羅莎

摘 要：隨著我國進入大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理面臨著更多挑戰(zhàn)，需要加強企業(yè)檔案信息化建設，促進企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展，在提高檔案管理工作效率的同時，實現(xiàn)對檔案資料的充分利用。因此，為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案信息化管理及利用，本文在對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理的必要性進行概述的基礎上，進一步針對企業(yè)檔案信息化管理的重要意義進行分析，并結合顯著問題，分析了大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理的方法及實現(xiàn)高效利用的具體策略，旨在促進企業(yè)檔案信息化管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;企業(yè)檔案;信息化管理;利用策略

受到大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響，企業(yè)檔案管理出現(xiàn)了較大變化，需要對傳統(tǒng)的工作方式及方法進行改變，不斷提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，使其能夠充分滿足企業(yè)將來發(fā)展的需要。值得注意的是，和傳統(tǒng)的檔案管理方法比較，信息化管理模式的實施可以促進企業(yè)檔案工作整體效率的提高，確保企業(yè)檔案的安全性及完整性，使檔案資源在企業(yè)發(fā)展中的參考價值得以充分發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)時代，如果可以合理有效應用云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術將可以最大限度地提高檔案收集率，豐富檔案資源。還可以將煩瑣的檔案數(shù)據(jù)處理更加簡單化，并且還有利于打造統(tǒng)一的檔案管理平臺，理順檔案工作體制機制，助推企業(yè)檔案管理工作的開展。但是，從現(xiàn)狀來看，企業(yè)在檔案信息化管理工作開展過程中，尚且存在一些比較明顯的問題，如檔案信息化裝備不夠健全、檔案信息化建設制度不夠完善、檔案信息化安全水平有待提高等。通過深入分析企業(yè)檔案信息化管理及利用策略，有利于提高工作人員對這方面的認識，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息化管理的有效改進。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理的必要性概述

大數(shù)據(jù)，為IT行業(yè)術語，簡而言之就是大批量的資料，指的是所涉及的資料體量規(guī)模巨大到無法通過目前常規(guī)軟件工具，在一定時間內達到管理、處理、并整理的數(shù)據(jù)集合，需要采取全新的處理方式才能夠具備更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力及流程優(yōu)化能力的海量、高增長率及多樣化的信息資產(chǎn)。

大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了很大程度的變化，逐漸從以往的紙質檔案管理模式過渡到電子化、信息化檔案管理模式。與此同時，近年來企業(yè)在經(jīng)營活動開展中，電子化、信息化檔案數(shù)量也逐漸增多。并且，因企業(yè)檔案的類型繁多，包括人事檔案、文書檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、印章檔案等。將大數(shù)據(jù)技術作為依托，對企業(yè)各類型的檔案都實行信息化管理，檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理以及歸檔和利用效率都能夠得到有效提高。此外，在企業(yè)檔案信息化管理工作中通過引進安全管理技術，如防火墻技術、安全密鑰技術等，可促使企業(yè)檔案的信息化安全管理水平得到很大提升。

總之，實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理能夠促進企業(yè)檔案工作效率的提升，也進一步促進檔案管理安全水平的提升。由此可見，做好企業(yè)檔案信息化管理方面的工作刻不容緩。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化管理的重要意義分析

1.助推企業(yè)檔案管理往全新方向發(fā)展

在企業(yè)檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式向信息化的檔案管理模式轉變，企業(yè)檔案管理工作的便捷性及精準性均得到有效提高。

同時，這種現(xiàn)代化新型的管理模式能夠對大量的檔案數(shù)據(jù)進行共享，方便企業(yè)管理人員對檔案數(shù)據(jù)的查詢和利用。與傳統(tǒng)的檔案管理方式進行比較，信息化的檔案管理模式具有不受時間和空間限制的優(yōu)勢，可實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的實時更新、查詢和利用，在充分發(fā)揮檔案使用價值的同時，促進企業(yè)朝著良好的方向不斷發(fā)展。此外，將紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案，能夠保證檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案文件被損毀等情況。通過信息化手段對檔案資源進行管理，還可以提高檔案檢索效率，使檔案管理工作效率得到有效提升。

2.促進企業(yè)檔案信息化管理水平的提高

在信息化技術逐漸被應用到我國檔案管理領域的背景下，企業(yè)檔案管理及利用模式出現(xiàn)了較大變化，能夠提高企業(yè)檔案的利用價值，為企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供可靠的決策依據(jù)。企業(yè)檔案傳統(tǒng)的管理模式一般都是采用人工模式來查詢資料，整個過程不僅費時費力，也容易出現(xiàn)檔案丟失等問題，檔案的完整性及安全性難以得到有效保障。同時，由于人工模式會產(chǎn)生較大成本，使企業(yè)對檔案資料的利用不夠重視，進一步使檔案資源出現(xiàn)比較嚴重的閑置情況。但是，在大數(shù)據(jù)環(huán)境檔案信息化管理能夠幫助企業(yè)更好地利用檔案資源，實現(xiàn)對各類檔案數(shù)據(jù)的分析和匯總，使企業(yè)檔案的使用效率得以有效提升，且檔案利用的深度及廣度也得以提升。

