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        運用PDCA方法多舉措提升肝膽外科住院病歷質(zhì)量

        2021-11-19 07:51:30陳淡芬
        現(xiàn)代醫(yī)院 2021年9期
        關(guān)鍵詞:管理科缺陷率病案

        陳 玲 陳淡芬

        1中山大學(xué)附屬第五醫(yī)院 廣東珠海 519000; 2珠海市病歷質(zhì)量控制中心 廣東珠海 519000

        近年來,國家三級公立醫(yī)院績效考核(2019)、三級醫(yī)院評審標(biāo)準(2020年版)、國家醫(yī)療保障按病種分值付費(DIP)技術(shù)規(guī)范(2020版),每一項工作都提及病歷質(zhì)量及病案首頁數(shù)據(jù)質(zhì)量?!秶鴦?wù)院辦公廳關(guān)于加強三級公立醫(yī)院績效考核工作的意見》中要求,提高病案首頁質(zhì)量,統(tǒng)一疾病分類編碼、手術(shù)操作編碼和醫(yī)學(xué)名詞術(shù)語集。國家醫(yī)療保障局要求DIP各試點醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)保管理部門要協(xié)調(diào)病案、信息、財務(wù)等部門,做好有關(guān)數(shù)據(jù)來源的質(zhì)量控制,確保醫(yī)療保障基金結(jié)算清單各指標(biāo)項真實、準確、可追溯[1-3]。病案質(zhì)量是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理中的核心部分,與患者及醫(yī)務(wù)人員的切身利益密切相關(guān),是臨床教學(xué)科研重要的資料數(shù)據(jù)庫,也是醫(yī)療糾紛處理中“舉證倒置”的重要醫(yī)療文書證據(jù)[4]。醫(yī)院內(nèi)部臨床科室的醫(yī)療質(zhì)量管理、學(xué)科評估、院內(nèi)績效分配,每一項工作都離不開病案數(shù)據(jù)。醫(yī)療服務(wù)的深化改革,對病案首頁數(shù)據(jù)質(zhì)量要求越來越高,無論對臨床專業(yè)還是病案專業(yè)都是巨大的挑戰(zhàn)。因此,提高病歷質(zhì)量是推進科室運營管理的關(guān)鍵之一。

        PDCA 作為質(zhì)量管理的重要工具,研究證實其應(yīng)用于病案質(zhì)量管理取得的成果顯著,可有效降低病案缺陷[5]。以科室為單位的病案信息管理最大的優(yōu)勢在于能精準、快速地對本專業(yè)病歷資料進行統(tǒng)計、分析和管理。從科室維度來講,病案信息管理可以輔助提升科室的醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)技水平和管理水平,既是臨床科研的基礎(chǔ),也是高效工作的保障[6-8]。

        某院病案管理科是珠海市病歷質(zhì)量控制中心掛靠單位,珠海市醫(yī)保研究會病案編碼專業(yè)委員會主任委員單位,肝膽外科是廣東省省級重點???、珠海市首家肝臟移植中心。病案管理科與肝膽外科攜手合作,成立住院病歷質(zhì)量項目組,臨床專科醫(yī)護、病案管理科編碼、質(zhì)控人員共同參與,按照PDCA方法多舉措共同推進肝膽外科住院病歷質(zhì)量管理。

        1 計劃(plan)階段

        1.1 分析現(xiàn)狀,找出問題。

        2019年肝膽外科出院人次逐月增加,但是終末病案缺陷率、病歷回收率一直未達到國家標(biāo)準要求,同期比較2018年,科室CMI值有下降趨勢。2019年7月—12月肝膽外科平均終末病案缺陷率為28.5%,病歷3日回收率為92.6%,每月平均需花費90.5 h進行病歷的打印和整理,每月需花費12 h完成缺陷病歷返修。出院病歷打印整理花費時間多,病案缺陷率偏高,缺陷病歷返修花費時間長,均增加了臨床醫(yī)護的額外工作時間,嚴重影響臨床醫(yī)護工作效率,間接也影響了科室出院患者平均住院日。

        1.2 擬定活動計劃

        由臨床專科醫(yī)護,包括肝膽外科主任、病區(qū)區(qū)長、質(zhì)控醫(yī)生及護士長,以及病案管理科主任、編碼質(zhì)控人員等組成的項目組定期召開會議,所有組員們通過頭腦風(fēng)暴法分析存在問題,從“人機料法”四個方面分析存在問題的原因,繪制了魚骨圖(圖1),存在問題的原因包括臨床醫(yī)護重視程度不夠、病理報告延遲發(fā)放、病歷質(zhì)量獎懲力度不足、打印整理紙質(zhì)病歷耗費時間長、病區(qū)與病案管理科距離較遠、臨床醫(yī)護與病案人員面對面溝通少、臨床醫(yī)護責(zé)任心不足、臨床醫(yī)生對病歷首頁填寫規(guī)則掌握不牢固、對病歷書寫規(guī)范要求掌握不牢固、臨床醫(yī)護醫(yī)療安全意識薄弱、無病歷追蹤系統(tǒng)等。接著繪制柏拉圖分析,確定病房與病案科距離較遠、臨床醫(yī)生對病歷書寫規(guī)范掌握不牢固、對病案首頁填寫規(guī)則不熟悉以及打印整理病歷費時為主要原因。針對主要原因,臨床醫(yī)護與病案人員集思廣益,制定5W1H實施措施與計劃表(表1),兩個科室共同協(xié)作,分期實施對策。

