[摘要]近年來，隨著我國經濟體系的發(fā)展和完善，辦公室在深化改革中做了很多工作。但是也應該清醒地意識到，辦公室的工作還不能滿足改革開放和工商管理的需要。經濟的發(fā)展和改革使辦公室的地位、職能發(fā)生重大的變化。挑戰(zhàn)與機遇并存，要抓住機遇，充分適應職能轉變的新形勢，作為今后辦公室工作的重點內容和方向，充分發(fā)揮工商管理在服務經濟社會發(fā)展中的重要作用，以創(chuàng)造一個寬松、平等的環(huán)境。

[關鍵詞]辦公室職能;工商管理;辦公室管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.31.107

1全面適應職能轉變的新形勢

1.1傳統(tǒng)辦公室管理及其職能

1.1.1傳統(tǒng)辦公室管理工作

在以往的辦公室管理工作中，主要是負責單位本部的行政管理和日常事務，當好領導的參謀，協(xié)助領導做好各部門的全面協(xié)調，加強對各項工作的督促和檢查，建立健全各項規(guī)章制度，促進單位對各項工作的規(guī)范管理。負責單位的文件、資料、信息和宣傳工作，溝通內部和外部聯(lián)系，確保上情下達和下情上報。負責單位來往信件的處理和文書檔案的管理工作，負責督促、查辦和落實會議、文件決定的事項。加強對外聯(lián)絡，擴大公關業(yè)務，促進單位與社會各界的廣泛合作和友好接觸，樹立單位的良好形象。負責單位的印章管理。負責單位的合同管理和法務工作。負責單位會議的準備、召集、記錄和存檔。負責單位的車輛管理。完成領導者分配的其他任務。

1.1.2傳統(tǒng)辦公室管理工作的作用和特點

（1）辦公室具有參謀助手、綜合協(xié)調、督辦督查、服務保障四大職能。辦公室是一個單位的溝通樞紐，也是單位的參謀中心、指揮中心、信息中心和服務中心。如何開展辦公室工作直接制約和影響著整體工作能否順利開展，各項工作任務是否按時、按質完成。辦公室應主要發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調、督辦督查、服務保障四大職能。這“四大職能”是辦公室工作的核心，是衡量一個單位辦公室工作績效的主要標志。如何充分發(fā)揮好這“四大職能”，是做好新形勢下辦公室工作，提高辦公室工作水平的核心內容。

（2）辦公室管理具有體現事業(yè)單位文化功能。辦公室作為單位傳播交流、內外聯(lián)系的主要機構，是事業(yè)單位文化展示的窗口，是事業(yè)單位文化踐行的重要機構。只有讓事業(yè)單位內部和社會公眾都充分感受和認同事業(yè)單位文化，才能從精神層面上提高員工對事業(yè)單位的認可程度和社會對事業(yè)單位的認可程度，從而激發(fā)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展?jié)摿Α?/p>

1.2新形勢下辦公室管理工作發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

1.2.121世紀以來辦公室管理工作發(fā)展變化的背景

在新形勢下，辦公室是單位開展行政工作的中樞部門，其擔負著重大的責任，工作任務較為艱巨。因此，必須要正確認識辦公室行政管理工作的重要意義和主要職能，積極、主動地去應對形勢的變化。采取有效措施，促進辦公室行政管理工作的效率和質量不斷提升。

1.2.2新形勢下辦公室管理工作面臨的問題

（1）管理職能和目標模糊不清。辦公室工作人員不能夠充分了解自己的工作職能，以及工作過程中所需要實現的目標。在新形勢下，不同時期的目標與職能是動態(tài)變化的。但是在實際的工作中，辦公室工作人員往往按照相同的方式，一步一步地工作。在工作中沒有創(chuàng)新性和積極主動性，并且對于自己的職責不夠明確，導致辦公室工作人員往往出現越職代理的事情。

