摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展及普及，我國(guó)迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在面對(duì)這種社會(huì)環(huán)境時(shí)，高校應(yīng)積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)工具完善檔案管理模式，確保通過(guò)利用大數(shù)據(jù)工具有效提升高校管理工作的水平。由于高校內(nèi)學(xué)生人數(shù)眾多，教職人員每年資質(zhì)都會(huì)發(fā)生變化，因此，檔案管理涉及的信息數(shù)量較多，只利用原有的檔案管理模式是無(wú)法對(duì)內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量龐大的信息進(jìn)行處理，無(wú)法將其應(yīng)用到教育教學(xué)工作中去的，以此不能為高校學(xué)生提供良好的教育教學(xué)環(huán)境，對(duì)高校整體的發(fā)展也造成了一些負(fù)面的影響，因此，大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案管理模式變革工作是十分有必要的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;高校;檔案管理;發(fā)展

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.24

在我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，有效提升了數(shù)據(jù)信息的處理效率，推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案工作越來(lái)越受到社會(huì)的重視，高校檔案管理工作，作為檔案工作的一部分，也必須積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，改變自己的管理模式，提升自己的管理水平和服務(wù)能力。在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，高校要通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)中相關(guān)信息的使用。在改革高校檔案管理模式時(shí)，相關(guān)人員要對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行深入的分析，認(rèn)識(shí)到該工作中存在的問(wèn)題，明確其變革及發(fā)展的方向，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)完善檔案管理工作，確保其可以為高校內(nèi)部其他工作的開(kāi)展提供更加準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)。

一、高校檔案管理模式的現(xiàn)狀

（一）不能有效利用檔案資源

想要在大數(shù)據(jù)背景下研究高校檔案管理模式的變革與發(fā)展，管理人員就要分析高校檔案管理模式的應(yīng)用現(xiàn)狀，只有通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀的分析，明確其中的問(wèn)題，才能在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，確保檔案管理工作為高校建設(shè)所用。不能有效利用檔案資源是現(xiàn)階段高校檔案管理模式中存在的主要問(wèn)題，在檔案管理中，領(lǐng)導(dǎo)及管理人員更加注重將與高校發(fā)展的相關(guān)信息進(jìn)行收集、儲(chǔ)存，并非在收集后對(duì)其進(jìn)行分析、應(yīng)用，重收藏輕利用，導(dǎo)致信息資源得不到充分的開(kāi)發(fā)和利用[1]，這是目前大多數(shù)高校普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。

另外，部分高校在實(shí)際工作中使用原始的方式進(jìn)行資源管理，不少高校也僅僅是利用Excel表格或檔案管理軟件進(jìn)行館藏檔案目錄的搜索和查找，還不能進(jìn)一步地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)館藏?cái)?shù)據(jù)所蘊(yùn)含的內(nèi)在信息進(jìn)行提取，因此無(wú)法提升信息的利用效率。

（二）檔案資源的接收以被動(dòng)為主

在檔案資源接收工作中存在著以接受為主的現(xiàn)象，管理人員應(yīng)對(duì)該現(xiàn)象進(jìn)行全面的分析，明確問(wèn)題所在，提升后續(xù)的大數(shù)據(jù)使用效率[2]。高校檔案管理工作人員會(huì)根據(jù)各個(gè)工作部分上傳的信息內(nèi)容將其錄入，并保存相關(guān)的數(shù)據(jù)，這種現(xiàn)象體現(xiàn)出在日常工作中管理人員并不會(huì)根據(jù)信息分析工作需求主動(dòng)、積極地尋找相關(guān)資料，而是被動(dòng)地接受各個(gè)部門(mén)匯總的信息，導(dǎo)致信息搜集工作具有被動(dòng)性。

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，盡管部分高校領(lǐng)導(dǎo)也要求工作人員主動(dòng)進(jìn)行信息搜集，但是效果甚微[3]。還有部分原因是一些高校不夠重視檔案管理工作，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，經(jīng)費(fèi)投入少，人員配備嚴(yán)重不足，導(dǎo)致工作人員任務(wù)繁重，沒(méi)有更多的精力去主動(dòng)地征集檔案資源。

