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        檔案資源體系建設(shè)視域下檔案保護(hù)的新理念新趨勢

        2021-11-07 10:39:03王建華
        蘭臺內(nèi)外 2021年27期
        關(guān)鍵詞:新理念

        王建華

        摘 要:保護(hù)是檔案管理永恒的話題和檔案資源體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來,檔案保護(hù)除了面臨傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn),還面對數(shù)字化時(shí)代特有的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。筆者從檔案保護(hù)的迫切性和必要性出發(fā),分析了檔案保護(hù)的傳統(tǒng)方法及不足,探討新理念和新趨勢,提出檔案保護(hù)建議,供參考。

        關(guān)鍵詞:檔案保護(hù);檔案資源;新理念;新趨勢

        檔案保護(hù)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作,在管好檔案、用好檔案、服務(wù)社會等方面具有重要作用。檔案工作人員特別是從事檔案保護(hù)工作人員使命光榮、責(zé)任重大,需要從檔案館庫建設(shè)的庫房選址、有害因素的“八防”,到檔案流通環(huán)境的條件維護(hù)等方面展開工作,實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)與全過程安全管理[1 ]。

        1 檔案保護(hù)的迫切性和必要性

        1.1 檔案是不可再生的珍貴資源

        檔案具有原始性和唯一性,是一種不可再生的資源。隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步,對檔案資源的開發(fā)力度越來越大,頻繁利用甚至損壞檔案的現(xiàn)象日漸突出,因而解決這些問題迫在眉睫。

        1.2 檔案經(jīng)常面臨被破壞和危險(xiǎn)

        檔案從收集整理到保管利用各環(huán)節(jié)都存在被破壞的危險(xiǎn)。例如紙質(zhì)檔案在長期的存放過程中會出現(xiàn)發(fā)黃變脆、字跡褪色的情況;不適宜的庫房溫濕度保管環(huán)境造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象;經(jīng)常性地復(fù)印檔案造成的損害也隨處可見。

        2 傳統(tǒng)檔案保護(hù)主要方法

        傳統(tǒng)的檔案保護(hù)主要是檔案庫房檔案安全保護(hù)的“十防”(防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲、防磁、防污染等)、“溫濕度調(diào)控”、修復(fù)破損檔案及檔案復(fù)制等[2 ]。具體方法如下。

        2.1 對有害生物的防治

        在整理完畢后將檔案放入冰柜一段時(shí)間,用冷凍法殺滅害蟲;在檔案庫房內(nèi)放置藥物,并營造合適的檔案保管環(huán)境,以減少檔案發(fā)霉、變質(zhì)等。

        2.2 對破損檔案進(jìn)行修復(fù)

        通過檔案的加固和裝裱等手段,修復(fù)檔案,延長檔案壽命。

        2.3 對檔案進(jìn)行數(shù)字化

        制作檔案數(shù)字化副本,封存原件,減少對檔案原件的損害。

        2.4 用專門設(shè)備保護(hù)珍貴檔案

        如某大學(xué)珍品檔案陳列室擁有相當(dāng)數(shù)量的珍貴檔案,該陳列室配備專用的恒溫恒濕設(shè)備及專門的氣體滅火控制系統(tǒng),并使用了價(jià)值不菲的樟木柜(防蟲防蛀、驅(qū)霉隔潮)存放檔案,保護(hù)效果非常明顯。

        3 檔案保護(hù)存在的主要不足

        3.1 缺乏檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員

        如某大學(xué)檔案館作為西南地區(qū)規(guī)模最大的高校檔案館,沒有一個(gè)接受過高等教育的專職檔案保護(hù)人員。

        3.2 檔案保護(hù)體系建設(shè)缺乏系統(tǒng)性

        檔案資源、檔案利用和檔案保護(hù)共同構(gòu)成了檔案三大體系,足以說明了檔案保護(hù)的重要性。但多數(shù)部門未開展甚至還有不少部門不知道需要對本部門的檔案保護(hù)體系從微觀技術(shù)層面到宏觀管理層面做有效的全面評估[3 ]。

        3.3 檔案保護(hù)應(yīng)急管理流于形式

        檔案災(zāi)害性事件的應(yīng)急管理是檔案保護(hù)體系中極為重要的一環(huán),但檔案管理機(jī)構(gòu)的應(yīng)急處理方案普遍存在不完整、缺乏針對性演練及改進(jìn)等問題。如一些單位的應(yīng)急演練多是進(jìn)行消防和逃生,對在緊急情況下如何對檔案實(shí)施有效保護(hù)涉及的少,流于形式,明顯本末倒置[4 ]。

