賀小芹

摘 要：互聯網作為信息時代的產物以及主要的工作工具，正在深刻地改變和影響著人們的正常生產生活和工作學習方式，與傳統(tǒng)社會各種形態(tài)結合形成的互聯網+已經成為一種新業(yè)態(tài)。互聯網+背景之下，為高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了全新要求，并且?guī)砹巳碌墓ぞ?。高校畢業(yè)生檔案管理工作開展過程中，通過融入信息化技術，是推動畢業(yè)生檔案管理工作網絡化智能化的需求。借助互聯網技術能夠大大提升畢業(yè)生檔案管理工作效率和工作質量。本文結合實際工作經驗，在對互聯網+概念深入探討的基礎上，分析了高校畢業(yè)生檔案管理工作的問題，并論述了互聯網+背景下高校畢業(yè)生檔案現代化管理的工作策略。

關鍵詞：互聯網+;高校畢業(yè)生;檔案管理;存在問題;管理策略

高校畢業(yè)生的檔案當中往往包含了學生的學習信息、入學登記、畢業(yè)登記體檢表、獎懲記錄、黨員或者團員材料、就業(yè)通知書以及各類社會實踐材料等翔實的檔案信息，準確地展示了學生在高校期間的學習成績、身心素質、心理素質、實踐能力和綜合表現。對于高校畢業(yè)生來說，檔案既是一種記錄，同時也是一種展現自我的機會，伴隨其一生，不可或缺。當前高校畢業(yè)生檔案管理工作還存在著一定問題，與互聯網+時代背景互相融合，檔案管理一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，信息化技術應用程度相對較低，這對提高畢業(yè)生檔案管理的效率、信息的傳輸效率產生一定影響。所以就需要我們不斷加強信息技術與高校畢業(yè)生檔案管理的針對性結合，利用互聯網+平臺，全面翔實地記錄畢業(yè)生的各項學習經歷，準確地反映其綜合能力。支持學校人才培養(yǎng)和教學方案的有效改進，同時為企業(yè)人才選拔提供更多翔實地信息。

一、目前高校畢業(yè)生檔案管理工作面臨的幾點問題

1.檔案管理技術和制度建設比較落后

當前計算機技術、互聯網技術盡管在高校的教學管理領域得到了很好的普及，但是對照互聯網+的相關要求，不管是在技術方面還是在制度建設方面，都存在著一定滯后性。在很多高校的畢業(yè)生檔案管理體系當中，管理工作仍然以傳統(tǒng)的技術手段和管理模式為主，信息采集技術比較原始，信息和數據的收集以及錄入過程還主要依靠手動操作方式。很多畢業(yè)學生的檔案信息主要記錄在Excel等非結構化的數據表格當中，造成了很多檔案當中的核心信息內容時效性相對較差，更新速度較為緩慢，很多內容存在著錯誤或者信息不對稱，信息更新不到位的現象。例如，在對畢業(yè)生的學習成績、考試數據、學習等相關信息進行收錄過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法主要采用一級一級間的工作對接，這會大大增加工作時間，工作效率低下，很多及時性的信息得不到有效記錄，往往被耽誤，成為無效信息。另外在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，各項信息溝通交流不順暢不對稱，很多信息得不到有效傳播，單純地采用電話、文件、郵件、告示等幾種方式進行收集，對于一些學術信息考核反饋結果無法全面掌握，也不能進行有效溝通。另外高校畢業(yè)生檔案管理工作并沒有形成完善合理的管理制度，不管是在信息采集、數據錄入，還是數據審核等方面，對相關工作人員的約束作用相對較小，并沒有形成完善的監(jiān)督機制，經常會因為信息錄入不到位，造成畢業(yè)生的信息失真。