（三）檔案資源的保管以實(shí)物為主

如今，信息技術(shù)已經(jīng)充斥著管理人員的生活與工作，但是其并沒(méi)有充分地認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在管理工作中的重要性，多數(shù)的資源保管工作仍舊以實(shí)體為主，例如紙質(zhì)版文件、影像盤(pán)等，這在一定程度增加了檔案管理工作需要的空間，加大了人員開(kāi)展工作的難度，使得數(shù)據(jù)分析工作也不能快速完成。而且對(duì)實(shí)物進(jìn)行管理，會(huì)難以避免地出現(xiàn)破損、腐蝕、信息丟失等情況，對(duì)檔案管理的安全性存在著較大的威脅[4]。在部分高校具備檔案管理信息化意識(shí)后，沒(méi)有加大對(duì)該工作的資金投入，導(dǎo)致相關(guān)工作擱淺。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革

（一）更新檔案管理的理念

在明確現(xiàn)階段高校檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題后，管理人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)在存在的問(wèn)題實(shí)施變革工作，使得變革工作更加符合高校建設(shè)對(duì)檔案管理工作的需求[5]。在管理模式改革工作中，領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要注意更新檔案管理工作的理念，充分認(rèn)識(shí)到在信息加持的基礎(chǔ)上高校建設(shè)可以少走彎路，正視該工作的作用與意義，加大對(duì)該工作的投入，保證不會(huì)在設(shè)備、系統(tǒng)方面為檔案管理模式改革帶來(lái)阻礙。

另外，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，更新教師、學(xué)生的理念，提升其工作配合程度[6]。只有人人都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，讓檔案管理工作緊跟信息化發(fā)展的步伐，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，樹(shù)立重視檔案、管好檔案、用好檔案的理念，才能夠真正地促進(jìn)高校檔案管理模式的變革。

（二）加強(qiáng)電子管理軟件的技術(shù)研究和共享

在大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行檔案管理模式改革工作中必須要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，以此才能在高校建設(shè)中提升檔案管理所能發(fā)揮的作用。在實(shí)際建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，根據(jù)管理人員的匯總、錄入工作，建立信息化檔案庫(kù)，確保管理人員可以通過(guò)信息技術(shù)來(lái)處理數(shù)據(jù)，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)明確散碎信息之間的聯(lián)系，進(jìn)而提升檔案庫(kù)中信息的使用效率[7]。而想要高效率地使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校管理人員就要在建設(shè)中積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件，并對(duì)該軟件進(jìn)行創(chuàng)新，使其更加符合自身檔案管理工作。另外，在信息化檔案庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，要保證其具備一定的共享性，確保學(xué)生、職工、管理人員均可以自主地在檔案庫(kù)中尋找自身所需的信息[8]。

（三）提升檔案資源管理的主動(dòng)性

相對(duì)于以往檔案管理中管理人員被動(dòng)地接受相關(guān)信息，在模式改革工作中，高校領(lǐng)導(dǎo)要不斷地提升檔案資源管理工作的主動(dòng)性，減少被動(dòng)對(duì)信息管理的現(xiàn)象出現(xiàn)。首先，相對(duì)于信息獲取而言，管理人員應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的需求及數(shù)據(jù)分析的信息需求，主動(dòng)地找相關(guān)部門(mén)完善相關(guān)信息，做到不僅僅是對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，更是對(duì)信息的管理[9]。其次，在模式變革過(guò)程中，相關(guān)人員不能只被動(dòng)地接受相關(guān)信息，更要在信息錄入后，積極地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。而且信息歸檔要具備一定的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，確保在后續(xù)工作中可以使得這些信息發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，以此保證其可以為高校發(fā)展建設(shè)所用，確保高?？梢酝ㄟ^(guò)檔案管理模式的變革逐漸提升自身檔案管理水平，讓檔案可以為教師、學(xué)生提供更多教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)、生活上的幫助。

