李紅儀

摘要：大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，也是當(dāng)前基層機(jī)關(guān)干部人事檔案管理工作的重點(diǎn)之一。本文分析了干部人事檔案信息化建設(shè)重要性、基層機(jī)關(guān)干部人事檔案信息化建設(shè)普遍存在的問題，如檔案基礎(chǔ)管理水平參差不齊、管檔人員專業(yè)和技術(shù)水平不高、軟硬件配備不到位、信息備份與安全問題存在隱患等，并試圖提出可行性應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：基層機(jī)關(guān);干部人事檔案;信息化建設(shè)

干部人事檔案是機(jī)關(guān)單位干部選拔任用、教育培養(yǎng)、監(jiān)督管理工作的重要基礎(chǔ)，是干部成長(zhǎng)的歷史記錄材料。大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，也是當(dāng)前基層機(jī)關(guān)干部人事檔案管理工作的重點(diǎn)之一。作為新生事物，干部人事檔案信息化建設(shè)普遍存在一定問題：信息化進(jìn)展緩慢、管檔人員業(yè)務(wù)水平不高、軟硬件配備不到位、信息備份與安全問題存在隱患等。

一、干部人事檔案信息化概述

干部人事檔案信息化，是指在國(guó)家檔案活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)人事檔案資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。[1] 具體到實(shí)踐層面，體現(xiàn)為通過計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、設(shè)備存儲(chǔ)器與互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備和技術(shù)，為各類檔案數(shù)據(jù)收集、審核、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)遞及日常查借閱利用等環(huán)節(jié)提供便利的管理過程[2]，是適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)重要性

有利于干部人事檔案保管和存儲(chǔ)。數(shù)字化掃描后的干部人事檔案可以實(shí)現(xiàn)線上查閱，大大減少了對(duì)紙質(zhì)卷宗的頻繁拆解、翻閱，便于紙質(zhì)卷宗的保管存儲(chǔ)。同時(shí)避免紙質(zhì)卷宗隨著時(shí)間久遠(yuǎn)而泛黃、破損給檔案查借閱帶來不便。

有利于提高組織人事工作效率和便利度。一是線上查借閱檔案減少檔案工作人員勞動(dòng)量，無(wú)需頻繁出入庫(kù)房查找翻閱;二是實(shí)現(xiàn)上下級(jí)單位資源共享，通過權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)線上申請(qǐng)審批，部分業(yè)務(wù)可以無(wú)需到現(xiàn)場(chǎng)辦理。

有利于為干部人事檔案審核提供輔助分析。依托大數(shù)據(jù)比對(duì)，可以更準(zhǔn)確地識(shí)別檔案造假、邏輯矛盾等現(xiàn)象，通過運(yùn)算、交互，甚至可以智能化改錯(cuò)，避免檔案管理中一些低級(jí)問題的出現(xiàn)，[3]幫為日常檔案審核、嚴(yán)把人選關(guān)口提供有用參考和借鑒。

三、基層機(jī)關(guān)推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)面臨的問題

一是檔案基礎(chǔ)管理水平參差不齊，信息化進(jìn)展效率低。自2015年要求對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)以來，基層檔案管理部門中僅有縣級(jí)組織部門管理干部人事檔案事項(xiàng)了部分?jǐn)?shù)字化。[4]近年來，近年來，信息化工作廣泛鋪開，部分單位存在紙質(zhì)檔案管理尚不夠規(guī)范情況下，急于開展信息化工作，反而導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)、效率不高。干部人事檔案信息化工作程序復(fù)雜繁瑣，需要逐卷逐頁(yè)掃描并作技術(shù)處理，基礎(chǔ)工作龐大。在掃描過程中發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案整理存在問題，需要停下來調(diào)整處理，導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程更加緩慢。比如，目錄標(biāo)注頁(yè)數(shù)與實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)不一致，需要逐一比對(duì)核實(shí);數(shù)字化后再補(bǔ)充早期缺失材料，或重新調(diào)整目錄分類，需要按形成時(shí)間對(duì)其后材料重新編號(hào)并重新掃描。

二是管檔人員專業(yè)和技術(shù)水平不高，信息化操作和管理存在難度。干部人事檔案工作實(shí)操性、政策性強(qiáng)，需要穩(wěn)定且專業(yè)的檔案管理工作人員。不同與縣市區(qū)等組織部設(shè)置專門管檔部門，可以按照每千卷檔案配備一名專職管檔人員，基層機(jī)關(guān)檔案管理工作一般歸口組織人事部門，年輕檔案工作人員往往身兼數(shù)職，其業(yè)務(wù)成長(zhǎng)多是依靠邊學(xué)邊干和日?！皞鲙蛶А?，缺乏系統(tǒng)性。年輕管檔人員雖具備數(shù)字化操作技術(shù)水平，但日常檔案管理基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)不足、精力有限，信息化后的數(shù)據(jù)維護(hù)、材料審核補(bǔ)充等很難做到及時(shí)到位，且年輕管檔人員崗位流動(dòng)性高，信息化工作連續(xù)性難以保障，水平難以持續(xù)提升。老同志雖然在檔案管理方面實(shí)操經(jīng)驗(yàn)豐富、時(shí)間充沛、崗位相對(duì)固定，但信息化操作技術(shù)水平不足，數(shù)據(jù)維護(hù)管理也存在難度。加之基層單位組織人事部門工作內(nèi)容繁雜，往往人手短缺，這些都給信息化推進(jìn)帶來挑戰(zhàn)。

