陳瑩

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，單位辦公室的工作越來(lái)越復(fù)雜，需要處理的信息也越來(lái)越多。辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)幫助人們解決了這一問(wèn)題。多媒體技術(shù)和各類辦公軟件的有效開(kāi)發(fā)，對(duì)員工的工作效率及工作質(zhì)量產(chǎn)生了極大的效益，提高了部門(mén)的經(jīng)濟(jì)效益，并在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于領(lǐng)先地位。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;計(jì)算機(jī)技術(shù);應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP393? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）27-0115-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在迅猛發(fā)展，并與現(xiàn)代辦公工作融為一體。在新時(shí)代中，企業(yè)辦公室工作有效地將計(jì)算機(jī)技術(shù)及自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行了整合，提高了員工的辦公效率，各種系統(tǒng)和軟件的應(yīng)用簡(jiǎn)化了以前的辦公模式，避免了勞力浪費(fèi)，并實(shí)現(xiàn)了單位資源的有效利用。

1 辦公自動(dòng)化的簡(jiǎn)要說(shuō)明

1.1辦公自動(dòng)化的定義

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的飛速發(fā)展，對(duì)辦公效率的追求越來(lái)越明顯，辦公自動(dòng)化是必然趨勢(shì)。通過(guò)提供計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件技術(shù)，可以滿足整個(gè)企業(yè)辦公需求的高效的處理系統(tǒng)，內(nèi)部人員可以依靠該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公室的集成和自動(dòng)化，處理辦公室流程中的各種相關(guān)問(wèn)題，并提高工作效率。要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，只需借助技術(shù)在整個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門(mén)之間建立"網(wǎng)絡(luò)"，以收集、存儲(chǔ)、分析和處理日常工作中的數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)兩者的結(jié)合，從而使人力和企業(yè)資源應(yīng)用程序最大化。

1.2辦公自動(dòng)化功能

實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的首要考慮因素是計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用。其特征是實(shí)現(xiàn)智能辦公模式的高效互連，該模式使用科學(xué)和技術(shù)手段來(lái)有效地連接企業(yè)內(nèi)部的信息，以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。為響應(yīng)公司辦公需求，配置了高級(jí)設(shè)備來(lái)安裝相關(guān)的系統(tǒng)軟件。辦公自動(dòng)化技術(shù)有效的體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的協(xié)作和應(yīng)用，形成企業(yè)中點(diǎn)對(duì)點(diǎn)辦公系統(tǒng)的智能化和自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化功能使辦公人員與辦公設(shè)備進(jìn)行有效的技術(shù)結(jié)合，使企業(yè)可以進(jìn)行內(nèi)部信息資源的有效存儲(chǔ)及網(wǎng)絡(luò)共享，并且大大增加資源共享的有效性及有效范圍，有效提高工作效率。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

2.1擴(kuò)大辦公室范圍，改善辦公環(huán)境

在辦公自動(dòng)化功能沒(méi)有正式步入企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理之前，企業(yè)原有的辦公方式是傳統(tǒng)化的，不僅限制了企業(yè)的辦公范圍，而且受時(shí)間和空間的限制。在辦公室或企業(yè)內(nèi)部工作時(shí)，既要與外界接觸，也要在一定時(shí)間內(nèi)工作，這極大地限制了上班族的工作。隨著計(jì)算機(jī)的進(jìn)步和辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，時(shí)間和空間的障礙已被打破。計(jì)算機(jī)技術(shù)提高了與外部物體接觸的速度，并對(duì)員工的工作范圍更加的廣泛。例如，目前的員工互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，即微信、QQ、微博和網(wǎng)站已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公通訊的全球化。此外，辦公環(huán)境也發(fā)生了巨大變化，現(xiàn)有的辦公設(shè)施已轉(zhuǎn)變?yōu)槿孪到y(tǒng)，能夠輕松處理一些秘密工作而不會(huì)引起員工的注意，并且無(wú)須傳真、電話和相關(guān)的紙質(zhì)文檔。

