閆碧妃

摘要：具有事業(yè)身份的物資采購代理機構，作為特定服務單位，依法依規(guī)開展采購代理業(yè)務活動，其高質量的債權債務管理水平，有助于維護單位合法權益并減少經濟損失。當前，物資采購代理機構債權債務管理中，普遍存在債權掛賬時間長、回收難度大，壞賬率高等問題。因此，完善物資采購代理機構債權債務管理具有重要的現(xiàn)實意義。本文在分析物資采購代理機構債權債務管理的重要性基礎上，探討了其債權債務管理現(xiàn)狀和存在的問題，提出了完善的對策和建議，以期為物資采購代理機構完善債權債務管理提供有價值的借鑒。

關鍵詞：物資采購;采購代理;債權債務管理

物資采購代理機構，依法依規(guī)開展物資采購代理活動，其債權債務管理的合理性以及有效性，對單位的發(fā)展和運營管理產生重要影響。為進一步保障物資采購代理機構管理運行的穩(wěn)定性，需不斷提升債權債務管理水平。高水平的債權債務管理能夠合理規(guī)避物資采購代理機構的財務風險并優(yōu)化資源配置，促使其管理層決策更加科學合理，提升物資采購代理機構的資金運行效率和經營效率。

一、物資采購代理機構當前債權債務管理存在的問題

按照相關規(guī)定，通過對各項債權債務的全面梳理，發(fā)現(xiàn)物資采購代理機構債權債務管理主要存在以下問題：

（一）業(yè)務部門與財務部門未實現(xiàn)信息融合

目前使用的電子信息管理系統(tǒng)是一個單純的業(yè)務管理系統(tǒng)，主要作用是為采購代理業(yè)務管理服務。雖然系統(tǒng)內嵌了部分財務結算模塊，但是僅能滿足財務結算所需數(shù)據(jù)導出的功能。因財務使用的是專網系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)是完全獨立的，存在數(shù)據(jù)互通的問題，導致了業(yè)財融合壁壘。再者，因為缺乏對債權債務全流程監(jiān)管，且信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)存在缺陷，所以無法對單位整體決策和風險防控提供快捷有效的數(shù)據(jù)信息支撐。尤其是對長期掛賬的債權債務沒有專門的預警信息系統(tǒng)，僅僅依靠財務定期與業(yè)務部門對賬，反饋處理效果并不理想。長期掛賬的債權債務對單位資金的流動性產生不良影響，增加了財務和運營風險。

（二）對應收款項催收的理解存在誤區(qū)，回款率低

業(yè)務部門普遍存在只重視代理業(yè)務執(zhí)行過程，不重視應收款項回收的情況。固有的思維模式認為往來款項對賬是財務部門的工作，而他們的職責只是向財務提交結算單據(jù)，催收也應該是財務部門和用戶單位財務部門的職責。因此，在對賬環(huán)節(jié)經常出現(xiàn)業(yè)務部門與財務部門扯皮的情況。業(yè)務人員思想上的誤區(qū)加之催收的懈怠、催收方式和手段不給力，造成了應收款項回款周期過長，回款率低，進而加劇了催收難度。

（三）應付款項拖欠時間過長，存在違約法律風險

單位管理層和業(yè)務人員更偏向于債權的回收，債務應付部分關注度不夠，通常是被動等待供應商催款。業(yè)務人員思想和行動不積極，導致應付未付款項積累，造成債務拖欠時間過長，超過了合同約定付款期限，從而給單位帶來因拖欠民營和中小企業(yè)貨款，而造成的違約和法律風險。

（四）債權債務風險防范意識薄弱

通常情況下，單位沒有對用戶（債務人）進行信用等級評估，只有實質性發(fā)生違約事件后，業(yè)務經辦部門才著手制定補救措施。單位雖然出臺了相應的債權債務管理制度，明確了程序和職責范圍，但對于事前風險控制的措施不夠明確，加之管理層和責任部門前瞻性不夠，風險防范意識薄弱，未能夠做到未雨綢繆，導致防范效果不理想。

