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        試論藝術(shù)院校檔案保護(hù)機(jī)制的建設(shè)

        2022-02-23 13:31:19田磊
        河北畫報(bào) 2022年2期
        關(guān)鍵詞:藝術(shù)院校載體檔案管理

        田磊

        (作者單位:中央戲劇學(xué)院)

        為更好地開展藝術(shù)院校檔案管理工作,充分利用好檔案資源,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,對(duì)檔案資源的有效保護(hù)是藝術(shù)院校檔案工作的重中之重。那么,建設(shè)和推行完善的檔案載體保護(hù)機(jī)制是實(shí)現(xiàn)檔案安全的決定性科學(xué)措施。

        一、藝術(shù)院校檔案概況

        藝術(shù)院校在正常發(fā)展中會(huì)形成必要的歷史檔案,是學(xué)?!案黜?xiàng)活動(dòng)而積累、形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表以及電子信息等不同載體信息的總和”。

        藝術(shù)檔案是藝術(shù)院校檔案的重要組成部分,是學(xué)校成長(zhǎng)和發(fā)展的歷史見證。由于藝術(shù)檔案是隨著院校的產(chǎn)生和發(fā)展而不斷積累的,其中包括學(xué)校的科研、教學(xué)等活動(dòng)的記錄,還包括學(xué)校不同時(shí)期的歷史情況如增、減設(shè)專業(yè)、課程具體安排等一系列的內(nèi)容。藝術(shù)檔案還反映了學(xué)校的師資力量、教學(xué)水平、學(xué)校的教育特色、文化藝術(shù)發(fā)展等諸多特點(diǎn)。由于藝術(shù)檔案涉及諸多教學(xué)檔案,里面體現(xiàn)著豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn),具有相當(dāng)?shù)慕梃b作用,學(xué)??梢砸源藖怼皩?duì)學(xué)生開展藝術(shù)輔導(dǎo),利用檔案中的聲像材料進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)、示范教學(xué),編定新版教材與教案”,推動(dòng)教學(xué)工作的向前發(fā)展。由此可見,藝術(shù)檔案不僅是學(xué)校改善教學(xué)質(zhì)量、修訂決策、開展教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù),也是“推進(jìn)重大科研工作的必要條件”。另外,藝術(shù)檔案本身具有的藝術(shù)特性是無可比擬的。藝術(shù)檔案通過教學(xué)過程中體現(xiàn)出來,比如藝術(shù)檔案中的聲像資料,可以說是學(xué)??蒲?、演出、教學(xué)中的藝術(shù)精華,擁有很高的價(jià)值。

        目前,國(guó)內(nèi)藝術(shù)院校的檔案內(nèi)容確實(shí)比較多、數(shù)量也不小?!八囆g(shù)院校的檔案經(jīng)過幾十年的建設(shè),已經(jīng)形成了比較完整的獨(dú)立體系,其發(fā)展規(guī)模與信息占有量已經(jīng)十分可觀,綜合開發(fā)的基礎(chǔ)與能力已經(jīng)有了很大的提高?!钡牵鎸?duì)日益增長(zhǎng)的檔案生成量,藝術(shù)院校切實(shí)保護(hù)好自身檔案特別是藝術(shù)檔案也是學(xué)校未來面臨的重要挑戰(zhàn)。

        二、藝術(shù)院校檔案保護(hù)的制度性建設(shè)

        藝術(shù)院校是眾多高校中的一部分,雖然不占主體,但是每年在各項(xiàng)活動(dòng)中積累、形成了具有保存價(jià)值的文字、圖表以及電子信息等不同載體的各類檔案特別是藝術(shù)檔案也是數(shù)量巨大的,而且也是逐年遞增的趨勢(shì)。如何有效管理和保護(hù)日益增多的檔案是目前藝術(shù)院校必須面對(duì)和需要處理的嚴(yán)峻考驗(yàn)。針對(duì)挑戰(zhàn),面對(duì)寶貴的檔案財(cái)產(chǎn),各大藝術(shù)院校為切實(shí)做好對(duì)本校檔案的管理,避免造成無法挽回的損失,根據(jù)本校實(shí)際情況,及時(shí)采取并執(zhí)行有利于本校檔案工作順利開展的保護(hù)措施。這當(dāng)中首先是在制度性上的建設(shè),就是制定本院校相關(guān)檔案管理辦法,通過相關(guān)辦法實(shí)現(xiàn)對(duì)本院校檔案的有效保護(hù),這也是藝術(shù)院校建立檔案保護(hù)機(jī)制的重要一環(huán)。