2.2 降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本并提高員工工作效率

在實(shí)施辦公自動(dòng)化之前，企業(yè)中各部門(mén)辦公方式不同所以導(dǎo)致各部門(mén)之間的工作溝通不順暢。人力資源完成了企業(yè)大部分的信息處理工作，并且相關(guān)信息經(jīng)常丟失并且無(wú)法找到，因此成為辦公室工作的難點(diǎn)之一。而且辦公室工作量很大，所涉及的材料也相對(duì)較高。促進(jìn)計(jì)算機(jī)的使用以及計(jì)算機(jī)在自動(dòng)化在辦公室工作中的應(yīng)用，不僅可以通過(guò)在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上完成相關(guān)材料來(lái)減少相關(guān)辦公室的工作流程，而且可以大大減少相關(guān)材料和辦公室的使用費(fèi)用。另外，與過(guò)去相對(duì)封閉的辦公環(huán)境相比，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于自動(dòng)化辦公室不僅使部門(mén)之間的通信更加順暢便捷，而且增強(qiáng)了部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)作與合作以及使用計(jì)算機(jī)的能力。使信息處理更快捷方便，并有效地提高了信息傳輸速度，使各部門(mén)、各員工之間的溝通問(wèn)題得到明顯改善。

2.3改善內(nèi)部協(xié)作

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還將有助于最大限度地利用有效資源，并提高業(yè)務(wù)靈活性。在辦公工作中，將有許多程序性任務(wù)，例如編輯文檔、接收和發(fā)送各種業(yè)務(wù)報(bào)告以及對(duì)其進(jìn)行審查。這些操作過(guò)于程序化，計(jì)算技術(shù)可以自動(dòng)化和加速這些任務(wù)，從而提高了員工的工作效率，并且減少了不必要的工作內(nèi)容。除了這些基于流程的任務(wù)外，計(jì)算機(jī)技術(shù)還廣泛用于日常管理中，例如餐食管理、會(huì)議管理、車(chē)隊(duì)管理和項(xiàng)目管理。這些日常管理任務(wù)非常重要，并且對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)作有一定影響，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效地組織這些日常管理任務(wù)，并成為確保企業(yè)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。

3 將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化

3.1為辦公自動(dòng)化提供全面的軟件和硬件支持

與紙質(zhì)的辦公方法相比，計(jì)算機(jī)設(shè)備的組成，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中有著非常重要的作用。與以往的辦公管理方法相比，不僅及時(shí)性大大提高，而且文本的使用和組織更加方便和清晰，使企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)辦公文件的自動(dòng)化管理。

3.2介紹計(jì)算機(jī)技術(shù)以創(chuàng)建信息平臺(tái)

在21世紀(jì)的信息時(shí)代，確保信息傳輸?shù)男屎图皶r(shí)性是當(dāng)前信息中心的最基本要求，也是信息中心發(fā)展的方向。從飛行的鴿子到張貼消息，再到使用現(xiàn)代電報(bào)，在遠(yuǎn)古時(shí)代，信息就進(jìn)行長(zhǎng)距離傳輸，并且隨著技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展，電話、傳真和其他傳輸信息的方法逐漸出現(xiàn)并流行起來(lái)。信息傳送越來(lái)越方便，越來(lái)越快。信息時(shí)代的信息傳輸方法越來(lái)越多樣化，因此，許多技術(shù)公司正在構(gòu)建自己的平臺(tái)來(lái)披露各種公司公告和外部信息，例如電子公告板和電子論壇帖子，而電子雜志等可以大大提高信息的及時(shí)性。同時(shí)，隨著這些技術(shù)的飛速發(fā)展，安全性也變得越來(lái)越重要。因此，重要的是在保證信息傳輸安全的同時(shí)，增加信息平臺(tái)傳輸?shù)谋憷裕畔⑿孤?duì)相關(guān)員工造成很大的困擾。

3.3引入計(jì)算機(jī)技術(shù)以促進(jìn)辦公流程的自動(dòng)化

在企業(yè)中，各個(gè)部門(mén)都有特定的辦公流程。根據(jù)各部門(mén)的要求，引入相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為部門(mén)工作提供軟件技術(shù)支持，并通過(guò)辦公自動(dòng)化的實(shí)施，可以更系統(tǒng)地反映各個(gè)部門(mén)人員的工作內(nèi)容，加強(qiáng)工作自動(dòng)化。程序可以代替人工工作，可以有效提高企業(yè)員工的工作效率并使企業(yè)資源得到有效利用，使企業(yè)工作效率得到明顯提高。