趙曼

摘 要：隨著我國教育管理工作不斷完善，管理水平衡量了高校的教學管理水平。在信息化時代的當下，“得數據者得天下”，醫(yī)學院校教務檔案管理重要性日漸凸顯。醫(yī)學院校在開展教學管理時，需要制定出嚴謹周密的授課計劃、教學任務、教材征訂發(fā)放資料、教學計劃安排、教學質量監(jiān)控、考試成績等一系列內容。醫(yī)學院校教務檔案一般是以文字資料、統(tǒng)計圖表、教學匯總、視頻圖片等諸多載體保存的信息，這也為醫(yī)學院校教務檔案管理工作帶來了較多難度。本文將針對醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理現狀與問題進行詳細分析，其目的是研究出醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理策略。

關鍵詞：醫(yī)學院校;教務檔案;規(guī)范化

醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理是醫(yī)學院校發(fā)展的內在要求，在醫(yī)學教育領域競爭日漸激烈的當下，想要展現出醫(yī)學院校自身專業(yè)水平，不僅需要不斷創(chuàng)新教育教學模式，還要從內部管理層次上進行標準化發(fā)展。醫(yī)學院校教務檔案自身對其教育教學工作發(fā)展具備輔助作用，能極大推動教育教學工作的穩(wěn)步創(chuàng)新。但是醫(yī)學院校教務檔案當中所涉及的存儲載體、檔案類型相對較多，直接導致其管理難度增加。此外，當前醫(yī)學院校教務檔案管理工作的規(guī)范化水平不足，直接阻礙了其優(yōu)化創(chuàng)新，無法展現出醫(yī)學院校教務檔案自身最大價值。本文將針對醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理進行詳細分析。

一、醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理現狀

結合當前醫(yī)學院校實際情況來看，教務檔案規(guī)范化管理工作的意義重大。做好教務檔案規(guī)范化管理，能夠讓教務檔案管理起來更加高效、檔案整體結構也更加清晰，非常便于廣大管理人員進行檔案信息查詢與利用。此外，教務檔案的規(guī)范化管理，能夠讓檔案管理工作更加具備科學化、專業(yè)化。因為醫(yī)學院校教務檔案自身就較為復雜，對教務檔案開展規(guī)范化管理，能夠優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理工作存在的弊端，將教務檔案進行分門別類，更加便于查詢利用。當前醫(yī)學院校無論教育教學還是管理，都朝著信息化趨勢發(fā)展，很多教務檔案都進行了信息化存儲管理，這也更加暴露了傳統(tǒng)教務檔案管理存在的弊端。在具體開展教務檔案管理時，大部分管理內容并沒有明確各個管理流程、管理環(huán)節(jié)，只是簡單對教務檔案信息進行登記、存儲，“重存儲、輕利用”的問題日漸凸顯，無法在信息化時代下，真正呈現出教務檔案信息的價值。信息化在醫(yī)學院校全面貫徹的當下，教務檔案管理工作必須要實現規(guī)范化發(fā)展，優(yōu)化檔案管理、管理流程和形式，借助規(guī)范化、標準化的方式對教務檔案等各項檔案開展有序管控，確保醫(yī)學院校教務檔案管理規(guī)范化實施，為教務檔案高質量應用奠定基礎。

二、醫(yī)學院校教務檔案功能

1.服務管理功能

相比其他檔案來說，醫(yī)學院校教務檔案自身存在特殊性，其中蘊含了諸多教學管理和教學運行的檔案內容，諸多存證對于醫(yī)學院校發(fā)展和進步有著重要價值，甚至一些檔案被列為醫(yī)學院校發(fā)展的機密檔案。醫(yī)學院校教務檔案具備原始性特點，有著其他材料無法代替的作用。在進行學校管理的過程中，教務管理人員、教師、學生們都可以查看原始記錄，服務醫(yī)學院校管理工作開展，并且為醫(yī)學院校的決策提供強大的數據保障。

