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        大數(shù)據(jù)下醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

        2021-12-17 04:04:25李娟
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2021年32期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案管理大數(shù)據(jù)背景工作創(chuàng)新

        李娟

        摘 要:隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)療體制改革日益深化,醫(yī)院檔案的數(shù)量、載體形式和種類越來越多,在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作和醫(yī)療服務(wù)的開展中發(fā)揮著重要作用,做好檔案管理工作對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的重要意義不言而喻。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代,醫(yī)療電子檔案的使用范圍不斷擴(kuò)大,在開展檔案管理工作時(shí),管理人員要樹立新型管理理念,積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),對(duì)現(xiàn)有管理模式進(jìn)行創(chuàng)新,為促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理和發(fā)展打好基礎(chǔ)。本文基于大數(shù)據(jù)特征和對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的意義分析,結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀問題逐步探討了如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)理念做好醫(yī)院檔案管理的措施,希望能為相關(guān)工作提供借鑒。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)背景;醫(yī)院檔案管理;工作創(chuàng)新

        醫(yī)院在歷史發(fā)展過程中所產(chǎn)生的原始資料多需要?dú)w檔保存,因此檔案具有權(quán)威性,對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展有重要影響。傳統(tǒng)檔案管理工作在類目統(tǒng)計(jì)、歸納保存等方面付出了大量的精力和時(shí)間,但隨著醫(yī)療體制的改革,需要?dú)w檔的資料越來越多,容易出現(xiàn)資料分析不足、安全隱患等諸多問題,難以發(fā)揮檔案的決策依據(jù)作用。大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作需進(jìn)一步提高信息技術(shù)的應(yīng)用效果,促進(jìn)管理工作朝規(guī)范化、有序化發(fā)展。以下將對(duì)大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況和問題進(jìn)行分析,并提出相關(guān)的解決方法和創(chuàng)新理念。

        一、大數(shù)據(jù)的“4V特征”和對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要性

        1.大數(shù)據(jù)“4V”特征

        大數(shù)據(jù)(big data)是繼物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算取得重大技術(shù)進(jìn)展后一項(xiàng)新的顛覆性技術(shù),屬于一種需要新的處理模式才能賦予強(qiáng)大洞察力、流程優(yōu)化能力和決策力的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)的四個(gè)典型特征包括:(1)體量(Volume)。大數(shù)據(jù)體量規(guī)模龐大,從TB級(jí)別可上升到EB級(jí)別,遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于個(gè)人計(jì)算機(jī)硬盤的量級(jí);(2)多樣化(Variety)。從數(shù)據(jù)形式來看,文本形式屬于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),而圖片、視頻、音頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)所涉及的范圍更廣,對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)處理方法提出了更高要求;(3)高價(jià)值(Value)。利用強(qiáng)大的機(jī)器算法迅速發(fā)揮海量數(shù)據(jù)的實(shí)用性,以低成本創(chuàng)造高價(jià)值是目前大數(shù)據(jù)時(shí)代需要解決的問題;(4)高速度(Velocity)。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)相比,大數(shù)據(jù)獲得速度更快,在一秒鐘的時(shí)間內(nèi)即可產(chǎn)生海量數(shù)據(jù),對(duì)數(shù)據(jù)的處理速度和效率成為影響各行業(yè)生存的關(guān)鍵能力。

        2.大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要性

        檔案管理工作屬于對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、分類保存、統(tǒng)計(jì)檢索、匯編加工、創(chuàng)新利用等一系列流程的聚合,隨著大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用,其“4V”特征能平衡檔案管理中“個(gè)體與整體”“局部和全部”“開放與安全”之間的關(guān)系,讓各項(xiàng)管理流程得到整合優(yōu)化,縮短收集到開發(fā)再利用檔案資源的空間和時(shí)間,從而提高管理效率和使用滿意度。合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)提高醫(yī)院檔案管理水平有重要意義,一是結(jié)合信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理可減輕工作人員壓力,提高檔案質(zhì)量;二是能促進(jìn)醫(yī)院檔案的管理和利用,加快管理模式的改革創(chuàng)新,推動(dòng)醫(yī)院信息化發(fā)展;三是借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)可逐步完成互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè),在日常運(yùn)營(yíng)中患者能通過移動(dòng)終端迅速查詢自身的醫(yī)院檔案,有利于患者精準(zhǔn)求醫(yī),醫(yī)生精準(zhǔn)診療。