        (一)檔案保護(hù)制度與法律法規(guī)的制定

        國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)了權(quán)威性的《中華人民共和國(guó)檔案法》《普通高等學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《藝術(shù)檔案管理辦法》等,因此,各大藝術(shù)院?;谝陨蠗l例都適當(dāng)性的做了調(diào)整,根據(jù)實(shí)際工作中遇到的問題或者及早發(fā)現(xiàn)的隱患,制定出了本校切實(shí)可行的檔案管理辦法,這些辦法的實(shí)施都對(duì)各自檔案的保護(hù)起到了指導(dǎo)性的作用。比如,一些藝術(shù)院校在保護(hù)檔案的制度性建設(shè)上可謂科學(xué)縝密,為加強(qiáng)檔案工作建設(shè),推進(jìn)學(xué)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理,科學(xué)有效保護(hù)學(xué)院檔案資源,學(xué)校會(huì)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本校實(shí)際情況,制定相應(yīng)的綜合檔案管理辦法或者更為具體、細(xì)節(jié)的比如演出檔案管理實(shí)施辦法或人物檔案管理實(shí)施辦法等。隨著社會(huì)發(fā)展,檔案的維護(hù)要求也在提高,那么相應(yīng)的制度性建設(shè)也要同步,在內(nèi)容上要與時(shí)俱進(jìn),不斷更新,以適應(yīng)檔案發(fā)展的新趨勢(shì)。

        (二)執(zhí)行與完善

        目前,全國(guó)各大高校乃至藝術(shù)性院校在檔案資料的保護(hù)上執(zhí)行力度總體上仍不夠理想。相當(dāng)一部分專職人員對(duì)藝術(shù)類院校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為檔案管理就是裝訂、保管等簡(jiǎn)單性事務(wù)工作,也無學(xué)術(shù)研究意義,能夠做到滿足本校內(nèi)部門的查檔順利。個(gè)別藝術(shù)類院校未完善對(duì)管理人員的崗位職責(zé)的內(nèi)容制定,或相應(yīng)的規(guī)章制度內(nèi)容不夠全面,甚至僅有查(借)閱制度;有的雖然制定了制度,但由于管理不規(guī)范,在工作中落實(shí)不到位,嚴(yán)重影響檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。由于各方面的限制,一些學(xué)校缺乏信息化管理,工作效率堪憂。值得深省的是,很多藝術(shù)院校缺乏專門性檔案管理人才,專業(yè)素質(zhì)不夠理想。隨著高等教學(xué)事業(yè)的迅猛發(fā)展,學(xué)校的檔案管理人員配備明顯不足,一些領(lǐng)導(dǎo)消極地認(rèn)為檔案管理工作可有可無。檔案部門作為“冷部門”,升遷難度大,任職職工也缺乏積極性和主動(dòng)性。雖然總體上全國(guó)高校以及藝術(shù)院校在管理制度上制定還是到位的,但是也不能忽視部分院校工作上的不足和問題。當(dāng)然,大多數(shù)藝術(shù)院校無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層都比較重視管理制度的執(zhí)行,并嚴(yán)格對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育與引導(dǎo),重視對(duì)有關(guān)人員在管理制度上的培訓(xùn),也以此作為對(duì)職工工作考核的重要依據(jù),同時(shí)在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題和不足,逐漸完善更新本院校的檔案管理制度或辦法,使之適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)檔案維護(hù)不斷發(fā)展而提出的新要求,實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的良性循環(huán)。說到這里,存在執(zhí)行力不足的院校必須要重新重視起來,不僅要加強(qiáng)對(duì)職工的制度性培訓(xùn),更要嚴(yán)格對(duì)其考核,這樣才會(huì)有效緩解乃至徹底解決目前的問題。

