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        國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題及對策

        2022-06-16 00:50:30牛海濤
        管理學(xué)家 2022年10期
        關(guān)鍵詞:主要問題解決對策必要性

        牛海濤

        [摘 要]與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較而言,檔案數(shù)字化建設(shè)具有很明顯的優(yōu)勢,不僅能夠有效彌補傳統(tǒng)管理的不足,而且還能提升檔案建設(shè)的效率,為國企的發(fā)展提供有效的信息資源。目前,在國有企業(yè)內(nèi)部建設(shè)中,數(shù)字化建設(shè)還面臨一些問題,這些問題直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的效果,因此,有必要對數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進行深入剖析,提出優(yōu)化的對策,促進國企的健康、可持續(xù)發(fā)展。

        [關(guān)鍵詞]國有企業(yè);檔案數(shù)字化建設(shè);必要性;面臨;主要問題;解決對策

        中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1674-1722(2022)10-0022-03

        檔案數(shù)字化是時代發(fā)展的產(chǎn)物,國企在發(fā)展的過程中也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的潮流,不斷強化檔案數(shù)字化建設(shè)。國企的檔案內(nèi)容較多,如果僅靠人力來進行管理,不僅會耗費大量的成本,而且很難保證管理的有效性[1]?;诖耍瑸榱颂嵘龣n案管理的水平和質(zhì)量,就有必要實現(xiàn)文件一體化、無紙化辦公。目前,國企在檔案數(shù)字化建設(shè)中還存在許多問題急需完善,在開發(fā)和建設(shè)的過程中應(yīng)該重視主要問題,并結(jié)合實際情況,不斷調(diào)整和優(yōu)化建設(shè)的方法[2]。

        加強國企檔案數(shù)字化建設(shè)很有必要,首先,能夠?qū)n案起到很好的保護作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一旦被破壞就會造成不可逆的后果,數(shù)字化檔案管理能夠有效保護原件內(nèi)容,且還可以儲存?zhèn)浞荩退阄臋n丟失,也還有備份文檔可以使用[3]。其次,能夠集中對檔案進行管理。數(shù)字化的檔案可以通過光盤、硬盤等載體來進行儲存,方便工作人員集中查詢,不僅節(jié)約了查詢的時間,而且還能夠在較短時間內(nèi)查詢到所需的內(nèi)容。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比,數(shù)字化檔案管理具有很明顯的優(yōu)勢,將有關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成文本格式后,就可以實現(xiàn)在全文中搜索,提升了檢索的準確率。檔案人員只需要輸入關(guān)鍵詞就能快速地查找到所需的內(nèi)容,并可以在線使用文檔[4]。最后,提高檔案的服務(wù)水平。使用人員可以依據(jù)自身的需求來合理有效地利用檔案,打破了空間和時間的限制。鑒于數(shù)字化管理的重要性,國企要重視推動檔案管理向著數(shù)字化、信息化、智能化的方向發(fā)展,提升檔案的服務(wù)水平,更好地為國企的發(fā)展服務(wù)[5]。

        (一)對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視度不夠

        國企內(nèi)部對檔案數(shù)字化建設(shè)還沒有引起足夠的重視,不僅沒有完善的管理制度作為支撐,而且在管理的方式上也比較落后。沒有明確的管理責(zé)任,這對檔案數(shù)字化建設(shè)造成了嚴重的阻礙,致使數(shù)字化建設(shè)工作的進展十分緩慢。再加上對軟硬件設(shè)施投入的力度不夠,企業(yè)沒有依據(jù)數(shù)字化建設(shè)的實際需求來購買相應(yīng)的電腦、掃描儀設(shè)備[6],并且也沒有及時更換老舊的設(shè)備,導(dǎo)致現(xiàn)有的設(shè)備與實際建設(shè)需求不相符,直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的效果。一旦軟硬件設(shè)施不齊全,就會影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的進行。而設(shè)備質(zhì)量不佳,在傳輸?shù)倪^程中就很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)資料丟失的情況,一旦數(shù)據(jù)丟失就會對整個檔案數(shù)字化建設(shè)造成不良的影響。