（五）債權債務財務核算不夠規(guī)范

債權債務核算，需要嚴格遵守會計制度的相關規(guī)定，符合權責發(fā)生制的核算要求。在實際操作中，時常會發(fā)生采購代理業(yè)務活動已完結，但因為業(yè)務人員未及時將結算資料交至財務部門，產生經濟行為已經完結，但財務賬上并未反映，形成了賬外債權債務的情況，導致債權債務的財務數(shù)據(jù)與實際業(yè)務數(shù)據(jù)不一致。同時，存在債權債務臺賬登記不夠全面規(guī)范、記錄不完整等問題，未詳細體現(xiàn)出債權債務時間及內容。

（六）債權債務內控評價和獎懲制度不完善

債權債務清理和日常管理工作雖然由財務部門牽頭，但不應該只是財務部門的工作。存在對債權債務管理的內部流程及權責劃分不清晰、責任落實不到位等情況。由于財務部門和業(yè)務部門之間缺乏溝通配合，導致管理流程不通暢、溝通成本增加。尤其是未將債權債務的催收和清欠行為納入績效考核體系，缺乏相應的激勵和懲罰措施，最終出現(xiàn)業(yè)務人員不積極催收、債權債務清退等情況。

二、完善物資采購代理機構債權債務管理的對策建議

（一）積極推進信息化建設，逐步推進業(yè)財融合

經濟業(yè)務是貫穿各個部門的行為，單位應將“業(yè)務驅動”的理念有機融入到電子信息管理系統(tǒng)中。將業(yè)務模塊、財務模塊、合同管理模塊全流程嵌入，有機銜接和融合。要分階段完成電子信息管理系統(tǒng)的升級改造，促進業(yè)財全面融合，最終解決“信息孤島”問題，快速提高各部門信息流轉互通的效率、逐步實現(xiàn)智能監(jiān)管和決策，提升單位的整體管理水平和運營效率。尤其是財務模塊中，不僅要具備基本的核算模塊功能，重點增加債權債務清理管理功能，設定賬齡分析及逾期預警功能，依據(jù)責任部門及經辦人，做到點對點核對和反饋，將催收清欠責任落實到位。逐步在電子信息管理系統(tǒng)中嵌入合同檔案管理模塊，將債權債務財務信息流與電子合同審批流程有機結合，通過債權債務反饋情況聯(lián)查追蹤合同執(zhí)行進度，兩者互為補充和輔助手段，做到掌握每一筆債權債務流向和合同執(zhí)行情況，實現(xiàn)業(yè)財全面融合。

（二）轉變管理層和業(yè)務部門思想觀念，加強業(yè)務和財務部門之間的交流

逐步轉變管理層和業(yè)務部門重債權，輕債務的思想觀念。管理層面和財務層面應充分利用業(yè)務工作會、辦公會等會議機制，定期在單位電子辦公系統(tǒng)，發(fā)布相關債權債務清理要求通知，與各業(yè)務部門之間加強信息溝通，事前做好動員安排工作。不僅要對清理過程中關鍵時間節(jié)點提示預警，而且要對重難點部分進行培訓講解，避免事后溝通和扯皮，從而提高債權債務管理效率。