        三、藝術(shù)院校檔案保障的技術(shù)性建設(shè)

        藝術(shù)院校檔案保護(hù)的機(jī)制性建設(shè)不僅要有制度上的建設(shè),還要有技術(shù)上的建設(shè),兩者缺一不可。在技術(shù)上的體現(xiàn)主要反映在根據(jù)檔案的成分與狀況所采取的安全防護(hù)措施。總體上說,檔案保護(hù)工作在技術(shù)上要做到全面性,涉及檔案整個(gè)流動(dòng)過程中,在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。技術(shù)措施要科學(xué)合理,要切實(shí)防止檔案的損壞,維護(hù)檔案的完整與安全。不同載體的檔案材料,其保護(hù)性的要求是不同的,技術(shù)上要充分滿足,實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)久的使用壽命。很多時(shí)候,對(duì)待檔案要以防為主,防治相互結(jié)合。技術(shù)上及時(shí)采取有效措施,避免檔案的損毀。倘若檔案無法避免地發(fā)生損傷,也要迅速進(jìn)行妥善治理。

        這些年,藝術(shù)院校在技術(shù)上的建設(shè)投入了大量的財(cái)力、人力、物力,對(duì)傳統(tǒng)的管理模式也進(jìn)行改革、創(chuàng)新,以前以手工操作為主,現(xiàn)在大量推行信息化運(yùn)作。針對(duì)檔案載體要求具備恒溫、恒濕、防蟲的保存要求,在設(shè)備管理、儲(chǔ)藏空間、環(huán)境監(jiān)控等方面均做了大量實(shí)際性的技術(shù)工作。針對(duì)普遍資料采用紙質(zhì)型,缺少大數(shù)據(jù)匯總的情況,進(jìn)行大規(guī)模數(shù)字化的現(xiàn)代化管理和存儲(chǔ)手段,從而對(duì)檔案數(shù)據(jù)起到了有效地保護(hù),也更便于利用、調(diào)取。

        (一)檔案載體保護(hù)技術(shù)的運(yùn)用與推廣

        檔案材料的使用壽命畢竟有限。檔案制成材料以及保管條件都是影響因素所在,保管條件方面比如氣候問題和保管場(chǎng)所等,這種內(nèi)在因素和外部因素相互結(jié)合,會(huì)引起檔案材質(zhì)的迅速變化,進(jìn)而縮短其使用壽命。倘若未經(jīng)科學(xué)、有效的防護(hù)措施,各類檔案包括藝術(shù)檔案等寶貴的學(xué)校財(cái)產(chǎn)將難以長(zhǎng)期保存。目前很多藝術(shù)院校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),通過先進(jìn)技術(shù)的大量應(yīng)用,用于“防止檔案受損,延緩檔案褪變和搶救、修復(fù)受損檔案”。

        針對(duì)不同檔案載體,廣大藝術(shù)院校依據(jù)科學(xué)理念采取相關(guān)技術(shù)予以妥善對(duì)待,最大限度地為檔案實(shí)體提供保護(hù)。

        1.針對(duì)紙張檔案類,在用紙選擇上,我國(guó)藝術(shù)院校普遍遵守國(guó)家制定的要求和規(guī)定,以《信息與文獻(xiàn) 文獻(xiàn)用紙 耐用性要求》(GB/T24423-2009)和國(guó)家檔案局制定的《文字用紙耐久性測(cè)試法》,為選擇檔案紙張的基本依據(jù),避免使用不適宜長(zhǎng)久存放的紙張。選擇合適紙張作為檔案用紙,是檔案保護(hù)的第一步,接下來就是為檔案紙張的保存創(chuàng)造良好的環(huán)境,通過添加和科學(xué)布置技術(shù)設(shè)備來提供適宜的溫濕度,防止光和空氣污染物對(duì)紙張的損壞,利用除蟲、驅(qū)蟲設(shè)備,有效殺滅有害生物,另外就是實(shí)施工程化管理,對(duì)檔案紙張開展科學(xué)性的搶救與修復(fù)工作。對(duì)于紙張上的字跡,考慮到影響的因素很多,為了保護(hù)好檔案字跡,很多藝術(shù)院校采用先進(jìn)技術(shù)做到防水、防塵、防有害氣體、防熱等等,盡最大限度地保證字跡的長(zhǎng)久留存。

