù)共享中心的建立，業(yè)務(wù)和核算轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化和流程化集中處理，衍生出部分邏輯簡(jiǎn)單但重復(fù)性高的工作，從事這些工作的員工逐漸出現(xiàn)積極性不高甚至懈怠的情況。在此背景下，亟需借助財(cái)務(wù)機(jī)器人這一智能化工具為財(cái)務(wù)人員“減負(fù)”，讓財(cái)務(wù)人員能將更多的精力放在更高附加值的工作上。

（2）可行性分析

EY公司自2020年起應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人，此時(shí)財(cái)務(wù)共享中心上線運(yùn)營(yíng)已近一年，無(wú)論是系統(tǒng)還是管理層面都日趨穩(wěn)定。EY公司財(cái)務(wù)共享中心依托的浪潮GS管理軟件（以下簡(jiǎn)稱“浪潮系統(tǒng)”）支持定制化開(kāi)發(fā)，能夠滿足財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用設(shè)計(jì)時(shí)可能帶來(lái)的二次開(kāi)發(fā)需求。除此之外，EY公司財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)對(duì)于財(cái)務(wù)領(lǐng)域新工具、新技術(shù)應(yīng)用的接受程度較高，能夠順利推動(dòng)財(cái)務(wù)機(jī)器人落地并積極適應(yīng)其帶來(lái)的變化與挑戰(zhàn)。

二、EY公司財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用方案設(shè)計(jì)

通過(guò)全面梳理EY公司財(cái)務(wù)共享中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，結(jié)合RPA技術(shù)特點(diǎn)，共篩選出10項(xiàng)業(yè)務(wù)流程交由財(cái)務(wù)機(jī)器人處理。

（一）應(yīng)用場(chǎng)景

1.資金結(jié)算辦理

EY公司財(cái)務(wù)共享中心報(bào)賬單據(jù)辦理流程為：制單人提交單據(jù)—初審人員掃描單據(jù)影像—領(lǐng)導(dǎo)審批—共享中心稽核、復(fù)核—共享中心資金結(jié)算辦理、結(jié)算復(fù)核—銀行結(jié)算—會(huì)計(jì)憑證生成。

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，由財(cái)務(wù)機(jī)器人代替出納人員登錄浪潮系統(tǒng)資金結(jié)算平臺(tái)辦理資金結(jié)算業(yè)務(wù)，主要包括根據(jù)單據(jù)相關(guān)信息判斷并選擇結(jié)算銀行賬戶和發(fā)送方式。

2.退單消息通知

報(bào)賬人提交單據(jù)后，在共享中心各處理環(huán)節(jié)均可能被退單。由于EY公司浪潮系統(tǒng)只有電腦客戶端，報(bào)賬人無(wú)法在第一時(shí)間接到退單通知，從而導(dǎo)致部分退單單據(jù)長(zhǎng)時(shí)間未處理甚至出現(xiàn)跨年的情況。

為提高報(bào)銷效率，提高員工報(bào)銷滿意度，在報(bào)賬人提交的單據(jù)被共享中心各處理環(huán)節(jié)退單后，財(cái)務(wù)機(jī)器人將定期登陸浪潮系統(tǒng)報(bào)賬單據(jù)查詢界面，篩選已退回單據(jù)，并將退回單據(jù)信息及退回原因發(fā)送至初審人及制單人，以示提醒盡快處理。

3.單據(jù)稽核（限單位調(diào)撥單和資產(chǎn)業(yè)務(wù)單）

單位調(diào)撥單用于辦理內(nèi)部單位資金調(diào)撥；資產(chǎn)業(yè)務(wù)單用于處理新增資產(chǎn)、計(jì)提折舊和資產(chǎn)處置等。這兩類單據(jù)相較其他單據(jù)來(lái)說(shuō)邏輯相對(duì)簡(jiǎn)單、明確。

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，由財(cái)務(wù)機(jī)器人登錄浪潮系統(tǒng)對(duì)這兩類單據(jù)進(jìn)行內(nèi)容審核，若通過(guò)則會(huì)進(jìn)入復(fù)核環(huán)節(jié)，若不通過(guò)則自動(dòng)填寫退單原因并退回至初審環(huán)節(jié)。

4.憑證生成

搭建財(cái)務(wù)共享中心的目的之一就是根據(jù)預(yù)先配置好的憑證模板生成會(huì)計(jì)憑證以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)化。