（三）強化債權債務風險控制，優(yōu)化資金支付手段

首先，加強對三年以上賬齡的應付債務的關注度、定期清理并督促業(yè)務人員開票結清。如果有確鑿證據(jù)支撐不需償還或無法支付供應商的款項，由中介機構進行職業(yè)推斷和客觀判斷，出具經濟簽證證明后，履行單位內部相關規(guī)定的審批手續(xù)后轉收入處理。其次，按照債權債務賬齡和回款難度進行分類管理，對各類別進行風險評級，針對不同風險評級，采取不同的管理方法，以確保債權債務管理工作更加科學。通過不斷修正風險評級手段，逐步形成標準化的操作規(guī)范，實現(xiàn)將單位資金運行風險控制在合理范圍的目標。再次，細化債權債務的橫向和縱向管理。橫向管理控制手段是專業(yè)部門和專業(yè)人員按照風險評估等級分類管理，定期評價客戶的履約能力和風險系數(shù)?？v向管理即過程控制，控制手段貫穿于事前評估、事中控制、事后評價的整個過程。追蹤債權債務的進展階段，制定與之相適應的管理政策，全流程追溯合同執(zhí)行情況，相互配合牽制，做好風險監(jiān)控，實現(xiàn)高效運行的一體化管理。最后，以現(xiàn)有的業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)為參考，單位管理層須權衡履約付款的機會成本與違約代價后做出決策;財務部門合理利用應付款項支付周期，選擇合適的付款時機，盡量避免因拖欠民營和中小企業(yè)貨款而產生的違約和法律風險。另外，對于超限額付款，業(yè)務部門需提前與財務部門溝通，提出相應的資金需求申請，履行相應付款審批程序。

（四）強化會計核算要求，提高會計信息質量

規(guī)范會計科目核算規(guī)范，合法合理設置會計科目，真實準確反映經濟業(yè)務實質，不斷提高會計信息質量要求。對每一項債權債務進行精細化會計核算，完善臺賬登記管理，做到詳細記錄并動態(tài)監(jiān)控，清晰掌握每筆業(yè)務來源和去向，做到有據(jù)可查。不斷完善債權債務對賬制度，做到月度、季度、年度與業(yè)務部門核對債權債務明細;做到年度與客戶、供應商函詢往來對賬。

（五）優(yōu)化債權債務內控體系，修正獎罰制度和手段

內部控制是單位橫向管理債權債務，并實現(xiàn)過程控制的重要手段。單位管理層要轉變思想觀念，將債權債務管理職能由粗放向精細化管理轉變。在充分發(fā)揮財務部門牽頭作用的前提下，管理層根據(jù)單位經營發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構，細化各職能部門在債權債務管理中的角色分工，落實到具體崗位，明確業(yè)務部門和財務部門職責權限及相應工作內容，形成系統(tǒng)化、程序化的內部控制機制，使采購代理業(yè)務操作程序有章可循，財務程序有規(guī)可依。不斷優(yōu)化內部審計工作范疇，將合同管理與債權債務管理審計合并整合，梳理證據(jù)鏈互為佐證補充，客觀準確評價管理工作成效，達到督促提高債權債務管理工作質量的目的。對需要整改的問題，內審部門要采用回頭看等方式進行監(jiān)督與檢查，對內部控制的有效性做出客觀準確的評價。同時，單位人力資源管理部門和財務部門需要聯(lián)合修訂薪酬管理辦法，在辦法中增加債權債務催收清欠與績效考核獎罰制度相掛鉤的條款?？己宿k法中要明確考核目標、考核獎勵、壞賬追究責任等約束性條款，加強債權債務考核力度。對業(yè)務人員的績效考核要綜合考慮合同執(zhí)行情況及應收款回款率、長期掛賬債務清欠效率兩個方面，用激勵和約束手段提高業(yè)務人員催收清欠的積極性。

三、結束語

綜上所述，債權債務管理不僅是物資采購代理機構運營管理的基礎，也代表著其資金運作效率和質量，是單位經營狀況健康與否的晴雨表。物資采購代理機構需要積極推進信息化建設，通過構建債權債務電子信息管理系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)的收集和利用效率，打通業(yè)務和財務部門之間的信息融合壁壘，逐步實現(xiàn)業(yè)財融合。逐步轉變管理層和業(yè)務部門思想觀念，運用有效的債權債務內控手段，通過不斷強化會計核算要求，優(yōu)化資金支付，修正獎罰制度等手段，實現(xiàn)提高單位資金使用效率、防范資金風險、保障資產安全完整、提升單位整體運營和管理水平的目標。

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