于思明

摘 要：近些年隨著財務(wù)共享模式的推進，大型企業(yè)集團開始建立自己的財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)有利于企業(yè)集團財務(wù)信息橫向和縱向的流通與共享，有利于企業(yè)集團利用集中優(yōu)勢降低成本、改善集團內(nèi)財務(wù)管理效率，為企業(yè)集團核心業(yè)務(wù)的發(fā)展提供更為有效的財務(wù)支持。由此也給企業(yè)運行的內(nèi)部控制帶來了新的問題。本文通過分析財務(wù)共享服務(wù)中心下內(nèi)部控制的變化，提出了一些優(yōu)化建議，以期為內(nèi)部控制的高效運行提供幫助。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享服務(wù)中心;內(nèi)部控制;優(yōu)化建議

一、問題的提出

第一：財務(wù)共享服務(wù)中心建立之后，報賬付款記賬不再是財務(wù)人員一個人的事情，業(yè)務(wù)的處理需要全員、全方位參與其中，這是一種新的模式。第二：集團實施財務(wù)共享服務(wù)中心后，建立一個相對獨立的機構(gòu)（FSSC財務(wù)共享服務(wù)中心），以此為平臺，來對整個集團的會計業(yè)務(wù)集中進行處理。這樣新的業(yè)務(wù)處理模式及機構(gòu)設(shè)置給企業(yè)集團現(xiàn)有管理體系帶來了巨大變化。而作為企業(yè)集團必要的管理制度之一的內(nèi)部控制制度，隨著財務(wù)共享服務(wù)中心的建立，也面臨新的問題和變化?；诖?，本文結(jié)合財務(wù)共享服務(wù)中心實施的現(xiàn)狀，以內(nèi)部控制理論為基礎(chǔ)，分析了建立財務(wù)共享服務(wù)中心情況下如何改進企業(yè)的內(nèi)部控制問題。

二、財務(wù)共享服務(wù)中心下現(xiàn)有內(nèi)部控制體系面臨的變化

財務(wù)共享服務(wù)中心對企業(yè)集團內(nèi)部控制工作的人力資源、流程管理、信息與溝通及考核監(jiān)督機制等方面帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)，給企業(yè)內(nèi)部控制體系的轉(zhuǎn)變提出了全新的課題。下面從內(nèi)部控制五要素視角分別進行闡述。

（一）內(nèi)部環(huán)境中出現(xiàn)新的改變

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的旨在實現(xiàn)控制目標的過程。①在機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責分配上，通過建立財務(wù)共享服務(wù)中心，實現(xiàn)財務(wù)共享的企業(yè)通常采用兩種組織形式，一種是財務(wù)共享服務(wù)中心與財務(wù)部平行獨立存在;一種是隸屬于財務(wù)部，是財務(wù)部下設(shè)機構(gòu)。但是無論是哪一種，都直接接受集團總部的領(lǐng)導(dǎo)，通常由負責財務(wù)工作的高管管理，對整個財務(wù)共享服務(wù)中心的工作負責。②在業(yè)務(wù)處理方面，財務(wù)共享服務(wù)中心負責的主要業(yè)務(wù)包括員工日常費用報銷、會計核算、資金結(jié)算、運營管理、數(shù)據(jù)分析、會計報告和審計配合，并向集團總部和各業(yè)務(wù)部門的財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)所承擔的業(yè)務(wù)，財務(wù)共享服務(wù)中心通常會下設(shè)審核科、復(fù)核科、資金結(jié)算科、運營管理科、數(shù)據(jù)分析科、綜合管理科。其中審核科負責各項業(yè)務(wù)的初審工作，在憑證生成上屬于制單環(huán)節(jié)。復(fù)核科負責業(yè)務(wù)的復(fù)審，將二次審核中發(fā)現(xiàn)的問題與初審及項目溝通，對于一些不規(guī)范的業(yè)務(wù)進行退回修改，對于重大問題匯報組長進行請示。在憑證生成上屬于制單環(huán)節(jié)。運營管理科主要是運營維護和服務(wù)支撐，并根據(jù)運行中所出現(xiàn)的問題以及所需的后臺數(shù)據(jù)對財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程進行持續(xù)改進與優(yōu)化。數(shù)據(jù)分析科主要負責財務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔和保管，對于一段時間的財務(wù)運行數(shù)據(jù)進行分析，并以報告的形式提供給領(lǐng)導(dǎo)以供決策參考。綜合管理科負責人員招聘及整個中心的日常運行保障工作。③在財務(wù)人員管理方面，財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)人員初期主要由各基層單位選拔入職，后期少量人員由綜合管理科招聘上崗。這些人員富有扎實的基層工作經(jīng)驗，通常由他們負責共享服務(wù)中心內(nèi)部的會計業(yè)務(wù)處理工作。并對基層的會計業(yè)務(wù)處理予以指導(dǎo)、幫扶。根據(jù)上述可以看出在財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)，新的環(huán)境因素的出現(xiàn)使得內(nèi)部控制中環(huán)境方面出現(xiàn)新的變化。

