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        淺析建筑工程施工內(nèi)業(yè)資料管理問題

        2021-12-22 08:08:16滕美玲
        三悅文摘·教育學刊 2021年43期
        關(guān)鍵詞:問題分析措施

        滕美玲

        摘要:建筑工程施工內(nèi)業(yè)資料是工程建設不可分割的一部分,它能夠讓工程建設有跡可循,使施工質(zhì)量有據(jù)可查。目前,施工企業(yè)在內(nèi)業(yè)資料管理方面仍舊存在一些問題,本文就內(nèi)業(yè)資料管理問題現(xiàn)狀、問題產(chǎn)生的原因進行分析,并就解決措施進行探討。以期內(nèi)業(yè)資料管理工作得到重視并走向正規(guī)化。

        關(guān)鍵詞:建筑工程施工;內(nèi)業(yè)資料;問題分析;措施

        隨著我國建筑行業(yè)迅猛發(fā)展,施工技術(shù)水平不斷提高,新科技、新工藝不斷融入施工建設中,使得一些施工企業(yè)在發(fā)展潮流中,工作重心偏重于工程建設,忽略了內(nèi)業(yè)資料的管理?!笆濉币?guī)劃對建筑業(yè)提出了更為嚴格的要求,要想圓滿完成任務就要改革,創(chuàng)新發(fā)展建筑企業(yè)的管理體系,在強化施工外業(yè)管理的同時,嚴抓施工內(nèi)業(yè)資料管理工作,使企業(yè)管理體系標準化。

        一、內(nèi)業(yè)資料管理的重要性

        建筑工程施工內(nèi)業(yè)資料是一種以文字、圖像、圖表等手段記錄施工過程的一系列文件材料,它貫穿于工程建設的全過程,在工程施工,交工、竣工過程中有著非常重要的作用。涵蓋施工技術(shù)資料、施工過程記錄資料、施工安全資料和竣工驗收資料。一個完整的工程,既包括工程實體本身,又包括工程內(nèi)業(yè)資料。完整的內(nèi)業(yè)資料是工程竣工驗收的必要內(nèi)容;是工程管理、質(zhì)量評定、驗收備案和創(chuàng)優(yōu)評審的重要依據(jù);尤其在工程移交后,為建設單位對工程進行管理維護、維修改造、新建擴建提供原始依據(jù)。

        二、內(nèi)業(yè)資料管理存在的問題分析

        (一)內(nèi)業(yè)資料崗位不重視

        施工單位在工程施工中,不重視內(nèi)業(yè)資料崗位,側(cè)重實體建設和施工進度,忽略內(nèi)業(yè)資料管理工作。如:在工程建設中,為節(jié)省人員、節(jié)省開支,不設置專職資料員崗位,一人多崗,使得資料管理人員一心多用、精力不足、專業(yè)能力不夠,無法集中精力去收集、整理文件資料,顧此失彼,導致資料整理不及時、不規(guī)范、不齊全,大大降低了資料的有效利用價值。對于一些建設周期短的工程,一些施工企業(yè)沒有內(nèi)業(yè)員,工程完工后,企業(yè)采用臨時聘用一名資料員的方式,一次做完所有施工內(nèi)業(yè)資料。這種內(nèi)業(yè)資料只為應付了事,缺乏真實性,已經(jīng)失去了它的價值。

        (二)內(nèi)業(yè)資料員不專業(yè)

        內(nèi)業(yè)資料員不專業(yè)主要分為四種情況:第一種情況,資料員所學專業(yè)為非工程專業(yè),對工程不熟悉,對專業(yè)名詞不理解,容易出現(xiàn)資料內(nèi)容填寫混亂、錯誤,資料分類不規(guī)范。第二種情況,內(nèi)業(yè)資料員不經(jīng)培訓直接上崗,專業(yè)度不達標,容易導致許多問題。如:文件處理不合邏輯,上傳下達不及時;材料進場檢試驗無證明、重要節(jié)點無記錄、隱蔽工程無影像等。第三種情況,資料員不進入施工現(xiàn)場,對現(xiàn)場施工情況不了解,內(nèi)業(yè)與外業(yè)嚴重脫離,導致時間線混亂,缺乏及時性。第四種情況,同一個內(nèi)業(yè)員同時兼任兩個或兩個以上工程的資料員,無法保證對一個工程的實時跟蹤,因此資料員對工作不熟悉,嚴重影響內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量。