        圖1 影響病歷質(zhì)量的魚骨圖分析

        表1 5W1H實施計劃表

        2 實施(do)階段

        2.1 出院病歷質(zhì)控編碼工作前移

        由病案管理科制定《出院病歷質(zhì)控編碼工作前移方案》,目的為減少肝膽外科臨床醫(yī)師到病案管理科返修出院病歷所花費的時間,加快該病區(qū)出院病歷的歸檔與編碼,促進臨床醫(yī)師與編碼員的溝通合作,試行新的工作模式以適應(yīng)病歷無紙化的實施。病案管理科設(shè)置??凭幋a質(zhì)控員,指定專人每天到肝膽外科病區(qū)工作,把原來主要在病案管理科完成的工作流程,轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯釉诟文懲饪撇^(qū)內(nèi)完成(圖2)。病案缺陷及時溝通,及時修正,直接減少臨床醫(yī)師到病案管理科返修病歷花費的時間。肝膽外科主動建立病案質(zhì)量微信溝通群,嚴格按照工作方案要求,2日內(nèi)完成出院病歷,4日內(nèi)完成返修,積極配合??凭幋a質(zhì)控員完成日常病案工作。

        圖2 實施前后工作流程圖的比較

        2.2 內(nèi)外合力強化病歷質(zhì)量意識

        病案管理科不定期對科室進行病歷書寫規(guī)范及病案首頁填寫規(guī)范培訓(xùn),專科病歷實施100%質(zhì)控,??瀑|(zhì)控編碼員在質(zhì)控病歷的過程中與臨床醫(yī)師及時溝通,明確臨床對于主要診斷、主要手術(shù)選擇的思路,直接提高疾病和手術(shù)編碼的準確率。肝膽外科配套制定本科室病案管理獎懲制度,并落實于科內(nèi)績效二次分配,強化臨床醫(yī)護病案質(zhì)量意識。指定專人任職科室質(zhì)控員,對病歷質(zhì)量100%把關(guān)。

        2.3 利用DRG工具輔助病案首頁數(shù)據(jù)質(zhì)控。

        病案管理科利用DRG輔助病案首頁數(shù)據(jù)質(zhì)控,建立病歷首頁數(shù)據(jù)OA反饋制度,結(jié)合DRG結(jié)果與臨床溝通,按病組結(jié)果進行目標(biāo)性質(zhì)控修正。肝膽外科建立臨床反向編碼質(zhì)控制度,由專職質(zhì)控員對編碼進行反向質(zhì)控,并且對標(biāo)國家三級公立醫(yī)院考核,安排專人負責(zé)DRG數(shù)據(jù)質(zhì)控,重點關(guān)注重點手術(shù)、四級、微創(chuàng)手術(shù)以及術(shù)后并發(fā)癥等指標(biāo)。

        2.4 分階段推進病歷少紙化,縮短病歷打印時間

        病案管理科分期推進病歷少紙化,由原來的全病歷打印轉(zhuǎn)變?yōu)椴糠执蛴。鸩綔p少病歷紙質(zhì)打印。2月份推行檢驗檢查報告不打印,紙質(zhì)病歷減少約40%;4月份推行除外患者簽名醫(yī)療文書及未進入HIS的檢查報告外,全部無需打印,紙質(zhì)病歷減少將近80%。肝膽外科主動申請電腦硬件設(shè)備,試行移動查房,轉(zhuǎn)變紙質(zhì)病歷質(zhì)控為電子病歷質(zhì)控,病歷打印時間和整理時間明顯縮短。

        3 檢查(check)階段

        各項措施落實后,終末病歷缺陷率由改善前28.5%下降到17.9%,下降率為37.2%。病歷回收率由改善前92.60%上升至95.28%。終末病歷返修時間由每月12 h減少到每月0.5 h,時間減少為原來的4.2%。每月節(jié)約時間等同于7臺腹腔鏡膽囊手術(shù)時間。打印整理病歷時間由實施前每月90.5 h,下降到每月10 h,時間減少為原來的11.0%。每月節(jié)約時間等同于44臺腹腔鏡膽囊手術(shù)時間。肝膽外科CMI值由1.87上升到2.09,進步率為11.76%,每月平均可增加DRG總權(quán)重35.2。

