摘 要:互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展,依托大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息建設(shè)管理工作取得了豐富的成果,檔案管理進入了“大數(shù)據(jù)發(fā)展”的時代。本文分析了大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源的特點,并探討了當前檔案信息管理中存在的問題,提出了相應(yīng)的建設(shè)策略。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)分析;檔案管理;信息化建設(shè)
引言
面對信息技術(shù)和經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展,我國政府順應(yīng)時勢,提出了“四個全面”和國家大數(shù)據(jù)的發(fā)展戰(zhàn)略。在全面推行政務(wù)公開和優(yōu)化政府社會服務(wù)的過程中,檔案信息作為一種基礎(chǔ)性的信息資源,在社會管理的各個方面發(fā)揮著重要作用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行歸檔、分析和儲存能夠進一步提高我國檔案管理的質(zhì)量和效率,以提高我國政府社會治理和公共服務(wù)的水平。當前,政務(wù)檔案的涉及領(lǐng)域更加廣泛,內(nèi)容愈加豐富,作用不斷凸顯,同時也面臨著大數(shù)據(jù)技術(shù)運用下的信息安全風險等問題,為了保障和發(fā)揮檔案信息作為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的作用,相關(guān)工作人員應(yīng)該認識到檔案管理的重要性,充分順應(yīng)局勢開展檔案信息化建設(shè),以滿足社會和公眾的不同需求。
1 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源中大數(shù)據(jù)的特點
1.1 數(shù)量巨大且增長迅猛
政務(wù)檔案信息是對政府相關(guān)工作和社會服務(wù)的原始記錄,數(shù)量龐大且種類豐富。而在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的環(huán)境下,各類信息資源的增長速度也是飛快的。這為檔案管理部門的信息收集和處理帶來了難題。
1.2 類別繁多且載體結(jié)構(gòu)復(fù)雜
互聯(lián)網(wǎng)時代,檔案數(shù)據(jù)多元化、多樣化,其類別繁多,更是依托于不同的載體出現(xiàn)。如在具體的政府公眾服務(wù)中,其往往是線下人工、電子政務(wù)雙渠道進行,同時還依托各類互聯(lián)網(wǎng)新媒體平臺開展政務(wù)宣傳和建設(shè)工作,這就使得檔案信息的來源渠道非常廣泛。由于不同領(lǐng)域的檔案信息在內(nèi)容和特點上存在差別,其具體的收集、整理和實踐應(yīng)用的要求也不同,使得檔案管理的難度增加、任務(wù)加重,檔案人員需要對紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)等進行分類的處理和分析保存。
1.3 迅捷的信息處理速度
大數(shù)據(jù)在整體上具有數(shù)量大、分析速度快的特點,能夠在海量的信息資源中抓取最有價值的部分,其迅捷的信息化處理速度為檔案管理信息化建設(shè)奠定了堅實基礎(chǔ)。由于信息需求者對信息資源的需求更多樣,其對信息的處理和分析也更深入,追求便捷高效成為信息利用的一大特點,同時對政務(wù)檔案信息的深入挖掘、分類和整理、后續(xù)的整理和應(yīng)用也面臨更多挑戰(zhàn)?;跈n案信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和用戶的使用需求,檔案信息處理的速度也將不斷提高。
1.4 檔案信息內(nèi)容需進行深層次挖掘與分析
政務(wù)檔案在性質(zhì)上屬于原始文獻數(shù)據(jù),往往只是對政務(wù)活動或政策文件的原始收納。這些信息只經(jīng)過簡單的收集和整理,尚未深度加工。而在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的幫助下,檔案信息管理人員能夠?qū)n案信息資源進行深層的處理,最大限度地挖掘其價值。處理過的檔案信息資源更具能效,能夠?qū)φ嚓P(guān)部門開展社會服務(wù)活動、及時了解和滿足人民訴求提供助力。
2 當前檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問題
2.1 落后的檔案管理觀念影響了檔案信息化建設(shè)
在國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的引領(lǐng)下,檔案管理信息化建設(shè)正在穩(wěn)步推進,但許多政府部門工作者并沒有這意識到大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的真正內(nèi)涵,只是片面地認為信息化建設(shè)就是引入新技術(shù),只要建立了相關(guān)的檔案信息庫和管理系統(tǒng)就完成了建設(shè)任務(wù)。事實上,現(xiàn)代化的檔案管理信息系統(tǒng)只是一種輔助工具,其作為檔案信息化建設(shè)的一部分,主要發(fā)揮著規(guī)范工作人員管理行為的作用。但是政府部門工作人員應(yīng)當認識到檔案管理信息化建設(shè)的意義和作用,認識到自身肩負的新任務(wù)和職責,在轉(zhuǎn)變觀念的基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作,以實現(xiàn)檔案管理的進步和發(fā)展。在實踐中,還存在著忽視信息技術(shù)的應(yīng)用、不重視電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)等現(xiàn)象出現(xiàn),檔案管理效率難以提升。
2.2 檔案信息化建設(shè)缺乏整體規(guī)劃