        (二)建設(shè)的技術(shù)力量薄弱

        檔案數(shù)字化建設(shè)對操作人員的技術(shù)要求很高,只有操作規(guī)范才能發(fā)揮出數(shù)字建設(shè)的真正意義。但是,從目前的實際情況來看,國企非常缺乏檔案數(shù)字化人才,很多檔案管理人員的專業(yè)技能水平并不高,有時甚至?xí)砑鎯陕歔7]。再加上工作經(jīng)驗不足,在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤,且在操作中也沒有按照相關(guān)規(guī)范要求執(zhí)行,經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)的問題,影響到數(shù)字化建設(shè)的效率。為了發(fā)揮出檔案數(shù)字化建設(shè)的最大價值,需要建設(shè)檔案管理的大數(shù)據(jù)平臺,利用先進的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施,并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來整合和利用各項檔案資料。但是由于技術(shù)力量比較薄弱,致使檔案資源的利用效率并不是很高,檔案數(shù)字化建設(shè)的水平還比較低[8]。

        (三)安全問題突出

        在檔案數(shù)字化建設(shè)中安全問題頻發(fā),移動硬盤或是光盤等輔助設(shè)施的安全性不足,特別是在檔案傳輸過程中沒有考慮到傳輸?shù)陌踩?。檔案數(shù)字化需要通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行傳輸,如果沒有及時安裝防火墻等設(shè)備,在傳輸時很有可能被不法分子盜取,威脅到檔案數(shù)據(jù)的安全。再加上存儲的硬件設(shè)備沒有辦法抵抗外力的影響,一旦遭遇到自然災(zāi)害時,就會出現(xiàn)存放資料丟失或是破壞的情況,對企業(yè)造成嚴重的損失。如果技術(shù)人員在安全維護方面力度不夠,也會造成系統(tǒng)中數(shù)據(jù)丟失的情況,而且很難恢復(fù),嚴重情況下還會造成管理系統(tǒng)崩潰。這也是導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)水平比較低下的原因,因此一定要對安全問題引起足夠的重視。

        (一)重視檔案數(shù)字化建設(shè)

        要想順利、有效地進行檔案數(shù)字化建設(shè),國企就應(yīng)該重視這項工作,加大這項工作的宣傳力度,讓企業(yè)內(nèi)的所有員工都能正確認識檔案數(shù)字化建設(shè)。首先,建設(shè)檔案管理制度。要改善現(xiàn)有的管理制度,將數(shù)字化的建設(shè)目標與國企的發(fā)展目標相結(jié)合起來。同時,要完善檔案管理的運行機制,明確檔案數(shù)字化建設(shè)的管理標準,特別是要細化數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容,將具體任務(wù)落實到個人。在日常的管理中,也要提高技術(shù)要求和安全規(guī)定,特別是檔案的原始資料要加強保管。其次,加大資金投入的力度。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開軟硬件設(shè)施的支持,國企要做好發(fā)展規(guī)劃工作,要在經(jīng)費中抽出一部分用來建設(shè)檔案數(shù)字化。增設(shè)專項的檔案數(shù)字化管理資金,并將所需的經(jīng)費納入到國企的預(yù)算體系中來,要配備各種專業(yè)的設(shè)備,包括掃描儀、移動硬盤和光盤等,并且還需要配備有管理系統(tǒng)的配套設(shè)施。根據(jù)建設(shè)的實際需求,不斷對系統(tǒng)進行更新升級,以此滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的實際需求,確保檔案數(shù)字化建設(shè)的工作能夠順利推進。國企應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展情況,構(gòu)建出適合自身情況的管理平臺,并將辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)結(jié)合在一起,實現(xiàn)真正的文檔一體化。同時,軟件開發(fā)部門要配合好檔案管理部門的工作,在必要時對管理系統(tǒng)進行完善和更新。還需要注意的是,為了發(fā)揮出檔案管理人員的主觀能動性,有必要建立完善的獎懲制度,對表現(xiàn)好的員工予以獎勵,以此增強檔案管理人員的責(zé)任感和使命感。

