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        煙草公司費用預算編制改進研究

        2021-11-30 17:20:32劉斯密
        經營者 2021年13期
        關鍵詞:歸口定額煙草

        劉斯密

        (湖南省煙草公司株洲市公司,湖南 株洲 412000)

        一、煙草公司費用預算編制現(xiàn)狀

        (一)主要采用增量預算法編制預算

        煙草公司各責任中心由預算管理員根據各自工作職責,結合當年目標任務編制費用預算。由于信息的不對稱性,預算管理員并不了解本責任中心的任務目標和全部工作計劃,對當年新增項目,未及時到市場進行調查和采取可行性效果論證,僅憑經驗或者“摸腦袋”得出預算數(shù)據。在編制預算時,缺乏費用指標預算定額的標準,大多是參照上年費用開支的實際情況為基數(shù),再根據當年業(yè)務量適當小幅度調整編制預算。為了保證當年費用預算金額充裕,各責任中心懷著貪多求全的思想,小幅度調整基本上都是調增預算。

        (二)采用三年平均數(shù)為預算定額值

        按照煙草行業(yè)統(tǒng)一要求,煙草公司逐步建立預算定額指標體系,部分費用預算采用預算定額標準為編制依據,計算得出相應費用預算金額。但大多數(shù)情況下,費用預算定額標準是采用該項費用指標前三年實際發(fā)生額的平均數(shù)為標準。預算定額標準獲取的方式較為簡單,使得預算結果與實際執(zhí)行數(shù)偏差較大,導致費用預算匯總數(shù)據與實際執(zhí)行脫節(jié)。

        (三)歸口管理部門作用不明顯

        歸口管理部門根據各責任中心上報的預算情況,結合相關業(yè)務規(guī)劃、計劃和標準,以預算定額標準為依據,集中審核,杜絕漏報、虛報等現(xiàn)象。實際操作中,由于歸口部門制度政策掌握不充分,費用項目歸類細分時,出現(xiàn)空白區(qū)。定額標準制定部門在相關標準確認、預算編制過程中對其應履行職責認識不全,未根據定額標準執(zhí)行情況進行跟蹤,缺乏偏差分析,費用項目預算未能層層落實到責任人,歸口管理職責未能得到充分的發(fā)揮。

        二、煙草公司費用預算編制存在的問題分析

        (一)費用預算編制準確性低

        從基期實際水平出發(fā),根據業(yè)務活動的增減對基期預算的實際發(fā)生額進行增減調整。這種方法看似合理,但是其中也存在問題。一是調整部分采用估算比例編制預算。在一些嚴格控制的費用指標上,為了不超出上級公司下達的預算金額,以上年實際發(fā)生數(shù)乘以估算比例系數(shù)編制預算。這種費用預算方法未結合市場變化,沒有與成本主體本身的實際業(yè)務和特點緊密聯(lián)系,缺乏理論依據,缺乏科學性。二是靠經驗編制預算。按原有經驗編制預算,過多地采用基數(shù)法,機械地估計預算指標值,脫離了市場導向,弱化了經濟變化對費用項目開支的影響。部門之間在預算過程中不溝通協(xié)調,僅憑經驗主義和主觀臆斷編制預算,導致一些不合理的項目長期存在,而合理且必要的成本項目得不到確認,從而減弱了預算的有效性和針對性,也加大了預算的執(zhí)行難度。三是增量預算法容易養(yǎng)成惰性思維,在沒有深入調查研究的基礎上隨意增量或平均增量,存在貪多求全的思想,歸口管理部門責任意識不夠,往往也圖省事,一味認可匯總結果,導致匯總的預算和上年或以前年度實際偏差較大,不利于調動責任中心增收節(jié)支的積極性。

        (二)預算定額標準制定不科學

        費用預算定額標準簡單采用平均數(shù),缺乏科學性,主要原因有三點。一是費用預算定額標準制定依據不充分。僅取前期的費用實際執(zhí)行數(shù)據的平均值,缺乏對費用預算定額情況的有效性分析,費用預算定額標準的制定未結合市場變化情況,未經過嚴格的測試和驗算,未進行應用測試,簡單的平均數(shù)據不具代表性,缺乏科學性。二是費用預算定額標準審核效率低。由于部分費用預算定額標準需要與歸口管理部門反復溝通,過程較為煩瑣,時間消耗過長;采取實地調研、市場詢價,溝通成本較高;相關的預算定額指標不夠完善,費用預算在編制審核時沒有制度依據,會出現(xiàn)憑借經驗下達審核意見的情況。三是費用預算定額指標缺乏管理。費用預算定額標準一經制定后一直沿用,無人進行后續(xù)管理,未將行業(yè)內外相關文件結合自身要求對接到定額標準中,未結合不斷變化的市場經濟進行分析、調整,缺乏持續(xù)改進。