        4 效果評價(action)階段

        多項舉措并進,肝膽外科病案缺陷率明顯下降、病歷回收率逐漸提升,每月缺陷病歷返修及打印整理節(jié)約時間相當(dāng)于為科室提升164.5萬元業(yè)務(wù)收入。CMI值明顯上升,疑難危重病例占比上升。出院患者平均住院日下降,尤其是肝移植病例的平均住院日(20.5天)明顯低于全省平均水平(28.7天),學(xué)科影響力逐步擴大,臨床醫(yī)護工作效率提高,科室績效獎勵提升,全科醫(yī)護直接受益。

        本項目結(jié)束后,各項指標(biāo)效果維持良好。2020年肝膽外科病案缺陷率繼續(xù)下降,2020年9月起病案缺陷率已達到國家標(biāo)準要求(小于15%)。2020年12月肝膽外科推選病歷參加醫(yī)院年度優(yōu)秀病歷評選并獲得優(yōu)秀病歷獎勵。

        項目完成后,制定相應(yīng)標(biāo)準,固化項目效果。病案管理科修訂并發(fā)文全院病歷質(zhì)量獎懲制度,把電子病歷質(zhì)量及病案首頁質(zhì)量納入病歷質(zhì)量獎懲考核。全院病案質(zhì)量實行OA實時反饋,每月發(fā)布病歷質(zhì)量月報,形成病案質(zhì)量的閉環(huán)管理。病歷無紙化繼續(xù)在部分科室試行,效果良好。肝膽外科繼續(xù)落實病案質(zhì)量管理,將病案質(zhì)量獎懲納入科內(nèi)績效分配、年度評優(yōu)、職稱晉升等考核中。

        病案缺陷率仍可進一步下降,病歷無紙化仍需進一步推進,解決患者簽名醫(yī)療文書及未進入HIS的檢查報告的無紙化問題需要信息系統(tǒng)的進一步支持。

        5 討論

        PDCA 循環(huán)法廣泛用于病案首頁管理中,它在提升病案首頁信息質(zhì)量中有良好的應(yīng)用價值,能有效降低病案首頁缺陷率,提升病案質(zhì)量[8-9],為臨床診斷、治療、護理提供基礎(chǔ)依據(jù),加強醫(yī)護人員以及病案管理人員的工作責(zé)任感,有助于醫(yī)院管理水平的提高[10-11]。PDCA對病案的管理能夠持續(xù)改進、循序上升。PDCA 循環(huán)法中的四個階段是相對的,每一個階段又同時包含一個或多個小的PDCA 循環(huán),彼此促進,相互推動PDCA 循環(huán)階梯上升,形成持續(xù)改進的長效機制,對管理目標(biāo)實行持之以恒的干預(yù)[12-16]。

        出院病歷質(zhì)控編碼工作前移,是保證病案質(zhì)量檢查全面性非常好的工作方法,但是不可否認這種方法存在工作重復(fù)、效率不高以及人力配置不足等問題,在每個??婆鋫鋵B氋|(zhì)控編碼員,必然會增加科室和醫(yī)院的人力成本。更好的工作效果需要根據(jù)當(dāng)前工作模式不斷探索、不斷改進,以及進一步需要探索和嘗試[17]。

        目前通過人工進行病歷質(zhì)控,花費時間長,效率低,漏檢率比較高。國內(nèi)有研究團隊對比紙質(zhì)病歷和應(yīng)用電子病歷進行環(huán)節(jié)質(zhì)控,體現(xiàn)出電子病歷質(zhì)控的高效性和準確性[16],說明電子病歷系統(tǒng)是可以提高質(zhì)控工作效率的良好工具。由于病歷質(zhì)控人員缺乏、病歷內(nèi)涵需要人工進行判斷的特點,引入人工智能進行深度學(xué)習(xí)文本分析,將大大有助于人工病歷質(zhì)控?,F(xiàn)階段對人工智能的研究層出不窮,將人工智能應(yīng)用于病歷質(zhì)控指日可待[18-19]。

        臨床醫(yī)護人員對病歷的重視程度也是影響病歷質(zhì)量的重要因素,因此病案相關(guān)培訓(xùn)要持之以恒,病案管理人員要及時學(xué)習(xí)國家、省、市級病案管理相關(guān)要求和文件,認真解讀,及時向臨床科室傳達,并逐一落實。

        病歷無紙化是目前病案管理的發(fā)展趨勢,實現(xiàn)全院病歷無紙化,甚至支持同院外各種醫(yī)療相關(guān)機構(gòu)共享信息,才能支持真正理想化的電子健康檔案[20]。病歷無紙化的推進需要強有力的信息支持,醫(yī)院應(yīng)該加大信息投入。

        病案質(zhì)量是一個多部門協(xié)作的工程,涉及醫(yī)務(wù)部、臨床科室、病案管理科和信息科等部門,病歷質(zhì)量的提升需要多部門的共同努力。病案與肝膽外科的合作模式可推廣至更多其他臨床科室,甚至其他職能科室的加入,共同尋求更多改進措施。

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