龔英姿

（湖南財(cái)信金融控股集團(tuán)有限公司，長(zhǎng)沙 410015）

0 引言

二次工業(yè)革命以后，世界經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷壯大，于是出現(xiàn)了越來(lái)越多的企業(yè)集團(tuán)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的助推，部分企業(yè)將分支機(jī)構(gòu)設(shè)在海外市場(chǎng)，形成跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)。為了解決各分、子公司會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題，加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控能力，集團(tuán)公司通過(guò)設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將集團(tuán)財(cái)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。由于我國(guó)的企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)的時(shí)間不長(zhǎng)，理論與實(shí)踐方面的研究不充分，許多集團(tuán)企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，比如信息不對(duì)稱、溝通不暢、效率低下等，這些問(wèn)題的產(chǎn)生是因?yàn)樨?cái)務(wù)共享模式與企業(yè)原有的內(nèi)部控制不適應(yīng)。因此，探討企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制問(wèn)題具有十分重要的意義。

1 財(cái)務(wù)共享模式下集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制所面臨的主要問(wèn)題

財(cái)務(wù)共享中心在我國(guó)已經(jīng)發(fā)展了二十多年，實(shí)踐證明實(shí)行財(cái)務(wù)共享符合大型集團(tuán)企業(yè)的實(shí)際情況，在財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)的內(nèi)部控制也得到了有效的運(yùn)行，但仍然存在一些不容輕視的問(wèn)題，這些問(wèn)題制約著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率的提升。

1.1 業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相分離

財(cái)務(wù)共享的最大特點(diǎn)就是將集團(tuán)公司各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理集中到財(cái)務(wù)共享中心，各分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)處理發(fā)生分離，出于各種各樣的原因，財(cái)務(wù)共享中心對(duì)各分支機(jī)構(gòu)具體業(yè)務(wù)的監(jiān)管力度降低，信息不對(duì)稱造成財(cái)務(wù)工作出現(xiàn)紕漏甚至出現(xiàn)舞弊，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1.1 業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)不暢

在財(cái)務(wù)共享模式下，業(yè)務(wù)人員通過(guò)電子報(bào)賬系統(tǒng)提交相關(guān)單據(jù)進(jìn)行報(bào)賬處理，在報(bào)賬過(guò)程中一旦遇到問(wèn)題，較難找到相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，只能依據(jù)現(xiàn)有報(bào)賬系統(tǒng)流程進(jìn)行操作，這樣容易導(dǎo)致處理錯(cuò)誤，嚴(yán)重制約了業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)處理效率提升。

1.1.2 財(cái)務(wù)審核有效性減弱

在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量占很大比重的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中，報(bào)賬人員在提交報(bào)銷申請(qǐng)后，首先由報(bào)賬人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)該報(bào)銷業(yè)務(wù)的真實(shí)性進(jìn)行初次審核，由于部門負(fù)責(zé)人需要處理事務(wù)較多，存在審核不細(xì)致而導(dǎo)致問(wèn)題單據(jù)傳送至財(cái)務(wù)共享中心。而財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用核算中心審核上傳的單據(jù)時(shí)，主要關(guān)注的是發(fā)票的真實(shí)性、數(shù)據(jù)的完整性、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性、審批流程的完善性，無(wú)法對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，使財(cái)務(wù)管控能力降低，容易滋生會(huì)計(jì)造假，虛增相關(guān)費(fèi)用。

1.2 管控活動(dòng)流程缺陷

財(cái)務(wù)共享實(shí)施后，財(cái)務(wù)共享中心將各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化且重復(fù)的基礎(chǔ)核算工作集中完成，包括費(fèi)用核算業(yè)務(wù)、采購(gòu)與付款核算、銷售與收款核算等，管控活動(dòng)流程也鏈接了財(cái)務(wù)共享中心與各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)，但是流程設(shè)計(jì)仍然存在一定的缺陷，影響管控的效果。

1.2.1 備用金缺乏監(jiān)管

在費(fèi)用核算業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)人員預(yù)計(jì)需發(fā)生金額較大的相關(guān)費(fèi)用，通?？梢韵认蚬咎峤徽?qǐng)款單來(lái)申請(qǐng)備用金。費(fèi)用實(shí)際報(bào)銷時(shí)，如果流程設(shè)計(jì)在財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用核算中心無(wú)法獲悉該業(yè)務(wù)員此前是否領(lǐng)用過(guò)備用金，那么就只能依賴于報(bào)銷申請(qǐng)單上業(yè)務(wù)員本人是否備注沖銷備用金，或者是部門負(fù)責(zé)人審核時(shí)是否確認(rèn)需要沖銷，否則容易造成其他應(yīng)收款（備用金）科目長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法及時(shí)收回款項(xiàng)。如果報(bào)銷申請(qǐng)人與部門負(fù)責(zé)人勾結(jié)造假，可能導(dǎo)致報(bào)銷款項(xiàng)無(wú)法追回，造成公司損失。