3.提高企業(yè)檔案信息資源共享價值效益

傳統(tǒng)紙質檔案管理在信息共享方面受到時間和空間的限制，使信息共享效率低下，還有可能在信息資源共享服務期間，由于長時間的運輸、傳遞造成檔案丟失、缺損等，不利于科學、合理地保護檔案信息資源。在構建企業(yè)檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫的基礎上，信息化管理方式能夠使企業(yè)部門與部門、企業(yè)內外部之間實現(xiàn)高效檔案信息資源共享，在相關人員具備訪問權限的基礎上，可查閱、瀏覽、下載、利用相關檔案信息資源，且不受時間和空間限制，使檔案信息資源的利用價值得到全面提升。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案在信息化管理方面存在的問題

1.檔案信息化管理制度不夠完善

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質檔案管理制度已不適應新時代檔案信息化管理的要求。因此，企業(yè)檔案信息化管理勢必需要革新管理制度。但是，從現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)的檔案信息化建設方案不夠完善，如檔案分類不具科學性、日常管理維護不夠規(guī)范，從而導致企業(yè)檔案的信息化管理水平大大降低。此外，在信息檔案人員相關績效制度、獎懲制度不夠完善的情況下，會抑制檔案管理人員對待檔案信息化管理工作的責任意識及態(tài)度，使檔案信息化管理的質量難以得到有效提升。

2.檔案信息化設施及裝備不夠健全

檔案信息化管理需要完善的設施、裝備支持，但部分企業(yè)重視自身經(jīng)營活動，而不夠重視檔案工作，導致在檔案信息化管理工作方面的資金投入有限。這便難以保證信息化檔案管理所需軟硬件設施設備的完善，從而使企業(yè)檔案信息化管理工作的效率、質量及安全性難以得到有效保障。

3.檔案信息化安全水平有待提高

對于企業(yè)來說，在檔案信息化管理工作開展期間，需提升檔案信息化安全水平。然而，目前一些企業(yè)在檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫日常維護方面做得不夠好，加上缺乏現(xiàn)代化安全技術及方法的支持，使企業(yè)的檔案信息化安全水平難以得到有效提高。比如，缺乏防火墻技術、權限加密技術的支持下，易使企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)受到病毒、黑客攻擊等，使企業(yè)檔案信息私密性降低，進而使企業(yè)遭受較大的經(jīng)濟損失。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理及利用策略分析

從提升檔案信息化管理及利用價值層面考慮，需采取及時有效的策略?？偨Y起來，具體策略如下：

1.完善檔案信息化管理制度，加強企業(yè)檔案門類建設

完善檔案信息化管理制度。為了使企業(yè)的檔案信息化管理工作能夠有據(jù)可依，需構建完善的檔案信息化管理制度，學習貫徹國家檔案局頒布的各項法律法規(guī)，并以現(xiàn)有制度為依據(jù)，不斷改進及完善，使企業(yè)檔案信息管理工作中檔案分類更加合理科學、日常管理維護工作更加規(guī)范。同時，完善績效制度及獎懲制度，規(guī)范約束檔案管理工作人員的行為，對表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員給予獎勵，對管理工作怠慢、不積極的工作人員給予一定懲罰，從而促進檔案信息化管理工作質量的全面提升。

加強企業(yè)檔案門類建設。隨著大數(shù)據(jù)環(huán)境對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生影響，企業(yè)檔案門類逐漸增多，能夠體現(xiàn)出不同的價值，需要對企業(yè)檔案進行充分有效地利用。目前，較多企業(yè)對檔案管理的開展都能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術對其進行管理，能夠采用電子文檔、音頻、視頻、圖像、文本等形式對檔案資料進行保存和查詢，在豐富檔案內容的同時，能夠將其直觀地展示出來，為檔案資料的利用提供可靠的技術支持。同時，通過現(xiàn)代信息技術能夠對傳統(tǒng)的紙質檔案進行轉化，將轉化后的檔案信息導入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，利用計算機信息技術對其進行整理和歸類，還可以對重要的檔案信息進行標注，方便工作人員對其進行查詢和利用。通過現(xiàn)代化技術手段不僅能夠對檔案資料進行整合，實現(xiàn)檔案資源的共享，還能夠減少檔案工作的成本，促進企業(yè)檔案信息化管理的持續(xù)發(fā)展。

