楊潔

摘 要：檔案收集作為檔案管理工作中最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案管理工作的起點(diǎn)，也是檔案管理的基礎(chǔ)，其質(zhì)量高低直接影響檔案管理工作的整體效果。當(dāng)下，因數(shù)據(jù)多、信息雜，給檔案收集工作帶來(lái)了一些困難。尤其是數(shù)字化信息技術(shù)的推廣，檔案收集工作出現(xiàn)了工作模式落后、結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)以及收集工作滯后等問(wèn)題，直接影響檔案管理工作的正常推進(jìn)。本文結(jié)合中小學(xué)檔案收集的實(shí)際情況，提出了提高檔案收集有效性的相關(guān)策略，希望能通過(guò)提高檔案收集人員意識(shí)以及優(yōu)化檔案收集模式，改善檔案收集的環(huán)境及效果，優(yōu)化中小學(xué)檔案工作有效性，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案收集工作;中小學(xué);有效性;研究

中小學(xué)作為國(guó)家教育的基礎(chǔ)，在檔案管理中能充分體現(xiàn)教育教學(xué)的相關(guān)信息，能夠推動(dòng)中小學(xué)教育向著更好的方向發(fā)展。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，本文希望能夠完善檔案收集工作，讓所收集到的檔案信息更好地服務(wù)于中小學(xué)教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展，強(qiáng)化檔案工作的有效性。

1做好中小學(xué)檔案收集工作的重要性

在中小學(xué)，檔案收集工作主要包括對(duì)學(xué)校校舍建設(shè)、學(xué)校維護(hù)管理文件、教師信息、教學(xué)資源、基礎(chǔ)設(shè)施等內(nèi)容的文件材料的集中匯總，對(duì)學(xué)校今后的規(guī)劃、管理和發(fā)展有重要的依據(jù)和參考價(jià)值。在檔案工作中，收集工作作為檔案工作最為基礎(chǔ)也是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，直接影響了整個(gè)檔案工作的內(nèi)容和信息的有效性。檔案作為一種信息資源，作為中小學(xué)建設(shè)和教育教學(xué)活動(dòng)的記錄和基礎(chǔ)工作，是中小學(xué)的無(wú)形資產(chǎn)。如何規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化地展開(kāi)收集工作，助力于檔案管理的有效性，起到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低試錯(cuò)的概率，這是檔案收集必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

2目前中小學(xué)檔案收集工作中存在的主要問(wèn)題

2.1檔案收集工作模式落后

目前，中小學(xué)檔案收集工作模式主要沿用傳統(tǒng)的檔案收集形式，多為手工管理模式，后來(lái)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，手工管理逐漸向電子信息化管理模式過(guò)渡。但是主要的工作模式還未成熟，如何實(shí)現(xiàn)檔案收集的自動(dòng)化管理還有很大的發(fā)揮空間。如今電子信息化技術(shù)有了飛速發(fā)展，在各行各業(yè)中也都發(fā)揮了一定作用。將電子信息技術(shù)融入進(jìn)檔案收集工作中無(wú)疑能夠整體推進(jìn)檔案收集工作，為檔案收集提供很好的技術(shù)支持，在便利檔案收集工作的同時(shí)，為檔案收集注入一股新的技術(shù)活力。不過(guò)以本校的檔案收集來(lái)看，電子信息技術(shù)融合程度不夠，還未實(shí)現(xiàn)檔案收集的全自動(dòng)化管理，在檔案收集的數(shù)據(jù)編輯和數(shù)據(jù)整理中還存在許多問(wèn)題。

2.2檔案收集結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)

檔案收集的結(jié)構(gòu)并不科學(xué)，存在一定的重復(fù)，收集整體也比較紊亂，體現(xiàn)不了收集的簡(jiǎn)便和信息重點(diǎn)。一般檔案工作都需要聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人來(lái)開(kāi)展檔案收集工作，但是中小學(xué)在對(duì)待檔案建設(shè)這一塊并未有足夠重視，導(dǎo)致檔案收集工作由很多非專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行。他們根據(jù)對(duì)信息收集的最基本認(rèn)識(shí)，在收集過(guò)程中按照自己所想的去行動(dòng)，只要是數(shù)據(jù)或者相關(guān)咨詢(xún)內(nèi)容便進(jìn)行收錄。加上沒(méi)有一個(gè)完整明確的結(jié)構(gòu)體系做參考，因而也導(dǎo)致了檔案收集的內(nèi)容混亂。

2.3檔案收集工作滯后

檔案收集工作作為檔案工作的第一項(xiàng)，往往會(huì)因?yàn)楣芾矸绞讲划?dāng)或者收集方式不夠科學(xué)而出現(xiàn)滯后的情況，導(dǎo)致收集之后的檔案管理事項(xiàng)無(wú)法正常推進(jìn)，從而影響整體的檔案工作效果。在檔案收集工作中沒(méi)有明確的體制規(guī)定，也造成了收集的質(zhì)量參差不齊，工作進(jìn)度時(shí)快時(shí)慢等問(wèn)題。為了進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)檔案收集工作的有效性，在收集過(guò)程要確保其質(zhì)量和速度。應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成對(duì)檔案內(nèi)容的收集和整理，也能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成信息錄入和信息化技術(shù)的智能處理。在不同時(shí)期的檔案更新以及檔案延續(xù)中，由于人員差異，也會(huì)存在一些檔案信息的管理偏差。