        2.對(duì)于膠片、照片類檔案,藝術(shù)院校積極采取有效的科學(xué)措施,力求克服會(huì)導(dǎo)致檔案損壞的不利因素。比如對(duì)于膠片、照片的裝具材料有嚴(yán)格的要求,在挑選材料中以紙張、塑料、金屬為主,但也是經(jīng)過精心挑選和特殊加工后的。針對(duì)存放的庫(kù)房,也運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)加以管理,包括控制溫濕度,按照國(guó)家檔案局1987 年頒發(fā)的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》對(duì)其實(shí)施保護(hù)措施,通過安裝空氣調(diào)節(jié)機(jī)和除濕設(shè)備等予以實(shí)現(xiàn),除此以外,嚴(yán)格防止陽(yáng)光照射,保持庫(kù)房空氣、環(huán)境雙干凈。

        3.對(duì)于光盤檔案等,一些院校根據(jù)其材質(zhì)同樣在溫濕度、空氣污染以及使用頻率上加以嚴(yán)格的管控。

        4.害蟲和微生物的預(yù)防。害蟲一直是檔案保護(hù)和預(yù)防的重點(diǎn)對(duì)象,如果不加以驅(qū)離殺滅,這些害蟲會(huì)啃食、蛀損、污染檔案載體,造成檔案無法彌補(bǔ)的重大損失。這些年,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,對(duì)害蟲的防治技術(shù)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。通過設(shè)備控制存放檔案的室內(nèi)溫濕度,能夠有效抑制其生長(zhǎng)和產(chǎn)卵乃至導(dǎo)致死亡。對(duì)于入庫(kù)前的檔案,一些藝術(shù)院校會(huì)采取冷凍方法,即將允許放入冷庫(kù)的檔案放置其中進(jìn)行相關(guān)處理,能起到很好的滅蟲效果。在庫(kù)房的建設(shè)上也依據(jù)科學(xué)保存的理念,采用鋼筋水泥或石質(zhì)結(jié)構(gòu),在滿足抗震、防水、防火等技術(shù)要求的同時(shí),還能有效預(yù)防蟲、鼠的侵害。另外,室內(nèi)還會(huì)放置藥物和化學(xué)劑等進(jìn)行預(yù)防滅殺。這些年,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,對(duì)害蟲的防治技術(shù)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步,遠(yuǎn)紅外線輻射殺蟲、微波輻射殺蟲、氣調(diào)殺蟲等新技術(shù)開始在院校檔案保管中予以逐漸采用,效果也確實(shí)比較理想。對(duì)于微生物的防治,方式與方法與滅蟲有相通的地方,比如控制溫濕度、藥物防霉、庫(kù)房衛(wèi)生消毒等,除以上手段外,物理滅菌和化學(xué)滅菌技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于很多藝術(shù)院校有效殺滅對(duì)檔案有害的微生物,作用也是非常明顯的。物理滅菌包括冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等,化學(xué)滅菌包括酒精滅菌、甲醛滅菌、肉桂醛滅菌還有臭氧滅菌等。

