陳蕾

摘要：合同是規(guī)范市場(chǎng)秩序穩(wěn)定市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)的管理和發(fā)展產(chǎn)生了極其關(guān)鍵和重要的作用，同時(shí)也是企業(yè)實(shí)施管理和發(fā)展的重要依據(jù)，是產(chǎn)生法律糾紛的法律憑證。因此，需要企業(yè)完善合同檔案管理工作，需要明確當(dāng)下一些企業(yè)合同檔案管理存在的問題，從而能夠研究并應(yīng)用有效的解決措施，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：合同檔案;管理;企業(yè)管理

在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)為了保障自身的合法權(quán)益和自身利益不受到侵犯和影響，深刻重視合同簽署工作，并且逐漸深刻認(rèn)識(shí)到合同檔案管理工作的重要意義。因此，有效完善合同檔案管理工作對(duì)于企業(yè)自身發(fā)展產(chǎn)生的作用是不可忽視的。

1.合同檔案管理存在問題

1.1合同收集入檔不及時(shí)

當(dāng)下對(duì)于一些企業(yè)的合同中相關(guān)的技術(shù)、服務(wù)合同等主要是由綜合行政部門負(fù)責(zé)管理，而采購(gòu)合同則是由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理。一般情況下，對(duì)于合同的審批需要經(jīng)過起草、審核、審批以及執(zhí)行等方面的工作流程，這一些工作環(huán)節(jié)是比較關(guān)鍵和重要的，同時(shí)也是主要的組成部分，這樣會(huì)造成對(duì)于合同檔案的管理不能統(tǒng)一，工作內(nèi)容比較分散，并且也會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，而且不能確定審批時(shí)間，這有可能造成文件丟失或者不能有效保存，這方面的問題會(huì)對(duì)于后期的合同收集以及入檔管理工作造成一定的影響，增加了工作難度和工作壓力。企業(yè)對(duì)于合同收集以及入檔方面的工作需要依據(jù)年度或者季度等周期移交給合同管理部門，但是由于移交檔案不及時(shí)，這就使得在經(jīng)過很多年以后才會(huì)進(jìn)行入檔和統(tǒng)計(jì)。

1.2檔案管理不科學(xué)不規(guī)范

當(dāng)下國(guó)家對(duì)于合同檔案的管理并沒有制定相關(guān)的法律法規(guī)，因此對(duì)于合同檔案的管理缺少政策支持以及法律依據(jù)。企業(yè)對(duì)于合同檔案的管理也沒有制定相應(yīng)的管理制度，造成了檔案管理不科學(xué)不規(guī)范的情況出現(xiàn)。很多時(shí)候，企業(yè)僅僅會(huì)對(duì)已經(jīng)存在的文本實(shí)施管理，并且合同文本類型多種多樣，比如有一些合同檔案有正本、副本等形式，但是對(duì)于不同形式的合同檔案并沒有明確的制度依據(jù)和規(guī)定原則。對(duì)于合同中擬定草書、審批文件、意向書、擔(dān)保書等方面的材料并沒有進(jìn)行科學(xué)全面的整理和入檔，因此合同檔案的完整性并不能得到保障。

1.3合同檔案管理質(zhì)量不理想

當(dāng)下一些企業(yè)對(duì)于文件檔案的管理并沒有設(shè)立相關(guān)的部門，并且也沒有得到管理員的關(guān)注和重視，雖然一些企業(yè)會(huì)設(shè)立質(zhì)管部門，但是卻不負(fù)責(zé)文件檔案管理工作，只是對(duì)文件檔案的模板、格式等進(jìn)行監(jiān)管。在企業(yè)中設(shè)立的質(zhì)管部門工作人員往往是以兼職的身份擔(dān)任，并且對(duì)于相關(guān)工作內(nèi)容以及工作職責(zé)并沒有明確的要求。因此由于部門產(chǎn)生的文件類型是多種多樣的，使得文件格式以及編號(hào)都會(huì)出現(xiàn)沖突和重復(fù)，這樣會(huì)影響合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量[1]。