        二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀和問題

        1.檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

        從檔案類型來看,以手術(shù)記錄、醫(yī)囑、病程記錄、會(huì)診記錄、病例報(bào)告、檢查報(bào)告、影像學(xué)資料、圖文音像資料、護(hù)理文書、財(cái)務(wù)報(bào)表為主,以往檔案管理工作準(zhǔn)則要求病例報(bào)告保存30年,門診病歷則保存15年。隨著時(shí)間推移,檔案儲(chǔ)存數(shù)量越來越多,但醫(yī)院對(duì)檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)資金投入力度不足,導(dǎo)致很多醫(yī)院并不具備完善的檔案信息采集和處理分析自動(dòng)化系統(tǒng),對(duì)檔案管理效率造成嚴(yán)重影響。

        2.數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)存在難度

        數(shù)據(jù)信息的收集和錄入工作需要人力和資金支持,在統(tǒng)計(jì)識(shí)別多樣性海量數(shù)據(jù)時(shí)還需提高準(zhǔn)確性。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)需采取多樣性統(tǒng)計(jì)和處理方式,從而獲得更多的有價(jià)值信息,但海量信息存儲(chǔ)和解析會(huì)占用服務(wù)器大量的數(shù)據(jù)管理空間,增加服務(wù)器負(fù)擔(dān)和管理難度。

        3.檔案管理的安全隱患

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院對(duì)傳統(tǒng)醫(yī)療體系的人事檔案、科研檔案、業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了電子化處理,提高了檔案管理質(zhì)量,但大部分醫(yī)院并未制定完善的電子檔案安全管理措施,缺乏必要的防護(hù)手段,容易出現(xiàn)電子檔案泄密、丟失和惡意篡改問題。檔案為醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)和管理工作的開展提供了權(quán)威依據(jù),具有保密性,一旦檔案泄露將會(huì)給患者和醫(yī)院帶來嚴(yán)重?fù)p失。

        4.重視管理,忽視開發(fā)利用

        大部分檔案管理者在采集、歸類、保存檔案信息后往往將其擱置一邊,普遍存在重視管理忽視開發(fā)利用的問題,導(dǎo)致很多實(shí)用性高的優(yōu)質(zhì)資源長(zhǎng)期被人為忽視,無法發(fā)揮信息的價(jià)值性作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的重要信息資產(chǎn),對(duì)醫(yī)療、科研、管理制度和培訓(xùn)教育等工作均有重要影響,若檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)容易導(dǎo)致檔案管理工作趨于表面形式,失去了檔案資源的重要價(jià)值和作用。

        三、大數(shù)據(jù)背景對(duì)醫(yī)院檔案管理的要求和面臨的挑戰(zhàn)

        首先,大數(shù)據(jù)對(duì)檔案分類的科學(xué)性提出了更為細(xì)致的要求。隨著檔案體量的擴(kuò)張,粗放式分類方法已經(jīng)不適應(yīng)目前的發(fā)展形勢(shì),要提高檔案管理的實(shí)效性,需科學(xué)應(yīng)用數(shù)據(jù)多樣化思維對(duì)分類管理進(jìn)行指導(dǎo),從不同檔案資料的側(cè)重點(diǎn)入手對(duì)其類別進(jìn)行明確和細(xì)化;其次,大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的全面性有更高要求。醫(yī)院檔案包含醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域和管理服務(wù)領(lǐng)域,信息量大,面對(duì)龐大的檔案數(shù)據(jù),需借鑒大數(shù)據(jù)整體思維模式對(duì)檔案的“局部”與“全局”關(guān)系進(jìn)行處理,并重視收集整理到開發(fā)利用全過程中各環(huán)節(jié)的相關(guān)性,提高檔案管理的整體效能;最后,大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的針對(duì)性有明確要求。不同類型的檔案均具備不同特點(diǎn),如醫(yī)技檔案對(duì)安全性和保密性有更高的要求。此外,醫(yī)院涉及的特殊崗位較多,職稱評(píng)定、人力資源、職位設(shè)定等檔案管理與一般企事業(yè)單位有較大的差異性,大數(shù)據(jù)思維中“個(gè)體”與“整體”的管理模式要求醫(yī)院檔案管理需根據(jù)不同內(nèi)容采取不同管理措施,既要提高檔案管理的整體效果,又要兼顧到檔案涉及主體的個(gè)性化需求。

