張曉娜

摘要：近些年，檔案文件整理工作飽受檔案局重視，持續(xù)改進(jìn)相關(guān)細(xì)則，在一定程度上提升了企業(yè)歸檔文件整理效率。然而，在具體操作中，仍存在諸多問(wèn)題急需解決。本文重點(diǎn)闡述企業(yè)歸檔文件整理問(wèn)題，希望能進(jìn)一步改進(jìn)歸檔文件整理時(shí)的不足。

關(guān)鍵詞：企業(yè);歸檔文件;實(shí)踐;思考

引言：參照《歸檔文件整理規(guī)則》，企業(yè)在具體整理歸檔文件時(shí)，工作效率顯著提升。但不可否認(rèn)，依舊存在一些急需解決的文件整理問(wèn)題。下面，主要針對(duì)企業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐展開(kāi)了一番探討，希望能推動(dòng)各大企業(yè)迅速落實(shí)歸檔文件整理工作。

一、歸檔文件合并問(wèn)題

一些企業(yè)在針對(duì)文件進(jìn)行合并、歸檔之際，通常將請(qǐng)示、批復(fù)，問(wèn)函、復(fù)函等歸為一類(lèi)。關(guān)于諸如此類(lèi)的文件整理工作，通過(guò)上述合并方法進(jìn)行合并處理，實(shí)則極其不科學(xué)如果。如果把“一類(lèi)文書(shū)”擬定為“一件”，在填錄文件目錄或者是填寫(xiě)檔案系統(tǒng)內(nèi)容時(shí)，無(wú)法有效錄入報(bào)告信息，在應(yīng)用系統(tǒng)檢測(cè)過(guò)程中，并且還會(huì)為檢索工作帶來(lái)負(fù)擔(dān)，甚至無(wú)法檢索相關(guān)報(bào)告內(nèi)容。為此，在針對(duì)眾多檔案文件合并處理過(guò)程中，可以適當(dāng)采用“兩件”處理標(biāo)準(zhǔn)與方式。與此同時(shí)，一些企業(yè)通常會(huì)把被轉(zhuǎn)發(fā)的文件和轉(zhuǎn)發(fā)的文件歸集在一起。在這種狀況下，轉(zhuǎn)發(fā)文件的過(guò)程中，由于轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)僅僅顯示文件的部分標(biāo)題，并不利于相關(guān)人員清晰明了的了解轉(zhuǎn)發(fā)信息。如果在錄入被轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，未曾仔細(xì)檢查被轉(zhuǎn)發(fā)的文件內(nèi)容，加上后期應(yīng)用的計(jì)算機(jī)設(shè)備老化，缺少全文檢測(cè)功能，在查找被轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)則會(huì)困難重重。然而，如果能把這兩種文件分類(lèi)處理，將其看成是“兩件”文件，則可進(jìn)一步提高整體檔案管理效率，并且保障質(zhì)量。

二、歸檔章增加頁(yè)數(shù)

企業(yè)歸檔文件管理工作比較復(fù)雜，通常都會(huì)參照《歸檔文件整理規(guī)劃》的具體要求，進(jìn)一步掌握歸檔文件宗號(hào)、期限、年度。然而，并未針對(duì)“增加頁(yè)數(shù)”做出嚴(yán)格要求，導(dǎo)致個(gè)別企業(yè)在處理文件過(guò)程中，并未設(shè)置增加頁(yè)數(shù)的項(xiàng)目。然而，若在歸檔文件目錄里設(shè)置頁(yè)數(shù)，工作人員需要在每一頁(yè)文件的末尾出對(duì)應(yīng)標(biāo)注頁(yè)數(shù)，打印目錄，并將其錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，而且要錄入對(duì)應(yīng)頁(yè)數(shù)。在這種情況下，看似解決了不少問(wèn)題，但會(huì)增加工作時(shí)間成本，在將相關(guān)內(nèi)容錄入系統(tǒng)過(guò)程中，需要工作人員反復(fù)地翻開(kāi)。所以，在針對(duì)歸檔章添加頁(yè)數(shù)項(xiàng)目之際，便可直接把頁(yè)數(shù)錄入至歸檔章，這樣才能為后期整理歸檔文件和查找歸檔文件提供便利 [1]。

三、填寫(xiě)歸檔章時(shí)應(yīng)用鉛筆

一些企業(yè)針對(duì)填寫(xiě)歸檔章的“用筆”做出了嚴(yán)格要求，禁止相關(guān)人員使用鉛筆以及圓珠筆等可擦類(lèi)“筆”，盡量使用耐久性超強(qiáng)或者是碳素墨水的“筆”，希望能長(zhǎng)期的保護(hù)文件中的數(shù)據(jù)和內(nèi)容。然而，在具體處理文件過(guò)程中，尤其是在填寫(xiě)歸檔章時(shí)，其實(shí)需針對(duì)筆的應(yīng)用做出細(xì)致規(guī)定。在工作人員完成填寫(xiě)任務(wù)時(shí)，難以避免地會(huì)出現(xiàn)一些小錯(cuò)誤。比如，填錯(cuò)內(nèi)容、分錯(cuò)類(lèi)別以及弄錯(cuò)件號(hào)。在這種情況下，如若工作人員使用了耐久性頗強(qiáng)的筆，出現(xiàn)錯(cuò)誤后，則難以有效更改。眾所周知，歸檔章的添制，要在歸檔管理工作進(jìn)行時(shí)完成，并不屬于檔案構(gòu)成內(nèi)容。成功填寫(xiě)歸檔章，可提高查找效率，標(biāo)記檔案信息，僅僅針對(duì)有關(guān)文件歸檔后的內(nèi)容展開(kāi)檔案管理，屬于后期加工。因此，在填寫(xiě)歸檔章過(guò)程中，只要使用清晰字跡及正確書(shū)寫(xiě)方法進(jìn)行填寫(xiě)即可，在編碼時(shí)允許出現(xiàn)錯(cuò)誤，但應(yīng)盡早發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，并迅速修改錯(cuò)誤。在日后企業(yè)處理歸檔文件，尤其是填寫(xiě)歸檔章時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇鉛筆。

