趙祝萱 戴詠梅 王詠妙

【摘要】隨著政府采購“放管服”改革力度的不斷加大，高校政府采購檔案管理工作面臨新形勢。高校政府采購檔案作為高校政府采購工作的重要組成部分，是事中監(jiān)管及事后追溯的主要依據(jù)。本文分析了目前高校政府采購檔案管理工作的現(xiàn)狀，并就如何提高高校政府采購檔案管理水平提出相關(guān)對策和實施建議。

【關(guān)鍵詞】放管服；政府采購；檔案管理；高校

2015年5月，“放管服”在全國推進簡政放權(quán)放管結(jié)合職能轉(zhuǎn)變工作電視電話會議中被正式提出，即簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)。此后，我國政府采購“放管服”改革不斷推進，逐步放權(quán)于采購人并強化采購人的主體責(zé)任，各省市自治區(qū)都相繼提高了政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)和公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)。2016年7月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，提出“中央高校、科研院所可自行采購科研儀器設(shè)備”；2019年9月，教育部發(fā)布《中共教育部黨組關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實工作的通知》，要求“用于科研活動的儀器設(shè)備、耗材備件以及服務(wù)、工程的采購，各高校要根據(jù)科研需要，制定具體辦法，縮短采購周期，簡化采購流程”，高校采購自主權(quán)不斷擴大。

“放管服”改革的本質(zhì)并不是放任不管，而是要放得下、管得住、服得好。高校政府采購檔案作為高校政府采購全過程的真實記錄，主要包括采購活動記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報告、定標(biāo)文件、合同文本、驗收證明等內(nèi)容，既是事后質(zhì)疑與投訴的主要憑證，又是后續(xù)相似項目采購工作高質(zhì)高效開展的參考依據(jù)，是“管”和“服”的有力支撐，其重要性不言而喻。因此，在政府采購“放管服”改革背景下，做好高校政府采購檔案管理工作不僅是貫徹落實相關(guān)政策文件精神的必然選擇，更是進一步規(guī)范高校采購行為、保障高校財政資金使用效率的內(nèi)在要求。

高校政府采購檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題分析

政府采購法律制度體系自構(gòu)建以來，不斷發(fā)展，已逐漸趨于完善，但關(guān)于政府采購檔案管理缺乏專門立法，僅在《政府采購法》《政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》《政府采購非招標(biāo)采購方式管理辦法》等法律規(guī)范中出現(xiàn)了少量相關(guān)條款，明確了政府采購檔案的保管、保存等事宜，且無具體指導(dǎo)方法。相對于政府采購管理工作，政府采購檔案管理相對滯后，存在一些弊端與不足，亟需對其進行改進。高校政府采購檔案管理工作也不例外，既有政府采購檔案管理工作的共性問題；并且由于其復(fù)雜性及特殊性，還存在一些個性問題。

制度建設(shè)不完善

高校在政府采購檔案管理制度建設(shè)上，存在以下幾種情況：

①部分高校未制定檔案管理制度。

②根據(jù)《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號令）等有關(guān)法律規(guī)章制定了檔案管理制度，但具體采購部門未建立本單位的檔案管理制度，導(dǎo)致政府采購檔案管理工作缺乏針對性。根據(jù)調(diào)研，截至2020年11月，全國39所985高校采購管理部門門戶網(wǎng)站上共公布招標(biāo)采購相關(guān)制度文件370個，但其中涉及檔案管理的僅有5個，說明政府采購檔案管理并未受到大多數(shù)高校的關(guān)注。

③雖然采購部門建立了專門的政府采購檔案管理制度，但并未完全明確檔案的收集、歸檔及借閱的工作要求，制度的指導(dǎo)性和可操作性不強。

歸檔資料不完整

高校政府采購檔案應(yīng)當(dāng)包括前期需求論證、中期采購過程記錄及后期履約驗收等內(nèi)容，但在實踐中，歸檔資料不完整的現(xiàn)象時常發(fā)生，可能有如下兩點原因：