        5.隨著科技的發(fā)展,檔案載體的多樣性和趨向性越來越明顯,當(dāng)今社會(huì),磁帶、磁盤、磁卡等大量使用,特別是磁盤(軟盤、硬盤),甚至大有成為生產(chǎn)生活主要的存儲(chǔ)途徑。當(dāng)然,也就衍生出了大量磁性載體檔案。針對(duì)這些檔案的保護(hù),必須采取嚴(yán)格的科學(xué)技術(shù),否則必然無法有效保存。一些院校,不僅對(duì)設(shè)置存放環(huán)境有嚴(yán)格的管控,通過先進(jìn)設(shè)備有效控制存儲(chǔ)場(chǎng)所的干燥、清潔、通風(fēng),而且會(huì)將磁性載體檔案放置于防磁柜予以妥善保管,避免受到消磁影響而數(shù)據(jù)丟失,在使用上也避免磕碰、擊打等暴力方式,以正確科學(xué)的方式對(duì)其進(jìn)行讀取使用,有效維護(hù)重要數(shù)據(jù)。

        6.檔案的數(shù)字化和“信息化建設(shè)”已是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),在傳統(tǒng)檔案的保護(hù)上是非常科學(xué)、務(wù)實(shí)的舉措。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,信息技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)、生活中的應(yīng)用越來越深入。針對(duì)檔案,特別是藝術(shù)檔案的有效保護(hù),藝術(shù)院校檔案管理工作中的信息化改革必然是適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)的需要。進(jìn)行資源的信息化建設(shè),在此基礎(chǔ)上,全國(guó)各大藝術(shù)院校為保護(hù)本校檔案資源,都已經(jīng)在有序開展檔案數(shù)字化階段性工程,利用相關(guān)的多媒體錄入設(shè)備將膠片、劇照、紙質(zhì)、實(shí)物類等不同載體展開數(shù)字制作工作,將其轉(zhuǎn)化為電子檔案并備份,以信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為核心,建立起了可以覆蓋院校整體的檔案信息庫(kù),并進(jìn)行系統(tǒng)性管理,簡(jiǎn)化院校內(nèi)部的流通渠道,不僅使查閱和利用更為快捷與方便,更有利于最大限度地降低直接使用原件的頻率,進(jìn)而盡可能避免在使用過程中造成各種形式的損耗或毀壞,對(duì)檔案原件起到了實(shí)質(zhì)性的保護(hù),有利于延長(zhǎng)檔案的使用壽命,這也是當(dāng)今乃至未來無論是在教育領(lǐng)域還是其他社會(huì)領(lǐng)域基于檔案保管工作的普遍做法。

        7.建立檔案災(zāi)害預(yù)警系統(tǒng)也是目前很多院校采取的有效技術(shù)手段。在檔案管理場(chǎng)所設(shè)置預(yù)警監(jiān)測(cè),建立完善的檔案災(zāi)害預(yù)警監(jiān)控系統(tǒng),通過各種監(jiān)測(cè)設(shè)備收集有關(guān)信息,包括門禁系統(tǒng)、視頻實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)、消防監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、入侵報(bào)警系統(tǒng)、專用通信系統(tǒng)與公安、消防等部門報(bào)警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)等等,這些系統(tǒng)的互補(bǔ)設(shè)置能夠全面實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)藏安全情況的實(shí)時(shí)監(jiān)管、預(yù)警預(yù)報(bào)和對(duì)危險(xiǎn)情況發(fā)生的有效補(bǔ)救。面對(duì)突發(fā)情況,很多藝術(shù)院校也非常重視檔案修復(fù)工作,力保損失減到最小。

        面對(duì)紙質(zhì)檔案的損傷,諸如泥斑、油斑、蠟斑、霉斑等斑跡、斑塊,通常采用“干法去污、濕法去污、氧化去污”等技術(shù)方法,具有明顯的去污效果,過程中對(duì)檔案造成二次損傷很小。而對(duì)于有殘破或者年代久遠(yuǎn)而脆弱的紙質(zhì)檔案來說,一般會(huì)采用“修補(bǔ)和托裱”技術(shù),這也是對(duì)紙質(zhì)檔案常見的修復(fù)方式,主要是利用漿糊之類的黏合劑,運(yùn)用上述方法,把專用的紙張通過補(bǔ)或者托裱的形式,已實(shí)現(xiàn)原檔案的耐久性。紙質(zhì)檔案自身還會(huì)存在一個(gè)不容忽視的問題,就是由于長(zhǎng)期放置,在一些因素的影響下,其中的字跡會(huì)隨著時(shí)間的推移產(chǎn)生擴(kuò)散、褪色等現(xiàn)象。根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),多數(shù)藝術(shù)院校會(huì)采用“物理法顯示字跡、化學(xué)法恢復(fù)字跡”這兩類技術(shù)方法也是目前比較有成效的修復(fù)手段。紙質(zhì)檔案除以上面臨的情況和問題外,還要面臨酸化風(fēng)險(xiǎn),紙質(zhì)酸化后會(huì)變黃變脆,所以目前一些高校也會(huì)采取去酸技術(shù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的維護(hù)與修復(fù)??傊?,紙質(zhì)檔案的修復(fù)要考慮各種因素,對(duì)癥下藥才能有的放矢。