四、二套檔案不適宜裝訂成冊(cè)

目前，大多企業(yè)在處理歸檔文件時(shí)，通常應(yīng)用兩套制度。第一套主要是參照文件級(jí)別整理文件，第二套就是需要在充分參考文字發(fā)號(hào)基礎(chǔ)上，完成文件整理工作，并適當(dāng)?shù)靥砑幽夸浺约胺馄?，把卷變成了件。在整理工作持續(xù)進(jìn)行時(shí)，不管是查找，亦或者是歸檔儲(chǔ)存過(guò)程中，“件”都要比“卷”更有優(yōu)勢(shì)，更符合當(dāng)代企業(yè)對(duì)文件的管理要求、標(biāo)準(zhǔn)。在推動(dòng)“卷”式文件管理時(shí)，一些企業(yè)常常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題[2]。所以，就需要檔案局能結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，完善歸檔文件整理規(guī)范及細(xì)則，統(tǒng)一將文書(shū)檔案“立卷”變?yōu)椤傲⒓?。企業(yè)具體歸檔文件整理人員在工作過(guò)程中，關(guān)于第二套檔案處理方法的應(yīng)用頻率，要超出第一套檔案應(yīng)用頻率，這主要是因?yàn)槭褂萌藛T在查看歸檔文件之際，可以直接提供具體文號(hào)、標(biāo)題及年度信息，通過(guò)這些信息便可以迅速的在二套文件中落實(shí)查找工作。此外，由于二套文件不能提供上述信息，在相關(guān)人員搜索對(duì)應(yīng)文號(hào)內(nèi)容時(shí)，要注重保護(hù)文件。在這一基礎(chǔ)上展現(xiàn)文件應(yīng)用價(jià)值，為日常工作帶來(lái)幫助。除此之外，部分企業(yè)在應(yīng)用檔案文件時(shí)，常常是結(jié)合單份檔案文件形式加以應(yīng)用，并不需要查找所有文件。但是，若能將二套文件裝訂成冊(cè)，并不利于將“卷”變?yōu)椤凹敝贫鹊穆鋵?shí)到底，也無(wú)法保障檔案文件的復(fù)印及使用效率。所以，在日后管理歸檔文件時(shí)，就需要企業(yè)將二套檔案文件及一套檔案文件通常應(yīng)用“件”的形式進(jìn)行管理[3]。

五、文件排列及裝盒問(wèn)題

在企業(yè)整理歸檔文件過(guò)程中，將所有歸檔文件進(jìn)行排列，在分類(lèi)方案中，從最低一級(jí)項(xiàng)目入手，結(jié)合特定事情緣由與事件，重新排列文件順序，要將上級(jí)文件排在最前面，下級(jí)文件跟在上級(jí)文件后面。在裝盒處理各種文件時(shí)，要分別處理上級(jí)文件及下級(jí)文件。結(jié)合企業(yè)對(duì)文件的排列要求，有效落實(shí)具體操作活動(dòng)。在這一過(guò)程中，如果是參照檔案文件事情原因、結(jié)果，結(jié)合具體實(shí)踐，再依據(jù)文件重要性做出適當(dāng)?shù)呐帕校瑒t需要充分考慮檔案文件排列特點(diǎn)，分析是使用“問(wèn)題—結(jié)果”方式排列，亦或者參照類(lèi)別進(jìn)行排列，這一過(guò)程中通常都要重點(diǎn)考慮上下級(jí)問(wèn)題。在下級(jí)單位處理上級(jí)單位的部分請(qǐng)示文件、批復(fù)文件過(guò)程中，就要求下級(jí)單位充分結(jié)合請(qǐng)示報(bào)告，發(fā)揮本級(jí)單位作用，得到上級(jí)單位的批復(fù)。在這種形勢(shì)之下，難以有效凸顯上級(jí)以文件排列在本級(jí)文件前的處理效果。同時(shí)，若結(jié)合檔案文件來(lái)源展開(kāi)排列處理，則會(huì)忽略檔案與檔案間事情緣由的關(guān)聯(lián)性。所以，為了切實(shí)便于使用者查找答案，企業(yè)就需要結(jié)合問(wèn)題，將各種歸檔文件排列裝盒。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，企業(yè)在處理歸檔文件時(shí)，要遵守具體規(guī)則，全方位提升企業(yè)歸檔文件管理水平。針對(duì)企業(yè)歸檔文件進(jìn)行高效整理與保護(hù)，以便切實(shí)發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展時(shí)的作用，為企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫英華，陳華振.歸檔文件整理也需“流程再造”[J].山東檔案，2021（03）：44-45.

[2]潘景璐，原月，熊瑤.航天企業(yè)設(shè)備光盤(pán)文件歸檔的實(shí)踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：37-38.

[3]周麗莉.企業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐與思考探討[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（15）：147-148.