2.完善合同檔案管理工作具體策略

2.1制定并完善合同檔案管理制度

企業(yè)的合同檔案管理是企業(yè)管理和發(fā)展的重要保障，同時(shí)也是主要的工作內(nèi)容，也是法律糾紛的重要憑證。因此企業(yè)需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)定，制定并完善合同檔案管理制度，包括管理辦法以及具體細(xì)則，從而能夠形成健全的檔案館體系，確保檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并且合同檔案管理制度內(nèi)容中需要明確合同檔案的類型、格式以及編號(hào)等，這樣就可以確保合同檔案收集、入檔完整并且規(guī)范，提升了檔案管理的精準(zhǔn)性。

依據(jù)當(dāng)下國(guó)家對(duì)于檔案管理工作所制定的相關(guān)政策，需要將合同檔案納入到統(tǒng)一的管理體系中，進(jìn)而可以統(tǒng)一入檔以及統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動(dòng)的重要記錄，同時(shí)也是企業(yè)管理和發(fā)展的重要參考依據(jù)，能夠體現(xiàn)出企業(yè)管理發(fā)展相關(guān)的制度、技術(shù)、資料等，在制定了規(guī)章制度以后，確保了合同檔案管理工作能夠有所依據(jù)，并且可以清晰合同檔案管理范圍，包括合同檔案入檔、傳輸入檔以及提取等方面的要求，這樣可以讓合同檔案體系更加完善和成熟[2]。

2.2科學(xué)管理合同檔案

當(dāng)下一些企業(yè)對(duì)于合同檔案往往會(huì)以專門的類別進(jìn)行管理，而對(duì)于已經(jīng)入檔的合同檔案需要加大管控力度，在明確了文本類型格式以及入檔要求以后，就需要對(duì)于相關(guān)的談判文件以及審批文件進(jìn)行嚴(yán)格的管理，進(jìn)而保障檔案形成系統(tǒng)。

此時(shí)需要得到企業(yè)管理員的關(guān)注和重視，作為企業(yè)管理人員需要支持并鼓勵(lì)工作人員開展專業(yè)的檔案管理，并要求工作人員對(duì)于合同檔案的管理做到科學(xué)規(guī)范，還要能夠提高合同檔案的利用率，以此管理人員能夠認(rèn)識(shí)到合同檔案管理的重要作用和價(jià)值。

在具體的工作中，如果出現(xiàn)一些糾紛或者沖突矛盾，那么需要應(yīng)用合同檔案時(shí)就可以將合同檔案的作用和優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，以此能夠維護(hù)企業(yè)掌合法權(quán)益以及自身利益。所以對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作需要不斷地完善和規(guī)范，從而能夠依據(jù)相應(yīng)的原則和規(guī)定落實(shí)相關(guān)管理工作，最終可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量[3]。

2.3落實(shí)信息化建設(shè)，提高合同檔案管理信息化水平

信息資料存在的價(jià)值需要能夠傳輸和共享，而不是被永遠(yuǎn)保存。因此，在當(dāng)下信息時(shí)代背景下，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化可以有效地提高信息資料的傳輸和共享效率和質(zhì)量，并且提高信息資料的利用率。這就需要積極落實(shí)信息化建設(shè)，將一些零碎分散的信息進(jìn)行收集并統(tǒng)計(jì)，這樣可以將合同檔案資料的收集、歸納、入檔、提取等逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。應(yīng)用這種方式實(shí)施檔案管理工作，可以有效發(fā)揮信息化技術(shù)的作用和優(yōu)勢(shì)，提高資源的利用率，從而達(dá)到信息資料的共享。

不但如此，在企業(yè)的合同管理中應(yīng)用信息化技術(shù)能夠?qū)n案的擬定、起草、上報(bào)、審批、變更、撤銷等工作在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行處理，從而可以實(shí)現(xiàn)一體化實(shí)施檔案管理工作，并且能夠明確管理目標(biāo)，確保檔案資料完整齊全并且精準(zhǔn)有效。