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，財(cái)務(wù)機(jī)器人根據(jù)用戶設(shè)置的日期登錄浪潮系統(tǒng)，選擇總賬模塊的憑證生成功能，在憑證生成界面完成所有模塊待辦任務(wù)的憑證生成，運(yùn)行結(jié)束后，將每個(gè)模塊未成功生成憑證的單據(jù)編號(hào)發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

5.銀行流水對(duì)賬

銀行流水對(duì)賬工作過(guò)程繁雜枯燥，特別是結(jié)算業(yè)務(wù)較多的基本戶或工資代發(fā)戶，往往1個(gè)賬戶就需要專人耗費(fèi)一至兩天的時(shí)間。

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，相關(guān)崗位人員將擬對(duì)賬賬戶的網(wǎng)銀流水放入制定文件夾，手動(dòng)啟動(dòng)財(cái)務(wù)機(jī)器人，財(cái)務(wù)機(jī)器人登錄浪潮系統(tǒng)，自動(dòng)下載相關(guān)賬戶當(dāng)月銀行日記賬后開(kāi)始對(duì)賬工作，輸出核對(duì)結(jié)果，并把核對(duì)不一致記錄填寫至余額調(diào)節(jié)表中。

6.內(nèi)部單位資金往來(lái)對(duì)賬

為實(shí)行資金集中管理，提高資金使用效率，EY公司設(shè)立了內(nèi)部結(jié)算中心（虛擬）用于辦理分（子）公司委托支付以及資金上劃下?lián)艿葮I(yè)務(wù)。期末，總部及分子公司之間需要將內(nèi)部結(jié)算中心科目余額對(duì)符后方可編制財(cái)務(wù)報(bào)表。

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，財(cái)務(wù)機(jī)器人定期登錄浪潮系統(tǒng)，下載總部和分（子）公司內(nèi)部結(jié)算中心科目三欄式明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，編制余額調(diào)節(jié)表并發(fā)送相關(guān)負(fù)責(zé)人。

7.內(nèi)部單位債權(quán)債務(wù)往來(lái)對(duì)賬

報(bào)表期，總部及子公司之間除需要進(jìn)行資金往來(lái)對(duì)賬外，還需要進(jìn)行債權(quán)債務(wù)往來(lái)對(duì)賬，包括因內(nèi)部分包形成的分包款收付和分包收入成本的確認(rèn)。

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，財(cái)務(wù)機(jī)器人定期登錄浪潮系統(tǒng)下載總部和子公司債權(quán)債務(wù)往來(lái)核對(duì)所需的賬務(wù)數(shù)據(jù)，根據(jù)工程項(xiàng)目編號(hào)核對(duì)發(fā)生額，生成結(jié)果文檔并發(fā)送相關(guān)負(fù)責(zé)人。

8.報(bào)表生成（限單個(gè)獨(dú)立核算單位）

根據(jù)集團(tuán)要求，EY公司每月、每季/半年度和年度均需要出具財(cái)務(wù)報(bào)表，其中月度和季度財(cái)務(wù)報(bào)表編制難度相對(duì)較小。但考慮到除主表外的明細(xì)表格式時(shí)常發(fā)生變化以及合并層報(bào)表涉及合并抵消，僅針對(duì)單個(gè)獨(dú)立核算單位的月報(bào)和季報(bào)應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人。主要流程為：

財(cái)務(wù)機(jī)器人每月初定時(shí)啟動(dòng)，登錄浪潮系統(tǒng)總賬模塊下載現(xiàn)金流量表和科目余額表生成初始表格后，報(bào)表編制人員進(jìn)行檢查、修改并填寫重分類表格。報(bào)表編制人員手動(dòng)啟動(dòng)財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)生成月度和季度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表三張主表。

9.財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況概覽

為方便各成員單位及時(shí)掌握財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況，提高管理精細(xì)化水平，應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人按月生成財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況概覽供各成員單位領(lǐng)導(dǎo)參考，主要流程為：

財(cái)務(wù)機(jī)器人定期登錄浪潮系統(tǒng)下載相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行篩選和提煉后，把關(guān)鍵數(shù)據(jù)更新到指定excel中間表，通過(guò)數(shù)據(jù)鏈接的方式自動(dòng)生成財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況概覽PPT并通過(guò)郵箱發(fā)給各單位財(cái)務(wù)人員，內(nèi)容包括主要指標(biāo)完成情況、應(yīng)收/應(yīng)付款項(xiàng)余額前十大列示、共享中心單據(jù)處理時(shí)長(zhǎng)和退單情況等。

