劉永明 李志強 白甲家 陳艷榮 王楠

摘要：油田企業(yè)辦公室主要負責政策研究、宣傳思想、機要管理、綜合協(xié)調(diào)等。它是該單位的中樞神經(jīng)中心。辦公室工作的方式對其總體活動產(chǎn)生了重大影響。本文件側(cè)重于各項目標和挑戰(zhàn)，首先是辦公室面臨的新形勢、新要求，提出有針對性的改進措施和建議。

關鍵詞：油田企業(yè);辦公室管理;科學措施;

引言

辦公室管理工作是單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一，其包括政策研究、綜合協(xié)調(diào)、檔案管理、印章管理、宣傳管理等，為了進一步創(chuàng)新單位內(nèi)部管理方式，優(yōu)化管理體系，單位就要緊緊跟隨社會發(fā)展步伐，將信息技術融入各個管理環(huán)節(jié)中，貫穿于單位辦公室管理工作始終，以此創(chuàng)新管理手段，解決傳統(tǒng)辦公室管理工作中存在的問題，提高辦公室管理工作的有效性。

1新形勢下油田企業(yè)辦公室改進管理提升效率的必要性

1.1油田改革發(fā)展對辦公室提出了更高要求

今年，我們按照上級部門要求在年初就制定了本單位的全年黨建、安全、生產(chǎn)等各方面的工作計劃和安排，目標是令人鼓舞的，計劃是全面細致的。?然而，要實現(xiàn)這些目標，就必須表現(xiàn)出靈活性，并努力實現(xiàn)這些目標，但仍有許多工作要做。這就要求辦公室不斷提高能力，并在督辦、協(xié)調(diào)和執(zhí)行方面發(fā)揮更大作用。

1.2辦公室工作的準確性

辦公室管理工作貫穿著全單位所有工作的始終，具有極強的綜合性，對單位各部門工作的有效開展具有重要的影響力。因此，辦公室管理工作人員應加強與領導及本級其他科室以及下級機構之間的聯(lián)系，建立和諧的干群關系，從而保證信息傳達的準確性，提高單位全體的工作質(zhì)量。

2辦公室管理工作的現(xiàn)狀分析

在傳統(tǒng)的辦公室管理工作中，工作人員需要緊緊圍繞各項業(yè)務開展工作，是聯(lián)系工作基層人員與領導層人員的重要紐帶，是傳達與執(zhí)行各項規(guī)章制度、標準的主體，是督促、檢查與落實各項工作的重要人員。在傳統(tǒng)的辦公室管理工作中，工作人員需要以手動的形式錄入各種文件信息與文本資料，信息資料主要是通過語言傳達的方式進行交接，銜接上下級，這種工作模式雖然能夠在一定程度上保證單位內(nèi)部組織的運行，但是仍然存在一定的弊端，容易發(fā)生信息遺漏、表述不清等問題，且文件信息的可檢索性較低。隨著現(xiàn)代社會環(huán)境的發(fā)展與變化，傳統(tǒng)辦公室管理工作已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的節(jié)奏與要求。在我國社會主義市場經(jīng)濟水平不斷提升的今天，人們的生活水平日益提升，社會分工越發(fā)明確與精細，辦公室管理工作已經(jīng)成為單位正常運行與發(fā)展的基礎工作內(nèi)容之一。在現(xiàn)代社會中，辦公室管理工作發(fā)生了根本性變化，其工作職責、工作范圍、工作模式與服務對象均發(fā)生了較大的變化，加之信息技術快速發(fā)展，現(xiàn)代意義中的辦公室管理工作就是建立在信息技術基礎上的，能夠及時、全面、準確的處理單位各方面的信息與事務，從而維護單位內(nèi)部的正常運營與管理。

3油田辦公室管理的科學措施

3.1提高辦公室管理工作人員的綜合素養(yǎng)