由于對檔案信息管理的認識不到位,在開展政務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中常常出現(xiàn)缺乏整體規(guī)劃的問題。部分政府機關(guān)和部門盲目引入新技術(shù)、新系統(tǒng),卻沒有對自身的工作形成準確的定位和規(guī)劃,導(dǎo)致檔案管理孤立進行,無法與工作內(nèi)容和工作實際結(jié)合,更難以滿足人民的實際需求,與政務(wù)公開和為人民服務(wù)的宗旨背道而馳。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低
大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入需要工作人員不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和對新技術(shù)的應(yīng)用能力,政府部門對知識型人才的需求力度越來越大,這對檔案工作人員信息收集和處理的素養(yǎng)以及對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力提出了高要求。當前,政府部門檔案管理工作人員以計算機人員為主,還有各類檔案管理專業(yè)的工作人員,他們認為檔案管理信息化建設(shè)就是單純地應(yīng)用新技術(shù),對自身工作認識不全面,有的工作人員更缺乏責任意識。檔案管理人員除了過硬的專業(yè)素質(zhì),還需要有高度的責任意識和工作熱情。
2.4 檔案信息化缺乏統(tǒng)一標準和有效的安全保障
政務(wù)檔案信息必須保證信息數(shù)據(jù)的真實性和完整性,尤其是房屋征收服務(wù)的相關(guān)檔案,其涉及居民房產(chǎn)信息,必須要有統(tǒng)一的保存標準和有效的安全保障,以維護人民財產(chǎn)安全和個人需求。但是在以往的工作中,由于檔案信息以紙質(zhì)資料為主,檔案的質(zhì)量存在較大差別,而在具體的實踐中又缺乏相關(guān)的安全保障標準,這就使得此類檔案信息面臨著嚴重的保存困難和使用限制難題。同時,由于部分工作人員缺乏安全意識,也間接導(dǎo)致了數(shù)據(jù)信息的丟失。
3 大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)策略
3.1 以完善的硬件、軟件基礎(chǔ)建設(shè)為技術(shù)支撐
要以完善的硬件和軟件設(shè)施為政府機關(guān)檔案信息化建設(shè)提供堅強的技術(shù)支持。政務(wù)機關(guān)檔案管理涉及收集整理、分析儲存、應(yīng)用等多個環(huán)節(jié),必須加強相關(guān)配套設(shè)施的引入和建設(shè)。硬件設(shè)施方面,要采購更多計算機、大型交換機等,確保信息處理高效進行。而在軟件建設(shè)方面,要堅持構(gòu)建檔案信息資源庫、檔案信息查詢平臺、政務(wù)信息網(wǎng)站等,做好檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)架工作。實現(xiàn)數(shù)字化管理。
3.2 構(gòu)建完善的安全防護體系
為了順應(yīng)時代的發(fā)展,政府機構(gòu)和部門要堅持構(gòu)建完善的安全防護體系,以為檔案信息化建設(shè)提供堅強的后盾。要通過信息保護、資源共享、信息審計等多方面加大防護力度。一是對機密信息的保護,要通過保密協(xié)議,信息庫建設(shè)等多種方式對涉及人民隱私的信息進行保護,同時還要及時清理各類不需要的信息,以保持信息庫的信息資源完整性。二是加強信息資源的共享,要對各類型和各級別的檔案信息進行限制查詢,在權(quán)限內(nèi)進行傳播,以保障信息安全。三是加強信息審計,要建立專門的檔案信息監(jiān)督和審計小組,根據(jù)相關(guān)流程開展信息評估,并對政府部門的檔案管理工作進行監(jiān)督,以預(yù)防信息泄露。
3.3 構(gòu)建高素質(zhì)的檔案信息化人才隊伍
為了從整體上優(yōu)化政府機關(guān)的檔案管理工作,提高信息化建設(shè)的效率和水平,高素質(zhì)的人才儲備是關(guān)鍵,必須構(gòu)建高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍。一方面,要堅持引入更多專業(yè)人才;另一方面,要加強對原有工作人員的培訓(xùn)和監(jiān)督,增強其應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理的能力,同時加大監(jiān)督考核力度,激發(fā)其工作積極性。
3.4 科學(xué)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)
在完善軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上,要進一步加大檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作。在專業(yè)技術(shù)人才的引領(lǐng)下構(gòu)建管理信息,并逐步實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理。同時要不斷完善平臺功能,實現(xiàn)檔案信息的大數(shù)據(jù)分析。
結(jié)論
大數(shù)據(jù)時代各種技術(shù)飛速發(fā)展。政務(wù)檔案信息管理工作者應(yīng)當在充分認識自身工作內(nèi)容和工作職責的基礎(chǔ)上開展檔案管理的信息化建設(shè)工作。其中,首要目標是保留和挖掘檔案信息的原始價值。在推進地區(qū)檔案信息化建設(shè)的同時還要加強地區(qū)間聯(lián)動,建設(shè)成立檔案信息的數(shù)字化記錄和共享平臺,以保證各項數(shù)據(jù)及時上傳,并能在政府部門中實現(xiàn)有效的流轉(zhuǎn),最終服務(wù)于民。在云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的幫助下,檔案信息數(shù)據(jù)的公開處理也有了廣泛的基礎(chǔ),這標志著我國檔案管理和政務(wù)公開的又一進步。檔案信息管理者要堅守和完成時代發(fā)展賦予自身的使命,對檔案管理的信息化建設(shè)有擔當、有信心。
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作者簡介:馬靜瑜,大學(xué)學(xué)歷,濟南市槐蔭區(qū)房屋征收服務(wù)中心副研究館員。研究方向:檔案管理。