張楊

摘 要：《干部人事檔案工作條例》對(duì)干部人事檔案數(shù)字化管理有明確規(guī)定。本文從干部人事檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，在闡述干部人事檔案數(shù)字化管理重要意義的基礎(chǔ)上，提出干部人事檔案管理數(shù)字化的可行性辦法，對(duì)提高檔案信息流動(dòng)性、盤(pán)活人事檔案信息，提高人事檔案利用效率，確保用戶精準(zhǔn)高效識(shí)別、利用和開(kāi)發(fā)人才資源，具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理;數(shù)字化

干部人事檔案能記錄干部職工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，以及個(gè)人家庭情況、專業(yè)情況、自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，是具有使用和保存價(jià)值的文件材料。以往傳統(tǒng)的干部人事檔案管理存在年齡、履歷造假、“洗白”背景材料等不良現(xiàn)象，損害干部選拔任用的公平、公正。究其原因，主要是干部人事檔案信息的管理和審核手段相對(duì)落后、制度落實(shí)不嚴(yán)格。隨著互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字資產(chǎn)生態(tài)等科技的發(fā)展，現(xiàn)代干部人事檔案管理應(yīng)通過(guò)完善、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的制度設(shè)計(jì)和平臺(tái)構(gòu)建，把握好檔案信息的真實(shí)性、完善性、優(yōu)質(zhì)性、有用性，更好地滿足用戶需求，提高干部人事檔案管理工作的整體水平。

1 推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理的重要意義

數(shù)字化的重要元素是重新考慮如何使用信息資源來(lái)改善服務(wù)用戶的方式，提高服務(wù)成效。數(shù)字化時(shí)代需要數(shù)字思維，即適應(yīng)“數(shù)字化服務(wù)”的轉(zhuǎn)型需要，技術(shù)服務(wù)更敏捷、更簡(jiǎn)化，從功能構(gòu)建的適能者向價(jià)值實(shí)現(xiàn)的賦能者轉(zhuǎn)變。干部人事檔案數(shù)字化管理，主要是指將原有的干部人事檔案材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，新產(chǎn)生的干部人事檔案直接數(shù)字化，納入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、利用，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的重大轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化。

1.1 能確保檔案信息的真實(shí)性

干部人事檔案數(shù)字化管理，最重要的是確保信息真實(shí)。在檔案信息資料形成—收集—整理—分析—利用這一流程上，信息是可追朔到源頭的，比如曾經(jīng)的工作經(jīng)歷以及工作評(píng)價(jià)等，以“數(shù)字化”方式替代紙質(zhì)檔案查借閱，減少人為接觸，在根源上杜絕干部人事檔案造假、涂改、抽取等現(xiàn)象，確保檔案信息的真實(shí)性、全面性，可以為單位提供更加真實(shí)的檔案信息，規(guī)避干部及其檔案“帶病提拔”。

1.2 提高檔案信息流動(dòng)性，促進(jìn)檔案信息創(chuàng)造更大的利用價(jià)值

提高檔案信息流動(dòng)性，盤(pán)活檔案信息，從檔案數(shù)據(jù)資源本身出發(fā)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)、大分析、大決策，實(shí)現(xiàn)深度分析和綜合利用，能使干部人事檔案業(yè)務(wù)從單純的保管型向主動(dòng)服務(wù)驅(qū)動(dòng)型方向轉(zhuǎn)變。干部人事檔案數(shù)字化管理，可以實(shí)現(xiàn)公務(wù)員統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、黨政人才信息管理系統(tǒng)等平臺(tái)互聯(lián)互通，形成資源共享、信息互證的檔案查詢應(yīng)用模式，充分利用大數(shù)據(jù)比對(duì)功能，為領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)提供內(nèi)容豐富、信息準(zhǔn)確、分析全面的數(shù)據(jù)參考服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)提供服務(wù)向根據(jù)相關(guān)信息需求主動(dòng)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變，提高檔案信息的流動(dòng)性，更充分地實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。

1.3 提高干部人事檔案利用效率，優(yōu)化服務(wù)效能

通過(guò)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案信息的采集、收集歸檔、查借閱、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)字化管理。在使用上支持使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位檔案資料，方便用戶查詢和利用數(shù)字形式的信息，實(shí)現(xiàn)快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用，易于進(jìn)行復(fù)制、打印等操作。干部人事檔案納入數(shù)字化管理后，能將最新的干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，有利于組織部門(mén)準(zhǔn)確及時(shí)地了解掌握干部人事最新信息。

1.4 有利于用戶精準(zhǔn)高效評(píng)價(jià)、利用和開(kāi)發(fā)人才資源

目前，一些用人單位招聘時(shí)沒(méi)有系統(tǒng)的人才需求計(jì)劃，導(dǎo)致招來(lái)的人不適應(yīng)單位長(zhǎng)期發(fā)展要求。用人單位希望通過(guò)人員檔案完整地了解應(yīng)聘人員進(jìn)入單位之前的經(jīng)歷和成長(zhǎng)軌跡，來(lái)判斷應(yīng)聘者是否符合其需求。應(yīng)當(dāng)用供應(yīng)鏈思維來(lái)指導(dǎo)數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)，更好地協(xié)同干部人事檔案的業(yè)務(wù)處理、組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)、數(shù)字化干部人事檔案信息資源、用戶之間的互動(dòng)，能對(duì)用戶需求做出更加敏捷的反應(yīng)，實(shí)現(xiàn)人才精準(zhǔn)匹配?？梢愿鶕?jù)用戶的需求，針對(duì)不同的崗位，自定義標(biāo)準(zhǔn)化干部人事檔案分類、人員信息，甚至構(gòu)成檔案文件的基本材料。運(yùn)用數(shù)字化能力提煉人才與組織發(fā)展目標(biāo)是否匹配的核心信息，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)智能識(shí)別人才、人崗匹配，做到因事?lián)袢耍蛉酥问?，將人才的使用更加合理化和效果最大化?/p>