2.檔案管理人員的專業(yè)素質有待進一步提升

高校畢業(yè)生檔案管理水平和管理質量與管理工作人員的專業(yè)素質密切相關，其管理水平的高低、信息化能力的好壞決定著畢業(yè)生檔案管理的水平。當前高校畢業(yè)生檔案管理工作開展過程中，所面臨的問題主要包括了所配置的檔案管理人員的學歷層次相對較高，但是信息化素養(yǎng)一般，有些工作人員根本不是檔案管理專業(yè)出身，對信息化技術檔案管理的專業(yè)知識認知不到位。另外新招錄的檔案管理人員數量相對較少。出現這種情況，主要是因為高校只注重教學管理，對檔案管理重視程度不高，專業(yè)人才建設不到位，整個工作隊伍的信息素養(yǎng)不高，造成了檔案管理工作隊伍專業(yè)素質低下，無法更好地應對互聯網+背景下對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出的新要求。

3.檔案管理質量低下

由于現代化信息技術的應用不到位，以及檔案管理人員的工作能力相對較差，專業(yè)素質不到位，管理制度建設不到位，造成了高校畢業(yè)生檔案管理工作存在著一定的質量隱患，當前所面臨的主要問題是檔案資料鑒定的不確定性。例如不少高校畢業(yè)生檔案管理技術相對較為落后，造成信息更新速度較為緩慢，比較滯后，不能夠鑒定某一個時間點的具體信息，在信息鑒定過程中，往往需要花費更多時間。甚至在很多高校畢業(yè)生的檔案當中，用于管理人員的專業(yè)素質相對較差，檔案信息資料收集不規(guī)范，各項有價值的信息無法得到有效歸檔處理，造成很多錯誤信息沒有及時補救更新，一些檔案管理人員還會對某些檔案信息的真實性選擇性忽略，弄虛作假。

二、互聯網+背景下高校畢業(yè)生檔案現代化管理對策

1.明確高校畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化方向

高校畢業(yè)生畢業(yè)之后，檔案會隨著個人轉到用人單位，檔案當中的很多內容，如對學生畢業(yè)之后的考核職稱評定、人才選拔晉升等有著十分重要的影響。通過完善的檔案可以更好地獲取畢業(yè)生在學習期間的具體成績獎罰情況，同時也能夠記錄畢業(yè)生在工作之后的相關信息。從這個方面來看，高校畢業(yè)生和用人單位對檔案有著長期保存的共性需求?；诨ヂ摼W+思維模式人才中心應該加強與高校的有效聯系，指導高校充分利用互聯網技術和計算機技術，將檔案資料以數字化的形式更好地保存下來，借助互聯網實現信息資源的互聯高效共享，構建完善的檔案管理數據庫，改變過去以紙質檔案管理為主的方式。同時還應該積極鼓勵相關工作單位，積極應用數字化的檔案管理系統(tǒng)，保障檔案信息的儲存?zhèn)鞑ジ痈咝?，能夠實現網絡化，為用人單位提供各種便捷的信息查詢服務，避免信息查詢過程中的時間耽誤這種保證精確快速的檔案服務。

2.強化高校畢業(yè)生檔案記錄的專業(yè)技能和職業(yè)道德

在新時代背景之下，高校人才培養(yǎng)目標應該從德、智、體、美、勞全面發(fā)展等幾個方面入手，保障培養(yǎng)出來的高校畢業(yè)生專業(yè)素質過硬，具有良好的德行和品質，真正成為社會主義建設者和接班人。在人才培養(yǎng)過程中，除了要加強智力和能力培養(yǎng)之外，也需要更加關注思想道德教育。所以在高等教育開展過程中，當地的人才中心應該加強與高等院校的有效聯合，指導高等院校按照立德樹人的實際要求，畢業(yè)生檔案管理記錄內容也需要進行有效優(yōu)化，除了原先的高考記錄信息、大學課程成績、社會實踐、企業(yè)實習畢業(yè)生登記表以及黨團組織相關信息之外，還需要增加新的內容，比如畢業(yè)生的技能競賽獲獎信息、頂崗實習企業(yè)評價、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)記錄、政治素質和道德評價。通過將這些內容以電子化形式向用人單位呈現，能夠更好地展現該名畢業(yè)生的綜合素質和專業(yè)實踐能力。所以就要求高校的主管部門加強對本校檔案管理部門的有效改革，應該體現出實踐導向的相關特點，要將學生在實現過程中的德行、參與技能競賽的情況、發(fā)明專利科技制作以及具體的獲獎情況都納入重點收集范疇當中，進行專門的記載和保存實時更新記錄。