        面對(duì)音像檔案載體的問題,如何有效修復(fù),這是藝術(shù)院校面臨的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn),因?yàn)樗囆g(shù)教學(xué)與表演,藝術(shù)院校每年都會(huì)形成大量的音像檔案,這些檔案都是院校寶貴而獨(dú)具特色的財(cái)產(chǎn),如果因?yàn)閾p傷無法修復(fù)導(dǎo)致檔案失去價(jià)值,這對(duì)學(xué)校來說是巨大的損失。我們知道,音像檔案以膠片檔案、磁性載體檔案居多,也是相對(duì)脆弱的載體形式。比如膠片,由于長(zhǎng)期放置,如若不去精心維護(hù),膠片很容易發(fā)生變形、硬化、韌性變差、褪色等等。面臨這種情況,一些藝術(shù)院校的工作人員還是很有經(jīng)驗(yàn)的,通常采取去塵與去污的方法,以及消除劃傷、折痕、恢復(fù)褪色黑白影像等技術(shù)舉措,這些技術(shù)手段的合理使用對(duì)于問題的改善還是很有成效的。而對(duì)于磁性載體檔案來講,專業(yè)性要求會(huì)更高,比如針對(duì)磁帶上的污斑,一般會(huì)采用四氯化碳、氟利昂這樣的有機(jī)溶劑來消除,由于磁帶非常脆弱,清除過程中需要小心謹(jǐn)慎。面對(duì)磁帶復(fù)印效應(yīng),也要根據(jù)實(shí)際情況予以解決,包括將磁帶放在低溫位置,有利于減弱復(fù)印效應(yīng),還有經(jīng)常倒帶也能有效打斷復(fù)印效應(yīng)。如果磁帶受到損傷,磁帶斷裂,只能采取剪接的方式進(jìn)行修復(fù),這需要工作人員縝密的手法,對(duì)于這樣的修復(fù)要求,很多院校也在培養(yǎng)手法過硬技術(shù)人員。

        檔案數(shù)字化后雖經(jīng)過備份,是比較穩(wěn)妥的保護(hù)舉措。但是,在使用原數(shù)據(jù)或備份數(shù)據(jù)時(shí),因各種突發(fā)性因素可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的部分缺失或全部缺失。那么,雖然定期備份不失為一種預(yù)防性手段,但是掌握數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)也是檔案管理人員必須了解或者具備的工作技能。目前,一些藝術(shù)院校也在開始在自己的檔案管理機(jī)構(gòu)中開發(fā)或者使用第三方數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng),包括嘗試使用“WinHex、R-Studio、FinalData、EasyRecoery”等數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件,遇到突發(fā)事故發(fā)生后,利用電子系統(tǒng)予以數(shù)據(jù)的技術(shù)恢復(fù),減小數(shù)據(jù)丟失帶來的損失。

        (二)工作人員培訓(xùn)與實(shí)踐

        藝術(shù)院校大量采用新技術(shù)用于檔案載體的保護(hù),使檔案在使用壽命上得到保障。但是,要想順利實(shí)現(xiàn)這一目的,負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員就必須全面、熟練地掌握?,F(xiàn)在的藝術(shù)院校隨著發(fā)展,生成的檔案載體多樣,保管的技術(shù)要求性越來越高,非常需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的檔案管理隊(duì)伍,這支隊(duì)伍必須要掌握相應(yīng)的技術(shù)操作與管理能力,才能有效保障檔案的安全。