10.記賬憑證審核

財(cái)務(wù)共享前，審核會(huì)計(jì)憑證是保障會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)共享后，由于對(duì)單據(jù)的合規(guī)性、真實(shí)性審核，會(huì)計(jì)憑證生成的完整性、正確性審核已經(jīng)前置，記賬憑證審核環(huán)節(jié)不再重要，更多是形式上的意義。

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，財(cái)務(wù)機(jī)器人將定期登錄浪潮系統(tǒng)，選擇總賬模塊的憑證審核功能，在憑證審核界面循環(huán)選擇當(dāng)前會(huì)計(jì)年度1月份至當(dāng)前月份待審核憑證，全選后點(diǎn)擊審核。完成每個(gè)賬套記賬憑證審核后發(fā)送通知給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

（二）財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

1.效率提升

財(cái)務(wù)機(jī)器人在不受人為因素的特定環(huán)境下，基本能實(shí)現(xiàn)全天候工作，可容忍度好，工作強(qiáng)度大，流程處理標(biāo)準(zhǔn)化高，一定程度上做到了待辦業(yè)務(wù)的“日清日結(jié)”。

2.成本節(jié)約

應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人之前，資金結(jié)算、銀行對(duì)賬、單據(jù)稽核等大量簡(jiǎn)單重復(fù)的工作大約需要投入5名財(cái)務(wù)專員去處理。應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人后，考慮初次購(gòu)入和后期維護(hù)費(fèi)用后，大約能節(jié)約50%左右的人力成本。

3.高效部署

機(jī)器人流程自動(dòng)化軟件發(fā)展至今已較成熟，國(guó)內(nèi)開(kāi)發(fā)的團(tuán)隊(duì)也較多，在充分調(diào)研了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和客戶需求后即可快速開(kāi)發(fā)和部署。EY公司10個(gè)流程應(yīng)用從調(diào)研到上線僅用不到3個(gè)月的時(shí)間。

4.安全可控

財(cái)務(wù)機(jī)器人是根據(jù)預(yù)先編寫的腳本以外掛的形式進(jìn)行部署，不會(huì)破壞企業(yè)現(xiàn)存的IT環(huán)境，更無(wú)法取代現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)，同時(shí)其所有的工作路徑及信息流可以調(diào)閱，財(cái)務(wù)機(jī)器人的運(yùn)行始終處于安全可控的狀態(tài)。

三、EY公司財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用實(shí)踐

（一）運(yùn)行情況

2020—2021年，EY公司財(cái)務(wù)機(jī)器人已累積自動(dòng)辦理資金結(jié)算65 298筆，自動(dòng)發(fā)送退單通知328條，自動(dòng)稽核資產(chǎn)業(yè)務(wù)類單據(jù)和單位調(diào)撥單2 227筆，自動(dòng)審核記賬憑證89 253張，自動(dòng)生成憑證91 781張，自動(dòng)完成24個(gè)獨(dú)立核算單位內(nèi)部資金往來(lái)、內(nèi)部債權(quán)債務(wù)往來(lái)初步對(duì)賬，自動(dòng)完成總部6個(gè)主要賬戶銀行流水對(duì)賬，自動(dòng)生成各成員單位月度財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況概覽。

（二）實(shí)踐成效

1.有效提升財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營(yíng)效率

財(cái)務(wù)機(jī)器人“上崗”后，其“定時(shí)啟動(dòng)”和“不限時(shí)工作”的特性，在“優(yōu)勢(shì)”業(yè)務(wù)場(chǎng)景中發(fā)揮穩(wěn)定，“業(yè)績(jī)”突出。假設(shè)前述10個(gè)業(yè)務(wù)流程仍然由真人處理，財(cái)務(wù)機(jī)器人在EY公司的應(yīng)用替代了原有5人左右的工作量，節(jié)約人力的同時(shí)有效提升了財(cái)務(wù)共享中心整體運(yùn)營(yíng)效率。

2.助力財(cái)務(wù)人員向業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用，將部分財(cái)務(wù)人員從結(jié)算辦理、銀行對(duì)賬等低附加值、重復(fù)的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，向財(cái)務(wù)分析、稅務(wù)管理、全面預(yù)算等更亟需人手的崗位補(bǔ)足，能有更多的時(shí)間思考、創(chuàng)新管理方法，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。