2.4加大宣傳普及力度，保持良好法律觀念認(rèn)識(shí)

現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于檔案管理工作人員的工作逐漸產(chǎn)生了深刻的認(rèn)識(shí)，并且也意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)管理和發(fā)展的重要性，但是卻忽略了對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，包括專業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)的培訓(xùn)，對(duì)于法律觀念的宣傳和普及并沒有給予積極的重視[4]。

因此為了更好地落實(shí)合同檔案管理工作，那么需要加大宣傳普及力度，讓工作人員始終保持良好的法律觀念認(rèn)識(shí)。

一是可以讓工作人員認(rèn)識(shí)到合同檔案管理工作的重要作用和意義，并且讓工作人員積極學(xué)習(xí)并掌握相關(guān)的法律知識(shí)以及管理方法，以此讓工作人員能產(chǎn)生良好的工作責(zé)任感和使命感;

二是需要提升業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員的檔案管理認(rèn)識(shí)和法律觀念認(rèn)識(shí)，這樣可以為企業(yè)的合同檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，提供有利條件。在通過針對(duì)不同部門合同檔案管理工作的滲透以及普及，逐漸可以讓企業(yè)所有部門、所有工作人員都能夠?qū)n案管理工作實(shí)現(xiàn)常態(tài)化，這有利于檔案管理工作的有效落實(shí)。

2.5完善合同檔案利用以及保存之間關(guān)系

根據(jù)我國(guó)頒布《合同法》的相關(guān)內(nèi)容可以得知，在制定和簽署合同時(shí)需要了解商業(yè)機(jī)密，無論合同是否生效都不能泄露商業(yè)機(jī)密，并且不能依靠泄露商業(yè)機(jī)密損壞一方形象，造成對(duì)方產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失和精神損失，對(duì)于此行為需要承擔(dān)法律責(zé)任。一些合同檔案會(huì)牽涉到相關(guān)人員以及相關(guān)企業(yè)的機(jī)密，包括技術(shù)、資金以及管理、運(yùn)營(yíng)等方面的機(jī)密信息，這就需要積極完善合同檔案利用以及保存之間的關(guān)系，要能夠嚴(yán)格防范檔案信息泄露的問題產(chǎn)生，積極執(zhí)行合同檔案內(nèi)容，有效履行合同檔案中所明確規(guī)定的相關(guān)責(zé)任和義務(wù)，從而可以確保檔案資料得到安全保存，并且能夠有效落實(shí)檔案資料的具體規(guī)定[5]。

3.結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，合同檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生的作用是不可忽略的，是相當(dāng)重要的，同時(shí)合同檔案工作是企業(yè)管理發(fā)展中重要的組成部分，在一定程度上決定了企業(yè)的管理和發(fā)展質(zhì)量。這就應(yīng)用有效的措施完善合同檔案管理工作，那么需要認(rèn)識(shí)到合同檔案管理存在的問題，以此落實(shí)有效的措施，因此需要制定并完善合同檔案管理制度、科學(xué)管理合同檔案、落實(shí)信息化建設(shè)、提高合同檔案管理信息化水平、加大宣傳普及力度，保持良好法律觀念認(rèn)識(shí)、完善合同檔案利用以及保存之間關(guān)系，從而可以健全并完善合同檔案管理體系和模式，提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]諸春花.如何做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用.《蘭臺(tái)世界》.2015（S1）

[2]周卓穎.企業(yè)合同檔案管理淺析[J].蘭臺(tái)世界，2014，S2

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[4]周雪凡.嚴(yán)格要求企業(yè)合同檔案管理的必要性[J].科技風(fēng)，2014，09

[5]劉媛媛.設(shè)計(jì)合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)與管理措施[J].人力資源管理，2018，141（06）