劉璐

摘要：檔案信息化的發(fā)展，使檔案管理工作發(fā)生了根本性的變化。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們足夠的重視，采取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全。

關(guān)鍵詞：檔案保密;信息化發(fā)展;實(shí)踐探究

1信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1搜索速度快，精準(zhǔn)度高

信息化檔案管理以電子檔案為主要管理模式，期間只需要通過(guò)搜索引擎即可完成對(duì)檔案的精準(zhǔn)調(diào)用和處理，因而其搜索速度極快，精準(zhǔn)度極高。同時(shí)，在無(wú)紙化的辦公模式下，既減少了對(duì)紙張的浪費(fèi)，提高環(huán)保性能，也提升了檔案的利用率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)與環(huán)保和諧發(fā)展。近些年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，對(duì)資源能源的需求量也與日俱進(jìn)，在市場(chǎng)導(dǎo)向的刺激之下，各行各業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)如井噴式爆發(fā)，傳統(tǒng)紙質(zhì)保存法已經(jīng)難以滿足當(dāng)前發(fā)展需求，而虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)、信息化技術(shù)的應(yīng)用則完美契合了發(fā)展需求，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)環(huán)保保障，促進(jìn)兩者協(xié)同發(fā)展。

1.2傳輸共享更便利，失誤偏差大大縮小

信息化檔案管理在數(shù)據(jù)傳輸與共享方面擁有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，不僅為各行各業(yè)帶來(lái)極大的便利，同時(shí)也可以節(jié)省時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。特別是在遠(yuǎn)程調(diào)取方面，檔案信息化管理能夠以網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的檢索，并利用其完成有效空間轉(zhuǎn)移。即使是不同部門(mén)、不同單位、不同省市甚至是不同國(guó)家，只要獲取調(diào)取權(quán)限，就能消除空間、時(shí)間上的約束和限制，完成遠(yuǎn)程工作與服務(wù)。

1.3節(jié)省人力，優(yōu)化資源配置

海量數(shù)據(jù)的持續(xù)增加擴(kuò)大了檔案管理人員的工作量，以往很多單位為了確保檔案管理的時(shí)效性，不得不大量聘用專業(yè)人才，這樣不僅浪費(fèi)人力資源，也對(duì)單位資源配置有一定的不利影響。如今，隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用和滲透，檔案信息化管理之下，單位只需要聘用有信息化能力與素養(yǎng)的職工來(lái)完成相關(guān)作業(yè)即可，既提高了檔案存儲(chǔ)和管理質(zhì)量，也節(jié)省了資源，優(yōu)化資源配置，為其良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2信息化檔案管理安全保密存在的問(wèn)題

2.1缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視和技術(shù)的加持

由于檔案工作的領(lǐng)頭人對(duì)檔案的重視程度不夠，對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)也不夠了解，檔案意識(shí)過(guò)于淺薄，所以導(dǎo)致檔案管理工作人員消極怠工，而且檔案管理人員更換頻繁，在這樣的工作環(huán)境當(dāng)中，很難培養(yǎng)出具有責(zé)任心的、優(yōu)秀的檔案工作人員。在現(xiàn)階段，即使有優(yōu)秀的信息技術(shù)人員，但是卻缺乏相關(guān)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，所以我國(guó)的檔案管理工作就缺乏了信息技術(shù)人員和管理人員，整體看來(lái)就呈現(xiàn)出了缺乏技術(shù)加持和專業(yè)技術(shù)人員的特征[2]。同時(shí)，因?yàn)槲覈?guó)的檔案管理信息化起步較晚，相關(guān)的信息管理軟件普遍率較低，技術(shù)不夠成熟，在一定程度上，嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案管理信息化進(jìn)程的推進(jìn)。

2.2信息化檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中的安全問(wèn)題

在信息化的檔案管理中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不一致使得檔案管理也有著不一樣的管理方式。而有些檔案信息隨著時(shí)間的推移，也會(huì)增加數(shù)據(jù)的占比，構(gòu)成形態(tài)也變得各式各樣，以及檔案管理工作人員在電子檔案保存時(shí)的格式不統(tǒng)一，加上檔案信息的來(lái)源比較廣，而檔案管理不同軟件所生成的電子檔案格式也不一定相同，從而增加了檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。而網(wǎng)絡(luò)又有開(kāi)放性特點(diǎn)，因此在對(duì)電子檔案的管理過(guò)程中要注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不足和漏洞，才能有效避免網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的非法攻擊，否則會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)遭到破壞，使信息泄漏。但是當(dāng)前的信息安全技術(shù)的發(fā)展還存在著不足，不能很好地保證信息化檔案管理的安全。加上我國(guó)的一些信息化管理設(shè)備仍依賴于進(jìn)口設(shè)備，安全隱患更大。