3.指導高等院校盡快實現檔案系統(tǒng)的智能化和數據化

未來高校畢業(yè)生檔案管理工作開展過程中，應該基于互聯網+思維模式，必須以信息化發(fā)展為背景，要求高校能夠結合自身實際情況引入數據挖掘技術，大數據技術、智能識別技術，構建專門化的高校畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)，保證整個檔案管理工作的系統(tǒng)性和精密性。同人才中心還需要指導院校將高校畢業(yè)生的檔案管理工作納入智慧校園建設的總體發(fā)展規(guī)劃當中，并劃撥出專項資金，加快開發(fā)和建設高校畢業(yè)生的檔案信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)構建過程中，應該從深層次的數據分析和大數據庫的建設等幾個方面入手，對檔案信息進行針對性的分類和有效的數據挖掘。一方面應該加快構建以大數據為主要需求內容的數據資源框架，選擇圖片、音頻等數據載體，構建以人為本的用戶管理體系，針對不同畢業(yè)生的差異建立具有差異化的權限列表。另一方面在數據挖掘過程中，要保證相關數據的安全性、隱私性、真實性，根據隱私的等級給予不同級別的安全保護，并針對不同用戶的需求來設置相應的使用權限、使用密碼等相關驗證信息，為畢業(yè)生和就業(yè)單位提供更加準確快捷的檢索途徑。最后一方面應該加快構建共享性的檔案管理系統(tǒng)。高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)建設過程中應該保留專業(yè)的數據接口，為后續(xù)整個系統(tǒng)的高效共享奠定堅實基礎，降低運行成本。

4.加快構建專業(yè)化的檔案管理工作隊伍

隨著高校畢業(yè)生檔案管理工作越來越規(guī)范化和細致化，很多高校畢業(yè)生的檔案往往需要從各個院系再轉移到學校的檔案管理室，整個信息的接收保存和查詢過程中都可能會讓現有畢業(yè)生的檔案管理工作發(fā)生質變化，所以除了保證整個檔案管理系統(tǒng)硬件基礎設施建設完善之外，還要求院校能夠集合人才中心的時機需求加快構建專業(yè)化的高校畢業(yè)生檔案管理工作隊伍。對于綜合性高校，應該要求其在二級院校當中構建專門的檔案管理機構，同時還應該配備專業(yè)化的檔案管理人員和系統(tǒng)維護人員，并構建完善的管理機制、獎懲機制和專項預算機制，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，要對授權范圍作出明確，落實各項責任，將個人責任落實到檔案管理人員身上，加強對整個檔案管理隊伍的針對性培訓。另外檔案管理人員還需要做好本職工作，確保檔案管理軟件系統(tǒng)始終處于正常運行和安全運行的狀態(tài)，及時做好畢業(yè)生信息的更新工作，實現對畢業(yè)生各項信息的動態(tài)化管理。

同時在數據挖掘和數據處理過程中，還應該進一步尋找不同檔案數據之間所存在的邏輯關系，要從更多結構性數據，非結構數據和半結構數據當中挖掘出更有價值的信息，從多樣化角度評價高校畢業(yè)生的綜合能力，更高地滿足人才中心和用人單位對檔案信息的需求。

