李煒峰 宋海艷 彭佳 張潔

作者簡介：李煒峰（1980— ），上海交通大學圖書館助理館員;宋海艷（1981— ），上海交通大學圖書館副研究館員;彭佳（1979— ），上海交通大學圖書館館員;張潔（1982— ），上海交通大學圖書館副研究館員。

摘 要：文章從編目外包對圖書資產管理的影響入手，梳理了圖書資產管理對編目外包的管理要求，以上海交通大學圖書館編目外包質控管理實踐為例，在嚴格落實資產管理要求、選擇合適的編目外包公司、注重業(yè)務溝通協(xié)調、提高管理水平等方面提出了相關建議，以期高校圖書館更好地開展圖書資產管理工作。

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2022）02-0064-05

關鍵詞：高校圖書館;編目外包;質量控制;圖書資產管理

圖書館編目外包屬于圖書館業(yè)務外包，于20世紀90年代被引入我國[1]。朱復成于2000年發(fā)表的《美國圖書館業(yè)務外包的得失及啟示》是我國最早介紹圖書館編目外包和信息外包的文章。朱復成認為，編目外包的成功與否主要取決于圖書館是否能夠做出正確規(guī)劃并簽訂合同，以及監(jiān)督檢查合同的執(zhí)行情況[2]。2004年，中山大學舉辦了“文獻資源建設與供需方互動研究”研討會，程煥文教授從信息技術發(fā)展壓力和工作重心轉移推動兩方面分析了圖書館采編業(yè)務外包的必要性，并結合中山大學圖書館的實踐情況，指出圖書館采編業(yè)務外包可造就雙贏局面，是圖書館不可忽視的發(fā)展趨勢[3]。另外，有研究者根據美國圖書館界多年的編目外包發(fā)展歷程提出，科學合理的編目外包是圖書館節(jié)省人力、物力、財力以及提高工作效率和服務質量的有效途徑[4]。因此，我國圖書館的編目外包得到快速發(fā)展。

1 編目外包給圖書資產管理帶來的實際影響

根據服務場所分類，編目外包通常分為駐場外包、異地外包及混合形式。編目外包的主要內容包括編目、驗收入藏、貼條形碼、裝防盜磁條、蓋館藏章、貼書標等[5]。編目外包有利于圖書館節(jié)約人力成本，提高工作效率，節(jié)省工作時間[6]。但是，隨著編目外包的普遍化，因外包公司從業(yè)人員專業(yè)知識欠缺、人事變動頻繁等引起的數據質量差、后續(xù)成本增加已成為高校圖書館不可忽視的重大問題[7]。近年來，我國有關部門印發(fā)了《關于加強行政事業(yè)單位固定資產管理的通知》《教育部關于規(guī)范和加強直屬高校國有資產管理的若干意見》《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》等文件，對國有固定資產的入賬、登記、驗收、規(guī)范使用、清查盤點等工作提出了更加嚴格的管理要求。圖書文獻資源是高校圖書館國有固定資產的重要組成部分，高校圖書館應進一步根據內控制度、資產審計等要求，強化對圖書文獻資源的精細化管理。高校圖書館的編目外包質控管理情況直接影響其圖書資產管理的規(guī)范性和成效。一方面，編目外包涉及的圖書登記、驗收流程和圖書加工的規(guī)范性與圖書資產統(tǒng)計相關;另一方面，編目外包涉及的編目數據質量與圖書資產檢索、服務和處置管理相關。因此，在圖書資產管理方面，高校圖書館應更加重視編目外包質控管理，提高圖書資產管理的效率和水平。

2 圖書資產管理對編目外包質控管理提出的新要求

2.1 固定資產管理：驗收登記，賬卡相符

《關于加強行政事業(yè)單位固定資產管理的通知》規(guī)定，行政事業(yè)單位固定資產是行政事業(yè)單位為滿足自身開展業(yè)務活動或其他活動需要而控制的，使用年限和單位價值在規(guī)定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態(tài)的資產。高校圖書館應按規(guī)定登記固定資產賬簿，定期與固定資產卡片進行核對，確保賬卡相符，在固定資產卡上載明固定資產的基本信息、財務信息及使用信息，并隨資產全生命周期管理動態(tài)更新。《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》規(guī)定，高校應當建立健全國有資產購置、驗收、入賬、保管、領用、維護等相互制約的管理制度，加強國有資產日常管理[8]。高校圖書館應加強對編目外包質控的過程監(jiān)管，既要增強圖書驗收、登記、標記等工作的規(guī)范性，又要加大館員在驗收登記時的監(jiān)管和復核力度，把好圖書資產管理的入口關。