①與其他政府采購活動最大的不同是，在高校政府采購活動中，科研相關(guān)設(shè)備、服務(wù)及工程占了很高的比例。而科研項目由于其專業(yè)性及復(fù)雜性，往往涉及多個職能部門，由各個部門共同完成。各部門之間缺乏有效的溝通與協(xié)調(diào)，導(dǎo)致各部門只收集本部門相關(guān)內(nèi)容，造成重復(fù)歸檔或者資料缺失等情況的發(fā)生。

②部分政府采購項目耗時較長，例如有些服務(wù)項目一簽三年，項目資料無法在同年度及時歸檔，后續(xù)產(chǎn)生的文檔資料由于人員變動、部門溝通等原因未進行收集，導(dǎo)致歸檔資料不齊全、不完整。

檔案管理相關(guān)人員不專業(yè)

高校政府采購涉及的品目繁多，相應(yīng)的采購方式及適用法律法規(guī)也多種多樣，這就要求檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識，還需要對政府采購政策法規(guī)有一定的認識，必要時還要了解科研、工程等相關(guān)學(xué)科專業(yè)知識。目前很多高校并無明確的專職檔案管理員管理政府采購檔案，大多數(shù)為兼職檔案管理員，日常工作繁忙，較少參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在檔案管理工作中常常感到力不從心。

同時，校外政府采購代理機構(gòu)服務(wù)人員專業(yè)水平參差不齊，移交給高校的政府采購資料質(zhì)量有高有低。一方面，2014年9月，財政部印發(fā)《關(guān)于做好政府采購代理機構(gòu)資格認定行政許可取消后相關(guān)政策銜接工作的通知》，正式取消了政府采購代理機構(gòu)資格認定制度，導(dǎo)致政府采購代理機構(gòu)數(shù)量井噴式增長，從業(yè)人員專業(yè)化水平參差不齊；另一方面，政府采購代理機構(gòu)往往服務(wù)于多家單位，各高校也委托多個代理機構(gòu)進行政府采購活動，各單位及各機構(gòu)對檔案管理并無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理條件保障不達標(biāo)

《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀，采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。但部分高校并未設(shè)立獨立的檔案保管室，檔案擺放雜亂無章；部分高校雖然配備了獨立的房間存放文檔資料，但未配備檔案裝具、文件柜、檔案柜、密集架、溫濕度計、空調(diào)、去濕機、消防器材等設(shè)備，檔案的安全性得不到有效保障。

檔案信息化建設(shè)不先進

當(dāng)今世界已經(jīng)進入信息時代，各行各業(yè)都在全力推進信息化建設(shè)工作，網(wǎng)絡(luò)科技可以為檔案管理工作帶來極大便利?！稒n案法》第三十五條規(guī)定，檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。高校檔案信息化是落實國家相關(guān)政策的必然舉措，各高校也積極響應(yīng)號召，大力推近檔案信息化建設(shè)，并取得了一定的成績，但由于高校檔案信息化建設(shè)涉及全校各個職能部門，涉及范圍較廣，操作難度較大，仍存在管理理念落后、管理模式守舊、建設(shè)投入不足等問題。高校政府采購信息化建設(shè)也處于起步階段，相關(guān)職能部門各自開發(fā)管理運行系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)籌設(shè)計，檔案數(shù)據(jù)未實現(xiàn)互聯(lián)互通，導(dǎo)致高校政府采購檔案管理信息化建設(shè)浮于表面、流于形式。

“放管服”背景下優(yōu)化高校政府采購檔案管理工作的對策

建立長效制度機制，全面夯實高校政府采購檔案管理工作基礎(chǔ)

