劉敏
摘要:事業(yè)單位的社保檔案關(guān)系到員工的社會保險(xiǎn)合法權(quán)益,是日常管理工作中的重要內(nèi)容。開展社保檔案編制工作,搜集整理各項(xiàng)資料,做好分類管理,不僅能夠提高檔案管理的效率,還能提高利用率,滿足員工的使用需求,維護(hù)員工的合法權(quán)益。但是一些事業(yè)單位的社保檔案編制工作存在諸多問題,編制混亂,編制不統(tǒng)一等等影響了后續(xù)的使用和事業(yè)單位的內(nèi)部管理,在新時(shí)期事業(yè)單位需要及時(shí)解決這些問題,才能更好的應(yīng)對發(fā)展困境。因此開展本文的研究工作,重點(diǎn)分析在事業(yè)單位社保檔案編制工作中的一系列問題,提出幾點(diǎn)有效策略能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供一定參考。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;社保檔案編制;有效策略
隨著社會保障制度改革的不斷深入,社保檔案的管理和使用也逐漸頻繁。因此做好社保檔案的編制工作尤為重要,確保搜集信息的準(zhǔn)確性和全面性,并完善編制流程,加強(qiáng)檔案管理。減少突發(fā)事件給檔案帶來的損失,從而提高社保檔案的利用率。為了解決事業(yè)單位社保檔案編制工作中的一系列問題,還需要提高事業(yè)單位重視,樹立社保檔案編制意識,提高編制人員的綜合素質(zhì),借助于信息技術(shù)開展編制和管理工作,并備份檔案,減少人為因素影響,保障檔案編制的質(zhì)量,提高檔案管理的效率。
一、事業(yè)單位社保檔案編制工作的重要性
事業(yè)單位開展社保檔案編制工作,搜集整理員工參保的信息,進(jìn)行歸檔處理。這一檔案具有較高的利用價(jià)值,尤其是員工在發(fā)展中可能會應(yīng)用各種檔案,事業(yè)單位也需要利用這些檔案為一些重大決策提供幫助。強(qiáng)化編制工作能夠發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能,提高檔案的利用率。而且開展社保檔案的編制工作,能夠維護(hù)員工的社會保險(xiǎn)合法權(quán)益,充分落實(shí)國家的相關(guān)規(guī)定,體現(xiàn)事業(yè)單位的人文情懷和社會責(zé)任,為員工提供一個(gè)有效保障。最后還有利于資料的保存。借助于信息技術(shù)歸檔處理,開展備份管理工作,很好的保存各種資料,提高檔案管理的效率。
二、事業(yè)單位社保檔案編制工作中存在的問題
(一)社保種類多,編制混亂
社會保險(xiǎn)包括基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn),這些保險(xiǎn)對應(yīng)的流程比較復(fù)雜,在開展檔案編制工作中,需要根據(jù)各種保險(xiǎn)的要求搜集資料進(jìn)行編制。但是事業(yè)單位缺乏對該方面的重視程度,編織意識薄弱,各個(gè)險(xiǎn)種的管理內(nèi)容有所不同,制定的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,這就導(dǎo)致檔案編制相對混亂,內(nèi)容并不齊全。再加上一些編制人員的素質(zhì)不高,在搜集資料的過程中相對隨意,導(dǎo)致一些資料存在缺失錯(cuò)誤的情況。這些問題的存在,影響了社保檔案的編制工作,也增加了管理難度,影響了后續(xù)的使用。
(二)檔案編制管理缺乏規(guī)范化
針對社保檔案編制工作,國家也進(jìn)行相關(guān)規(guī)定,出臺了各種規(guī)章制度,規(guī)范檔案的編制和管理。但是大多數(shù)相對籠統(tǒng),對于細(xì)節(jié)部分等并未進(jìn)行明確規(guī)定。檔案編制缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范化,編制人員在搜集整理生育保險(xiǎn),養(yǎng)老保險(xiǎn),醫(yī)療保險(xiǎn)等的資料時(shí),只是按照每個(gè)險(xiǎn)種的要求進(jìn)行整理,忽略了統(tǒng)一編制的要求。不僅影響資料的收集,還會影響到各險(xiǎn)種的統(tǒng)一管理。而在管理工作中,也并未結(jié)合不同檔案編制,制定針對性的管理措施,管理監(jiān)督落實(shí)不到位,影響到檔案編制的質(zhì)量。
(三)信息技術(shù)應(yīng)用不足
近些年隨著信息技術(shù)水平的不斷提升,在編制工作中也應(yīng)用了信息技術(shù)減少人力資源使用,提高編制的效率。但是在一些事業(yè)單位的社保檔案編制工作中,依舊采取傳統(tǒng)的編制方法,主要依靠人力資源搜集整理社保資料,然后提交審核編目成冊。在這一過程中,很有可能由于人為因素影響導(dǎo)致檔案中的一些材料錯(cuò)誤或者出現(xiàn)缺失等等。在后續(xù)使用中如果發(fā)現(xiàn)問題,修改起來十分繁瑣,也會影響到使用者的使用。信息技術(shù)應(yīng)用不足,無法輔助相關(guān)人員開展檔案編制工作,增加了監(jiān)督管理難度,降低了編制效率。
