袁海靜 湯麗麗

摘要：隨著時(shí)代的飛速進(jìn)步和快速發(fā)展，企業(yè)為了更好的發(fā)展，不斷創(chuàng)新優(yōu)化了自身的管理制度。在這個(gè)過程中，許多的企業(yè)對(duì)本企業(yè)的檔案管理制度方面管理不是很嚴(yán)謹(jǐn)，于是這就導(dǎo)致了后續(xù)的工作無法展開和進(jìn)行。本文剖析其存在問題并給出科學(xué)合理的建議和解決措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;企業(yè)檔案管理;檔案管理制度;問題與對(duì)策

近年來，企業(yè)為了自身發(fā)展，不斷完善管理制度。在這個(gè)過程中，大部分企業(yè)對(duì)自身的檔案管理制度卻有所忽視，這就是企業(yè)后續(xù)管理工作無法順利展開的部分原因。企業(yè)檔案管理層面上也有一些不足，這些不足主要體現(xiàn)在檔案管理內(nèi)容沒有針對(duì)性，檔案管理保密制度有待細(xì)化，企業(yè)的檔案管理歸檔制度有待完善，電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)制度方面也缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)。以上這些不足就阻礙了企業(yè)管理層面的發(fā)展，當(dāng)然也就間接的影響了企業(yè)的業(yè)績(jī)。

1企業(yè)檔案管理制度存在問題

1.1缺乏綜合性的檔案管理制度

企業(yè)缺乏綜合性的檔案管理制度，人事檔案和文書歸屬于不同的部門進(jìn)行保管，這樣的檔案管理是分裂的。沒有完整性就沒有辦法形成統(tǒng)一的信息檔案。企業(yè)的檔案管理沒有規(guī)定明確統(tǒng)一的管理制度，個(gè)人覺得企業(yè)檔案管理的隨意性是非常大的，不容易查找和追回。管理方面缺乏綜合性的管理制度，現(xiàn)有制度對(duì)檔案的使用問題沒有針對(duì)性的管理，導(dǎo)致檔案資料流失、破壞等問題普遍存在。同樣，面對(duì)緊急突發(fā)情況，也沒有應(yīng)對(duì)措施。

1.2檔案管理保密制度有待細(xì)化

現(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)公司仍缺乏檔案管理保密方面相關(guān)制度，這對(duì)公司的發(fā)展，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)都有非常負(fù)面的影響。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)們沒有認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代檔案的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作僅限于收集過時(shí)的文獻(xiàn)資料，用處不大，所以不重視檔案管理的保密工作。另一方面，檔案保密制度工作相對(duì)薄弱，而且也沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理保密制度的工作人員。

1.3檔案管理歸檔制度有待完善

業(yè)務(wù)部門缺乏文件意識(shí)。檔案服務(wù)收到的大多數(shù)文件來自各個(gè)運(yùn)營(yíng)部門的日常管理活動(dòng)，這些活動(dòng)對(duì)部門的管理具有一定的參考和參考價(jià)值，并構(gòu)成了員工的“數(shù)據(jù)庫”。從部門。這些文件存儲(chǔ)在我們的部門中，以供搜索和利用。因此，許多業(yè)務(wù)部門不愿意將其文檔存檔并轉(zhuǎn)移到備有存檔的文件室。其次，在公司文件中，在使用文件的過程中，將它們刪除繁瑣的過程（針對(duì)各個(gè)級(jí)別），盡管它們是使用過程中在業(yè)務(wù)部門中使用的文件，但也將從過程中刪除它們，因此，對(duì)于目前，不愿將文件和文件傳輸扇區(qū)歸檔。

1.4缺少電子檔案系統(tǒng)相關(guān)制度

企業(yè)雖然有自己的電子檔案系統(tǒng)，但是在電子檔案管理系統(tǒng)方面缺乏相應(yīng)的管理制度，平時(shí)的檔案都是在檔案室以原件的形式保存的，而且沒有明文規(guī)定的制度條例。由于企業(yè)沒有電子檔案系統(tǒng)相關(guān)制度，所以電子檔案利用效率不高，還是手工為主的檔案管理，只有手工檔案不便于管理和查詢，紙張材料容易發(fā)生儲(chǔ)存丟失遺落問題。