（二）出現(xiàn)新的風險

建立財務(wù)共享服務(wù)中心的目的旨在降低財務(wù)管理成本、提高集團內(nèi)財務(wù)管理的水平和效率。但是在建立財務(wù)共享服務(wù)中心后，內(nèi)部環(huán)境發(fā)生變化，會出現(xiàn)不同的風險點。①在技術(shù)方面，財務(wù)共享服務(wù)中心的運行要依賴于信息技術(shù)平臺的搭建。因此，一旦信息技術(shù)平臺癱瘓或被黑客攻擊，整個業(yè)務(wù)的處理將受到致命的影響。②在流程上，財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)處理工作依靠對原始單據(jù)的掃描，然后才進行入池審批、財務(wù)記賬處理。從提單、審批到記賬，會計信息傳遞會存在失真的風險。③財務(wù)共享服務(wù)中心下，財務(wù)與原始經(jīng)濟業(yè)務(wù)聯(lián)系更為緊密，業(yè)、財一體化趨勢加強?；鶎訒嫎I(yè)務(wù)發(fā)生時，相關(guān)人員由于時間、地點的限制，會出現(xiàn)代理報賬、代理審批、甚至缺少審批的問題，給授權(quán)審批控制帶來風險。④業(yè)務(wù)處理上，由于工作人員都是隨機提單，大家有可能會因為審核標準的不統(tǒng)一，降低了業(yè)務(wù)的合規(guī)性，導(dǎo)致集團內(nèi)的會計信息質(zhì)量大打折扣。

（三）控制活動發(fā)生變化

在財務(wù)共享服務(wù)中心平臺上，業(yè)務(wù)處理流程一般包括兩方面。其一是業(yè)務(wù)審批，其二是財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)處理。業(yè)務(wù)審批中，相關(guān)人員根據(jù)業(yè)務(wù)特點在線進行提單申請，掃描人員在票據(jù)掃描系統(tǒng)進行掃描，有審批權(quán)限的部門領(lǐng)導(dǎo)或者上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。在財務(wù)共享服務(wù)中心處理中，系統(tǒng)會把業(yè)務(wù)進行分類，分割成諸如員工資產(chǎn)費用類、總賬報表類、收入成本類等，然后由人員隨機提單進行審核、復(fù)核和資金支付。原始單據(jù)經(jīng)過合規(guī)性、完整性審核后，生成會計憑證，對于審核不合規(guī)、不完整的，進行駁回退單，由原始提單人重新處理。待線上的業(yè)務(wù)審批流程結(jié)束后，才能進入到共享服務(wù)中心任務(wù)池。早期的會計核算是由財務(wù)人員按照原始憑證進行信息的錄入，而現(xiàn)在則由業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的實際情況在線提單，由相關(guān)的部門負責審核和確認，如發(fā)現(xiàn)有不合規(guī)的地方再由財務(wù)共享服務(wù)中心駁回到提單人，修改后二次入池。財務(wù)共享服務(wù)中心的人員進行最后的賬務(wù)處理，財務(wù)信息的傳遞鏈更為完整，應(yīng)用更強。由此可見，在財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部，新會計系統(tǒng)平臺及新技術(shù)的出現(xiàn)，不相容職務(wù)相分離、授權(quán)審批、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制、預(yù)算控制、運營分析控制、績效考評控制等控制活動，有了新的變化，這些變化對改進企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部控制體系有著深刻的影響。

（四）信息傳遞與溝通在內(nèi)容和形式上也出現(xiàn)新的變化

財務(wù)共享服務(wù)中心其在內(nèi)部控制相關(guān)信息的收集、處理和傳遞上，也展現(xiàn)了新的一面。在業(yè)務(wù)審批范圍，基層的業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員就經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時原始信息如何提供和錄入進行溝通交流。在共享中心處理范圍內(nèi)，財務(wù)共享服務(wù)中心各員工根據(jù)崗位劃分，明確工作職責，通過QQ、公司內(nèi)網(wǎng)等平臺，進行業(yè)務(wù)上的溝通，共享信息，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時提出改善措施。業(yè)務(wù)審批和財務(wù)共享服務(wù)中心處理之間的溝通可以看成是集團總部與基層業(yè)務(wù)單位之間就經(jīng)濟業(yè)務(wù)如何做好會計處理進行溝通和反饋。無論是集團總部還是業(yè)務(wù)單位，都可以及時查閱會計數(shù)據(jù)、相關(guān)影像等會計資料并進行財務(wù)分析，財務(wù)信息透明度提高。此外，財務(wù)共享服務(wù)中心后臺匯集的財務(wù)數(shù)據(jù)為集團總部及各基層單位的經(jīng)營決策提供有力的支持。