2.4檔案收集意識(shí)不強(qiáng)

近些年，中小學(xué)的檔案收集工作環(huán)境有了一定改善，但是大體上仍然沒(méi)有提供最適合檔案收集工作的環(huán)境。在進(jìn)行檔案收集時(shí)，一些工作人員對(duì)相關(guān)信息的收取不夠及時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)一定的時(shí)間偏差，出現(xiàn)資料漏記、漏存的情況。針對(duì)這些問(wèn)題，歸根到底是管理意識(shí)不夠，檔案管理人員工作的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，收集的方法不夠科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。一些單位和人員未充分意識(shí)到電子信息技術(shù)方法的融入，不能對(duì)數(shù)據(jù)信息做到靈活應(yīng)對(duì)，存在一定的時(shí)間偏差和效果偏差。

3提升中小學(xué)檔案收集工作有效性的主要對(duì)策

3.1提高對(duì)檔案收集重要性認(rèn)識(shí)，改善檔案收集環(huán)境

在中小學(xué)檔案收集過(guò)程中，為了保持所收集檔案資料的齊全完整，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)，有關(guān)人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)檔案收集重要性的認(rèn)識(shí)。在檔案收集中，還要切實(shí)結(jié)合電子信息技術(shù)，融入智能化的信息處理手段，通過(guò)大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，提高收集的質(zhì)量，增強(qiáng)收集的效果。加強(qiáng)檔案收集制度建設(shè)，可以根據(jù) 《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)規(guī)定，制定實(shí)施中小學(xué)檔案收集制度并嚴(yán)格執(zhí)行，全方位做好檔案收集工作。從源頭上提高檔案收集的有效性，提高檔案管理水平。在中小學(xué)還要注意建立完整、具體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。為了充分調(diào)動(dòng)檔案收集人員的積極性，中小學(xué)管理部門(mén)應(yīng)在檔案收集工作上提供良好的環(huán)境，學(xué)校各部門(mén)及各位教職工應(yīng)做好配合，積極移交工作中所形成和保管的文件材料，發(fā)現(xiàn)有漏掉的及時(shí)補(bǔ)充，形成檔案收集工作的強(qiáng)大合力。

3.2改變收集管理模式，引進(jìn)新的技術(shù)與時(shí)代接軌

應(yīng)優(yōu)化檔案收集管理模式，通過(guò)引進(jìn)新的技術(shù)來(lái)與時(shí)代接軌，也借用新技術(shù)最大限度地提高檔案收集的效果。在信息技術(shù)的引用下，可以讓檔案收集在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)在線歸檔，只要是有關(guān)校園資訊發(fā)布，那么根據(jù)關(guān)鍵詞索引會(huì)即刻體現(xiàn)在檔案收集的范圍里，這樣就不用人為再去關(guān)注學(xué)校發(fā)生的動(dòng)態(tài)，利用電子信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集的在線自動(dòng)歸檔，強(qiáng)化檔案收集的有效性和專(zhuān)業(yè)性。另外，在檔案收集中，加強(qiáng)管理模式更新，要注意專(zhuān)業(yè)性和標(biāo)準(zhǔn)化。為了解決上述收集環(huán)節(jié)滯后的問(wèn)題，應(yīng)明確檔案收集搜索的時(shí)間、采集信息挖掘的時(shí)間、收集的整體過(guò)程耗時(shí)等，只有做到對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的整體把握，才能最終確保檔案收集的規(guī)范性和有效性。

3.3提高檔案工作人員素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

針對(duì)目前中小學(xué)檔案工作人員的實(shí)際情況，應(yīng)在收集工作有效性研究中注意提高人員素質(zhì)問(wèn)題。加強(qiáng)在職人員的專(zhuān)業(yè)能力培訓(xùn)和考核。在檔案在職人員中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，定期對(duì)每位檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的考試。采取激勵(lì)和獎(jiǎng)懲制度，提高在職人員對(duì)檔案工作重要性和專(zhuān)業(yè)性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們的工作積極性和責(zé)任心。應(yīng)優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)，保證以專(zhuān)業(yè)為第一基準(zhǔn)，努力提高工作人員的專(zhuān)業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)工作能力，在在職人員之間形成良好的工作氛圍，讓其能夠就檔案收集及信息化技術(shù)融入不斷開(kāi)展研究，取得實(shí)效。

綜上所述，做好檔案收集工作十分重要，我們應(yīng)認(rèn)清在中小學(xué)檔案收集工作中存在的主要問(wèn)題，提高對(duì)做好檔案收集工作重要性的認(rèn)識(shí)，改變收集管理模式，加大網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案收集工作中的運(yùn)用，提高檔案工作人員素質(zhì)，不斷提高中小學(xué)檔案收集工作的水平和質(zhì)量，為提升中小學(xué)檔案管理工作的整體水平奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)南寧市天桃實(shí)驗(yàn)學(xué)校）