        3.4 工作人員缺乏保護(hù)意識

        強(qiáng)調(diào)檔案的利用和管理,對檔案的保護(hù)相對忽視的現(xiàn)象在各級檔案部門普遍存在。檔案破損、發(fā)霉等情況很多是由于相關(guān)工作人員缺乏保護(hù)意識所導(dǎo)致。

        3.5 檔案庫房和設(shè)備不達(dá)標(biāo)

        檔案庫房大多由辦公用房改造而成,并未對庫房的門窗采取相應(yīng)的防火防盜措施,而且?guī)旆块T窗的材質(zhì)也無法做到防熱防潮。多數(shù)基層單位檔案保護(hù)設(shè)備不符合要求,庫房多采用熒光燈或節(jié)能燈等照明設(shè)備,這些燈具放出的光線中含有較多的紫外線,不利于檔案保護(hù)。

        3.6 電子檔案保護(hù)技術(shù)措施明顯不足

        目前技術(shù)不成熟,給電子檔案保護(hù)工作帶來了不少難題[5 ]。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)安全在檔案保護(hù)體系中就更加關(guān)鍵和重要,但現(xiàn)實(shí)中普遍缺乏前瞻性強(qiáng)、針對性明確的檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理和應(yīng)急處置程序。有些部門雖然制定了網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的檔案保護(hù)應(yīng)急處置程序,但很少能進(jìn)行具有實(shí)戰(zhàn)意義的應(yīng)急演練。

        4 檔案保護(hù)應(yīng)堅(jiān)持和把握的新理念、新趨勢

        4.1 檔案保護(hù)應(yīng)該堅(jiān)持的新理念

        4.1.1 堅(jiān)持動態(tài)保護(hù)理念。檔案保護(hù)貫穿于檔案運(yùn)行的動態(tài)全過程,從檔案的形成、歸檔整理、入庫保管,到利用服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié),都需要實(shí)施有效管理和科學(xué)保護(hù)[6 ]。這種動態(tài)性體現(xiàn)在檔案庫房管理保護(hù)的適時(shí)性,在繼續(xù)加強(qiáng)相對靜態(tài)的檔案庫房保護(hù)前提下,擴(kuò)展保管保護(hù)的工作范圍。需要前移做好檔案形成的前端監(jiān)督,也要后延強(qiáng)化檔案利用的后端監(jiān)管指導(dǎo),確保檔案載體與信息的有效存儲和長期讀取。

        4.1.2 堅(jiān)持整體性保護(hù)理念。應(yīng)在思想觀念層面進(jìn)行認(rèn)識的調(diào)整和改變;應(yīng)在管理層面加強(qiáng)各項(xiàng)法規(guī)、制度的完善與執(zhí)行;還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)保護(hù)規(guī)范的制定和貫徹,確保操作規(guī)程與檔案運(yùn)行的規(guī)范化。應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)下,推進(jìn)檔案實(shí)體保護(hù)、人員規(guī)范操作、技術(shù)方法與設(shè)備設(shè)施的保障、環(huán)境的監(jiān)測和管控,實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)保護(hù)方式的轉(zhuǎn)型,確保檔案實(shí)體和信息的安全。

        4.1.3 堅(jiān)持全過程安全管理理念。檔案管理全過程包含檔案的“收、管、用”,主要包括:接收征集、整理歸檔、保管保護(hù)與修復(fù)、開發(fā)利用與編研等過程。檔案保護(hù)必須關(guān)注入庫檔案的安全,實(shí)現(xiàn)與檔案利用的結(jié)合,確保檔案原件保護(hù)、數(shù)字信息安全[7 ],以及利用服務(wù)中的瀏覽展示。應(yīng)研究推進(jìn)安全保護(hù)與整理工作、保管、開發(fā)利用的結(jié)合,更好地實(shí)現(xiàn)檔案全過程安全管理的目標(biāo)。

        4.1.4 堅(jiān)持充分發(fā)揮人的主觀能動性理念。應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn),樹立檔案保護(hù)意識。不僅要增加檔案管理人員的基礎(chǔ)檔案知識儲備,還要開展對檔案管理人員的檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)工作,讓檔案工作人員能夠針對本單位檔案的具體情況采取相應(yīng)正確的檔案保護(hù)措施,不斷提高檔案保護(hù)水平。

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