        這些年,全國(guó)各大院校特別是藝術(shù)院校,紛紛認(rèn)識(shí)到檔案教育的重要性,陸陸續(xù)續(xù)開展對(duì)工作人員的相關(guān)技術(shù)培訓(xùn),很多院校的檔案管理人員已經(jīng)具備扎實(shí)的理論知識(shí)、科技知識(shí)和現(xiàn)代化的管理手段,他們當(dāng)中很多人不斷學(xué)習(xí)、優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)、并且越來越重視計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字信息的學(xué)習(xí)掌握,這也是新形勢(shì)下檔案工作的必然要求。一些藝術(shù)院校定期組織有關(guān)人員參加國(guó)家檔案權(quán)威機(jī)構(gòu)舉辦的相關(guān)培訓(xùn),涉及很多檔案保護(hù)領(lǐng)域的技術(shù)性知識(shí)。這些培訓(xùn)班的順利開展,能夠大大提高藝術(shù)院校的檔案管理人員的整體水平。除參與國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)培訓(xùn)外,還有一些院校也自發(fā)性的組織人員培訓(xùn),通過培訓(xùn),從事檔案的管理隊(duì)伍人員在水平和保護(hù)意識(shí)上都得到增強(qiáng)。一些藝術(shù)院校,在開展技術(shù)性培訓(xùn)過程中,為保證和提高培訓(xùn)質(zhì)量,會(huì)進(jìn)行相關(guān)師資和教材方面的建設(shè),在對(duì)檔案工作人員培訓(xùn)時(shí)注重理論聯(lián)系實(shí)際、學(xué)以致用,特別是針對(duì)檔案保護(hù)領(lǐng)域的新知識(shí)、新方法,在實(shí)踐中講究實(shí)用性。在教材上非常關(guān)注相關(guān)技術(shù)發(fā)展的新動(dòng)態(tài),以此滿足本院校有關(guān)人員學(xué)習(xí)提高的需要。

        還有一些院校,為了穩(wěn)定隊(duì)伍力量,保證隊(duì)伍的總體水平,對(duì)其進(jìn)行的教育培訓(xùn)進(jìn)行了制度性的保障,對(duì)檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)有了規(guī)章可依,這項(xiàng)舉措其實(shí)對(duì)檔案部門的人力資源總體質(zhì)量是非常有促進(jìn)的作用。當(dāng)然,藝術(shù)院校更是在培訓(xùn)的形式、途徑和組織方式上都在不斷嘗試、改進(jìn),培訓(xùn)更注重實(shí)效性。很多院校根據(jù)自身實(shí)際需要,在檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)中也會(huì)選擇更為務(wù)實(shí)的內(nèi)容,比如基于需求選擇當(dāng)前更為需要的學(xué)習(xí)領(lǐng)域。比如,如何有效開展對(duì)膠片、照片等載體形式的檔案保護(hù)、紙質(zhì)檔案如何有效防潮、磁性載體檔案(U 盤、移動(dòng)硬盤和數(shù)碼存儲(chǔ)設(shè)備等)的數(shù)據(jù)恢復(fù)等等,這些培訓(xùn)是工作中急切需要面對(duì)和解決的,這些務(wù)實(shí)的培訓(xùn)能夠切實(shí)的解決實(shí)際問題,避免檔案的損失,更能調(diào)動(dòng)培訓(xùn)人員的積極心理,實(shí)現(xiàn)良好的培訓(xùn)效果。有的藝術(shù)院校還會(huì)組織專題講座形式,不定期的聘請(qǐng)一些檔案專業(yè)人員來進(jìn)行培訓(xùn)講授,當(dāng)然這種活動(dòng)有必須參加也有自愿參加,有關(guān)人員通過職責(zé)參與或者興趣參與,均能獲得業(yè)務(wù)上的提高。還有的藝術(shù)院校也會(huì)開辦檔案保管領(lǐng)域的研討會(huì),也會(huì)組織檔案人員在實(shí)踐過程中就遇到和預(yù)防的問題進(jìn)行討論與交流,這種形式也非常有助于檔案工作人員的現(xiàn)實(shí)問題處理能力。總之,現(xiàn)在大多數(shù)藝術(shù)院校正在給檔案管理人員更大的發(fā)展平臺(tái),努力讓其獲得職業(yè)能力的提高,在培養(yǎng)檔案人員檔案的保護(hù)意識(shí)和知識(shí)積累上均作了實(shí)質(zhì)性的舉措。

