鐘芝蘭

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和智慧政務(wù)服務(wù)發(fā)展的背景對(duì)高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)提出了更高要求。高校應(yīng)結(jié)合智慧政務(wù)服務(wù)需求，主動(dòng)開展遠(yuǎn)程檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校綜合檔案的有效利用。我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)存在的問(wèn)題，創(chuàng)新解決問(wèn)題路徑，及時(shí)加以解決。

關(guān)鍵詞：智慧政務(wù);遠(yuǎn)程服務(wù);高校;檔案;創(chuàng)新路徑

智慧政務(wù)是政府政務(wù)服務(wù)改革的重要方向。在政務(wù)服務(wù)中深入運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，有助于提升政府的服務(wù)效能，拉近廣大人民群眾與政務(wù)服務(wù)主體間的距離。高校應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，樹立以用戶為中心的服務(wù)思想，將智慧服務(wù)與高校綜合檔案改革有機(jī)結(jié)合，改進(jìn)高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)流程和方式，進(jìn)一步提升高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)質(zhì)量，更好地助力高校發(fā)展[1 ]。

1 智慧政務(wù)背景下高校綜合檔案改革的趨向

“智慧政務(wù)”對(duì)高校綜合檔案服務(wù)提出了更高要求，高校應(yīng)擺脫傳統(tǒng)單向的檔案服務(wù)模式，進(jìn)一步明確綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的目標(biāo)和任務(wù)，提升高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的智慧化水平，推進(jìn)綜合檔案改革。

1.1 提升綜合檔案管理的便利性

當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是智慧政務(wù)理念的落實(shí)，有利于推進(jìn)高校綜合檔案改革，提升綜合檔案管理的便利性。隨著高校智慧校園建設(shè)和高校檔案信息化的推進(jìn)，各個(gè)部門產(chǎn)生的檔案都以數(shù)字形式存在，這就要求高校綜合檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)主動(dòng)地落實(shí)高校智慧校園建設(shè)的各項(xiàng)工作任務(wù)，將數(shù)字化系統(tǒng)、OA系統(tǒng)與綜合檔案管理系統(tǒng)有效對(duì)接，改變傳統(tǒng)高校綜合檔案收集弊端，加強(qiáng)與服務(wù)對(duì)象和服務(wù)主體的溝通互動(dòng)，充分發(fā)揮高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)功能。

1.2 提升綜合檔案信息的利用率

高校綜合檔案管理非常注重檔案信息資源的利用效率，但傳統(tǒng)的檔案管理采取人工模式，需要服務(wù)對(duì)象前往高校綜合檔案管理部門辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力，影響了綜合檔案信息的利用效率。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的有機(jī)結(jié)合，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的整合，進(jìn)而結(jié)合用戶的需求，為其提供遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)，不僅節(jié)省大量的時(shí)間、精力等成本，同時(shí)也進(jìn)一步提升了高校綜合檔案信息服務(wù)效能。

1.3 推進(jìn)綜合檔案管理的智能化

當(dāng)前，高校畢業(yè)學(xué)生對(duì)綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)提出了更高要求。他們分布在天南海北，但很多檔案資料留在母校，迫切需要提供綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)創(chuàng)造了有利條件。新時(shí)代，高校綜合檔案管理部門應(yīng)該從用戶需求的角度出發(fā)，樹立主動(dòng)服務(wù)理念，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，構(gòu)建更為科學(xué)合理的檔案遠(yuǎn)程服務(wù)模式，為廣大師生和教學(xué)科研活動(dòng)提供更為多元化的檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)。

2 對(duì)高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的影響和制約因素

2.1 高校綜合檔案服務(wù)主體專業(yè)化程度需提升

部分高校對(duì)綜合檔案服務(wù)主體沒(méi)有進(jìn)行明確劃分，檔案管理人員既要負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，也要充當(dāng)部門服務(wù)人員，為服務(wù)對(duì)象提供檔案多元化服務(wù)。由于并沒(méi)有明確的專業(yè)分工，在一定程度上影響了高校綜合檔案服務(wù)效能的發(fā)揮。特別是在遠(yuǎn)程服務(wù)過(guò)程中由于缺少相應(yīng)的規(guī)劃和完善的系統(tǒng)，高校綜合檔案只能為服務(wù)對(duì)象提供基本的遠(yuǎn)程檔案服務(wù)，難以滿足服務(wù)對(duì)象的個(gè)性化檔案需求。在“大而全”的管理理念下，難以培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人才，也難以使高校綜合檔案管理人員成為檔案服務(wù)專家，勢(shì)必會(huì)影響高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)質(zhì)量的提升[2 ]。