2.2 內部控制管理：風險防控，程序合規(guī)

財政部于2012年印發(fā)的《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》指出，行政事業(yè)單位內部控制是指通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，實現(xiàn)對行政事業(yè)單位經濟活動風險的防范和管控[9]。行政事業(yè)單位內部控制的目標包括保證經濟活動合法合規(guī)、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，以有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務效率。因此，高校圖書館應樹立編目外包風險防控意識，注重對外包人員的專業(yè)素質培養(yǎng)及數據質量管理，根據清單核實到館圖書的種數、冊數、價格、批次等數據，為后續(xù)的圖書資產使用、服務和處置等提供準確的信息。

2.3 資產審計管理：制度規(guī)范，資產安全

教育部于2015年印發(fā)的《教育部關于加強直屬高等學校內部審計工作的意見》要求高校應加強學校資產管理審計，規(guī)范學校資產管理，提高資產使用效益[10]。高校圖書館應重點審計資產配置、使用、處置和對外投資是否符合規(guī)定，將資產管理與預算管理、財務管理相結合，防止高校資產流失。編目外包是資產入賬的重要環(huán)節(jié)，高校圖書館應主動加強制度建設，使相關業(yè)務流程的執(zhí)行規(guī)范、有效，保障資產安全。

3 上海交通大學圖書館編目外包質控管理實踐

為了解決人力減少的問題，提高圖書上架效率，上海交通大學圖書館（以下簡稱“上交大館”）于2007年開始探索和開展駐館編目外包工作，其中，外包的工作內容主要有圖書拆包、系統(tǒng)驗收、建立資產簿、書目數據套錄、添加單冊、系統(tǒng)典藏、貼標簽、貼條碼、裝磁條、蓋館藏章等，館員主要負責圖書驗收、資產簿復核和管理、書目數據校對、書目數據原編、系統(tǒng)典藏管理及外包現(xiàn)場管理等工作。隨著我國對圖書資產管理要求的精細化，上交大館根據圖書資產管理、資產審計等要求，持續(xù)完善編目外包質控管理工作。

3.1 梳理潛在風險點，建立內部控制制度

自2016年起，上交大館在學校財務處、資實處的指導下，編制了《圖書文獻資料內部控制操作規(guī)范》，內容包括內控概述、管理體制與運行機制、預算編制、招投標、采購與驗收、使用與管理、剔舊與捐贈、信息化管理、績效考評、監(jiān)督與評價等。上交大館針對圖書文獻資源驗收工作，確定了內控目標，即根據清單核實到館圖書種數、冊數、價格、批次等數據，確保圖書的數量和質量符合采購要求。為了確保實現(xiàn)內部控制目標，上交大館梳理了兩個潛在的風險點，分別為紙質資源驗收程序不規(guī)范和紙質資源書目數據存在錯誤，并針對潛在風險采取了以下控制措施：一是建立嚴格的紙質資源交付使用驗收制度，規(guī)定由不同崗位的工作人員共同開展驗收工作，確保圖書信息登記的準確性、完整性。二是通過招標的方式確定合適的編目外包公司，定期開展編目外包人員培訓工作，并要求編目館員不斷加大對書目數據的校對質控力度，提高紙質圖書編目質量，為讀者提供良好的檢索、服務體驗。

3.2 規(guī)范業(yè)務流程，加強監(jiān)督管理

3.2.1 規(guī)范業(yè)務工作流程。為了加強對編目外包工作的指導，上交大館制定并持續(xù)更新《紙質文獻資源編目總則》《中文加工與編目細則和基本流程》《外文加工與編目細則和基本流程》《標簽加裝與轉換流程》《文獻資源典藏分配方案》等工作流程規(guī)范，使編目外包工作的流程更加規(guī)范。

3.2.2 實現(xiàn)閉環(huán)管理。2019年，上交大館發(fā)布了《圖書資產管理辦法》，要求相關工作人員及時對采購的圖書資產進行驗收，并建立資產臺賬，已被納入圖書資產的文獻資源不得滯留賬外，由編目外包公司開展圖書拆包驗收及后續(xù)的編目、典藏、加工等具體工作。上交大館立足資產管理和風險控制要求，設計了如上頁圖1、圖2所示的《上海交通大學圖書館圖書驗收統(tǒng)計表》及《中外文圖書驗收（分類）統(tǒng)計表》，使圖書驗收及相關工作過程有據可循，實現(xiàn)對編目外包工作的閉環(huán)管理。