        (三)預算歸口管理缺失

        歸口管理部門對費用預算管理的認識程度不夠,主觀能動性不強,甚至存在畏難情緒,確定預算定額的工作量太大而且煩瑣,費用定額標準一經確定,后續(xù)并沒有及時跟上修正計劃。此外,部門歸口管理部門還存在修訂費用定額標準是預算管理委員會的事,自己僅是預算執(zhí)行部門等錯誤思想,導致預算定額標準體系測算方法簡單,數(shù)據收集不夠全面,預算定額標準工作推進緩慢。歸口管理部門對預算編制審核較為粗放,沒有對費用項目逐項審核,與其他責任中心缺乏必要的溝通和交流,使預算僅停留在紙上,導致審核預算缺乏有效的依據。預算管理委員會辦公室對省局重點控制費用有硬性審核標準外,對各單位部門申報的預算均以歸口部門的意見為準,預算“兩張皮”現(xiàn)象多年未得到解決。

        三、煙草公司費用預算編制的改進

        (一)優(yōu)化酌量性費用預算編制方法

        與銷量有關的酌量性費用適合采用彈性預算法,在編制費用預算時,將酌量性費用分為兩個部分,一部分以費用總額的90%為基數(shù)編制預算,考慮到預算期間銷售業(yè)務量可能發(fā)生的變化,根據業(yè)務量變化測算出銷售費用預算額;另一部分以費用總額的10%為基數(shù),作為市場變化應急費用的統(tǒng)籌。與銷量無關的酌量性費用適合采用零基預算法,在編制費用預算時,不以上年度該項費用預算和預算執(zhí)行數(shù)為基數(shù),而是以零為起點,根據相關業(yè)務預計發(fā)生的實際情況測算編制銷售費用。

        日常費用以費用開支性質分“塊”編制預算,按照預算歸口管理的原則,將酌量性管理費用大致分為辦公室、人事勞資塊、基建塊、安全塊和信息塊,各塊負責歸口管理的費用項目,并根據費用項目的實際情況,參照預算定額標準,不同項目選擇不同的預算編制方法。重點控制費用按歸口管理責任分“條”編制預算,業(yè)務招待費、會議費是上級重點控制費用,按照上級公司預算編制說明中的“不超過上年數(shù)”對此兩項費用進行總量控制,采用零基預算法編制預算。需要注意的是,費用預算的編制要從精確的角度出發(fā),編制方法不是固定不變的。

        (二)采用PDCA改進預算定額標準

        根據煙草公司實際情況,建立一套科學的、全面的、實用的費用預算定額標準體系,為費用預算編制提供依據。運用PDCA循環(huán)(又稱“戴明環(huán)”),首先采用合理的技術方法,以最小作業(yè)單元作業(yè)定額或單次標準為主,總額成本費用控制為輔,制定定額標準編制計劃(P);其次,開展業(yè)務調查、市場分析,根據前期的數(shù)據研究,制定定額標準數(shù)值(D);再次,通過可行性驗證,歸口部門審核,檢查定額標準數(shù)值(C),使之更具先進性、合理性和準確性;最后,總結經驗,吸取失敗的教訓,對前期定額標準應用進行改進(A),加強費用預算定額標準的適用性和可操作性,并持續(xù)優(yōu)化。PDCA是個動態(tài)循環(huán)過程,費用預算定額指標通過不斷改進,以滿足實際生產經營的需要。

        (三)加強歸口部門對預算編制管理

        煙草公司費用預算管理應當依據“誰歸口、誰管理”的原則,充分發(fā)揮歸口管理部門作用。第一,主動落實“條條管理,塊塊使用”的預算編制管理模式,根據部門職責的劃分,歸口管理部門要全面認清自己的職責范圍,防止出現(xiàn)多頭管理和無頭管理,如卷煙裝卸費、配送費、運輸費等由物流部門歸口編制預算和管理;國內市場營銷費、零售終端建設費、交易手續(xù)費等由卷煙營銷部門歸口編制預算和管理;專賣打假、打私、管理費用由專賣科歸口編制預算和管理。第二,歸口管理部門需要參與費用預算編制,在費用預算編制過程中對相關業(yè)務展開專業(yè)指導,增強預算編制的科學性;在編制的費用預算審核過程中提出專業(yè)意見,增強預算編制的規(guī)范性;根據企業(yè)自身情況,組織和實施其歸口管理的業(yè)務事項相關預算定額標準的申報、立項、制訂、維護、修訂等程序,保證費用預算的嚴肅性;分公司年度相關費用預算編制必須通過歸口部門審核,減少預算執(zhí)行偏差。第三,歸口管理是通過費用預算管理進行企業(yè)內部控制的有效方法,通過費用預算的編制和管理,能從中發(fā)現(xiàn)企業(yè)內部運作的漏洞和內控制度的缺陷,積極發(fā)現(xiàn)企業(yè)內控中的問題并及時改進,有助于企業(yè)健康持續(xù)的高質量發(fā)展。

        四、結語

        通過對煙草公司費用預算管理工作的深入分析和了解,明白要提高費用預算的準確率、執(zhí)行率,首先要在預算編制環(huán)節(jié)下功夫。費用預算編制工作需要各個責任中心和歸口管理部門配合,只有緊緊圍繞稅利這個核心目標,將費用預算與實際工作相結合,使其具有指導性和操作性,才能保障煙草公司的健康持續(xù)發(fā)展。

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