常開敏

摘要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，給行政事業(yè)單位開展檔案管理，提出了更高的要求。為了進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位檔案管理效果，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，提升檔案管理工作開展效率和質(zhì)量。為此，筆者將要在本文中對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理策略進(jìn)行探討，希望對(duì)促進(jìn)我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升，可以起到有益的作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;行政事業(yè)單位;檔案管理

1大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1管理方式發(fā)生了較大的變化

在傳統(tǒng)開展檔案管理工作中，對(duì)檔案的利用率相對(duì)比較低，檔案管理工作經(jīng)常會(huì)停留在檔案的歸檔、保存方面，限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。在進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，需要對(duì)各種檔案資源合理進(jìn)行整合，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，認(rèn)真做好檔案價(jià)值的挖掘工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，提升檔案管理工作開展效率，將檔案變成一種信息資源。當(dāng)前檔案管理方式還相對(duì)比較傳統(tǒng)，檔案信息化管理推廣程度還需要提升[1]。

1.2檔案管理工作內(nèi)容和重心需要轉(zhuǎn)變

在過(guò)去開展檔案管理工作中，檔案管理工作重點(diǎn)放在檔案資料的整合和管理中，現(xiàn)代檔案管理工作是以信息化方式開展檔案管理工作，其工作內(nèi)容和中心放在檔案資料的審核上，最大程度保證檔案資料的真實(shí)性，將檔案資料的價(jià)值充分彰顯出來(lái)。傳統(tǒng)檔案管理工作開展效率低、檔案收集、整理、分類、歸檔過(guò)程比較復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理人員工作效率非常低，難以充分做好檔案資源開發(fā)工作。

1.3檔案管理人員素質(zhì)要求較高

傳統(tǒng)檔案管理工作屬于一種相對(duì)簡(jiǎn)單的工作，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)開展該部分工作重視程度不夠，檔案管理工作內(nèi)容主要集中在檔案存取、整理等方面，檔案管理人員的素質(zhì)差距相對(duì)比較大。在進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生了比較大的變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代設(shè)備在其中的應(yīng)用不斷增加，不僅要求具有一定的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)該具有較強(qiáng)的接受新事物的能力。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理應(yīng)對(duì)策略

2.1更新檔案管理理念

在過(guò)去，檔案管理工作長(zhǎng)期不被重視，極大限制了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，在進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，應(yīng)該及時(shí)更新檔案管理理念，能夠從思想高度對(duì)開展檔案管理工作，引起足夠的重視，能夠認(rèn)識(shí)到檔案是一種資源，認(rèn)真做好檔案資源的開發(fā)工作。首先，應(yīng)該從思想高度對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，認(rèn)真做好檔案管理人員培養(yǎng)工作，聘請(qǐng)專業(yè)人才開展檔案管理工作，并做好相關(guān)人才的儲(chǔ)備工作。其次，應(yīng)該對(duì)檔案資料應(yīng)用引起足夠的重視，不斷提升檔案服務(wù)意識(shí)。最后，還應(yīng)該建立檔案管理信息系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享[2]。

2.2加快檔案管理職責(zé)內(nèi)容和重心的轉(zhuǎn)變

在進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，檔案管理工作已經(jīng)不是簡(jiǎn)單對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，還需要對(duì)數(shù)字檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理。檔案管理人員不能再被動(dòng)接收各種檔案，還需要認(rèn)真做好檔案管理工作，對(duì)檔案資源深入進(jìn)行開發(fā)，提升檔案服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)該充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)真做好各種檔案資料的審查工作，保證各種檔案資料的真實(shí)性。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真做好檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，提出自己對(duì)檔案管理工作的意見，保證全員參與到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。

2.3提升檔案管理者的綜合素質(zhì)

在進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，檔案管理工作的內(nèi)容、重心和模式都發(fā)生了改變，對(duì)檔案管理人員開展工作提出了更高的要求。檔案管理人員的專業(yè)能力對(duì)檔案管理工作質(zhì)量有著非常直接的影響，需要認(rèn)真做好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的素質(zhì)。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該認(rèn)真做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員掌握信息化檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能，能夠充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性。另外，還應(yīng)該認(rèn)真做好檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)之后，檔案信息已經(jīng)成為一種資源，網(wǎng)絡(luò)存在共享性，檔案信息在使用過(guò)程中，存在泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，需要不斷提升檔案管理人員的職業(yè)道德，最大程度對(duì)檔案資源進(jìn)行保護(hù)。最后，還應(yīng)該建立科學(xué)的檔案管理人才培養(yǎng)體系和制度，及時(shí)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，不斷提升其業(yè)務(wù)知識(shí)，建立必要的晉升制度和福利制度，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的管理人員流失問(wèn)題。各種檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)信息技能的學(xué)習(xí)，讓他們掌握檔案管理新型技術(shù)，從而有效提升檔案管理工作開展安全性和穩(wěn)定性。在進(jìn)入計(jì)算機(jī)時(shí)代之后，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的完善，也可以在很大程度上促進(jìn)檔案管理工作信息化的發(fā)展。

2.4認(rèn)真做好檔案需求分析工作

在創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間，應(yīng)該認(rèn)真做好需求分析工作。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，應(yīng)該最大程度滿足使用者的要求，通過(guò)不斷優(yōu)化設(shè)計(jì)，給用戶提供更好的服務(wù)。在開展需求分析的過(guò)程中，應(yīng)該認(rèn)真做好調(diào)查、采集、分析等工作，結(jié)合用戶檔案數(shù)據(jù)使用的要求，開展針對(duì)性的設(shè)計(jì)。為了掌握用戶的需求，在需求調(diào)查的過(guò)程中，可以采用會(huì)議調(diào)查、專家咨詢、問(wèn)卷調(diào)查等方法，這樣才能保證數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)效果，滿足檔案數(shù)據(jù)庫(kù)日后的使用要求[3]。

2.5做好數(shù)據(jù)庫(kù)的分類工作

通過(guò)對(duì)相關(guān)指標(biāo)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的合理分類，其通?？梢苑譃槿悾海?）目錄庫(kù)。其主要包括文摘、索引和目錄等，能夠在檔案信息查詢的過(guò)程中，充分發(fā)揮自身的作用。（2）事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)也被成為文本數(shù)值數(shù)據(jù)庫(kù)，其非常重視對(duì)文本信息和數(shù)據(jù)信息的收錄，可以為數(shù)據(jù)庫(kù)的后期使用，打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。（3）全文數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)檔案中原文當(dāng)中的字、句、段、章、節(jié)等數(shù)據(jù)形式進(jìn)行高效的查詢，其主要包括文字型數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)值型數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形型數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。

3結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)開展檔案管理工作提出了更高的要求。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)該引起足夠的重視，建立完善的檔案管理體系和制度，將大數(shù)據(jù)技術(shù)合理應(yīng)用到檔案管理工作中，打造數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的應(yīng)用，將檔案資源的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

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