2.學習利用功能

醫(yī)學院校教務檔案還具備學習利用功能，能夠有效對學生們各個學年的成績進行記載。結合學生們學年總體成績的實際檔案，可以為如何制定教學計劃、規(guī)劃教學安排奠定服務基礎。醫(yī)學院校教務檔案能夠切實有效為教師、教學管理的下一步安排作參考。

三、醫(yī)學院校教務檔案管理存在的問題

1.忽視了教務檔案管理重要性

教務檔案在醫(yī)學院校當中具備極大價值，但是當前很多管理人員忽視了教務檔案管理的重要性，導致很多教務檔案搜集不完整等較多問題出現。而當前醫(yī)學院校的管理人員思維模式較為固化，無法深入了解教務檔案的重要性，并且受到傳統(tǒng)“重視存儲、輕視利用”的觀念影響，在檔案管理工作實施的過程中，往往會受到諸多條例、規(guī)范影響，無法最大程度上展現出教務檔案的利用價值、利用效率。一些檔案管理人員在管理時獨斷現象凸顯，不僅無法實現傳統(tǒng)教務檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化，而且降低了教務檔案的應用價值。

2.缺乏規(guī)范化教務檔案管理機制

在開展教務檔案管理時，想要確保整個教務檔案管理規(guī)范化實施，必須要在規(guī)范化制度的管控之下，促進各項教務檔案管理工作順利實施。在醫(yī)學院校教務檔案管理體系當中，教務處作為學校教務管理的樞紐，絕大部分教學管理相關事務都由教務處負責執(zhí)行。在長期的教學管理過程當中，一般醫(yī)學類院校的教務處，只對教學檔案室的文檔進行存儲、管理，并沒有系統(tǒng)性地制定出專門的醫(yī)科類教務檔案規(guī)范化管理細則及措施，這樣就會造成教務檔案管理工作開展時出現無序、自由隨意性，直接對教學評估、領導決策、科研改革等諸多工作帶來不利影響。

3.教務檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

教務檔案管理工作貫穿在醫(yī)學院校日常管理各個環(huán)節(jié)當中，在實施教務檔案管理時，往往存在教務檔案管理人員不足、數量不寬裕等諸多情況。而且醫(yī)學院校很多教務檔案管理人員之前都沒有從事過檔案管理工作。在實施教務檔案管理工作中，很多管理內容都具備專業(yè)性，如資料管理、文檔匯編存儲等，都是需要具備專業(yè)知識的檔案管理人員才能夠勝任。但是當前具備專業(yè)知識的檔案管理人員少之又少。大多數教務檔案管理人員在完成眼下工作之后，很少會認真琢磨如何做好教務管理檔案的具體工作。雖然很多教務檔案管理人員在上崗之前都會經過專業(yè)培訓，但是培訓力度有限，缺乏可持續(xù)性的人才培養(yǎng)工作，直接造成人員專業(yè)水平低下，教務檔案管理規(guī)范化執(zhí)行難度較大。

4.教務檔案管理信息化水平較低

當前我國已經全面進入到信息化時代，社會各個領域都朝著信息化趨勢發(fā)展。信息化技術與檔案管理工作融合密切，積極開展信息化檔案管理建設，可以有效提升醫(yī)學院校教務檔案管理水平。在信息化檔案管理工作當中，可以借助信息化技術實現檔案信息搜集、分類、保存、利用等幾個內容。檔案管理工作開展需要完善的軟件與硬件設施，還需要具備專業(yè)信息化技能的工作人員，健全優(yōu)化信息化檔案管理體系，才能切實有效地促進教務檔案管理規(guī)范化發(fā)展。但是當前醫(yī)學院校不僅缺乏具備信息化管理技能水平人員，而且還相對缺失完善的軟件與硬件體系，導致信息化教務檔案管理工作開展步履維艱。雖然一些醫(yī)學院校初步認識到了信息化建設的重要性，但是往往信息化改革建設并不深入，直接阻礙了教務檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

