王小林
摘 要:本文探討基層疾控中心檔案檢索現(xiàn)狀,分析制約檢索工作效率的因素,提出相應(yīng)的檢索工作對(duì)策,以更好服務(wù)疾控業(yè)務(wù)發(fā)展。本文分析了當(dāng)前基層疾控中心檔案檢索工具類型,以及制約基層疾控中心檔案檢索的主要因素,提出了解決舉措,具有積極的參考應(yīng)用價(jià)值。
關(guān)鍵詞:檔案檢索;制約因素;疾控中心
概述
檔案檢索是指對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)及查找工作,主要涉及檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié):存儲(chǔ)與查檢。檔案檢索主要經(jīng)歷了自然檢索、人工檢索、計(jì)算機(jī)輔助檢索到計(jì)算機(jī)智能檢索四個(gè)發(fā)展階段。但每一個(gè)階段來(lái)看,檔案檢索的操作流程大體為:第一步:分析檔案特點(diǎn)及需求;第二步:選擇相應(yīng)檢索工具,并確定選擇主題、分類、全宗、責(zé)任者、時(shí)間及其他等檢索方式;第三步:根據(jù)選定的檔案檢索方式及主題詞、關(guān)鍵字、分類號(hào)等檢索標(biāo)識(shí)查取所需檔案;第四步:通過(guò)拷貝或復(fù)印等,將檢索到的檔案提供給檔案檢索者[1 ]。近年來(lái),隨著基層疾控事業(yè)的快速發(fā)展,尤其是遇到突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí),需要在極短時(shí)間里檢索到所需檔案資料,為基層疾控提供決策參考。
1 基層疾控中心檔案檢索工具類型
疾控中心檔案檢索發(fā)展是與科技、社會(huì)、疾控事業(yè)發(fā)展以及人文動(dòng)因相互交織的結(jié)果,這些動(dòng)因共同推動(dòng)著疾控檔案檢索發(fā)展。根據(jù)長(zhǎng)期以來(lái)疾控中心檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)[2 ],常見(jiàn)的檢索工具包括:
1.1 編制方法檢索工具
1.1.1 目錄。在整理歸檔時(shí),將性質(zhì)相同的檔案歸為一類,并按一定次序排列,生成“目錄”檢索工具。如,疾控中心將學(xué)校、食品、環(huán)境、放射等“衛(wèi)生”類監(jiān)測(cè)和調(diào)查報(bào)告歸為一個(gè)目錄。
1.1.2 索引。記錄疾控檔案檔號(hào)、館藏位置、內(nèi)容,并將其按規(guī)則排列。
1.1.3 指南。根據(jù)疾控館藏檔案資源,編纂的、介紹疾控檔案信息的書(shū)面資料,也是查詢檔案的重要工具書(shū),是疾控檔案檢索的重要工具。
1.2 疾控檔案檢索范圍檢索工具
1.2.1 一個(gè)全宗。即,疾控檔案中介紹與檢索對(duì)象均為全宗的某一部分檔案或全宗檔案。如,疾控中心計(jì)量認(rèn)證全宗檔案。
1.2.2 若干全宗。即,疾控檔案中介紹與檢索對(duì)象為某一個(gè)檔案室(館)或多個(gè)檔案室(館)的疾控檔案信息。
1.2.3 專題。即,疾控檔案中介紹與檢索對(duì)象為某一專題相關(guān)的檔案信息。如,疫情防控專題檔案。
1.3 載體類型檢索工具
1.3.1 計(jì)算機(jī)檢索。將疾控檔案信息存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)磁盤,根據(jù)疾控檔案利用需求,提供關(guān)鍵詞、主題、分類號(hào)、全宗等信息進(jìn)行檢索。計(jì)算機(jī)檢索效率高、速度快,尤其是智能化時(shí)代,智能+計(jì)算機(jī)檢索成為疾控檔案檢索工具發(fā)展趨勢(shì)。
1.3.2 書(shū)本式檢索。即,將疾控檔案信息分為若干類別,并制定對(duì)應(yīng)的類別目錄,將類別目錄記載于紙張,制成活頁(yè)式書(shū)籍,這也成為疾控檔案檢索的重要載體工具。
1.3.3 卡片式檢索。即,將疾控檔案信息制成卡片,卡片中記錄相應(yīng)的條目?jī)?nèi)容。
2 制約基層疾控中心檔案檢索因素
新的檔案檢索工具通過(guò)不斷突破傳統(tǒng)檔案檢索瓶頸,推動(dòng)檔案檢索向前發(fā)展[3 ]。但在數(shù)字化、信息化背景下,制約基層疾控中心檔案檢索的因素依然存在。
2.1 檔案信息不完全