（四）提升檔案管理數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率

提升檔案管理的應(yīng)用效率是變革工作的目的之一，因此，在變革中應(yīng)積極提升信息的利用效率[10]。在完成數(shù)據(jù)信息搜集后，管理人員不能將信息只儲(chǔ)存不分析，其要積極地更新自身的管理理念，認(rèn)識(shí)到在檔案管理中就是要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息分析結(jié)果的應(yīng)用，因此在完成數(shù)據(jù)搜集后，應(yīng)積極地通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案庫(kù)中的信息進(jìn)行細(xì)致的分析，對(duì)相關(guān)信息做上統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)，做成專(zhuān)題或特色館藏，通過(guò)數(shù)據(jù)檢索就可以輕松地查找到所有相關(guān)的資料，保證和提高信息的利用效率。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的發(fā)展

（一）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案體制

在明確大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀及其變革后，管理人員應(yīng)對(duì)高校的檔案管理模式的發(fā)展方向進(jìn)行分析，保證在高校后續(xù)的發(fā)展中檔案管理工作可以為高校建設(shè)、高校發(fā)展所服務(wù)。在檔案管理模式發(fā)展中應(yīng)積極地構(gòu)建大檔案體制，確?？梢栽诟咝０l(fā)展的過(guò)程中逐漸引進(jìn)新的管理理念，使得檔案管理工作趨于規(guī)范化。

在明確檔案體制后，高校應(yīng)通過(guò)廣播、宣傳欄、宣講會(huì)等方式加大對(duì)該內(nèi)容的宣傳，確保高校內(nèi)教育工作參與人員、學(xué)生等都明確知道檔案的重要性、檔案管理工作的重要性，達(dá)到人人重視檔案、人人關(guān)心檔案、人人支持檔案管理工作的目的，學(xué)校加大對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入，檔案管理部門(mén)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的謀劃和建設(shè)，教師和學(xué)生加大對(duì)檔案征集工作的支持，多給檔案部門(mén)提供完整、真實(shí)、系統(tǒng)的原始檔案。同時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案管理需求逐步完善管理體系，確保每個(gè)級(jí)別的管理人員可以根據(jù)自身權(quán)限進(jìn)行信息管理及信息利用。

（二）拓展大數(shù)據(jù)資源

拓展大數(shù)據(jù)資源是檔案管理建設(shè)工作未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)之一，高校在相關(guān)工作建設(shè)中應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的利用。在加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)資源利用工作時(shí)，相關(guān)人員要高度重視檔案管理工作的建設(shè)，館藏資源的收集，極力搜集與檔案管理建設(shè)有關(guān)的信息，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行備份，并對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格的控制，防止出現(xiàn)文件丟失或損壞的現(xiàn)象，確保電子檔案信息的完整與安全。管理人員還要根據(jù)自身管理工作的需求，不斷地?cái)U(kuò)大自身信息獲取的渠道，以此獲取到更多的信息。

加強(qiáng)專(zhuān)題檔案，特色檔案的收集與建設(shè)。例如，學(xué)校的扶貧工作也可以做成扶貧專(zhuān)題檔案。學(xué)校的優(yōu)秀校友、教學(xué)成果、科研成果可以建成特色檔案。有條件的高校還應(yīng)該建設(shè)自己的口述檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，口述檔案可以更好地展示學(xué)校的歷史和發(fā)展歷程。

在建設(shè)檔案管理工作中，要加強(qiáng)對(duì)館藏存量的數(shù)字化建設(shè)，確保高校在建設(shè)過(guò)程中可以逐漸加大對(duì)信息化工具使用的投入，以此將信息化技術(shù)充分地融入管理工作中，實(shí)現(xiàn)歸納、分析工作的高效率、高質(zhì)量開(kāi)展。存量庫(kù)的數(shù)字化，不僅可以提高檔案管理工作的工作效率，還可以提高檔案查閱者利用者的用戶(hù)體驗(yàn)感，對(duì)于進(jìn)一步利用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行分析，進(jìn)行研編工作，也提供了便利。在信息搜集工作中，管理人員要應(yīng)用信息技術(shù)將檔案管理工作與校園卡、學(xué)生管理平臺(tái)進(jìn)行連接，以此做到快速地搜集學(xué)生學(xué)習(xí)、生活中產(chǎn)生的信息，減少檔案管理工作中支出的人力及物力，以此提升增量數(shù)據(jù)建設(shè)水平，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