        單件檔案損傷或小部分損傷對(duì)于院校來講就已經(jīng)不是小事,如果面對(duì)毀壞性更強(qiáng)、規(guī)模更大的災(zāi)害,比如:水災(zāi)、火災(zāi)、地震、臺(tái)風(fēng)、泥石流等,那就是滅頂性的檔案災(zāi)害了。面對(duì)如此多的檔案素材,特別是藝術(shù)檔案對(duì)于藝術(shù)院校來講是尤為的珍貴,過硬的人員素質(zhì)以及臨危不懼的處理能力,才是保護(hù)和搶救檔案的重要保證。很多藝術(shù)院校對(duì)此非常重視,不定期地就會(huì)組織開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和演習(xí)演練,對(duì)檔案工作人員講授檔案災(zāi)害的主要類型及危害,讓工作人員充分清楚認(rèn)識(shí)災(zāi)害對(duì)檔案的危險(xiǎn)性。檔案館(室)普遍設(shè)置了預(yù)警監(jiān)測(cè)系統(tǒng),有關(guān)人員也參與了相關(guān)操作與使用上的培訓(xùn),力求所有人員均可熟練掌握系統(tǒng)的使用,從而實(shí)現(xiàn)人和系統(tǒng)共同對(duì)檔案的安全守護(hù)。預(yù)先設(shè)置檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案,并讓所有檔案管理人員熟記在心,使參與者一旦遇到突發(fā)狀況或?yàn)?zāi)害發(fā)生而臨危不亂,有序開展對(duì)檔案的補(bǔ)救措施。針對(duì)災(zāi)害發(fā)生后如何對(duì)檔案采取正確的施救措施,很多藝術(shù)院校根據(jù)自身檔案載體的實(shí)際特點(diǎn)和檔案規(guī)模情況,制定了適合本院校的應(yīng)急情況下的搶救原則、搶救流程等等,其中搶救原則多以先重點(diǎn)后一般為主,也就是先搶救珍貴、重要檔案,再進(jìn)一步搶救重要性次之的檔案,這是緊急情況下以最大限度的挽救損失的務(wù)實(shí)策略。在搶救流程上,根據(jù)檔案的受損情況制定切實(shí)可行的搶救方案并及時(shí)執(zhí)行,具體內(nèi)容各院校皆有不同,但均以科學(xué)務(wù)實(shí)為主導(dǎo)。在對(duì)檔案部門管理人員進(jìn)行專門性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與定期考核后,從事人員在搶救原則、流程上均有了明確認(rèn)識(shí),避免事發(fā)后無法迅速開展有效營(yíng)救行動(dòng),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)貫徹與執(zhí)行的最終目的。

        四、結(jié)語(yǔ)

        藝術(shù)院校的檔案機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)當(dāng)執(zhí)行完善的檔案保護(hù)領(lǐng)域的制度、辦法以及法律法規(guī),還應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù),工作人員要定期培訓(xùn),這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的,不斷與時(shí)俱進(jìn)的大工程。檔案材料的保護(hù)決不可輕視,因?yàn)樗奈ㄒ恍詻Q定了的珍貴價(jià)值,因此,必須建立和擁有現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的保護(hù)機(jī)制,才是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的硬性要求。隨著高等教育的迅速發(fā)展,藝術(shù)院校的檔案管理專業(yè)訴求只會(huì)越來越高、挑戰(zhàn)勢(shì)必越來越大。

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