依法建檔是規(guī)范檔案管理工作的重要原則，制度管檔是規(guī)范檔案管理的核心問題，完善的規(guī)章制度是保障高校政府采購檔案管理工作正常運行的前提和基礎(chǔ)。高校應(yīng)依據(jù)《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《政府采購法》等國家有關(guān)法律法規(guī)和政策文件，結(jié)合高校政府采購工作實際，認真貫徹執(zhí)行政府采購檔案管理制度；深入政府采購檔案管理工作細節(jié)，制定政府采購檔案收集整理、立卷歸檔、保管借閱及銷毀等標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，切實做到所有環(huán)節(jié)都有法可依，有章可循；不斷完善政府采購檔案管理機制，切實提高其可行性及科學(xué)性，滿足新形勢下政府采購檔案管理工作需求。

推進檔案信息化建設(shè)，全面提高高校政府采購檔案管理工作效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”政府采購模式已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的政府采購模式，這是政府領(lǐng)域中電子商務(wù)的擴展，有助于建立公平的采購市場，進一步提高政府采購效率；《檔案法》也新增了專章“檔案信息化建設(shè)”。將基于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的信息化建設(shè)應(yīng)用到高校政府采購檔案管理工作中，不僅是對國家政策的有效落實，也是提高整體服務(wù)水平的必然選擇。高校應(yīng)根據(jù)政策要求，加大投入力度、分析檔案管理現(xiàn)狀、更新管理模式、構(gòu)建并完善檔案管理信息系統(tǒng)；進行整體規(guī)劃、做好頂層設(shè)計、打造“全校一張網(wǎng)”、聯(lián)通政府采購相關(guān)職能部門，避免信息資源碎片化，防止產(chǎn)生“信息孤島”。

落實檔案保管要求，全面強化高校政府采購檔案管理工作保障

盡管高校政府采購信息化已成為主流趨勢，但目前在電子文檔的使用、管理中還存在很多不足，紙質(zhì)檔案的重要性仍不可忽略。高校應(yīng)做好政府采購管理工作的硬件建設(shè)，規(guī)劃獨立的檔案保管房間，并配備檔案柜、去濕機、消防器材等專業(yè)設(shè)備，嚴(yán)格按照要求擺放檔案，防止紙質(zhì)檔案的生蟲及霉變等現(xiàn)象的發(fā)生。

打造專業(yè)人才隊伍，全面加強高校政府采購檔案管理工作支撐

硬實力、軟實力，歸根結(jié)底要靠人才實力。在高校政府采購檔案管理工作中，檔案管理人員同樣發(fā)揮著重要的作用。高校應(yīng)高度重視政府采購檔案工作，明確專職/兼職檔案管理員，支持檔案管理員參加檔案管理、政府采購、信息技術(shù)等相關(guān)課程培訓(xùn)，為檔案管理員的工作創(chuàng)造必要的條件，確保檔案管理員具有扎實的業(yè)務(wù)能力、良好的職業(yè)道德以及較強的檔案安全保密意識；建立考核機制，規(guī)范政府采購代理機構(gòu)管理工作，保障政府采購代理機構(gòu)從業(yè)人員具有較高的專業(yè)化水平。

結(jié)語

綜上所述，在政府采購“放管服”改革背景下，高效、科學(xué)、規(guī)范的高校政府采購檔案管理十分必要。高校應(yīng)站在新的高度和起點，分析當(dāng)下所面臨的主要問題和主要矛盾，結(jié)合自身管理模式，通過逐步建立長效制度機制、大力推進檔案信息化建設(shè)、科學(xué)落實檔案保管要求、著力打造專業(yè)人才隊伍等方式，切實提高政府采購檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

基金項目：本項目受中央高校基本科研業(yè)務(wù)費專項資金資助，是南京大學(xué)2021年科技戰(zhàn)略與管理研究項目《中央高校科研儀器設(shè)備政府采購績效評價體系研究》階段性成果（項目編號0418-14380005）。

（作者單位：南京大學(xué)招標(biāo)辦公室）

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（責(zé)編：高楊）