首先，辦公室管理部門是單位的形象代言人，要注意自身的作風建設。辦公室管理工作人員應在上級主管部門與單位領導的帶領下，堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指引，貫徹落實黨的十九大以及十九屆二中、三中、四中、五中全會精神，樹立社會主義核心價值觀，堅定共產(chǎn)主義信念，堅定“四個自信”，自覺踐行中國特色社會主義理論體系;增強“四個意識”、做到“兩個維護”，確保在思想、政治、行動上與黨中央保持高度一致。在組織參與工作過程中堅持原則、不徇私情、廉潔自律、以身作則，用實際行動來展示本單位遵紀守法、公正廉潔、為人民服務的工作原則。其次，除了完成日常工作外，辦公室工作人員還應提升自身的專業(yè)能力，加強對信息技術方面的學習，有助于推進單位的辦公信息化建設，提升自身的綜合素養(yǎng)。如規(guī)范操作辦公OA系統(tǒng)，及時收發(fā)文件、登記在冊及上傳下達，極大地保證了文件的辦理效率。

3.2創(chuàng)新管理體制機制

須采取系統(tǒng)和革命性的措施，以應對人員較少、加班頻繁等工作環(huán)境。第一，需要優(yōu)化管理模式，探索大科室的管理，打破科室之間的界限，提高工作效率和人力資源效率，并保持能力。例如，優(yōu)化崗位分工，統(tǒng)籌利用工作人員，形成崗位互補，一人可多崗的綜合型人才。第二，必須優(yōu)化工作制度，精簡文件，盡量減少不必要的加班時間，改善工作環(huán)境，關注員工心理素質(zhì)，勞逸結合。第三，有必要建立更好的學習交流機制，并定期從核心單位和部門挑選高技能青年，以便在辦公室接受定期學習。

3.3信息化管理

信息化管理模式建成之后，單位辦公室管理工作逐漸邁向規(guī)范化發(fā)展方向。在信息技術融入辦公室管理工作之后，單位內(nèi)部工作人員為了進一步適應工作環(huán)境，滿足工作需要，積極學習信息技術與計算機應用技術，已經(jīng)逐漸掌握各項單位內(nèi)部管理系統(tǒng)及軟件的操作方法，能夠按照規(guī)定流程完成工作任務。加之單位信息系統(tǒng)是緊緊圍繞規(guī)章制度建設形成的，員工按照系統(tǒng)規(guī)定的流程工作，就是遵循單位規(guī)章制度的體現(xiàn)。因此，可以說信息技術的融入推動了單位辦公室管理規(guī)范化發(fā)展。

3.4提高辦公室管理工作的效率與質(zhì)量

第一，在日常工作中，辦公室管理工作人員應根據(jù)工作地主次、輕重、緩急合理安排各項工作的時間，從而提高辦公室工作的效率與質(zhì)量。辦公室管理工作人員要充分發(fā)揮“承上啟下、橫向聯(lián)系、溝通內(nèi)外”的作用，將有效信息及時反饋給領導，為領導的工作決策提前做好安排，并將領導的精神與工作部署及時向本級其他科室及下級機構傳達，做到事無巨細、認真負責、不遺漏、不延誤。第二，在綜合保障工作中，要對辦公用品進行及時核對，并對庫存不足用品及時提醒辦公室負責人做好補充與發(fā)放，避免耽誤相關部門的使用。對于單位內(nèi)的辦公設備應定期進行檢修與維護，確保不會影響工作人員的正常使用，從而保證單位工作能夠有序、有效的正常開展。第三，在進行會議工作時，辦公室管理部門應提前做好后勤工作，如會議材料的印發(fā)、座位牌的制作等。同時，機要崗位人員應充分樹立保密意識，慎重保管文書資料，要確保資料的完整性與安全性。

結束語

為了滿足新形勢的新要求，辦公室必須側(cè)重于兩年、五年、十年的部署和年度重點事項，努力打造一流辦公室，從被動接受轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?，從疲勞過度到一流競爭，不斷改進管理和提高效率，努力滿足黨的核心要求，跟上時代步伐，跟上石油工業(yè)的發(fā)展需要。

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