（2）管理機制缺乏有效性。在辦公室實際的工作狀態(tài)中，主要是處于被動工作狀態(tài)下。在很多情況下，僅憑上級指示或者依靠相關文件來處理自己的工作，對于管理過程中遇到的各種問題，并沒有合適有效的機制來處理。現有的辦公機制的有效性有限，不能及時更新單位績效考核體系，從業(yè)人員工作熱情低下而且責任心較低等，導致當前的辦公室行政管理工作處于沒有制度指導的混亂工作狀態(tài)。

（3）管理從業(yè)者整體素質不高。管理辦公室人員的整體素質水平主要反映在業(yè)務水平、政治素質以及工作作風這三個方面。辦公室的工作人員，通常都將精力放在瑣碎的雜事上，很難花費大量的時間去學習政治知識，自然而然就導致其政治水平不高。同時辦公室的工作人員也沒有專業(yè)的辦公室管理工作經驗，很多都不是正式的專業(yè)畢業(yè)，如果后期沒有良好的培訓，其業(yè)務能力和水平都無法真正滿足要求。

1.3新形勢下辦公室工作基本職能拓展

1.3.1傳統(tǒng)辦公室基本管理職能的升級

（1）明確辦公室行政管理職能。隨著我國的不斷發(fā)展，辦公室行政管理工作職能也發(fā)生著變化，為了能夠保證辦公室作為事業(yè)單位管理中樞的功能，就必須明確辦公室行政管理職能。為了明確行政管理職能，就必須做到以下四點：第一，強調服務職能，提升服務品質;第二，優(yōu)化調研模式，改善指導工作的水平;第三，增強協(xié)調能力，促進單位和諧穩(wěn)定發(fā)展;第四，充分發(fā)揮管理監(jiān)督職能，順利完成管理工作。

（2）完善辦公室行政管理制度。一個明確的工作職能必須有一套有效的制度來規(guī)范工作人員的工作，約束工作人員的言行。辦公室行政管理過程中，各個方面都需要有相關的法律法規(guī)和自身的規(guī)定作為依據，必須科學合理的完善管理機制。這樣，管理工作者才能夠在自己的實際工作中，做出及時有效的決策。辦公室行政管理工作是所有事業(yè)單位管理工作的重點，迫切需要提出一套科學有效的運作機制。

（3）辦公室向學習型轉變。辦公室行政管理活動是事業(yè)單位日常工作的重要紐帶，也是確保行政指令實現上傳下達的重要中樞。行政事務需要涉及很多方面的知識，同時也需要從業(yè)者保證自己的專業(yè)性與業(yè)務水平。單位的日常運營和今后的發(fā)展，必然需要行政管理辦公室服務質量的整體提升。這就要求單位要通過制定的培訓方案，對行政管理者進行合理的培訓，從政治素質、業(yè)務水平以及工作作風等多個方面進行提高。以理論基礎為出發(fā)點，在實際的工作過程中鍛煉每一個從業(yè)者的綜合素質，做到辦事效率提高，工作質量有保障。

1.3.2新形勢下辦公室工作基本職能的拓展

（1）加強辦公室設施建設，優(yōu)化辦公室內部機構配置。辦公室行政管理具有綜合性和復雜性，每項工作都要仔細完成。在新形勢下，加強辦公室建設是辦公室行政管理開展工作的前提條件。在管理工作的實施過程中，內部結構配置的合理與否直接關系到辦公室職能的發(fā)揮。有效的辦公室行政管理可以明確員工的職責，促進人員的合理分配，使員工能履行各自的職責。每個工作人員在履行自己職責的同時，應積極配合其他同事，開展相互協(xié)調的工作，提高管理工作的整體效率，確保工作質量得到有效提高。此外，辦公室還需要有一套科學實用的管理制度。依照運轉程序的制度來規(guī)范各項工作，確保管理工作的開展能夠按照規(guī)則有據可依，進而保證工作效率和質量。