1.2.2 原始單據(jù)資料不完整

財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)影像系統(tǒng)將各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)發(fā)生的業(yè)務(wù)原始單據(jù)上傳至財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)共享中心只負(fù)責(zé)審核原始單據(jù)的完整性、有效性，忽視了其他不進(jìn)行會(huì)計(jì)處理但也反映交易屬性的原始單據(jù)。這樣就會(huì)導(dǎo)致在后續(xù)的外部審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)人員需要查看交易合同、材料采購(gòu)等原始單據(jù)，但是財(cái)務(wù)共享中心無(wú)法獲取的現(xiàn)象。如果財(cái)務(wù)共享中心會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理人員或者原業(yè)務(wù)人員發(fā)生變更，那么就很難掌握交易時(shí)的實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況。究其原因，是財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制流程并沒(méi)有要求取得全部交易原始數(shù)據(jù)。

1.3 財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)更新不及時(shí)

財(cái)務(wù)共享中心能異地歸集集團(tuán)所有業(yè)務(wù)子公司的財(cái)務(wù)工作，是因?yàn)閷⒄麄€(gè)集團(tuán)整合在一個(gè)信息處理系統(tǒng)之中，形成一個(gè)以ERP 系統(tǒng)為核心，鏈接電子報(bào)賬系統(tǒng)、OCR 影像系統(tǒng)和銀企互聯(lián)系統(tǒng)的IT 系統(tǒng)環(huán)境。內(nèi)部控制的有效性更依賴于信息系統(tǒng)本身的完善性。因此不斷完善該系統(tǒng)的平臺(tái)建設(shè)對(duì)保障內(nèi)部控制的有效性至關(guān)重要。

1.3.1 完善系統(tǒng)周期長(zhǎng)

集團(tuán)企業(yè)通常會(huì)鼓勵(lì)各業(yè)務(wù)人員定期對(duì)系統(tǒng)提出改進(jìn)意見和新的需求，信息技術(shù)部門在匯總信息后召集技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)完善與升級(jí)進(jìn)行研究，但是通常由于信息技術(shù)部門人員有限，技術(shù)水平不高等原因，使得系統(tǒng)改進(jìn)升級(jí)的周期較長(zhǎng)、新系統(tǒng)上線時(shí)間跨度長(zhǎng)、系統(tǒng)優(yōu)化慢，直接影響了工作效率的提升，限制了內(nèi)部控制的有效性。

1.3.2 缺乏對(duì)系統(tǒng)的日常維護(hù)

財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)每天都承載著巨大的信息處理工作量，可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)各種問(wèn)題，比如系統(tǒng)執(zhí)行延遲、信息丟失，一旦業(yè)務(wù)量激增，超系統(tǒng)負(fù)荷，就會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)不穩(wěn)定，造成工作效率降低，內(nèi)部控制出現(xiàn)偏差，直接影響內(nèi)部控制的有效性。

2 完善財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制體系的思考

2.1 加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合，提升內(nèi)部控制的時(shí)效性

2.1.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員崗前培訓(xùn)

各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員剛?cè)肼殨r(shí)要在財(cái)務(wù)共享中心學(xué)習(xí)，了解整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作流程，熟悉業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)處理流程，提高識(shí)別業(yè)務(wù)可靠性的能力，進(jìn)而減輕業(yè)財(cái)分離帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，提升業(yè)財(cái)融合度。

2.1.2 切實(shí)落實(shí)首簽責(zé)任制

各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門業(yè)務(wù)人員的報(bào)銷事務(wù)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，全面核實(shí)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、金額的合理性、原始單據(jù)的完整性，財(cái)務(wù)共享中心加強(qiáng)預(yù)算管控，細(xì)化各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)日常費(fèi)用預(yù)算，降低費(fèi)用預(yù)算的彈性，從而實(shí)現(xiàn)提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量與業(yè)務(wù)處理效率的目的。

2.1.3 保持與業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)溝通

財(cái)務(wù)共享中心針對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)要設(shè)置專門的咨詢平臺(tái)，及時(shí)解決各種疑問(wèn)。系統(tǒng)升級(jí)或相關(guān)制度變更時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心要在電子報(bào)賬平臺(tái)首頁(yè)提供詳細(xì)的操作流程。另外，財(cái)務(wù)共享中心還應(yīng)設(shè)立建議郵箱，鼓勵(lì)業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的職員對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)提出相關(guān)意見，努力改進(jìn)并提高服務(wù)質(zhì)量。