三是軟硬件配備不到位，存在“化而不用”現(xiàn)象。干部人事檔案信息化的前提是研發(fā)配備專門的信息化系統(tǒng)，配備符合要求的計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備及保密網(wǎng)絡(luò)等。一方面，部分基層機(jī)關(guān)由于經(jīng)費(fèi)、辦公場(chǎng)地、硬件環(huán)境限制，有的未研發(fā)專門的檔案信息化系統(tǒng)，有的借助第三方統(tǒng)一完成數(shù)字化掃描，但自己?jiǎn)挝痪W(wǎng)絡(luò)配置等受限，導(dǎo)致無(wú)法運(yùn)行信息系統(tǒng)，更別提日常使用維護(hù)。長(zhǎng)此以往，造成后續(xù)散材料繼續(xù)積壓，化而不用，流于形式。另一方面，同一地區(qū)內(nèi)，不同區(qū)市、不同單位信息化系統(tǒng)存在壁壘。大家所使用的信息系統(tǒng)可能相對(duì)獨(dú)立，各自封閉運(yùn)行，無(wú)法互相兼容。干部跨地區(qū)調(diào)動(dòng)時(shí)，干部檔案信息系統(tǒng)也無(wú)法實(shí)現(xiàn)線上同步調(diào)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致資源分散、重復(fù)勞動(dòng)等現(xiàn)象。

四是信息備份與安全問題存在隱患等。人事檔案信息化一定要確保案信息絕對(duì)安全。其一，信息化過程中的信息安全。數(shù)字化過程需要將整本檔案拆解、逐頁(yè)掃描，過程中要保證采集數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確，保證紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)安全，尤其是經(jīng)手人員較多情況下，更是不容忽視的關(guān)鍵問題。其二，信息化后的信息安全。數(shù)字化掃描后，要使用專門電腦、接入保密網(wǎng)絡(luò)、使用專用系統(tǒng)、做好專門備份，數(shù)字化信息存儲(chǔ)和利用都需要有專門制度規(guī)范、流程設(shè)計(jì)保證各個(gè)環(huán)節(jié)的信息安全，確保不發(fā)生數(shù)據(jù)泄露、丟失等問題。目前基層機(jī)關(guān)都有確保檔案安全的意識(shí)，但由于軟硬件配備、技術(shù)操作等多重原因，專業(yè)化的安全管理還需要強(qiáng)化。

四、基層機(jī)關(guān)干部人事檔案信息化建設(shè)策略探討

一是加強(qiáng)信息化建設(shè)整體規(guī)劃。根據(jù)工作需要和信息技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，在頂層層面加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃：統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn);研發(fā)完善信息化系統(tǒng)，打破信息跨地區(qū)、跨部門資源共享壁壘，實(shí)現(xiàn)與干部任免、工資、調(diào)配等操作系統(tǒng)銜接，減少重復(fù)勞動(dòng);加強(qiáng)檔案室建設(shè)和軟硬件投入，著力改善基層干部檔案保管和使用環(huán)境，推進(jìn)干部檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

二是夯實(shí)檔案日常管理基礎(chǔ)。規(guī)范日常審核和散材料收集管理，避免出現(xiàn)材料積壓、滯留和缺少后補(bǔ)情況;在日常工作中，規(guī)范入檔材料填寫，加強(qiáng)檔案整理、準(zhǔn)確進(jìn)行目錄分類，避免出現(xiàn)后期類別調(diào)整、掃描工作重復(fù)勞動(dòng)等，提高檔案信息化推進(jìn)效率和水平。

三是加強(qiáng)管檔人員隊(duì)伍建設(shè)。一方面，建立多元化干部人事檔案教育培養(yǎng)體系，強(qiáng)化管檔人員專業(yè)能力建設(shè)，培養(yǎng)既懂得信息技術(shù)、又精通檔案管理的復(fù)合型管檔人員。另一方面，保障管檔人員配備數(shù)量，健全激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精湛。

四是保障人事檔案信息絕對(duì)安全。在信息化推進(jìn)過程中，始終把檔案信息安全放在首要地位，強(qiáng)化管檔人員責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，加強(qiáng)保密技術(shù)保障。健全數(shù)字化管理規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)保密規(guī)定，把好各個(gè)環(huán)節(jié)和關(guān)口，降低信息化管理風(fēng)險(xiǎn)。

總之，干部人事檔案信息化建設(shè)是項(xiàng)宏觀系統(tǒng)工程，雖是大勢(shì)所趨，卻不是一蹴而就的?；鶎訖C(jī)關(guān)在推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，會(huì)面臨多種問題和挑戰(zhàn)，需要不斷完善頂層規(guī)劃及橫向合作，切實(shí)推進(jìn)信息化實(shí)踐，使得干部人事檔案作用能夠充分發(fā)揮，促進(jìn)基層組織人事工作優(yōu)化，提高政府效能。

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