2.3檔案管理工作人員對(duì)于檔案的重要性認(rèn)知不夠

檔案工作一直以來(lái)都是我黨、政府、社會(huì)、企業(yè)等的重要工作之一。所以做好檔案安全保密信息化管理的工作十分重要。它不僅是管理者的事，也是是政府、社會(huì)、國(guó)家的大事。檔案管理工作一直以來(lái)都是一項(xiàng)默默無(wú)聞的事情，工作者需要具備強(qiáng)大的包容力和忍受力，這是一份功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)。但是卻很難在短期之內(nèi)做出業(yè)績(jī)和成果，所以

大多數(shù)的檔案管理工作人員對(duì)自己的事業(yè)并不是十分熱愛(ài)，要么不想干，要么不愿意干，方設(shè)法的調(diào)離現(xiàn)在的崗位。

3信息化檔案管理的安全保密措施

3.1提高檔案管理工作人員的保密意識(shí)

時(shí)代賦予了檔案特殊的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事色彩，有些涉及到國(guó)家機(jī)密。如此一來(lái)就需要檔案管理人員確保機(jī)密檔案的安全，形成嚴(yán)謹(jǐn)，負(fù)責(zé)、保密的意識(shí)。保證檔案管理工作人員有足夠的時(shí)間和精力放在檔案保密的工作上來(lái)。同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員保密意識(shí)的培養(yǎng)和加強(qiáng)檔案管理訓(xùn)練，保證所有的檔案管理人員都能及時(shí)全面的了解行業(yè)檔案資料安全保密的形式和手段，循序漸進(jìn)的，不斷提高檔案管理工作人員的保密技術(shù)水平以及良好的保密意識(shí)。除此之外，一些單位和檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)實(shí)施工資與保密水平相掛鉤的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，創(chuàng)建科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲體系。如果檔案管理人員消極怠工，出現(xiàn)不良行為，其工作效率低下，不達(dá)標(biāo)。針對(duì)以上情況[3]，相關(guān)機(jī)構(gòu)和單位就應(yīng)該采取強(qiáng)有力的懲罰措施，做到嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格監(jiān)督，嚴(yán)格要求。如果檔案管理工作人員恪盡職守，盡心盡力，并且檔案管理效果良好，應(yīng)當(dāng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，無(wú)論是精神上的還是物質(zhì)上的都有利于促進(jìn)檔案工作的有效管理，激發(fā)檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性，顯著提高檔案工作的安全性和保密性。

3.2以多樣化技術(shù)手段防范，保證檔案信息的可靠性

（1）利用加密技術(shù)完成保護(hù)。加密是提升檔案信息化安全的重要舉措，也是限制職工隨意操作的有效手段。通過(guò)加密文件將信息轉(zhuǎn)換為密文，提高信息的安全性，同時(shí)由指定人員來(lái)保管密匙，做好保密工作，既能提高檔案信息化管理的安全性，還能為單位提供完整服務(wù)。（2）利用 正確文件簽署技術(shù)來(lái)提升效果。手寫(xiě)簽名、證書(shū)簽名都是體現(xiàn)信息文件真實(shí)性、可靠性的保障，利用這兩種技術(shù)有效驗(yàn)證相關(guān)文件的合法性，對(duì)杜絕他人隨意篡改文件有極大的幫助。另外，使用權(quán)限限制技術(shù)還能限制用戶訪問(wèn)權(quán)限，防范無(wú)權(quán)限人士非法訪問(wèn)[3]。（3）完善監(jiān)控技術(shù)，發(fā)揮防火 墻作用。單位還需大力完善監(jiān)控技術(shù)，將本地網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)隔離開(kāi)來(lái)，禁止外網(wǎng)隨意訪問(wèn)。另外，通過(guò)設(shè)置防火墻來(lái)保證信息不被入侵、盜取或篡改，增加信息管理的安全可靠性[4]。單位還需加大對(duì)信息技術(shù)資金支持投入，以先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)等來(lái)完成對(duì)信息化技術(shù)的規(guī)范和安全保障。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在信息化時(shí)代，檔案管理逐漸向電子化演變，并為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)提供信息依據(jù)，保密工作可有效保障個(gè)體隱私，因此在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)一體化管理建設(shè)，并明確規(guī)范信息保密密級(jí)，借助網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)增強(qiáng)檔案信息保障，輔以保密監(jiān)督管理制度促進(jìn)實(shí)現(xiàn)全方位約束，以此保障檔案的信息安全保密。

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