2企業(yè)檔案管理制度存在問題的解決對(duì)策

2.1規(guī)范綜合的檔案管理制度

在管理層面上，企業(yè)需要提高員工對(duì)檔案進(jìn)行管理的意識(shí)，完善企業(yè)的檔案保管制度。檔案范圍內(nèi)的所有文檔數(shù)據(jù)均由企業(yè)檔案管理部門集中管理，并且其他部門未經(jīng)授權(quán)都無法保存。將保留企業(yè)在國(guó)內(nèi)外簽署所有的經(jīng)濟(jì)合同的原件分為三份，一份保存在一般管理部門中，另一份保管在財(cái)務(wù)部門和合同執(zhí)行部門中。如果有特殊情況發(fā)生，在特殊條件下只有一份時(shí)，原件將由檔案管理部門保留。一步步細(xì)致規(guī)定檔案的管理程序，以便對(duì)企業(yè)的檔案實(shí)行數(shù)字化管理，這樣就會(huì)為企業(yè)的檔案管理制度注入新的理念和靈魂，并建立新的、規(guī)范的企業(yè)檔案管理制度。

2.2細(xì)化檔案管理保密制度

企業(yè)需要明確規(guī)定檔案管理保密制度中保密工作的范圍，創(chuàng)建公司檔案機(jī)密性的層次結(jié)構(gòu)可以有效地節(jié)省公司的管理資源。保密檔案分類要求機(jī)密性級(jí)別必須根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及實(shí)際公司和個(gè)人情況進(jìn)行嚴(yán)格調(diào)整，并且保密檔案文件應(yīng)分為三個(gè)級(jí)別，分別是最高機(jī)密，機(jī)密和秘密。系統(tǒng)需要闡明每個(gè)分類文件中必須包含的要求，例如內(nèi)容，文件的保留方式以及公司接下來如何進(jìn)行管理，以便可以更有效地開發(fā)文件機(jī)密性。明確定義保密任務(wù)的范圍，要求檔案管理員根據(jù)任務(wù)的不同分發(fā)模式進(jìn)行定義和分配，并為每個(gè)檔案管理員分配文件分類，維護(hù)，分類和檢查任務(wù)。

2.3完善檔案管理歸檔制度

開發(fā)一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膫浒赶到y(tǒng)并支持業(yè)務(wù)部門。公司不同業(yè)務(wù)部門的兼職歸檔員生成的文檔的范圍和提交時(shí)間不夠清晰，這也是導(dǎo)致歸檔文檔質(zhì)量參差不齊以及表示缺乏主動(dòng)性的一個(gè)因素在不同的業(yè)務(wù)部門中是相同的。檔案管理部門必須基于整個(gè)公司中檔案資源的生成和分配，開發(fā)特定的歸檔系統(tǒng)，以便定義有關(guān)歸檔副本數(shù)，歸檔時(shí)間表和質(zhì)量要求的要求，以便不同的業(yè)務(wù)部門可以提交文件時(shí)，請(qǐng)遵循準(zhǔn)則。部門文件除了具有較高的歸檔系統(tǒng)外，對(duì)于業(yè)務(wù)部門在必要的文件中對(duì)操作和技術(shù)支持進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)要執(zhí)行的操作和要執(zhí)行的部門文件進(jìn)行歸檔，也可以簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)部門歸檔的文件工作壓力，以及時(shí)，有效和高質(zhì)量的方式呈現(xiàn)要完成的工作。

2.4制定電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)制度

創(chuàng)建一個(gè)電子歸檔系統(tǒng)可以降低公司的管理難度，并有助于規(guī)范檔案資源的使用。電子檔案系統(tǒng)相比人工模式管理更易于查詢，只需輸入代碼關(guān)鍵字和其他信息即可立即查詢想要查詢的內(nèi)容，從而節(jié)省了許多不必要的浪費(fèi)的時(shí)間，工作的效率也會(huì)有很大提升，但是若沒有對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)制定相關(guān)制度并加以利用，那就是對(duì)資源的一種浪費(fèi)了。由于計(jì)算機(jī)具有很大的存儲(chǔ)容量，可以有效地解決手寫文件，而無需擔(dān)心存儲(chǔ)遺漏和其他問題。此外，電子檔案管理系統(tǒng)易于查詢，因?yàn)橹恍栎斎霂讉€(gè)代碼或者關(guān)鍵字和其他信息就可以立即查詢出想要查詢的內(nèi)容，從而有效節(jié)省了時(shí)間和精力。

3結(jié)論

綜上所述，注重企業(yè)的檔案管理制度的制定與完善在所有企業(yè)的發(fā)展中擁有不可磨滅的作用，企業(yè)在檔案管理制度方面還有待改善與發(fā)展，企業(yè)在以后的生產(chǎn)活動(dòng)與經(jīng)營(yíng)中一定能夠克服困難，改善不足之處，并且發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，改善企業(yè)的檔案管理制度，為企業(yè)今后的發(fā)展打下基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：袁海靜（1988-6-）女，民族：漢，籍貫：天津武清，當(dāng)前職務(wù)：職員，當(dāng)前職稱：館員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。