        (三)內(nèi)業(yè)資料整理不真實、同步

        內(nèi)業(yè)資料的整理應與工程實際進度一致,資料真實可靠。目前,在一些施工單位內(nèi)部仍舊存在應付檢查模式,資料跟不上施工進度,迎接檢查時,臨時補資料,不符合生產(chǎn)實際。如:內(nèi)容日期混亂、工程“零缺陷”、人員簽字均為一人代簽、抽檢資料缺項少項等。如此一來,內(nèi)業(yè)資料就是去了它本身存檔價值。

        (四)內(nèi)業(yè)資料未能有效整合、統(tǒng)一管理

        施工企業(yè)在施工過程中,部門與部門之間的溝通合作不緊密,質(zhì)量檢測部門、技術(shù)指導部門、安全檢查部門等分工不夠明確,在實際生產(chǎn)中各個環(huán)節(jié)的管理銜接不恰當,不能及時溝通,導致質(zhì)檢報告、技術(shù)文件、安全資料出現(xiàn)偏差、遺漏、重復現(xiàn)象,工程資料多數(shù)散落在質(zhì)檢員、技術(shù)員、安全員手中,未能有效整合及統(tǒng)一管理。

        (五)竣工圖紙不準確

        工程圖紙是建筑工程重要的信息載體,工程必須嚴格按照施工圖紙進行施工建設。但在實際現(xiàn)場施工中,會遇到一些復雜的外界環(huán)境因素,這就需要根據(jù)實際情況對施工圖紙進行一些變更和調(diào)整,工程竣工后,提交的竣工圖時必須如實的體現(xiàn)這些調(diào)整和變動的內(nèi)容。然而,在實際生產(chǎn)中,一些施工單位對這些技術(shù)資料缺乏重視,用施工圖充當竣工圖,或者只將少許變動內(nèi)容體現(xiàn)出來,出現(xiàn)遺留和錯誤現(xiàn)象,使竣工圖紙不準確。

        (六)工程監(jiān)理在資料監(jiān)督審查方面作用不明顯

        工程施工過程中,仍存在一些監(jiān)理不作為現(xiàn)象。如:對施工單位送審文件資料審查不仔細或不按時簽字發(fā)放,檢試驗資料含糊評價,以做老好人的姿態(tài)參與其中,只做表面工作,未真正落實責任義務?;蛘?,只注重工程質(zhì)量與進度,對施工過程中形成的資料不予重視,起不到監(jiān)督審查作用。

        (七)內(nèi)業(yè)資料未按照歸檔規(guī)范整理及歸檔不及時

        工程竣工后,內(nèi)業(yè)資料遲遲不移交,或移交之前不進行自查,交至檔案館時,頻繁整改,不能通過檔案驗收。未按照歸檔要求整理資料,資料編號不統(tǒng)一、內(nèi)部文件缺少簽章、重要內(nèi)容未歸檔入卷;需要放入歸檔資料中的檢驗試驗合格證、質(zhì)量合格證等原件缺失或用復印件替代;歸檔資料裝訂形式不符合歸檔要求等。

        三、解決措施

        (一)工程內(nèi)業(yè)資料作為反應工程建設活動的,真實性、準確性、完整性

        建筑行業(yè)要加強內(nèi)業(yè)資料管理標準化,強化各參建方職責,提高對內(nèi)業(yè)資料管理的關(guān)注度,自上而下的重視工程內(nèi)業(yè),轉(zhuǎn)變重生產(chǎn)輕內(nèi)業(yè)的固有思想。

        (二)健全管理制度,加強管控力度

        1.強化內(nèi)業(yè)資料管理的重視度,企業(yè)要建立健全科學完善的檔案管理體系,責任到崗,以完善的管理機制制約資料管理工作的開展實施;加強思想意識教育,不斷強化資料管理的重要性,提高工程資料管理人員的管理意識。

        2.在資料管理過程中,要使資料整理處于受控狀態(tài),施工建設中,逐層設置負責人,對資料進行檢查管控、統(tǒng)一管理,防止出現(xiàn)錯誤、丟失等情況。

        3.施工建設中設置專職資料員,專人專崗,保證資料質(zhì)量,資料員要經(jīng)崗前培訓后方可上崗,務必保證資料員專業(yè),編制及收集的資料準確、可靠;定期對資料員進行崗位培訓及業(yè)務考核,提高業(yè)務水平。

        4.建立資料編制及管理制度,嚴格按照制度執(zhí)行。由于施工各環(huán)節(jié)會形成非常多資料,如材料進場、質(zhì)量檢測、技術(shù)交底、設計變更資料等,這使得資料管理工作量大且繁雜,容易出現(xiàn)混亂、丟失現(xiàn)象,嚴格的管理制度會使工作更加得心應手。如非必要情況,資料不許外借,若要借出,必須嚴格執(zhí)行資料借閱制度,防止資料丟失現(xiàn)象發(fā)生。