檔案檢索基于檔案而生。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算時(shí)代,基層疾控中心數(shù)字化檔案檢索方式需要建立在相應(yīng)的數(shù)字化檔案基礎(chǔ)之上。但由于受經(jīng)費(fèi)保障、人員配備和軟硬件設(shè)備等因素制約,基層疾控中心館藏檔案資源數(shù)字化進(jìn)展緩慢,制約了基層疾控檔案數(shù)字化檢索工作[4 ]。目前,一些地區(qū)基層疾控中心采取“數(shù)字化目錄+紙質(zhì)檔案”模式,但這一模式管理下,因疾控中心檔案未能完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,使得檔案檢索因檔案信息不完全難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期檢索效果。
2.2 檢索標(biāo)準(zhǔn)不完善
檔案檢索對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化要求極高,目前,基層疾控檔案檢索主要依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》《中國(guó)檔案分類法》《中國(guó)檔案主題詞表》等,在信息化、數(shù)字化背景下,缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。檔案檢索集中于傳統(tǒng)著錄標(biāo)引、檢索語(yǔ)言、檢索工具等,關(guān)于電子文件、音像制品的檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)缺失,區(qū)域性疾控檔案信息共享平臺(tái)尚未完全鋪開(kāi),不同地區(qū)的檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)化、兼容化依然存在較大短板[5 ]。
2.3 業(yè)務(wù)水平待提升
大數(shù)字時(shí)代,檔案檢索的理念、方式、方法發(fā)生了巨大變革。但基層疾控中心檔案管理者思想理念、知識(shí)儲(chǔ)備、年齡結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)驗(yàn)等存在較大短板,成為制約檔案檢索轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要因素之一。
3 改進(jìn)基層疾控中心檔案檢索措施
3.1 有重點(diǎn)地加快檔案數(shù)字化進(jìn)程
針對(duì)基層疾控檔案信息化不完全影響檔案檢索的問(wèn)題,要針對(duì)館藏疾控檔案現(xiàn)狀,有重點(diǎn)、有選擇地加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程。改變傳統(tǒng)“掃描+后期+存儲(chǔ)”的數(shù)字化模式,緊緊圍繞基層疾控中心主要業(yè)務(wù),根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要,從檔案室(館)中走訪調(diào)研,將日常查詢需求量高、服務(wù)對(duì)象需求密度和價(jià)值集中的疾控檔案,先行進(jìn)行數(shù)字化,改變傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式及內(nèi)容,突出基層疾控館藏檔案特色,將疾控檔案目錄數(shù)字化作為首要任務(wù),再根據(jù)形勢(shì)需要,逐步擴(kuò)展至館藏疾控檔案正本數(shù)字化[6 ]。即,根據(jù)疾控檔案查詢、利用頻率、檔案服務(wù)現(xiàn)實(shí)重要程度,壓茬、遞進(jìn)式地進(jìn)行全文數(shù)字化。
3.2 有目的地改善檔案檢索方式
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、疾控職能轉(zhuǎn)變,以及疾控檔案載體的發(fā)展變化,紙質(zhì)、光盤、磁盤、軟盤、云盤等載體在疾控檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。檔案形態(tài)有紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案、電子檔案、照片檔案、視音頻檔案等,載體及形態(tài)的多樣化,就要求基層疾控檔案管理部門積極探索多樣化檔案檢索方式(見(jiàn)下圖),以滿足當(dāng)前檢索需要[7 ]。以疾控視音頻檔案檢索為例,需要根據(jù)幀定位、幀檢索和幀播放,結(jié)合圖像檢索和語(yǔ)音檢索等技術(shù),直接精準(zhǔn)地檢索并定位視音頻疾控檔案。