5.建立檔案管理宣傳激勵機制

針對當前很多高校畢業(yè)生，對檔案管理意識淡薄，認知不足，畢業(yè)生對檔案管理的具體內容作用了解不夠、認識不足的情況，人才中心應該參與到高校檔案管理部門的各項工作中，應該通過各種渠道加強宣傳和教育，形成完善的工作機制。在對高校畢業(yè)生進行職業(yè)規(guī)劃或者就業(yè)培訓過程中，應該重點加強畢業(yè)檔案重要性的宣傳教育，形成良好的工作機制。高校學生在入學時就需要開展檔案普及教育，同時在對學生就業(yè)指導過程中，應該對檔案的內容進行深度解讀，并借助校報、校園廣播、公共選修課程、學校宣傳板等多種方式，能夠讓學生了解檔案的具體內容、工作的重要性，讓學生能夠充分了解檔案的具體工作內容、政策法規(guī)，以及對一個人成才發(fā)展的重要性。最為重要的是應該加強對相關教育工作人員的專業(yè)技能培訓和有效激勵。高校的輔導員作為學生檔案收集審核的第1把手，要加強對輔導人員的檔案知識的有效普及，并進行系統(tǒng)化培訓，要將檔案管理工作納入班主任輔導員年度工作任務考核目標當中，設立相應的表彰項目，通過有效激勵提升檔案管理工作人員的積極性，確保檔案數據的真實。

6.優(yōu)化高校畢業(yè)生檔案管理操作流程

在很多高校檔案管理工作隊伍當中通常是由專職的黨員管理人員和在校的勤工儉學學生構成，專職的學生檔案管理工作人員數量相對較少。在實際的畢業(yè)生檔案管理工作開展過程中，由于每一名工作人員都有自身的工作習慣和工作方式，學生兼職檔案管理人員相應的工作能力得不到有效的保障，工作效率低下，造成了檔案管理當中缺乏專業(yè)性和統(tǒng)一性，這不僅會讓高校畢業(yè)生的檔案管理工作變得十分混亂，影響到工作效率，也經常會造成各種有價值的檔案信息資源丟失損壞，引起材料和時間方面的浪費。所以在互聯網+背景之下，就需要加快構建完善且合理與當代科學技術發(fā)展相適應的檔案管理流程，實施統(tǒng)一化的檔案管理標準。高校畢業(yè)生的檔案管理工作往往包括了材料收集整理，登記移交，要結合學校的實際情況，制定符合本高校畢業(yè)生檔案管理的各項工作細則?？紤]到很多高校畢業(yè)生在整個學習期間會參與到大量的社會實踐活動，特別是在實踐教學環(huán)節(jié)，學生往往會進行頂崗實習，因此人才中心建議院校將學生的社會實踐環(huán)節(jié)應該納入檔案管理流程當中，對檔案管理工作所涉及的這些環(huán)節(jié)都應該進行有效的規(guī)范，包括高校畢業(yè)生檔案資料的收集、歸檔時間、歸檔方式、歸檔范圍、工作內容、工作質量和工作數量，確保檔案信息的真實性完整性，全面展示該名學生的實際情況。檔案管理所涉及的各項工作內容，應該結合人才中心對檔案內容實際需求和高校的具體人才培養(yǎng)方案，將檔案的工作范圍進行適當的拓展，將思想政治教育、心理檔案、技能競賽檔案、誠信檔案、個人發(fā)展材料通通納入高校畢業(yè)生檔案管理工作范疇當中，實現統(tǒng)一收集統(tǒng)一管理，錄入到學生的檔案管理系統(tǒng)，切實提高檔案管理的連貫性和真實性，同時也能夠進一步反映該名學生在大學期間的實際學習情況。

三、結語

綜上所述，高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠為衡量學生的綜合素質以及企事業(yè)單位的人才選拔提供良好的信息依據。在當前互聯網技術深入發(fā)展應用大背景下，將互聯網信息技術引入高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，是提升檔案管理質量、管理效率的重要手段。鑒于當前高校畢業(yè)生檔案管理工作所存在的諸多問題，需要發(fā)揮當地人才中心的職能作用，輔助和引導高校畢業(yè)生檔案信息化建設的具體方向，進一步優(yōu)化檔案管理的具體內容、工作手段、工作方法、構建完善的管理機制，保障各個部門能夠協同配合，多措并舉，切實提高高校畢業(yè)生檔案管理質量和管理效率。

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（作者單位：陜西省黃陵縣人才中心）