        5.采用“一帶一師徒”制。對于剛步入工作中的新人,雖然有滿腔熱情,但面對復雜的資料整理工作還是迷茫的,不知如何著手,采用“一帶一師徒”制是最便捷有效的措施,徒弟跟著師傅從實際工程建設中逐漸積累和學習經(jīng)驗,并將遇到的問題及時反饋給師傅獲得答案,從而快速提升自身能力。

        6.制定管理計劃,定期進行資料檢查,保證內(nèi)業(yè)資料的編制與工程進展同步,確保資料真實、準確。

        7.科學化管理、建檔。在開展資料管理和歸檔工作中,資料的分類和與歸檔是較為關(guān)鍵的環(huán)節(jié),是否按照規(guī)定要求對資料進行分類與歸檔,對以后的應用與查閱有較大影響。因此,竣工驗收資料要嚴格把關(guān),確保歸檔資料完整齊全、及時有效,真正發(fā)揮內(nèi)業(yè)資料在工程管理中的應有作用,為工程管理提供有效、及時的服務。

        (三)充分發(fā)揮工程監(jiān)理的監(jiān)督管理職能

        工程監(jiān)理作為工程建設的第三方,要秉持守法、誠信、公正和科學的原則,對整個工程建設進行實時監(jiān)控。除了對工程進行計劃管理、安全管理、質(zhì)量控制、計量與支付等方面進行嚴格管控,在施工單位內(nèi)業(yè)資料方面,也要發(fā)揮監(jiān)督檢查職能。監(jiān)理對施工單位報審資料,要認真核實檢查及時簽發(fā),督促資料及時跟蹤報送,實事求是,避免補簽、編造現(xiàn)象;在工程竣工后,認真審查竣工資料,保證按時歸檔驗收。

        (四)建設單位發(fā)揮主導作用,全面系統(tǒng)管控

        1.建設單位要在工程開工前做好前期準備工作,分類收集保存好工程立項文件、設計文件、勘察文件等;在施工過程中,監(jiān)督好各個施工環(huán)節(jié),及時跟蹤檢查資料形成情況;工程竣工后,及時辦理竣工手續(xù),核查竣工圖及竣工驗收文件,為檔案驗收做好準備工作。

        2.對現(xiàn)場施工和監(jiān)理進行不定期檢查,實時掌握施工進展情況以及內(nèi)業(yè)資料與施工進度的跟進情況,確保內(nèi)業(yè)資料系統(tǒng)、完整。

        3.組織、監(jiān)督和檢查各參建單位工程資料的形成、積累和最終立卷歸檔工作,確保歸檔資料順利通過檔案館的驗收,為后期工程整體竣工驗收提供便利條件。

        (五)檔案館要嚴格執(zhí)行和落實檔案驗收標準

        對接收進館的檔案資料認真核查整理,對不符合標準的資料予以退回返工重做,保證歸檔資料質(zhì)量和實用價值。這樣不僅能更好地為工程建設服務,也能加強工程建設單位對資料管理的重視。

        (六)創(chuàng)新發(fā)展資料管理體系及管理模式

        加強工程建設過程中信息化的應用,在科學技術(shù)和信息化快速發(fā)展的今天,建筑行業(yè)對企業(yè)管理理念以及管理模式提出來更高的要求,企業(yè)要跟上時代發(fā)展,其管理體系和模式就要做出相應的變化,工程資料的管理方式就要進步和創(chuàng)新,尤其是加強信息化、自動化、智能化在工程中的廣泛應用。所以掌握信息技術(shù)并熟練應用于工程建設中,將大大提高資料管理效率和管理質(zhì)量。

        四、結(jié)語

        我國的經(jīng)濟迅速發(fā)展,各個行業(yè)都在探索改革完善自身體系、提高自身實力,從而達到在競爭中不被淘汰的目的。建筑工程施工資料是反應施工現(xiàn)場實體最終成果的重要資料,是工程建設不可或缺的部分,它的管理狀況影響著工程整體的發(fā)展趨勢。因此,必須加強對建筑工程內(nèi)業(yè)資料管理的重視度,加強對資料員的選拔培養(yǎng),優(yōu)化管理制度,從而提高企業(yè)在整個建筑行業(yè)的綜合實力。

        參考文獻:

        [1]于欣令.建筑工程資料管理中存在的問題及改進策略研究 [J].辦公室業(yè)務,2018(1):110.

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