（三）建設(shè)數(shù)據(jù)平臺(tái)

數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)，對(duì)提高檔案的利用率有極大的幫助。高校在進(jìn)行檔案管理建設(shè)時(shí)要注意與智能管理平臺(tái)相連接，確保能夠及時(shí)獲取學(xué)生及教師活動(dòng)后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息。而且高校要建立數(shù)據(jù)平臺(tái)，管理人員在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)匯總、分析后上傳至相關(guān)平臺(tái)，例如，學(xué)生的成績(jī)單，可以上傳到平臺(tái)，學(xué)生只要輸入自己的相關(guān)信息如學(xué)號(hào)和身份證號(hào)等，就可以自助下載自己的成績(jī)單，這樣就極大地方便了畢業(yè)在各地的學(xué)生。對(duì)于其他可以公開(kāi)的檔案，都可以在整理后上傳到平臺(tái)，這樣教師、學(xué)生、社會(huì)人士就可以通過(guò)平臺(tái)，遠(yuǎn)程查看或下載自己需要的資料信息。教師與學(xué)生也可以通過(guò)自身權(quán)限獲取平臺(tái)中的知識(shí)，想要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查時(shí)可以通過(guò)數(shù)據(jù)提取完成調(diào)查，進(jìn)而保證檔案管理工具可以在高校發(fā)展及學(xué)生教育工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使得該工作的開(kāi)展能夠?yàn)閺V大教師、學(xué)生、校友等社會(huì)人士提供便利，推動(dòng)高校的發(fā)展，提升高校的形象。

（四）貫穿用心的主動(dòng)服務(wù)理念

在檔案管理建設(shè)中，管理人員應(yīng)明確檔案管理工作是服務(wù)于教育教學(xué)工作、高校建設(shè)工作的，因此，要貫穿熱心、溫馨、用心的主動(dòng)服務(wù)理念。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，管理人員要定期利用檔案館網(wǎng)頁(yè)、微信公眾號(hào)、微博等推送介紹館藏檔案資源、檔案研編成果，例如學(xué)校歷史變革情況，名人校友事跡等;推廣檔案知識(shí)，介紹檔案法律規(guī)定等;開(kāi)展線(xiàn)上檔案展覽等，讓更多的學(xué)生、教師、社會(huì)人士能夠通過(guò)檔案更多地來(lái)了解學(xué)校，了解學(xué)校的人、學(xué)校的事。要積極地進(jìn)行增值服務(wù)，積極利用確保學(xué)生、教師及管理人員可以在檔案庫(kù)中通過(guò)信息查詢(xún)獲取某項(xiàng)事件的發(fā)展趨勢(shì)。另外，檔案管理人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，主動(dòng)拓展服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍等，讓檔案庫(kù)里的檔案活起來(lái)、用起來(lái)。

結(jié)語(yǔ)

在以往高校檔案管理工作中，部分管理人員及高校建設(shè)人員不能根據(jù)學(xué)生教育需求科學(xué)的利用相關(guān)資源，往往是信息出現(xiàn)后對(duì)信息進(jìn)行收錄，并非在檔案管理工作中積極主動(dòng)地進(jìn)行信息收集工作，信息管理工作還是以實(shí)體工作為主。檔案管理水平較低。而在變革工作中，管理人員應(yīng)積極更新檔案管理理念，完善管理體系，加強(qiáng)對(duì)電子管理軟件的應(yīng)用。新形勢(shì)下，高校應(yīng)積極健全現(xiàn)代化管理體制，拓展大數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)平臺(tái)，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的服務(wù)理念，充分發(fā)揮人的主觀能能動(dòng)性，將檔案管理與利用做到極致，進(jìn)而在高校建設(shè)的過(guò)程中充分地發(fā)揮檔案管理工作的積極作用。

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作者簡(jiǎn)介：關(guān)利革（1984— ），女，漢族，河北內(nèi)丘人，本科，館員，研究方向：檔案管理。