三、解決事業(yè)單位社保檔案編制問題的有效策略
(一)強(qiáng)化檔案編制意識,做好編制工作
要想高效來完成事業(yè)單位社保檔案的編制工作就需要強(qiáng)化檔案的編制意識,提高編制人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng),做好分類編制工作。首先加強(qiáng)對編制人員的監(jiān)督管理,督促他們落實(shí)到位??梢蚤_展相關(guān)的宣傳培訓(xùn)工作,提高他們的專業(yè)素養(yǎng),明確檔案的編制規(guī)范,統(tǒng)一社保檔案的編制。其次,還需要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案編制意識。檔案編制人員與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通交流,傳達(dá)編制工作中的一些問題,使領(lǐng)導(dǎo)能夠積極解決這些問題,推進(jìn)檔案編制的進(jìn)程。第三,根據(jù)不同險(xiǎn)種的特點(diǎn),明確編制的內(nèi)容和格式,開展編制工作,統(tǒng)一管理,提高檔案編制的效率。還需要考慮檔案保管期限,將檔案分為永久檔案和定期檔案,開展分級編制管理工作,能夠明確檔案編制的重點(diǎn),有方向有順序的開展編制工作。
(二)加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化,保障資料的實(shí)效性
開展社保檔案編制工作,需要有計(jì)劃的進(jìn)行。事業(yè)單位要明確社保檔案編制的目的,完善相關(guān)的規(guī)章制度,加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化,在編制的工作中,要求管理人員做好監(jiān)管工作,確保資料收集的全面性和準(zhǔn)確性。如果編制大型資料,還需要區(qū)分輕重緩急,合理劃分內(nèi)容,制定一個(gè)明確的計(jì)劃,才能有效推進(jìn)進(jìn)程,提高檔案編制的效率。當(dāng)然事業(yè)單位還需要設(shè)立統(tǒng)一的檔案編制部門,提高編制人員的重視程度,針對事業(yè)單位內(nèi)部員工的養(yǎng)老保險(xiǎn),醫(yī)療保險(xiǎn),生育保險(xiǎn),失業(yè)保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn),進(jìn)行統(tǒng)一的編制。嚴(yán)格落實(shí)國家出臺的相關(guān)制度,規(guī)范整個(gè)編制流程。設(shè)立了編制部門后,還需要構(gòu)建一個(gè)聯(lián)合機(jī)制,各部門要加強(qiáng)與檔案部門的溝通聯(lián)系,及時(shí)分享各項(xiàng)資料,確保編制人員獲得全面信息,保障資料的實(shí)效性。此外還需要完善管理機(jī)制,劃分檔案編制的責(zé)任主體,明確崗位職責(zé)。將檔案編制管理的責(zé)任落實(shí)到具體的人身上,能夠端正他們的工作態(tài)度,減少一些人為因素的影響。
(三)加強(qiáng)信息化建設(shè),提高編制效率
事業(yè)單位還需要加強(qiáng)信息化建設(shè),為檔案編制工作提供信息技術(shù)的支持??梢詰?yīng)用檔案編制管理軟件編制檔案,減少人力資源的使用,也能保障內(nèi)容的準(zhǔn)確性。構(gòu)建一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫,儲存電子版的檔案,并進(jìn)行備份管理。也可以借助信息系統(tǒng)加強(qiáng)各部門的溝通聯(lián)系,及時(shí)獲得各項(xiàng)資料,自動分類歸檔處理。信息技術(shù)的應(yīng)用也可以滿足檢索要求,自動檢索所需信息,提高編制效率。在檔案管理工作中,也可以借助信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式。利用大數(shù)據(jù)云計(jì)算等信息技術(shù)分析整理檔案信息,做好統(tǒng)計(jì)工作,滿足事業(yè)單位內(nèi)部管理的要求。同時(shí),做好分類歸納,有序管理,提高管理效率。
四、結(jié)束語
綜上所述,在新時(shí)期事業(yè)單位開展社保檔案編制工作,應(yīng)當(dāng)重視其中存在的問題,強(qiáng)化編制意識,完善規(guī)章制度的建設(shè),引進(jìn)信息技術(shù)。逐步提高編制人員的專業(yè)素養(yǎng),統(tǒng)一編制,加強(qiáng)管理,確保社保檔案的全面性,運(yùn)用信息技術(shù)減少人為失誤,提高檔案的質(zhì)量,方便后續(xù)的利用。在各種措施的支持下,提高社保檔案編制的效率,加強(qiáng)檔案管理工作,也能強(qiáng)化事業(yè)單位的人事管理,促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。
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