（2）提高辦公室行政管理工作人員的個人素質和整體管理水平。通過加強學習和培訓，來更好地適應時代發(fā)展的需要。辦公室工作較為復雜，需要應用各種各樣的職業(yè)技能。因此，工作人員應具備扎實的專業(yè)知識，以及公共關系、行政管理等方面的知識;要掌握科學文化知識，還要了解相關政策、規(guī)章制度和政治理論的知識。辦公室還是一個團體，全體員工要團結協(xié)作，只有將核心放在團結與協(xié)作上組建管理團隊，才能充分發(fā)揮整個團隊的作用，進而提高工作效率。

（3）提高服務意識。辦公室的作用主要體現為領導的相關決策的貫徹執(zhí)行，群眾意見及時反饋、內外部關系的科學協(xié)調上。在工作過程中，工作人員不僅要有良好的工作心態(tài)，還需要有更高的服務意識。處理事情需耐心、謹慎，并充分考慮所有相關因素。辦公室工作涉及范圍較廣，工作內容較為復雜。因此，工作人員需要梳理工作程序，以確保工作質量。此外，工作人員在開展工作的過程中，為適應新形勢的發(fā)展，需要推陳出新，提高自身的服務意識，并積極應用創(chuàng)新意識。

2充分發(fā)揮工商管理服務經濟社會發(fā)展的重要作用，營造寬松平等的環(huán)境現階段，充分發(fā)揮工商管理對經濟和社會的發(fā)展作用，爭取政策，了解政策，幫助單位運用政策非常重要。為此，通過上爭資源、外引力量、內挖潛力等工作，努力制定了服務單位發(fā)展的一系列政策。還應當開展相應的專題調研，了解單位工商管理迫切需要做什么、最需解決的問題又是什么，并做了有針對性的研究和分析，提出了符合單位發(fā)展的配套意見和措施。同時，重點學習工商行政管理機關的主要職能，特別是與事業(yè)單位發(fā)展密切相關的職能，從而更好地服務政策，實現更好的發(fā)展。

3為充分發(fā)揮工商管理職能提供堅強保障

3.1加強法制建設

首先，加強工作人員的政治理論學習，提高明辨是非的能力，懂得運用知識去解決分析實際問題，因此，工作人員需熟悉并掌握國家思想、改革政策及方針的基本原則。其次，辦公室工作人員應加強學習相關的法律法規(guī)知識，提升行政法律意識。辦公室是一個綜合性的部門，該部門工作人員在不斷提升自身的法律意識的同時，還需加強對其他部門的監(jiān)督，并敦促他們嚴格依法行事，以提高事業(yè)單位的行政水平。最后，加強對業(yè)務知識的學習和培訓，促進工作人員的業(yè)務水平得到不斷提升。

3.2提高信息化建設

隨著信息化應用的普及，辦公室工作的開展幾乎全部需要應用到信息技術。因此，為了辦公室工作人員有效地提升工作效率，在提高業(yè)務水平的同時，還需具備出色的辦公自動化系統(tǒng)運用能力。

3.3加強干部隊伍建設

作為重要的行政部門，辦公室是事業(yè)單位的形象擔當。因此，有必要加強勤政廉政建設，保證辦公室工作人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，保證其忠誠度、廉潔性和自律性，在工作過程中保持良好的個人形象。

4總結與反思

簡而言之，在辦公室行政管理中，應該批判性地繼承和發(fā)揚辦公文化的優(yōu)良傳統(tǒng)，取長補短，要解放思想，改變觀念，以人為本的同時也要依法辦事、依規(guī)辦事，應本著真誠的態(tài)度和良好的精神面貌，來規(guī)范辦公室行政管理制度，創(chuàng)建出良好的新時期行政管理文化環(huán)境，又要隨著時代的發(fā)展而改變，全面促進各方面業(yè)務的改革，提高自身的實力，使辦公室行政管理工作更有效，進而促進事業(yè)單位健康快速發(fā)展。

參考文獻：

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[4]李慕晨，劉月東.淺談中國傳統(tǒng)文化對辦公室行政管理工作的影響[J].現代企業(yè)文化，2018（20）.

[作者簡介]黃晶晶（1983—），女，漢族，福建福州人，碩士，研究方向：企業(yè)管理、公共管理。