（五）內(nèi)部監(jiān)督更為全面

企業(yè)在集團層面，內(nèi)部監(jiān)督是指集團本部及其下屬的子、分公司所設(shè)置的審計部門的自我審計工作。由其按照審計規(guī)范監(jiān)督檢查基層的業(yè)務(wù)，發(fā)揮審計職能。在財務(wù)共享中心層面，業(yè)務(wù)審批流程中，擁有權(quán)限審批的人員對于業(yè)務(wù)處理可以實現(xiàn)監(jiān)督。比如在付款方面，可以制定資金支付計劃，并植入系統(tǒng)內(nèi)，嚴格按照預(yù)算計劃付款，對一些超預(yù)算的特殊業(yè)務(wù)把審批流延長到上級更高層級的領(lǐng)導(dǎo)審批，特事特辦;此外后臺支付上，截止到現(xiàn)在大部分基層單位上交了單位的付款優(yōu)盾跟密碼支付器，集中在集團總部進行支付。這樣也強化了資金的管控力度。在財務(wù)共享中心處理流程中，財務(wù)共享中心各部門會對業(yè)務(wù)是否符合會計法規(guī)等進行審核。同時由骨干力量組成的單據(jù)質(zhì)量稽核小組，對復(fù)核過的單據(jù)二次抽驗，監(jiān)督單據(jù)的審核質(zhì)量。根據(jù)單據(jù)量的比例隨機抽取一些單據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題，并反饋給復(fù)核及審核人員。審核，復(fù)核人員根據(jù)稽核出的問題與項目溝通提出相應(yīng)的解決措施，并跟進單據(jù)的整改過程，直至整改完畢。這也是對共享中心內(nèi)部單據(jù)審核、復(fù)核人員的一種監(jiān)督。由此可見財務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)部控制更為具體化，有針對性。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心下如何提高內(nèi)部控制有效性

財務(wù)共享服務(wù)中心不僅對傳統(tǒng)財務(wù)管理模式進行了較大的改革，也給企業(yè)現(xiàn)有的管理體制帶來了相當?shù)奶魬?zhàn)。從組織結(jié)構(gòu)的制定、人力資源的配置，再到會計核算流程的改造，都給集團現(xiàn)有的內(nèi)部控制制度和體系帶來了新的變化和挑戰(zhàn)。無論是在環(huán)境、風險，還是現(xiàn)有的內(nèi)部控制活動，以及內(nèi)部控制實施的監(jiān)督和評價，新的因素的出現(xiàn)必然要有新的變化相適應(yīng)。要利用財務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)勢的同時規(guī)避風險，提高內(nèi)部控制的有效性。

（一）充分評估實施財務(wù)共享模式所帶來的風險

實施財務(wù)共享模式的企業(yè)應(yīng)當在原有的內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)上，有針對性的根據(jù)風險的重要性提出解決對策，確保數(shù)據(jù)分析到位。如建立財務(wù)共享服務(wù)中心的情形下，對于可能出現(xiàn)的信息技術(shù)風險、會計信息失真風險、授權(quán)審批風險、下級單位內(nèi)控能力削弱的風險等，重點關(guān)注、辨認和識別。