2.2 優(yōu)化內(nèi)部控制活動(dòng)流程，確保內(nèi)部控制的有效性

2.2.1 加強(qiáng)對(duì)備用金的監(jiān)管

針對(duì)備用金管理漏洞，在流程設(shè)計(jì)上可以在職員報(bào)賬系統(tǒng)中將備用金申請(qǐng)人做出限額標(biāo)記，等到該職員在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，報(bào)銷申請(qǐng)單傳送至費(fèi)用報(bào)銷中心，報(bào)銷中心會(huì)計(jì)看見該職員有限額標(biāo)識(shí)便首先沖銷備用金，只有在超出限額部分才將多出款項(xiàng)傳送至資金結(jié)算中心，由資金中心劃轉(zhuǎn)超出備用金款項(xiàng)給費(fèi)用報(bào)銷職員。這樣可以避免備用金長(zhǎng)期掛賬得不到報(bào)銷的情況。

2.2.2 保持業(yè)務(wù)單據(jù)的完整性

針對(duì)原始單據(jù)不完整的漏洞，可以適當(dāng)增加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)單據(jù)。將采購(gòu)合同中標(biāo)的物品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、發(fā)貨時(shí)間、收貨地點(diǎn)、付款方式、票據(jù)信息等信息由信息維護(hù)中心備注記入銷售訂單內(nèi)，

同時(shí)將相關(guān)合同掃描上傳至財(cái)務(wù)共享中心的單據(jù)中心一并審核，這樣財(cái)務(wù)共享中心便可保證業(yè)務(wù)原始單據(jù)的完整性，避免業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的銷售員不按合同收取相應(yīng)單據(jù)的情形出現(xiàn)，減少了控制活動(dòng)流程可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，確保了內(nèi)部控制的有效性。

2.3 完善及維護(hù)財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)，保障內(nèi)部控制的有效運(yùn)行

2.3.1 財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)需要不斷更新改進(jìn)

財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)分離，而兩者連接的紐帶是財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的內(nèi)部控制，因此完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)需要充分考慮內(nèi)部控制的需求。信息技術(shù)部門要加強(qiáng)與內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)的溝通，當(dāng)內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)需要調(diào)整內(nèi)部控制活動(dòng)流程時(shí)，信息技術(shù)部要及時(shí)跟進(jìn)技術(shù)支持，完善信息系統(tǒng)以適應(yīng)新的內(nèi)部控制活動(dòng)流程要求，使財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的內(nèi)部控制缺陷能夠及時(shí)有效地改進(jìn)。

2.3.2 注重財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)日常維護(hù)

財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部控制高度依賴信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)處理都會(huì)受到影響，甚至可能會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制失效，給企業(yè)帶來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)。因此做好系統(tǒng)日常維護(hù)對(duì)確保內(nèi)部控制的有效運(yùn)行，提高工作效率至關(guān)重要。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建一個(gè)高效的財(cái)務(wù)共享中心，完善與其配套的內(nèi)部控制體系至關(guān)重要。企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制時(shí)，可以從以下幾個(gè)方面入手。

（1）控制環(huán)境方面。集團(tuán)企業(yè)在各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)共享中心開展內(nèi)部控制教育，使職員樹立整體內(nèi)部控制意識(shí)，再完善組織結(jié)構(gòu)以確保不同崗位之間相互制約，同時(shí)加強(qiáng)人力資源隊(duì)伍建設(shè)，解決財(cái)務(wù)共享中心人才流失問(wèn)題，為內(nèi)部控制的實(shí)施提供穩(wěn)定的后備人才。

（2）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面。風(fēng)險(xiǎn)管理與控制機(jī)構(gòu)應(yīng)評(píng)估實(shí)施財(cái)務(wù)共享后企業(yè)集團(tuán)可能面臨的內(nèi)外部控制風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的影響程度與發(fā)生的概率，將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類，針對(duì)不同類別的風(fēng)險(xiǎn)采取不同程度的應(yīng)對(duì)措施。

（3）控制活動(dòng)方面。企業(yè)可以將內(nèi)部控制的方法，如會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、授權(quán)審批、不相容職務(wù)分離等應(yīng)用到各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)共享中心的日常業(yè)務(wù)處理中，從而達(dá)到提高工作效率，加強(qiáng)集團(tuán)管控的目的。

（4）信息與溝通方面。企業(yè)需要建立集團(tuán)與客戶和供應(yīng)商、企業(yè)各業(yè)務(wù)分支機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)共享中心之間的溝通渠道，使業(yè)務(wù)信息及時(shí)得到核實(shí)。

（5）內(nèi)部監(jiān)督方面。企業(yè)既需要對(duì)整個(gè)企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行管理控制，也要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的日常業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題并采取應(yīng)對(duì)措施，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)越性。