四、醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理策略

1.全面強化檔案管理工作重要性

醫(yī)學院校想要全面貫徹實施教務檔案規(guī)范化管理，必須要全面認識到教務檔案管理工作的重要性，在醫(yī)學院校內全面貫徹教務檔案規(guī)范化管理思想，讓院校領導和每一個檔案管理人員都認識到檔案規(guī)范化管理工作的重要性。醫(yī)學院校應該結合學校發(fā)展需求，在校院領導主持之下，制定出完善的教務檔案規(guī)范化管理條例、管理規(guī)范，實事求是配合醫(yī)學院校科研工作、教學工作，充分展現出教務檔案管理工作的價值。結合《中華人民共和國檔案管理法》的要求，制定出教務檔案工作制度準則，切實有效地提高教務檔案管理人員的工作效率。因為醫(yī)學院校教務檔案規(guī)范化管理工作在前期檔案數據信息搜集的過程中，需要涉及醫(yī)學院校各個領域，所以在進行檔案管理工作時，應該在學校各部門貫徹規(guī)范化管理思想、理念，并且制定出完善的檔案投送流程，讓每個部門都能夠按照規(guī)范化、標準化流程參與到檔案管理工作當中。同時，還要對教務檔案管理工作進行具體化分工，確保各個科室的檔案管理人員都明確自己的工作內容、任務、工作流程，有條不紊地做好檔案信息的搜集、檢查、歸檔工作，杜絕檔案信息遺漏、丟失等問題發(fā)生。

2.完善教務檔案規(guī)范化管理制度

健全完善的教務檔案規(guī)范化管理制度，是保障教務檔案規(guī)范化管理工作的根本。其一，制定各種業(yè)務工作規(guī)范。對教務檔案歸檔工作規(guī)范、工作流程進行嚴格把控，對網絡歸檔工作流程進行細化。此外，還需要細化業(yè)務指導工作流程規(guī)范，對檔案借閱工作流程、銷毀鑒定工作流程進行規(guī)范。積極引入現代化技術，明確信息化檔案管理工作的規(guī)范和流程。做好教務檔案的收、管、用等各個環(huán)節(jié)，做到每個環(huán)節(jié)的標準化與規(guī)范化。其二，建立預立卷制度。在進行信息化檔案信息歸檔工作時，為了保障信息化教務檔案規(guī)范化管理順利實施，必須要明確權責，確定誰經辦、歸誰管的制度。及時將辦理完畢的流程、非流程電子材料移交到檔案員賬戶，進行合理分類保管。此外，還應該做好檔案材料的信息交接管理，確保經辦檔案萬無一失和完整性。教務檔案管理人員應該肩負起自身的責任，實現信息化隨辦隨歸，每個月定期按照數據信息進行分級管控，按照集中管理的原則，進行預立卷，校院領導們應該按照每一季度對檔案工作開展的情況進行全面檢查。若發(fā)現教務檔案規(guī)范化管理存在差錯，必須要第一時間進行權責追查，確保各項教務檔案規(guī)范化管理順利實施。其三，構建出檔案管理基本情況與統(tǒng)計臺賬。醫(yī)學院校應該結合教務檔案規(guī)范化管理實際情況，構建出教務檔案管理工作季度檢查表，并且詳細記錄檔案移轉交接登記本。嚴格管控入庫登記，做好銷毀檔案登記工作，借助明確、有條理的臺賬，真實、客觀、具體、精準地對教務檔案管理各項工作進行細致把控，促進教務檔案規(guī)范化管理發(fā)展。