        (二)提升建設(shè)的技術(shù)性

        檔案管理人員技能水平的高低直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的效果,基于此,需要加強對檔案人員的培訓(xùn)工作,打造出一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍,更好地服務(wù)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作。在必要的情況下,可以從外引進專業(yè)的檔案管理人才,給檔案管理隊伍注入新鮮血液。同時,加強培訓(xùn)的力度。要定期組織培訓(xùn)活動,在培訓(xùn)中應(yīng)該要重點講解信息技術(shù)的應(yīng)用,確保所有的檔案人員都能熟練掌握各種計算技術(shù)和多媒體技術(shù),提高工作的效率。檔案人員自身也應(yīng)該加強學(xué)習(xí),不斷學(xué)習(xí)新的理論知識和技能知識,不斷豐富自身的工作經(jīng)驗,能夠準確熟練地整理和保存檔案信息,確保檔案信息的完整性、準確性。最關(guān)鍵的是,在實踐中也要按照規(guī)范要求操作,將各項檔案管理措施落實到位,特別是在檔案資料錄入的過程中,一定要仔細核對,確保錄入的信息準確無誤。要對其他國企進行走訪調(diào)查,吸取其他國企的經(jīng)驗教訓(xùn),并結(jié)合自身實際情況,不斷提升建設(shè)的技術(shù)水平??裳垖<襾韺?shù)字化建設(shè)項目的關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作進行指導(dǎo),確保檔案人員能夠掌握清楚項目建設(shè)的專業(yè)知識,熟練掌握清楚檔案數(shù)字化項目建設(shè)的重點方法。最為重要的是要加強對相關(guān)技術(shù)的指導(dǎo),不僅要掌握關(guān)鍵技術(shù)的理論知識,還要能將理論知識應(yīng)用在實踐中,通過不斷的反復(fù)練習(xí),提升文件掃描技術(shù)以及文件存儲技術(shù)的水平,為推動檔案數(shù)字化建設(shè)作出努力和貢獻。

        (三)解決好建設(shè)的安全問題

        在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中經(jīng)常會遇到各種各樣的安全問題,如果不多加防范就會出現(xiàn)諸多的安全風(fēng)險問題,威脅到檔案資源的安全。國企應(yīng)該重視網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督的工作,要選派專人加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理和維護,一旦發(fā)現(xiàn)檔管理系統(tǒng)存在漏洞,要及時修復(fù),以免被黑客攻擊。一定要從源頭解決安全隱患問題,為檔案數(shù)字化的安全穩(wěn)定建設(shè)提供保障。要在安全管理中加大資金投入的力度,為安全監(jiān)督工作的順利開展提供支持。同時,要構(gòu)建完善的安全責(zé)任制度,加強監(jiān)督檔案數(shù)字化工作的流程,盡量避免出現(xiàn)文件丟失的情況。一旦發(fā)現(xiàn)問題,要能夠及時追責(zé)。提高檔案人員的警惕性,盡量避免在工作中出現(xiàn)不規(guī)范操作的行為。系統(tǒng)的安全維護人員要定期對系統(tǒng)進行檢查,及時查殺病毒。最關(guān)鍵的是,要做好檔案信息的備份工作,并對檔案信息進行加密處理。在操作中一旦發(fā)現(xiàn)有安全隱患,要及時處理,或者尋求專業(yè)人員的幫助,確保檔案管理系統(tǒng)始終處于正常運行的狀態(tài)。還需要強調(diào)的一點是,對于檔案管理的計算機一定要做到專管專用,盡量不與外部的網(wǎng)絡(luò)進行連接,落實好各項安全管理措施。

