摘 要：檔案管理是對實體檔案進行收集、整理、保存、鑒別、統(tǒng)計和加以利用的一種活動，同時檔案管理也是進行信息管理的重要環(huán)節(jié)。在單位進行檔案管理和內部控制之間有著非常密切的關系，單位內部重視對重要文件及合同等進行合理保管，能夠對單位的利益產生保護作用，同時也可以促進單位內部控制管理。但是，當前許多單位并沒有樹立起檔案管理和單位內部控制聯系的意識，不重視檔案管理，在檔案管理上還是采用人力進行收集和整理，并沒有形成檔案的系統(tǒng)化管理，經常出現檔案內容泄漏、遺失等情況，嚴重影響單位內部正常管理。文中主要對檔案管理在內部控制方面的作用以及應用措施進行分析研究，以促使單位意識到檔案管理對內部控制管理的重要性。

關鍵詞：檔案管理;內部控制;作用;應用

當前，一些單位對于檔案管理的重要性還沒有意識到，甚至有的單位根本沒有理解為什么要進行檔案管理，在檔案管理部門設立和人員的選擇上都是敷衍了事。殊不知，如果單位中檔案管理一旦出現問題，對檔案的保存管理就會受到影響，不僅會導致信息資料損毀或遺失，甚至還會影響到單位的制度、流程以及合同等不能得到證實或說明，沒有確鑿的依據，對單位管理產生嚴重的危害，降低單位的內部管理效果，造成單位內部產生管理上的混亂，同時也會危及到整個單位的運行及發(fā)展。想要發(fā)揮檔案管理的作用，就需要了解檔案管理和內部控制之間的關系，明確檔案管理對內部控制的作用，之后在根據單位的特點選擇檔案管理的應用措施。

一、檔案管理在單位內部控制方面的作用

對單位來講，檔案就是單位運行中的一些證明文件、制度文件以及對重要合同的留底等，對這些檔案文件進行保管，能夠起到依據和憑證的作用。如果單位在運行過程中出現某些問題，就能夠采用相關檔案加以證明，幫助單位運行更為穩(wěn)定，因此檔案管理對于單位內部控制具有重要作用。為促使各單位重視檔案管理，促使單位經濟效益提升，國家檔案局、國家經委、國家計委三者聯合發(fā)布《企業(yè)檔案管理辦法》，目的是讓各單位能夠重視檔案管理工作。

1.提供合法合規(guī)的依據

檔案是單位內部按照法律法規(guī)開展各種活動的原始記錄，是以文字、數據作為重要形式的記錄性材料，這些材料包含企業(yè)、單位中各種經營活動、人事活動等相關過程和細節(jié)要素，能夠直接體現單位在內部控制中的行為，為單位運轉、決策以及戰(zhàn)略方針的提出和實施提供詳細依據。企業(yè)、單位的經營和管理是一種非常復雜的“工程”，所以，在企業(yè)、單位的運轉過程中借助檔案進行記錄能夠隨時讓單位相關責任人、管理人員進行審計和核查，也能夠在遇到管理問題時作為法律憑證進行使用。對檔案的證明依據作用不重視，會影響單位的正常運行和整體經營，同時也會給單位造成不可估量的損失，導致單位在經營上是否合法合規(guī)遭受質疑，在簽訂業(yè)務合同或者勞務合同時可能會產生巨大的障礙。

例如，如果檔案中沒有合法的證明文件，在業(yè)務合同內容的理解上就會出現分歧，使單位的合法權益受到損害，并且因為單位不能提供證明進行合法活動的文件，就會承受一定的法律制裁風險，對單位的形象及其他方面產生難以預計的損失。

2.監(jiān)督控制提升

單位內部的監(jiān)督控制影響著整個單位的持久發(fā)展，自我監(jiān)督控制能夠減少單位內部各種問題和漏洞的出現，一旦單位監(jiān)督控制體系健全之后，就能夠有效規(guī)避各種風險。單位在內部監(jiān)督控制管理過程中需要明確標準，而且需要以文件的形式加以落實。

此時，檔案部門就會發(fā)揮其管理作用，可以對單位內部制定的各種監(jiān)督控制制度內容進行審查和檢驗，對其中不合適的地方進行修正更新，從而能夠讓內部監(jiān)督控制制度內容更加符合單位實際情況，更加合乎法律的規(guī)定。

與此同時，單位內部監(jiān)督控制形成的制度性文件也需要放在檔案管理部門進行妥善保管，保證在之后的內部管理控制工作執(zhí)行過程中有依據，并能夠進行查詢。

3.信息質量提高

質量水平較高的信息能夠幫助單位內部控制活動更加高效，同時也是活動實施的基礎。重視檔案管理能夠讓單位內部控制過程中得到的信息質量水平提高。對信息質量水平的高低主要從精確性、一致性、完整性和及時性四個方面判斷。檔案管理也是從四個方面入手，以提升單位內部控制過程中所需要的各種信息的質量水平。質量水平高的檔案是單位進行各種活動的原始證明依據，因此符合精確性要求，同時，檔案需要從單位的初始創(chuàng)建、成長過程到逐漸發(fā)展等過程進行記錄，因此符合要求中的一致性和完整性，只有檔案管理的信息化水平不斷提升才能夠滿足單位在內部控制過程中信息的及時性需求。

