盧美邑

摘 要：新《檔案法》的實(shí)施對檔案收集工作提出了更高要求。各單位應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)歸檔文件整理規(guī)則，加速推進(jìn)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，采取積極有效的措施，實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：收集;檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;策略

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要標(biāo)志之一。2016年我國修改實(shí)施檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（下文簡稱《規(guī)則》），對檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化起到了重要促進(jìn)作用?！兑?guī)則》對檔案收集的具體流程和細(xì)節(jié)加以明確，對于各單位開展檔案管理工作和收集工作都具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義[1 ]。信息化背景下，新《規(guī)則》的出臺為檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供了依據(jù)和方向。各級檔案部門應(yīng)在檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，結(jié)合新規(guī)則的具體要求，創(chuàng)新和完善原有的檔案收集和歸檔工作模式，進(jìn)一步提升檔案收集效率，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。

1 進(jìn)一步明確檔案收集范圍

各立檔單位應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)章和業(yè)務(wù)規(guī)范，深入調(diào)查本單位日常工作中所形成和收到文件材料的領(lǐng)域、成分、類型和特點(diǎn)，編制本單位具體的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，明確檔案收集范圍，為檔案收集工作提供基本的依據(jù)。

應(yīng)將電子文件納入收集范圍。在檔案收集方面，新出臺的歸檔文件整理規(guī)則與之前的規(guī)則存在著一定的區(qū)別。原來規(guī)則規(guī)范的主要對象是歸檔的紙質(zhì)文件材料，而新規(guī)則除沿襲紙質(zhì)文件材料以外，還將歸檔電子文件材料納入到了歸檔文件整理規(guī)則約束的范圍內(nèi)，明確指出各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織在文件收集整理過程中應(yīng)該按照文檔一體化管理要求加以落實(shí)。一方面，便于檔案管理信息化建設(shè);另一方面，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。同時還進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)的統(tǒng)一性，要求各檔案管理部門在紙質(zhì)文件和電子文件收集整理過程中將紙質(zhì)文件和電子文件同等看待，并將各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

2 實(shí)現(xiàn)檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案收集歸檔是做好檔案管理工作的重要前提條件和基礎(chǔ)。為進(jìn)一步提升檔案收集效率和質(zhì)量，必須實(shí)施檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化。在具體實(shí)施過程中應(yīng)提升檔案收集人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，確保檔案工作人員在檔案收集過程中對相關(guān)文件內(nèi)容、業(yè)務(wù)目標(biāo)以及檔案收集流程有所知悉，這樣才能嚴(yán)格按照檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化要求加以落實(shí)。對于物理歸檔文件而言，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家和地方關(guān)于檔案收集流程的具體標(biāo)準(zhǔn)要求，從所收集的物理檔案的特性角度出發(fā)，制定符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件模板，并將文件模板作為檔案收集流程的重要標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)給檔案生成部門，要求相關(guān)部門在提交檔案時嚴(yán)格按照文件模板的形式加以落實(shí)，確保收集上來的物理檔案整齊規(guī)范。對于邏輯歸檔的文件信息，檔案工作人員應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，對邏輯歸檔的文件信息進(jìn)行歸檔標(biāo)識，由系統(tǒng)對提交上來的歸檔信息進(jìn)行自動歸檔，檔案工作人員對于歸檔上來的檔案信息應(yīng)設(shè)定必要的操作管理權(quán)限，防止文件被篡改或擴(kuò)大閱讀范圍。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的檔案將以數(shù)字結(jié)構(gòu)的形式呈現(xiàn)，這對于檔案工作人員提出了更高要求，同時也需要檔案管理部門對檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化給予更多的重視，并結(jié)合不同檔案的特點(diǎn)，細(xì)化相應(yīng)的準(zhǔn)則，確保檔案收集效率，保證檔案信息收集工作順利開展。