        為了提高檔案資源查詢的速度,有必要建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺。在該平臺,檔案人員能夠迅速查找出所需的檔案資料。為了維護平臺的穩(wěn)定,防止文件資料丟失,應(yīng)該聘請專業(yè)人員來對系統(tǒng)設(shè)備進行維護和更新??梢允褂酶鞣N加密技術(shù),比如傳輸加密技術(shù)、訪問加密技術(shù)和密鑰技術(shù)等,避免信息遭到泄露。在網(wǎng)絡(luò)安全防護中,應(yīng)該要合理使用防火墻技術(shù)和殺毒軟件,以免信息系統(tǒng)受到外部的攻擊。國企應(yīng)該要及時更新信息系統(tǒng),不斷提升系統(tǒng)的采集和儲存功能,確保系統(tǒng)能夠容納更多檔案的資源。最關(guān)鍵的是,應(yīng)該要按照檔案資料的不同等級來設(shè)計密級,利用分類加密的方式來確保檔案信息的安全性。在訪問時應(yīng)該設(shè)置訪問權(quán)限,以此規(guī)范檔案人員的使用行為。在資料的查閱過程中應(yīng)該要依據(jù)不同用戶的身份來進行權(quán)限的設(shè)置,在訪問數(shù)據(jù)庫時應(yīng)該要按照審批流程執(zhí)行,避免出現(xiàn)違規(guī)操作的行為,也能夠在很大程度上避免信息被竊取。需要注意的是,如果需要與外包公司進行合作,要選擇有資質(zhì)的外包公司,并且要明確規(guī)范外包業(yè)務(wù)的流程。外包公司不得泄露任何的有關(guān)信息,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),要受到嚴重的處罰,以此才能確保檔案資源的安全。

        在檔案數(shù)字化建設(shè)的前期應(yīng)該做好準備工作,要按照要求對檔案信息進行查缺,對于缺失的信息資料應(yīng)該要及時補齊,并完成一系列的歸檔整理工作,不斷加強對檔案資料的數(shù)字化加工。將檔案資料錄入到信息系統(tǒng)中,應(yīng)該保存好檔案原件。同時,要建立檔案數(shù)字化管理室,控制好管理室的溫濕度,并做好防火、防盜的保護措施。在必要的情況下,可以開發(fā)出適合國企發(fā)展實際情況的專用軟件,并依據(jù)不同功能的需求來實施檔案采集、管理和查詢工作。總之,在國企內(nèi)部實行檔案數(shù)字化建設(shè)對國企的發(fā)展起著積極的推動作用,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效的傳輸效果,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)之間的快速交互,使檔案信息系統(tǒng)中的各個模塊都能發(fā)揮出自身的效用,在高速運轉(zhuǎn)中實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,為國企的發(fā)展提供有效的信息資源。

        目前,國企檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的主要問題有:對數(shù)字化建設(shè)的重視度不夠,建設(shè)的技術(shù)力量比較薄弱,并且安全隱患頻發(fā)。為了解決這些問題,國企應(yīng)該在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中就重視這些問題,并提供各方面的支持;同時,要注重技術(shù)培訓(xùn),提升檔案人員的操作技能水平;還需要注重安全問題,提前做好風(fēng)險預(yù)防措施,盡量避免出現(xiàn)安全問題,以此才能在國企內(nèi)部全面開展檔案數(shù)字化建設(shè)的工作,在建設(shè)中把握好關(guān)鍵內(nèi)容,推動國企向著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

        [1]葛莎. 國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問題探討[J]. 卷宗,2019(09):132-134.

        [2]蹇媛. 對國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問題的思考[J]. 卷宗,2021(11):113.

        [3]魏薇. 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐研究——以西北某大型國有煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)實踐為例[J]. 企業(yè)文化(中旬刊),2020(01):192+206.

        [4]汪月. 國有企業(yè)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)思考與對策措施[J]. 消費導(dǎo)刊,2021(08):165.

        [5]趙越. 大數(shù)據(jù)背景下國有企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)研究——以C公司為例[J]. 蘭臺世界,2020(11):69-72.

        [6]邵姝藝. 優(yōu)化國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略分析[J]. 卷宗,2018(04):65.

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        [8]俞倫祥. 網(wǎng)絡(luò)和信息化體系下大型國有企業(yè)檔案圖書工作的轉(zhuǎn)型[J]. 卷宗,2020,10(20):181.

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