3.進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化水平

在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用方案時(shí)，為實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果，需要將擬應(yīng)用業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的“非標(biāo)”流程標(biāo)準(zhǔn)化，比如EY公司明確了各類報(bào)賬單據(jù)入賬期間規(guī)則，要求內(nèi)部單位掛賬使用標(biāo)準(zhǔn)名稱、涉及結(jié)算類的單據(jù)統(tǒng)一摘要格式（摘要前必須添加資金結(jié)算編號(hào)），這些改動(dòng)都進(jìn)一步提升了財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化水平。

四、啟示與建議

（一）財(cái)務(wù)機(jī)器人是提升財(cái)務(wù)工作效率的有效工具，但仍有局限性

財(cái)務(wù)機(jī)器人作為一款智能化工具在提升財(cái)務(wù)工作效率方面基本達(dá)到了預(yù)期效果。但值得注意的是，財(cái)務(wù)機(jī)器人仍存在局限性：一是財(cái)務(wù)機(jī)器人的技術(shù)特點(diǎn)決定其僅適用于具有大量明確規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)化流程的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如財(cái)務(wù)共享中心；二是財(cái)務(wù)機(jī)器人無(wú)法處理異常事件，當(dāng)業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)變化或機(jī)器人需要操作的軟件因升級(jí)換代導(dǎo)致下載的數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)變化時(shí)，財(cái)務(wù)機(jī)器人則無(wú)法處理而只能等待人工干預(yù)，甚至需要進(jìn)行重新配置；三是財(cái)務(wù)機(jī)器人在替代人力的同時(shí)也增加了維護(hù)成本，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)中需要增加專人來(lái)負(fù)責(zé)管理和運(yùn)維來(lái)確保各流程運(yùn)行的穩(wěn)定性。

（二）財(cái)務(wù)人員應(yīng)積極適應(yīng)財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)財(cái)務(wù)行業(yè)的沖擊和帶來(lái)的變化

財(cái)務(wù)機(jī)器人是現(xiàn)代信息技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用的一個(gè)典型代表，它證明了財(cái)務(wù)人員是可以被替代的。處于會(huì)計(jì)行業(yè)變革浪潮中的財(cái)務(wù)人員，要用積極的態(tài)度和發(fā)展的眼光看待財(cái)務(wù)機(jī)器人，不能閉目為盲，要正視財(cái)務(wù)機(jī)器人給財(cái)務(wù)工作來(lái)的影響，通過(guò)優(yōu)化功能、深挖潛力，享受其給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)的種種好處。事實(shí)證明，先進(jìn)技術(shù)和創(chuàng)新模式在財(cái)務(wù)中的運(yùn)用多是利大于弊，財(cái)務(wù)人員要“乘勢(shì)借力”，實(shí)現(xiàn)從核算財(cái)務(wù)向業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。

（三）財(cái)務(wù)共享為RPA應(yīng)用提供基礎(chǔ)，RPA為財(cái)務(wù)共享發(fā)展賦能

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)能力與財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用是相互促進(jìn)，協(xié)同發(fā)展的。財(cái)務(wù)機(jī)器人利用信息化手段與技術(shù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)輸出的標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)則下，更好更快地應(yīng)用規(guī)則，來(lái)實(shí)現(xiàn)“復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的事情標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)的事情智能化”。

（四）應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人的企業(yè)需要建立跟蹤優(yōu)化機(jī)制

流程固定、規(guī)則明確是財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的基礎(chǔ)之一。但眾所周知，企業(yè)的流程不是一成不變的。為了保障財(cái)務(wù)機(jī)器人在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)正常穩(wěn)定地運(yùn)行，快速、高質(zhì)量地響應(yīng)業(yè)務(wù)需求變化，企業(yè)需要針對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人建立完整、詳細(xì)的跟蹤優(yōu)化機(jī)制。一是在開(kāi)發(fā)初期，財(cái)務(wù)人員不能當(dāng)“甩手掌柜”，要充分參與到財(cái)務(wù)機(jī)器人的開(kāi)發(fā)中來(lái)；二是在上線階段，安排專人，最好是財(cái)務(wù)信息化崗位人員，接受開(kāi)發(fā)方的知識(shí)轉(zhuǎn)移，盡可能減少后期維護(hù)成本；三是在上線后，建立問(wèn)題響應(yīng)和應(yīng)急處理機(jī)制，落實(shí)責(zé)任到人，以便在財(cái)務(wù)機(jī)器人運(yùn)行出現(xiàn)故障時(shí)，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，避免對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理產(chǎn)生影響。

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