3 實(shí)現(xiàn)檔案收集渠道的自動化

信息化建設(shè)背景下，越來越多的檔案都以數(shù)字的形式呈現(xiàn)，這就要求檔案管理部門在檔案收集過程中重視檔案收集渠道的自動化建設(shè)。特別是當(dāng)前很多單位檔案生成都由辦公自動化系統(tǒng)來完成，因此檔案管理部門也應(yīng)該建立檔案信息管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與單位辦公自動化系統(tǒng)的有效對接，進(jìn)一步提升檔案管理效率，減少檔案收集的復(fù)雜性和重復(fù)性問題。一方面，檔案管理部門應(yīng)與檔案生成部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，進(jìn)一步明確檔案收集渠道自動化建設(shè)的必要性和重要性，在雙方共同努力下，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與單位辦公自動化系統(tǒng)的有效對接。此外，要為檔案工作人員設(shè)置辦公自動化系統(tǒng)的賬戶權(quán)限，對檔案工作人員進(jìn)行認(rèn)真的教育和培訓(xùn)，確保檔案工作人員能夠熟練地掌握自動化系統(tǒng)的操作和管理，對自動化系統(tǒng)生成的各類檔案信息文件進(jìn)行查閱、監(jiān)督、指導(dǎo)和在線歸檔。另一方面，檔案生成部門的工作人員也應(yīng)重視檔案上傳工作，將已經(jīng)形成的檔案信息資料及時上傳到信息系統(tǒng)之上，并及時提醒檔案管理部門對這些檔案信息資料進(jìn)行收集處理，確保檔案收集工作的有序開展。

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的規(guī)范化

新規(guī)則下，檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與實(shí)施需要一定的制度規(guī)范加以保障和落實(shí)。因此，各單位應(yīng)將管理制度建設(shè)作為檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容加以落實(shí)。一方面，檔案管理部門應(yīng)對新規(guī)則提出的新要求進(jìn)行系統(tǒng)的研究和學(xué)習(xí)，并將其作為檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要依據(jù)。另一方面，結(jié)合新標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容對檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升檔案管理制度的規(guī)范化水平。在具體工作實(shí)施過程中，既要嚴(yán)格按照新規(guī)則的具體要求，也要結(jié)合檔案收集的具體情況，制定符合自身需求的檔案收集管理制度，并在檔案收集管理制度具體落實(shí)過程中及時解決系統(tǒng)存在的問題，不斷地對檔案管理制度加以完善。同時，進(jìn)一步明確檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化的范圍、主體、流程等，確保各類檔案能夠及時歸檔。檔案管理部門還要加大對各單位檔案工作的監(jiān)督與檢查力度，對各單位在檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及時地給予指導(dǎo)和解決，同時完善相應(yīng)的激勵機(jī)制，進(jìn)一步提升各單位檔案工作的積極性和主動性[2 ]。

5 推進(jìn)檔案人員隊伍專業(yè)化

新規(guī)則背景下，檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施最終還是要靠具體的檔案工作人員來落實(shí)。因此有必要加強(qiáng)對檔案工作人員的教育和培訓(xùn)，推進(jìn)檔案人員隊伍專業(yè)化，進(jìn)一步提升檔案工作人員的能力和素質(zhì)，更好地契合檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的具體需求。一方面，檔案管理部門應(yīng)通過召開集體學(xué)習(xí)會議、視頻講座等多種形式，對新規(guī)則的相關(guān)內(nèi)容開展系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并對照自身的業(yè)務(wù)范疇，對出現(xiàn)的新情況和新變化進(jìn)行分析，確保在檔案收集工作中不出現(xiàn)紕漏和沖突。另一方面，檔案管理部門應(yīng)加大對檔案工作人員的教育培訓(xùn)力度，將教育培訓(xùn)納入常態(tài)化管理工作之中，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和方式，防止培訓(xùn)工作流于形式。應(yīng)將檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化納入崗位培訓(xùn)之中。定期組織檔案工作人員進(jìn)行實(shí)踐和技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)完成之后，通過案例解析和現(xiàn)場模擬等形式，進(jìn)一步提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)實(shí)際操作能力。此外，應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的交流和互動。檔案管理部門應(yīng)與檔案生成部門進(jìn)行溝通，通過人員換崗的方式，進(jìn)一步提升檔案人員的知識面，掌握相關(guān)單位檔案生成的具體流程和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。還應(yīng)定期組織檔案工作人員學(xué)習(xí)必要的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識，進(jìn)一步提升檔案工作人員的信息處理能力。檔案工作人員也應(yīng)該注重自身學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)大知識面，提升自身的綜合素質(zhì)和能力，更好地適應(yīng)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化工作的實(shí)際需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]王靜，楊艷.《歸檔文件整理規(guī)則》背景下高校檔案整理與歸檔研究[J].檔案，2020（02）：53—57.

[2]趙亮.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的研究[J].科技風(fēng)，2020（18）：299—299.

（作者單位：吉林省醫(yī)療保障局）