4.信息交流增強

如果單位內部存在信息傳遞不順暢、及時性較差等問題，就會影響單位內部的決策，制定的各種制度措施不能貫徹落實?，F代單位進行內部控制的過程中經常采用ERP模式對不同部門、不同地區(qū)、不同時空中的信息進行收集，從而滿足單位進行內部控制的信息需求。但是，檔案管理部門是單位中所有信息的匯聚點，ERP模式中發(fā)揮著重要的作用。如在ERP模式中將電子檔案系統(tǒng)進行擴展建設，在電子檔案系統(tǒng)中對各種證明、賬簿、表格等以往數據加以管理，能夠對已經形成的各種歷史數據進行安全保存，并且在部門之間進行傳遞，這樣可以降低單位在內部管理上的成本消耗。

二、內部控制過程中檔案管理的應用措施

單位進行內部控制需要在信息反饋的基礎上運行，檔案管理部門是各種信息的交匯中心，對于內部控制管理有著非常重要的影響。因此，從內部控制上講，應該重視檔案管理的應用，應該強化檔案管理的作用，為單位內部控制提供更充足的信息保證，有效促進內部控制工作能夠正常運轉。

1.明確檔案管理的目標

黨委在對檔案資料的管理過程中要將其與單位內部控制工作相結合，在加強內部環(huán)境的建設基礎上對關鍵性信息做出記錄，從而使信息健全、環(huán)節(jié)可靠，確保所收集資料的可靠性、全面性和真實性?；诖?，單位在收集資料、建立檔案時要明確目的性和針對性，使檔案可以全面反映出單位的各項經營活動。這要求單位在記錄信息時靈活、生動，不要對單位中各項工作和經營進行復刻性記錄，從而提高檔案在內部控制環(huán)節(jié)中的應用價值。各單位還應當結合內部控制的具體工作、環(huán)境、目標對檔案做出分類匯總、分類整理，借助檔案資料考察內部控制工作情況，及時找到其中存在的問題，并做出糾正、整改，進一步使單位內部控制工作條理更清晰、制度更完善、系統(tǒng)更健全。

2.完善檔案管理制度建設

檔案管理系統(tǒng)中有諸多的要素工作系統(tǒng)，其中有檔案管理體制、工作制度、信息管理等內容。是相關人員進行檔案管理的具體行動指導和業(yè)務執(zhí)行標準，是進行檔案管理工作的運行標準以及開展依據?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》中指出檔案工作制度的內容應該是一個重點，可以作為一個制度體系單獨列出，并且指出檔案工作制度中應該有工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務規(guī)范三個基本內容，這也從側面證明制定檔案制度的重要性。

當前，國內多數單位內部檔案制度建立是比較完善的，但是隨著時代的發(fā)展以及內部控制工作上的變化及需求，檔案工作制度也要隨之不斷改進和修正，從產生文件開始，到對文件進行傳遞和歸檔，每一環(huán)節(jié)都應該明確管理細則，保證權利和責任分明，保證管理檔案是真實且完整有效的，促使檔案管理工作效率提升，并符合相應的規(guī)定規(guī)范。與此同時，還應該對檔案管理工作進行檢查監(jiān)督，固定時間對檔案制度的執(zhí)行情況加以檢查，在執(zhí)行制度過程中始終堅持制度內容貫徹落實，這樣才能滿足單位內部控制過程中產生的變化需求。

3.實現檔案管理模式轉變

檔案是對單位所有職能活動記錄最終產生的成果，是跟隨單位中各項職能活動的開展而不斷產生的。不管對于哪個部門來講，形成的各種檔案都是其在各項活動中最原始的記錄，能證明其職能作用，是進行工作績效評定時的憑證，內部控制就是對于單位所有活動開展過程中產生的風險評價以及審計上的監(jiān)督。因此，檔案的完整性、系統(tǒng)性，檔案管理的科學性、合理性，都會影響單位內部控制工作是否能有效開展。在傳統(tǒng)的管理過程中，連接檔案管理工作和文件管理工作的接口是“歸檔”工作，檔案部門并沒有在文件歸檔之前對其進行合理控制，檔案管理工作在單位內部控制管理中成為重點。想要促進檔案得到有效管理，就需要重視檔案管理的靈活多樣性，讓檔案管理工作范圍能夠延伸至單位中各種文件材料形成之初，對檔案管理工作中各個流程進行重新組合，從而形成對檔案管理的正確模式，如對文檔進行一體化管理或者促進單位信息一體化建設。應該突破當前有關文件管理的固定思維，從對文書管理以及檔案管理的整體出發(fā)，繼而形成文件產生、辦理再到檔案歸檔整個過程的管理，讓單位檔案管理實現從前端進行控制管理。這一模式的形成需要檔案管理部門與各項職能活動同步，對沒有歸檔之前的文件管理活動進行監(jiān)督和控制，完成從文件產生到檔案歸檔的整個過程和管理，實現歸檔工作效率提升。同時，還應該重點關注歸檔范圍以及分類體系重新劃分，和各業(yè)務部門之間通力合作，要把單位重要活動的檔案跟蹤工作做好，將容易遺落的文檔及時歸檔，養(yǎng)成良好的檔案收集習慣，促使單位內部控制活動能夠在足夠的檔案資源依據基礎上更進一步。