（二）針對不同風險，采取不同措施加以合理控制

實施財務(wù)共享模式后，在充分評估各項可能出現(xiàn)的風險之后，根據(jù)風險評估結(jié)果，利用財務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)控制的特點，進行事前控制和事中控制。①在系統(tǒng)維護上，根據(jù)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)不斷升級改造流程設(shè)置，使得系統(tǒng)能多維度的展現(xiàn)業(yè)務(wù)的實際情況，定期進行系統(tǒng)維護;②在授權(quán)審批環(huán)節(jié)中，整理流程中可能涉及的不相容職務(wù)，利用信息系統(tǒng)進行分離，形成各屬其職、相互約束的工作機制;③在會計系統(tǒng)業(yè)務(wù)控制中，緊隨國家會計制度的要求。對一些入賬科目的選擇根據(jù)系統(tǒng)的優(yōu)化過濾，減少使用錯誤的可能;根據(jù)會計準則的規(guī)定及時更新會計科目的使用，對不再使用的科目及時做變更;此外還要保證基層項目的付款優(yōu)盾及密碼器100%全部上交，堅決杜絕項目雙無賬戶的出現(xiàn)。④在信息傳遞中，提單人員要保證基礎(chǔ)票據(jù)掃描后的的真實可靠性，不涂抹，不修改，完整美觀的上傳影像。對因基層掃描儀問題導(dǎo)致影像不清晰的問題要有自己的影像登記臺賬，便于共享中心審核人員的核，使得整個信息傳遞過程中暢通無阻;⑤在業(yè)務(wù)處理中，要建章建制，整理一套細致的業(yè)務(wù)指導(dǎo)書，對內(nèi)（共享中心人員）對外（下屬基層業(yè)務(wù)單位）下發(fā)，以此作為大家統(tǒng)一審核的依據(jù)。也讓基層單位清楚各項業(yè)務(wù)的入賬標準。大家依照標準執(zhí)行，并有專人根據(jù)業(yè)務(wù)的變化不斷更新完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)書，以使其不與實際業(yè)務(wù)相脫節(jié)。

（三）加強業(yè)務(wù)與財務(wù)的協(xié)同效應(yīng)

實施財務(wù)共享服務(wù)中心后，業(yè)務(wù)與財務(wù)的協(xié)同工作顯得尤為重要，各個業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門要聯(lián)動起來。例如：可以制定成本責任預(yù)算工作，將實際數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)相比較，進行詳細分析，為下期的預(yù)算工作做好鋪墊。也為全集團的預(yù)算工作奠定基礎(chǔ);可以在系統(tǒng)中植入應(yīng)收賬款的賬齡時間，做好應(yīng)收賬款的賬齡分析工作，及時的催收，盤活企業(yè)流動資金，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展等等。

（四）完善財務(wù)共享服務(wù)中心體系

要從信息技術(shù)、人員、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)質(zhì)量、單據(jù)派發(fā)和團隊凝聚力等六個方面持續(xù)地改進和完善。①在信息技術(shù)方面，及時發(fā)現(xiàn)技術(shù)漏洞，保證信息系統(tǒng)的運營穩(wěn)定可靠。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展參與系統(tǒng)的升級改造工作。②在人員方面，財務(wù)人員要不斷更新知識儲備，增加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進修等。值得一提的是，共享的財務(wù)人員可以與基層財務(wù)人員互相輪換工作崗位，這樣形成一種交流機制，保證業(yè)務(wù)處理不與前端業(yè)務(wù)相脫離，不斷提升雙方的業(yè)務(wù)能力水平，同時也促進了業(yè)、財一體化，做好聯(lián)動工作。③在流程方面，根據(jù)基層單位實際情況及業(yè)務(wù)特點，不斷的優(yōu)化流程，保證流程的合理性、高效性。以最簡潔的流程完成一個業(yè)務(wù)的審批工作。④在服務(wù)質(zhì)量上，集團財務(wù)共享服務(wù)中心要具備較高的服務(wù)意識，切實做好微笑服務(wù)工作。對于基層單位提出的業(yè)務(wù)問題要積極回應(yīng)，對重大問題要及時上報請示。⑤研發(fā)分單機器人系統(tǒng)，解決共享中心人員審核數(shù)量不均衡的問題。⑥加強團隊凝聚力，共享中心要不定期的組織團建活動，這樣能很好的把大家凝聚到一起，通過活動加強大家內(nèi)部的溝通，給工作帶來幫助。

（五）建立科學有效的績效評價體系

科學的績效評價可以激發(fā)員工的工作積極性。財務(wù)共享服務(wù)中心的工作類似一條流水線作業(yè)（提單、入池、審批），目前企業(yè)績效評價工作考慮了多方面的因素，諸如審單數(shù)量、質(zhì)量、平時貢獻、基層反映、單據(jù)稽核扣分等綜合因素來決定績效評定。多因素考慮必定會附以因素系數(shù)，這些系數(shù)的設(shè)定是否符合實際情況還待進一步的實踐與考量。此外通過績效評價可以使各類業(yè)務(wù)骨干脫穎而出，讓他們負責更為核心的工作，在共享服務(wù)中心內(nèi)部起到領(lǐng)頭羊的作用。

四、結(jié)束語

企業(yè)集團建立自己的財務(wù)共享服務(wù)中心，內(nèi)部控制就會產(chǎn)生新的變化，因此就需要不斷的去改變、完善。加強內(nèi)部控制實施的有效性，最終達到全面提升內(nèi)部控制質(zhì)量的目的，助力企業(yè)的發(fā)展。

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