3.加快信息化教務檔案管理建設

在我國各行各業(yè)信息化技術不斷發(fā)展進步的當下，計算機以及軟件系統(tǒng)已經融入到了檔案管理領域當中。教務檔案規(guī)范化管理應該加大信息化體系建設，借助信息化技術和信息化體系來促進教務檔案規(guī)范化管理發(fā)展。結合醫(yī)學院校自身發(fā)展實際情況，將信息化教務檔案管理深入貫徹到醫(yī)學院校教學管理戰(zhàn)略發(fā)展當中。從硬件與軟件層次上，給予強大的支撐，再結合本院校實際情況，構建出數字化和網絡化教務檔案管理體系。在實現教務檔案信息化系統(tǒng)建設時，應該構建目錄查詢系統(tǒng)，將已有的檔案目錄進行分類。實現檔案一體化管理前期，應該公開信息并對電子檔案進行時事追蹤、實時記錄。每一份檔案修改、存儲、信息傳輸都應該進行動態(tài)化的實施追蹤管控，構建完善的數據庫系統(tǒng)。此外，還應該積極引入云存儲技術、云處理技術，開展相應的數據信息存儲和檔案信息利用。為了實現整體化辦公，還可以將HIS信息管理技術引入到云數據管控體系當中，實現無紙化辦公。當前很多醫(yī)學院校開展教務檔案管理時，都引入了自助管理模式，將紙質數據信息內容全部融入到了數據庫當中，借助云存儲技術手段開展了信息備份，這樣便可以在信息化系統(tǒng)更新維護的基礎上，保障教務檔案信息不丟失。此外，還應該應用辦公軟件開展圖文信息處理，確保檔案數據信息清晰化、具體化。針對不同信息文件的份數、頁數應該一一對應，以便實現良好的教務檔案處理效果。在做好信息系統(tǒng)交互處理時，還需要做好信息系統(tǒng)維護工作，確保教務檔案信息利用時，使查詢工作順利實施。切實結合教務檔案管理需求，科學合理制定出滿足醫(yī)學院校需求的信息化系統(tǒng)，確保各項系統(tǒng)有序運行。

4.構建具備專業(yè)水平的管理隊伍

教務檔案管理規(guī)范化實施，必須要構建出一支具備良好素養(yǎng)的教務檔案管理團隊。做好教務檔案管理工作，人才是基礎保障，教務檔案管理團隊必須要具備良好的政治素養(yǎng)、業(yè)務素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。針對政治素養(yǎng)來說，因為醫(yī)學院校教務檔案當中涉及了很多具備政策性、法規(guī)性的內容，這一性質決定了工作人員應該具備良好的政治思想;針對道德素養(yǎng)來說，教務檔案管理工作是一項較為枯燥、沒有豐厚收入的工作，是默默奉獻的工作。但是教務檔案當中又涉及了很多教育教學機密，所以只有具備強大的道德素養(yǎng)，才能夠切實保障教務檔案管理工作順利實施;針對業(yè)務素質來說，是教務檔案管理最為主要的技能之一。教務檔案管理人員應該具備扎實的文字功底，并且可以運用現代化辦公軟件，具備信息化能力，實現工作精益求精。定期開展教務檔案管理人員培訓工作，適時對檔案管理工作人員開展專業(yè)技能考核，確保教務檔案管理人員具備專業(yè)知識與技術水平，切實促進教務檔案高效規(guī)范化開展。

五、結束語

總而言之，教務檔案當中蘊含了醫(yī)學院校日常的全部教育教學活動信息，真實記錄了醫(yī)學院校的日常教學內容、授課方法、教學途徑、教學監(jiān)控成果等諸多內容，展現出了醫(yī)學院校教育教學工作的進步發(fā)展歷史。想要真實有效地促進醫(yī)學院校教育教學發(fā)展，就應該對教務檔案信息開展充分研究，將其作為一個重要參考依據，有效提高教學工作效率、創(chuàng)新教學模式，實現行業(yè)學術信息交流共享，最終提升醫(yī)學院校的教育教學質量。

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（作者單位：聊城市人民醫(yī)院教育處）