2.擴展企業(yè)檔案利用范圍

在我國市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的背景下，企業(yè)的發(fā)展速度逐漸加快，其檔案種類和檔案數(shù)量也越來越多，若是依舊采用傳統(tǒng)的方法對其進行保存，勢必會導致檔案保存不夠規(guī)范，使企業(yè)檔案管理及利用方面的工作質量大大降低。所以，企業(yè)檔案管理要堅持與時俱進的原則，不斷提高檔案管理的信息化水平，使其能夠更好地適應時代發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供可靠的信息服務。例如，將數(shù)據(jù)庫技術、音像處理技術應用到企業(yè)檔案管理中，能夠對檔案資料進行數(shù)字化的處理和保存，不斷豐富企業(yè)檔案的形式及內容，為企業(yè)檔案的信息化管理及利用提供有利基礎。對于一些經(jīng)濟情況較好的企業(yè)，可以將先進的現(xiàn)代信息技術應用到檔案信息化管理中，促進企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展，使企業(yè)檔案的利用更具有深度和廣度。

3.加大對檔案信息化建設基礎設施、設備的投入

檔案基礎設施的建設和檔案設備的投入可以對檔案信息的安全性和完整性產(chǎn)生直接影響，如果企業(yè)配備了安全高效的檔案設施和電子設備，就可以有效地將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，更可以保證一些帶有密級的、不可對外公開的檔案的安全性，所以企業(yè)必須要加強對檔案信息化基礎設施及設備的投入，配備必要的電子設備，如計算機、服務器、存儲器、掃描儀、路由器等，并對檔案管理系統(tǒng)和軟件進行及時更新。

4.挖掘企業(yè)檔案信息化發(fā)展的潛力，重視安全技術方法的應用

通過對大數(shù)據(jù)進行分析可知，大數(shù)據(jù)的主要價值就是對企業(yè)數(shù)據(jù)進行采集和整理，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的有效統(tǒng)計和分析。在企業(yè)檔案信息化管理工作開展期間，不但需要對檔案信息的收集更加重視，將其保存到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，也要深入分析以后的數(shù)據(jù)，將分析結果作為企業(yè)發(fā)展重要決策的參考依據(jù)，促進企業(yè)朝著良好的方向不斷發(fā)展。只有做到深入挖掘有用的歷史信息及發(fā)展規(guī)律，才能夠將檔案數(shù)據(jù)的使用價值充分發(fā)揮出來，促進企業(yè)的進一步發(fā)展?；诖髷?shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息化管理能夠實現(xiàn)分析歷史數(shù)據(jù)的作用，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，進而采取有效措施進行改進。同時，可以挖掘信息背后的隱性關聯(lián)，促進信息資源的傳遞及共享，使檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)發(fā)展中的價值有效體現(xiàn)出來。

基于企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)安全性角度考慮，還需要重視現(xiàn)代化安全技術及方法的應用。比如，通過防火墻技術、安全密鑰技術的應用，使病毒感染及黑客攻擊事件的發(fā)生得到有效預防控制。在安全密鑰技術的支持下，對于具備訪問權限的人員可根據(jù)其權限等級進行查閱、下載、利用相關檔案信息資源;對于不具備訪問權限的人員，則拒之系統(tǒng)之外，以此提高企業(yè)檔案信息資源的共享價值，保證檔案信息資源的安全性。

5.加強檔案信息化管理隊伍建設

為了使企業(yè)檔案信息化管理的人才需求得到有效滿足，需重視檔案信息化管理隊伍的建設，持續(xù)提升檔案管理人員的信息化能力及水平，使其能夠熟練運用各種信息化技術手段，促進檔案信息化管理及利用等各項工作的有效進行。首先，可以對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培養(yǎng)，結合檔案信息化管理及利用的實際情況落實有針對性的培訓措施，重視培訓內容的優(yōu)化，確保檔案管理人員通過培訓，提升檔案管理方面的實踐能力及技巧。其次，可以引進一些優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，使其能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，帶動檔案管理隊伍綜合素質的不斷提高，彌補檔案信息化管理及利用中的不足。最后，需要充分發(fā)揮企業(yè)激勵制度的作用，調動檔案管理人員的積極性及主動性，在做好檔案工作的同時，結合自身的工作情況進行自主學習，促進自身檔案專業(yè)能力和水平的不斷提高，為企業(yè)檔案信息化管理工作提供有效支撐。

五、結語

綜上所述，大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息化管理成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的必然趨勢。因此，需對企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀和問題加以明確，進一步加強企業(yè)檔案門類建設、擴展企業(yè)檔案利用范圍，并對企業(yè)檔案信息化發(fā)展的潛能進行充分挖掘。通過檔案信息化管理隊伍建設工作的強化等，促進企業(yè)檔案信息化管理工作效率及質量的全面提升，使企業(yè)檔案資源合理、高效利用，最終為現(xiàn)代企業(yè)穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

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（作者單位：濱州渤?；钊邢薰荆?/p>