2 實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理的基本途徑

2.1 應(yīng)明確干部人事檔案數(shù)字化管理的基本流程

干部人事檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重要特征，是數(shù)字化干部人事檔案從制作到利用經(jīng)歷不間斷的有機(jī)節(jié)點(diǎn)，形成環(huán)環(huán)相扣的一個(gè)循環(huán)流程，即形成干部人事檔案信息采集——信息電子化處理——數(shù)字化處理——形成數(shù)字化信息資源——數(shù)字化信息資源存儲(chǔ)管理——數(shù)字化信息資源分析開(kāi)發(fā)——數(shù)字化信息服務(wù)——數(shù)字化信息需求——數(shù)字化安全保障所構(gòu)成的運(yùn)轉(zhuǎn)流程。其中，原材料是干部人事檔案的原始資料;制造商是數(shù)字化干部人事檔案平臺(tái);產(chǎn)品是數(shù)字化干部人事檔案以及檔案信息資源挖掘、分析所獲得的結(jié)論與建議;用戶是黨委、系統(tǒng)、單位或企事業(yè)單位組織人事部門(mén)。

2.2 積極構(gòu)建數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)

數(shù)字化干部人事檔案建立在數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，把傳統(tǒng)的檔案信息資源經(jīng)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息資源，進(jìn)行數(shù)字存儲(chǔ)、管理和利用。干部人事檔案數(shù)字化是指釆用掃描儀等設(shè)備對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析手段整合數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字形式存儲(chǔ)、管理、檢索方便存取、使用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本。數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)整理和數(shù)字化工作主要包括：快速、優(yōu)質(zhì)、高效、有序、按時(shí)完成檔案整理工作;人事檔案出庫(kù)、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、人事檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。通過(guò)快捷方便的接收、轉(zhuǎn)遞、歸檔、檢索利用目錄和數(shù)字化后的影像自動(dòng)掛接，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致，實(shí)現(xiàn)人事檔案日常管理工作數(shù)字化、自動(dòng)化。數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)負(fù)責(zé)各類人事檔案的接收、采集，包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。這是一個(gè)檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程，表現(xiàn)為信息供應(yīng)者和數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)的有序配合和檔案的快速有序流動(dòng)，并發(fā)揮更大的作用。

2.3 推進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案共享

數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)逐步實(shí)現(xiàn)與人才市場(chǎng)人事檔案管理系統(tǒng)、公務(wù)員統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、黨政人才信息管理系統(tǒng)等平臺(tái)以及國(guó)內(nèi)不同的知名軟件企業(yè)的第三方應(yīng)用平臺(tái)集成，互聯(lián)互通，形成資源共享、信息互證的檔案應(yīng)用新模式。不論是社會(huì)組織的業(yè)務(wù)需要，或者是人事管理需要，調(diào)用人事檔案或員工個(gè)人資料時(shí)，只需要給對(duì)應(yīng)的用戶提供與其職責(zé)職能一致的檔案使用權(quán)限，即可查看相關(guān)內(nèi)容。人事檔案用戶可以通過(guò)界面采集數(shù)據(jù)、提煉數(shù)據(jù)、獲得管理功能，進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表，以做出管理決策。人事檔案用戶還可以在線打印相關(guān)的證明文件，如歸檔回執(zhí)、調(diào)檔回執(zhí)、存檔證明、委托書(shū)、檔案自帶承諾書(shū)、檔案拆封申請(qǐng)單等模板文件。數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)與用戶直接互動(dòng)，信息從數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)向用戶有序流動(dòng)，這是一個(gè)信息流動(dòng)過(guò)程，簡(jiǎn)潔、高效。

干部人事檔案管理數(shù)字化是未來(lái)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)數(shù)字化干部人事檔案管理，整合干部人事檔案原始資料收集、檔案建立、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，使社會(huì)認(rèn)識(shí)到，人事檔案管理不僅體現(xiàn)在檔案信息資源的收集、加工整理和保管，更重要的是對(duì)檔案信息資源的傳遞和開(kāi)發(fā)利用，將信息資源進(jìn)行數(shù)字化分析，歸納出一份人事檔案中的核心信息，獲得有價(jià)值的建議，盤(pán)活人事檔案信息資源，快速地為用戶提供科學(xué)、準(zhǔn)確、完整的人事檔案的核心信息資源，提高人事檔案的利用率。在今后，可通過(guò)建立切實(shí)可行的數(shù)字化干部人事檔案管理平臺(tái)、嚴(yán)把檔案原始資料真實(shí)性、嚴(yán)守檔案信息安全保密、優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程、嚴(yán)控檔案質(zhì)量等措施，確保干部人事檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（作者單位：吉林省通榆縣退役軍人服務(wù)中心）