3.2.3 注重現(xiàn)場管理。除注重業(yè)務規(guī)范、業(yè)務監(jiān)督外，上交大館還注重在編目外包現(xiàn)場的溝通、協(xié)調和管理。2021年，上交大館在落實內部控制管理要求的基礎上，進一步制定了《圖書編目加工工作場所管理規(guī)范》，對編目外包工作場所的工作區(qū)域劃分、消防安全、安全管理及疫情防控等事項進行了更加細化的規(guī)定，以保障編目外包工作的有序開展。

3.3 建立多層級管理團隊，加強編目數據質量管理

為了提高編目外包管理效率和管理水平，上交大館建立了多層級的管理團隊，詳見圖3。編目外包公司工作人員的具體工作包括圖書驗收、數據套錄、圖書典藏、圖書加工等，由上交大館指定編目外包公司駐館工作組長，方便及時溝通與協(xié)調編目外包具體工作。上交大館在崗位設置中明確了編目外包現(xiàn)場管理館員的職責，由其直接對接編目外包公司駐館工作組長，以協(xié)調編目工作安排、人員管理等事宜。對于編目外包公司駐館工作組長無法解決的事宜，由編目外包現(xiàn)場管理館員直接與編目外包公司負責人對接，協(xié)調并共同解決相關問題。圖書館編目校對館員負責發(fā)現(xiàn)編目數據存在的質量問題，并與編目外包公司駐館工作組長溝通協(xié)調，及時解決相關問題。圖書館業(yè)務部門負責人的職責是向圖書館編目外包現(xiàn)場管理館員傳達管理要求，并與編目外包公司負責人溝通協(xié)調編目外包相關的重大問題，以及根據編目校對館員的建議，對編目數據質量管理提出更高的管理要求。

4 面向資產管理的高校圖書館編目外包質控建議

4.1 源頭規(guī)范：嚴格落實資產管理要求

無最低使用年限、單價相對較低、數量龐大、使用人數和次數較多、容易遺失等都是圖書資產獨有的特點，有別于家具、設備等其他固定資產。因此，在實際業(yè)務工作中，高校圖書館應嚴格落實資產管理要求，規(guī)范有序地開展圖書驗收、登記與信息記錄工作，確保相關信息的完整、準確，為后續(xù)的資產統(tǒng)計、圖書檢索與服務、資產處置等工作提供明確的依據。

4.2 質量控制：選擇合適的編目外包公司

為了保障編目數據的質量和驗收的規(guī)范性，高校圖書館應慎重選擇合適的編目外包公司，要求編目外包公司能夠獨立開展編目外包工作，避免因圖書采購供應服務商變動造成的編目外包工作調整。高校圖書館在招標時，應綜合考慮編目外包公司的信譽、業(yè)務經歷和工作人員的業(yè)務能力，并要求工作人員具有CALIS編目相關資質及一定的服務經驗和學習能力。同時，為了保障編目數據質量的穩(wěn)定性，高校圖書館應通過協(xié)商或簽訂合同的方式，避免因外包工作人員頻繁變動造成的編目數據質量下降等問題。

4.3 效能提升：注重業(yè)務溝通協(xié)調

外包服務過程的協(xié)調管理是高校圖書館編目外包質控管理的關鍵環(huán)節(jié)，高校圖書館應與編目外包公司保持緊密的溝通和協(xié)調關系[11]。一方面，高校圖書館可以合同的形式與外包公司約定服務規(guī)則和規(guī)范，建立業(yè)務溝通協(xié)調機制，使編目外包公司能夠明確相關工作職責;另一方面，高校圖書館可要求編目外包公司加快服務反饋和響應速度，及時解決服務過程中出現(xiàn)的問題和矛盾，提升圖書編目工作質量。

4.4 系統(tǒng)保障：提高管理水平

高校圖書館必須建立健全用人機制及質量控制機制，保持編目工作隊伍的穩(wěn)定，要求編目外包公司加大對外包數據的審校及維護力度[12]。高校圖書館應不斷優(yōu)化編目外包工作細則、提升編目外包數據質量，以外包自評、館員評價、業(yè)務部門評價及用戶評價等方式，定期開展編目外包服務成效評估工作，及時解決編目外包中存在的問題，持續(xù)創(chuàng)新編目外包管理方式，提高管理水平，使圖書編目工作更加高效、有序。

5 結語

經過多年的發(fā)展，編目外包已成為高校圖書館提高服務效率、減輕館員壓力、減少圖書積壓的主要手段。但是，相關實踐證明，編目外包加重了高校圖書館的監(jiān)管負擔，增加了其風險防控對象[13]。為了更加有效、規(guī)范地落實圖書資產管理要求，高校圖書館必須始終把編目外包質控管理放在首位，不斷加強編目外包管理制度建設，持續(xù)、健康地開展圖書編目工作。

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（編校：馮耕）

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