        大數(shù)據(jù)屬于信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),既屬于一種技術(shù)又屬于一類理念,對(duì)醫(yī)院檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。一是對(duì)檔案管理重視程度的挑戰(zhàn)。各大醫(yī)院在管理工作中對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展和新技術(shù)的應(yīng)用越來越重視,但對(duì)檔案信息資源的開發(fā)管理和靈活運(yùn)用缺乏充分重視,導(dǎo)致檔案資源難以發(fā)揮信息價(jià)值。對(duì)檔案科學(xué)管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí),導(dǎo)致檔案信息難以為其他科室的工作開展提供必要支持,降低其社會(huì)效益,要提高檔案管理質(zhì)量,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念是首先要解決的問題;二是對(duì)信息資源收集的挑戰(zhàn)。新時(shí)期的醫(yī)院檔案信息資源多源于人事檔案和醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案兩方面,人事檔案又可分為在職人員檔案、退休人員檔案和離職人員但未提取的檔案等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案則分為技術(shù)、設(shè)備、醫(yī)療檔案三類。綜合性醫(yī)院專業(yè)和科室較多,且有些重點(diǎn)科室還處于不斷發(fā)展和建設(shè)過程中,增加了檔案管理人員的工作難度和工作量。在大數(shù)據(jù)背景下需逐步落實(shí)數(shù)字化管理,充分利用云平臺(tái)存儲(chǔ)信息數(shù)據(jù),利用信息化管理程序進(jìn)行計(jì)算、分析、管理,能提高檔案管理的規(guī)律化和程序化;三是對(duì)管理制度和管理思維的挑戰(zhàn)。檔案管理部門通常屬于院辦,但醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室中的檔案大部分為科室自行管理,這就導(dǎo)致檔案管理工作存在分散性,影響到各種檔案的綜合分析結(jié)果。醫(yī)院檔案管理需遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則,大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行集中管理能充分利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)資源效能的疊加效應(yīng),但管理制度不規(guī)范會(huì)制約這種效應(yīng)的實(shí)現(xiàn)。此外,醫(yī)院長(zhǎng)期以來的管理思維為“供給導(dǎo)向”,即檔案管理部門提供檔案服務(wù)時(shí)往往只從自身業(yè)務(wù)角度考慮,而檔案利用者則會(huì)出現(xiàn)“提供的檔案服務(wù)不需要,而需要的服務(wù)不提供”等問題。隨著大數(shù)據(jù)在醫(yī)療領(lǐng)域的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大,科室醫(yī)務(wù)人員、社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求呈現(xiàn)出多元化 、個(gè)性化特征,檔案管理部門需從“供給導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨髮?dǎo)向”思維,充分挖掘并利用有價(jià)值的信息資源滿足檔案管理工作的實(shí)際所需。

        四、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新途徑

        1.落實(shí)信息化平臺(tái)建設(shè)

        (1)醫(yī)院檔案管理人員需對(duì)已建立的資源庫進(jìn)行實(shí)時(shí)更新,注重檔案平臺(tái)的監(jiān)督和排查,及時(shí)更正錯(cuò)誤,定期清理資源庫的冗余數(shù)據(jù),開發(fā)更多的高效管理模式;(2)技術(shù)人員需重視檔案管理系統(tǒng)操作性能的智能化,提高檔案平臺(tái)應(yīng)用的便捷性,將傳統(tǒng)的人力勞動(dòng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒A(chǔ)為支撐的智能化模式,通過大數(shù)據(jù)檢索、分類等技術(shù)提高調(diào)取檔案資料的效率,并通過信息平臺(tái)促進(jìn)資源共享,為患者、醫(yī)護(hù)人員的檔案轉(zhuǎn)入遷出提供便利服務(wù)。

        2.健全規(guī)章制度,轉(zhuǎn)變管理思維

        (1)在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上結(jié)合信息化、大數(shù)據(jù)具體要求健全各項(xiàng)管理規(guī)章,提高針對(duì)性、科學(xué)性和可行性,讓實(shí)際管理工作“有規(guī)可守、有章可循、有法可依”,如在《檔案借閱管理規(guī)定》中除了明確借閱的權(quán)限和具體流程外,還可增加線上借閱的審批事宜,在檔案被借閱、歸還時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的借閱狀態(tài)標(biāo)識(shí)進(jìn)行及時(shí)更新。同時(shí)明確管理人員職責(zé),建立監(jiān)督考核制度,重視電子設(shè)備的更新與定期維護(hù),加強(qiáng)內(nèi)部和外部監(jiān)督力度,提高檔案管理信息化工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率;(2)在管理思維方面,需領(lǐng)會(huì)“需求導(dǎo)向”的管理內(nèi)涵,利用OA平臺(tái)綜合管理系統(tǒng)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)繁雜的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)梳理,通過智能分析和篩選功能對(duì)檔案進(jìn)行立卷分類,做好每份檔案類別和目錄信息的標(biāo)識(shí),以便于數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確識(shí)別,避免查詢資料時(shí)出現(xiàn)重復(fù),提高檔案利用效率;(3)落實(shí)精細(xì)化管理措施,多維度、多層次分析和挖掘數(shù)據(jù)資源,提高檔案信息收集和歸檔工作深度,開發(fā)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)檔案信息研發(fā)、監(jiān)管和互聯(lián)網(wǎng)終端構(gòu)建技術(shù),對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容挖掘和二次利用,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合。管理人員需定期深入一線科室開展調(diào)研,了解檔案利用者的業(yè)務(wù)范圍和真實(shí)需求,最大限度發(fā)揮檔案資源的決策和參考作用。