4.重視人員參與意識提升

在單位內部控制中檔案管理起到的作用非常重大，而單位領導及員工具備的檔案意識會對檔案管理水平發(fā)展的高低程度產生直接影響。因此，想要充分發(fā)揮檔案管理在內部控制中的積極作用，應該在整體上將檔案管理的意識提升。首先，對于單位的管理者來講，應該全面意識到檔案管理在內部控制中起到的重要作用。

因為檔案產生和最終保存的地方都是在單位內部，并沒有其外在的產品特性，因此經常會被管理人員無視。但隨著單位內部控制的不斷發(fā)展，檔案在內部控制發(fā)展過程中起到的參考以及證明作用也愈加凸顯，檔案管理工作在單位各項活動中的重要價值也愈發(fā)顯著，只有管理人員對檔案管理工作加以重視，才能夠促進檔案工作在內部控制過程中更加有序進行。

其次，對于實際的檔案管理人員來講，他們對于檔案管理工作的了解水平，也會對檔案管理工作質量的優(yōu)劣產生重要影響。因此，應該重視提升檔案管理人員對檔案管理工作的認識，增強對檔案相關領域工作內容的認知，促進檔案管理思想水平提升，對現代企業(yè)管理制度以及與檔案管理相關的知識內容進行學習，充分認識檔案管理在內部控制過程中起到的重要作用和影響，確保其在平常的檔案管理工作中認真履行職責，并積極開展各項檔案工作內容，保證檔案管理工作能夠促進單位的內部控制。

最后，對其他部門人員來講，應該幫助其意識到檔案管理對單位發(fā)展的重要性，這就需要檔案管理人員不斷向其他部門員工進行檔案管理宣傳講解，幫助其他人員意識到檔案管理是對單位各項活動記錄的原始憑證，檔案管理和單位各部門活動的開展以及單位內部控制工作的有序運行都是密切相關的。重視其他業(yè)務部門人員對檔案意識的提升，幫助檔案管理工作和內部控制工作形成同步，促進單位文檔一體化或者是信息一體化建設，才能有助于檔案管理的所有環(huán)節(jié)工作可以在單位內部控制體系中有序進行。

4.重視檔案管理法律法規(guī)建設

國內已有的檔案管理法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為單位檔案管理提供了相應標準和依據，《基本規(guī)范》則為單位合理的內部控制進行指導?！痘疽?guī)范》中經常提到資料、記錄等字樣，證明檔案管理工作是重要的，雖在詳細的內容中沒有確切指出，但對檔案管理法律法規(guī)以及內部控制規(guī)范進行分析得出，兩者存在一定的相互關聯性，想要有序實現單位內部控制就需要得到檔案管理的保障。國內已經發(fā)布的各種法律文件中雖沒有明確對檔案管理工作進行規(guī)定，但是隨著單位內部控制不斷發(fā)展，我國的社會檔案意識也在不斷提升。

近幾年，在各種內部控制規(guī)章制度中也逐漸出現對檔案管理的要求，如建議相關部門對有關企業(yè)的法律法規(guī)進行制定和修訂時，應該明確企業(yè)內部建立的業(yè)務檔案和財務檔案等要求，對保管期限進行合理設置，形成企業(yè)內部檔案工作制度，以便檔案的原始性及完整性得到保持，促進企業(yè)內部控制管理。重視企業(yè)檔案管理的重要性，加強檔案管理有關的各項法律法規(guī)的建設，不僅讓內部控制和檔案管理之間形成更為密切的關系，還能夠讓兩者互相促進發(fā)展，同時從國家層面提議，建立完善單位內部控制和檔案管理的長期合作機制是促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要措施。

三、結語

檔案管理是單位進行內部控制不能缺少的重要環(huán)節(jié)，同時也是單位活動符合法律規(guī)定的重要證明。檔案管理有效運行能夠促進單位內部的監(jiān)督管理工作，能夠對重要信息進行保存，還可以幫助單位內部進行信息交流，充分發(fā)揮檔案管理在內部控制的積極作用。明確檔案管理在單位內部控制的意義及功能，促進相關人員的業(yè)務能力及檔案管理的質量水平提升，明確檔案管理中每一個流程的主要責任人，充分發(fā)揮檔案管理在單位內部管理控制中的作用，讓檔案管理工作有序進行。

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（作者單位：濰坊市奎文區(qū)圖書館）

基金項目：大數據時代公共圖書館圖書資料管理的創(chuàng)新方向項目編號：JKSC2762

作者簡介：劉新麗（1968—），女，漢族，山東濰坊人，大專，館員，研究方向：圖書資料。