2.2 高校綜合檔案內(nèi)容復(fù)雜，加大了遠(yuǎn)程服務(wù)難度

當(dāng)前高校綜合檔案大致可以分為館藏原始檔案、檔案證明材料和二次文獻(xiàn)等。這些檔案涉及教學(xué)、科研、行政、出版、財(cái)會(huì)、人事等多個(gè)領(lǐng)域，內(nèi)容復(fù)雜多樣。在遠(yuǎn)程服務(wù)過(guò)程中，既需要為校內(nèi)的教學(xué)科研服務(wù)，也需要為校外的學(xué)生提供各類學(xué)籍檔案服務(wù)和開放檔案二次文獻(xiàn)服務(wù)。特別是很多從高校畢業(yè)的學(xué)生需要學(xué)校為其提供學(xué)歷證書、錄取名冊(cè)、英文成績(jī)單、無(wú)處分證明材料等。在提供遠(yuǎn)程服務(wù)過(guò)程中，這些材料對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力提出了較高要求，需要檔案管理人員對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作有所掌握，才能夠?yàn)槠涮峁┻h(yuǎn)程服務(wù)。但很多檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)檔案了解得較為全面，對(duì)涉及學(xué)生的各類證明材料了解不全面，影響了遠(yuǎn)程服務(wù)質(zhì)量和效率。

2.3 高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)滯后

高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)需要以完善的信息系統(tǒng)和平臺(tái)作為保障。雖然當(dāng)前部分高校已經(jīng)建立了檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，但從后續(xù)使用看，高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有作用，特別是內(nèi)部系統(tǒng)還存在很多問(wèn)題和矛盾。一方面，由于高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)自身門檻較高，內(nèi)部系統(tǒng)建設(shè)較為復(fù)雜，需要學(xué)校投入的資金規(guī)模較大，很多高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，只是將綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)作為建設(shè)的一部分，投入的資金有限，影響了遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。另一方面，高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)和平臺(tái)作為遠(yuǎn)程服務(wù)的重要工具，但宣傳力度不夠，很多利用者對(duì)此了解得不多，影響了實(shí)際應(yīng)用。

3 高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)路徑

高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)是未來(lái)高校檔案服務(wù)發(fā)展的方向，高校有必要將綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)創(chuàng)新作為當(dāng)前高校檔案改革的重要內(nèi)容加以有效落實(shí)。一方面，轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立正確的服務(wù)意識(shí)，克服“等、靠、要”的傳統(tǒng)惰性思維，為高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)創(chuàng)新創(chuàng)造有利條件。另一方面，應(yīng)主動(dòng)引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，加強(qiáng)綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)，對(duì)檔案服務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，完善高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)和平臺(tái)，提升遠(yuǎn)程服務(wù)效能。

3.1 加強(qiáng)綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)

高校綜合遠(yuǎn)程服務(wù)需要足夠的綜合檔案信息資源作為支撐。因此，在提供遠(yuǎn)程服務(wù)之前首先應(yīng)加強(qiáng)綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)，豐富資源內(nèi)容，解決綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)資源不足問(wèn)題。一方面，對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，將其納入綜合檔案數(shù)字資源庫(kù)中，為下一步綜合檔案信息資源的開發(fā)和遠(yuǎn)程服務(wù)奠定基礎(chǔ)。另一方面，充分看到當(dāng)前廣大畢業(yè)生對(duì)高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的迫切要求，特別是在學(xué)位學(xué)歷證明、英文成績(jī)證明等方面，應(yīng)將其作為高校綜合檔案數(shù)字資源建設(shè)的重點(diǎn)，對(duì)學(xué)生在校期間的各類檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集和整理，并存儲(chǔ)到綜合檔案數(shù)字資源庫(kù)中，當(dāng)學(xué)生有遠(yuǎn)程檔案服務(wù)需求時(shí)，盡量簡(jiǎn)化流程，提升遠(yuǎn)程服務(wù)效率，解決他們的燃眉之急，充分發(fā)揮高校綜合檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的價(jià)值和作用。