        3.加強(qiáng)檔案安全管理

        在現(xiàn)有檔案管理安全制度基礎(chǔ)上引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全管理,制定數(shù)字化檔案安全規(guī)章制度,檔案管理部門需做好物防建設(shè),保證檔案室物理防護(hù)安全。此外,積極應(yīng)用用戶權(quán)限控制、鎖定控制、在線監(jiān)測(cè)、登錄訪問控制、信息加密、網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和端口安全控制技術(shù),保證數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)安全。

        4.引入大數(shù)據(jù)管理思維對(duì)檔案進(jìn)行編研

        在醫(yī)院內(nèi)部建立大數(shù)據(jù)綜合檔案室,將不同載體、不同類型的檔案均納入管理范圍當(dāng)中,對(duì)大數(shù)據(jù)綜合檔案管理進(jìn)行整合。(1)對(duì)歸檔工作進(jìn)行完善,醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的電子文件和數(shù)據(jù)需統(tǒng)一歸檔并成為檔案數(shù)據(jù)中的重要構(gòu)成,用于檔案信息化資源建設(shè);(2)改進(jìn)信息收集系統(tǒng),大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的多元化、智能化、高效化尤為重要,檔案管理人員需深入一線,明確醫(yī)療流程中各關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)的連接和邏輯關(guān)系,在收集時(shí)加入有價(jià)值的信息,把握檔案信息的核心數(shù)據(jù)點(diǎn)和流向;(3)對(duì)關(guān)鍵工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)測(cè)控制,以便于全方面收集篩選有效信息,可積極利用醫(yī)院網(wǎng)頁和電子郵件,重視與社會(huì)大眾的互動(dòng)和溝通,收集真實(shí)信息數(shù)據(jù),將其作為具備憑證價(jià)值和研究參考價(jià)值的有效信息數(shù)據(jù)納入檔案當(dāng)中;(4)拓展檔案編研成果形式。在傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的基礎(chǔ)上重視移動(dòng)端、PC端的編研開發(fā),發(fā)掘數(shù)字期刊、電子圖書、手機(jī)出版物中有價(jià)值的信息資料;(5)科學(xué)應(yīng)用數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)。利用云計(jì)算對(duì)醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)信息需求進(jìn)行分析和有效預(yù)測(cè),有針對(duì)性地采集、存儲(chǔ)、分析用戶需求,通過應(yīng)用預(yù)測(cè)、聚類分析、關(guān)聯(lián)規(guī)則分析等方法明確檔案和用戶之間的關(guān)系,了解檔案用戶的偏好和滿意度,并根據(jù)醫(yī)院檔案用戶歷史行為特征構(gòu)建實(shí)用性高、用戶感興趣的檔案類型,提供一站式、一體化、個(gè)性化的檔案服務(wù)。

        5.明確醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向

        (1)數(shù)字化發(fā)展。檔案管理人員需積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)充實(shí)檔案內(nèi)容,如使用數(shù)字微技術(shù)將紙質(zhì)文件中的有效信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n,或使用AI識(shí)別技術(shù)對(duì)文件信息進(jìn)行高清化處理,將其轉(zhuǎn)變成PDF電子文件,并對(duì)其相關(guān)信息進(jìn)行提取和存儲(chǔ),滿足后續(xù)查閱需求;(2)虛擬化發(fā)展。今后檔案管理人員需從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式發(fā)展為線上虛擬化辦公模式,在減少存儲(chǔ)壓力的同時(shí)節(jié)約資源;(3)智能化發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案存儲(chǔ)形式的變化,在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)需借助云服務(wù)器、云盤、硬盤等載體進(jìn)行信息管理,或以視頻、音頻對(duì)信息進(jìn)行備份存儲(chǔ),在創(chuàng)新管理方法的同時(shí)提高檔案數(shù)量,豐富檔案類型。

        五、結(jié)束語

        大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作需從信息數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、挖掘、開發(fā)利用等技術(shù)入手,提高有效信息收集和應(yīng)用服務(wù)的意識(shí),重視信息化平臺(tái)建設(shè)和安全管理,在突出大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)對(duì)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新,使其能滿足檔案用戶的個(gè)性化、多樣化要求,從而發(fā)揮檔案資源的巨大價(jià)值,提高醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

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        (作者單位:襄陽市中醫(yī)醫(yī)院;襄陽市中醫(yī)藥研究所)

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