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        企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題及解決對策

        2021-10-12 07:15:15田歌
        錦繡·下旬刊 2021年11期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理現(xiàn)存問題解決對策

        田歌

        摘要:檔案管理影響著企業(yè)的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展,與社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著極為緊密的聯(lián)系。檔案對于企業(yè)的發(fā)展是非常重要的,檔案作為一種無形的資產(chǎn)影響著企業(yè)的整體發(fā)展,同時(shí)對企業(yè)的管理運(yùn)營也具有重要的意義,當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案的管理工作不太重視,沒有從根本上認(rèn)識到檔案管理的重要性,同時(shí)每個(gè)企業(yè)對檔案管理的水平也存在不同,管理水平參差不齊,存在許多的漏洞和不足,這樣會阻礙企業(yè)未來發(fā)展。面對這樣的形式,要求企業(yè)從上至下提高對檔案管理的重視,從制度上進(jìn)行落實(shí),積極地引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才,從主觀意識上認(rèn)識到檔案管理的意義。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理;現(xiàn)存問題;解決對策

        引言

        隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用,已經(jīng)有效解決了一直以來困擾檔案管理的資料存儲與應(yīng)用的技術(shù)瓶頸問題,提升了信息管理的智能化水平。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持創(chuàng)新原則,樹立創(chuàng)新理念,將其同大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)與要求結(jié)合起來,不斷提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

        1企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的意義

        企業(yè)在生產(chǎn)實(shí)踐與經(jīng)營管理中,真實(shí)具體反映企業(yè)的實(shí)際狀況,更多的需要企業(yè)檔案資料的支持,對于企業(yè)檔案來講不僅是一份簡單的資料,其作為企業(yè)資源重要的組成部分,能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展提供重要的依據(jù)。檔案的良好性主要表現(xiàn)在人力資源細(xì)節(jié)信息記錄完善,能夠使得企業(yè)根據(jù)這些檔案來對企業(yè)進(jìn)行良好的管理,例如員工職位調(diào)動等,保證企業(yè)能夠?qū)ο嚓P(guān)人才進(jìn)行合理地運(yùn)用,從而使得企業(yè)在未來得到更好的發(fā)展。良好的檔案管理還能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)相關(guān)知識以及技術(shù)的儲備,使得企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)以及機(jī)密文件得到有效管理,為企業(yè)未來良好發(fā)展提供保障。良好的企業(yè)檔案管理還能夠使得企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸增加風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力,在有相關(guān)法律糾紛過程中能夠有實(shí)際的證據(jù),從而保證企業(yè)的合法權(quán)益??偟膩碇v,良好的檔案管理能夠使得企業(yè)得到更好的發(fā)展,獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。

        2企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題

        2.1檔案工作得不到應(yīng)有的重視

        企業(yè)檔案是企業(yè)活動的真實(shí)記錄,對于服務(wù)企業(yè)中心工作、維護(hù)企業(yè)和職工權(quán)益具有不可替代的依據(jù)和憑證作用。然而受經(jīng)濟(jì)效益驅(qū)動和檔案工作不常顯耀于人前的特點(diǎn)影響,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往將更多的注意力放在研發(fā)、生產(chǎn)、設(shè)備、采購、銷售等關(guān)系企業(yè)命脈的關(guān)鍵部門,對于檔案部門基本是“用時(shí)方想起、不用拋腦后”。檔案工作得不到足夠的重視,就會連帶影響檔案工作的開展和資金投入,沒有資金投入或資金投入很少就會出現(xiàn)檔案部門設(shè)備設(shè)施陳舊落后的狀態(tài),進(jìn)而又影響到檔案人員工作的主動性、積極性,如此形成惡性循環(huán)。

        2.2信息化建設(shè)投入不夠

        信息化發(fā)展迅速,企業(yè)檔案發(fā)展還停留在數(shù)字化開發(fā)階段,要使檔案發(fā)展借力信息技術(shù),企業(yè)信息化建設(shè)就需要投入大量的資金,配套設(shè)備和高水平技術(shù)人才。但實(shí)際工作中,大多數(shù)企業(yè)往往在信息資源的開發(fā)中主要以自身生產(chǎn)經(jīng)營為主,常常忽略了檔案資源信息化建設(shè)上的投入。

        2.3檔案管理安全機(jī)制不健全

        擁有海量的信息資源是大數(shù)據(jù)的一個(gè)突出特點(diǎn),在大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息具有公開性、廣泛性與動態(tài)性,在特定情況下,對一些檔案信息的價(jià)值很難估量,需要建立一定的信息安全機(jī)制。只有檔案管理在安全有保障的環(huán)境中開展,才能順利開展后續(xù)的數(shù)據(jù)信息分析處理工作,保障信息效益。不然,不安全的環(huán)境甚至?xí)适捌跈n案管理工作的意義。當(dāng)前我國檔案系統(tǒng)還存在一定缺陷,沒有一個(gè)完整的安全規(guī)章制度,不能全面保障檔案的安全,檔案信息容易遭到黑客等不法分子的攻擊破壞,出現(xiàn)信息泄露或者損壞。并且網(wǎng)絡(luò)帶有一定的虛擬性質(zhì),其本身就帶有天然的不安全因素,容易影響到檔案管理的穩(wěn)定。

        3企業(yè)檔案管理解決對策

        3.1累優(yōu)勢,提高領(lǐng)導(dǎo)及部門關(guān)注度

        “打鐵還需自身硬”,要獲得領(lǐng)導(dǎo)以及其他關(guān)鍵職能部門的重視,檔案部門首先要做好自己,在未獲得矚目的時(shí)候?qū)W⒂诎压ぷ髯龊茫褜I(yè)優(yōu)勢積累起來,確保關(guān)鍵時(shí)刻能夠拿得出、用得上。例如,適時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)展示檔案開發(fā)利用、信息化建設(shè)成績;辦理檔案移交和利用服務(wù)時(shí),把檔案管理原則和方法潛移默化地向?qū)Ψ綕B透;平時(shí)在深入挖掘檔案價(jià)值、創(chuàng)新服務(wù)方式、提供主動服務(wù)上多鉆研、多出成果;抓住機(jī)會搞好檔案工作和檔案人物宣傳等,只要檔案部門同心協(xié)力,真正下功夫?yàn)闄n案工作做實(shí)事、謀出路,那么贏得關(guān)注和支持是遲早的事情。有了各方面的關(guān)注和支持,就等于構(gòu)建了暢通而嚴(yán)密的工作網(wǎng),優(yōu)化了檔案整體工作環(huán)境,那么檔案工作何來痛點(diǎn)、難點(diǎn)、盲點(diǎn)、斷點(diǎn)。

        3.2加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理

        檔案管理人員要以新信息技術(shù)為手段,開發(fā)線上檔案資源并定向開放,用信息平臺替代人工,更科學(xué)高效地提供檔案信息資源支撐。將線上檔案資源深入分析,定向安全開放,結(jié)合企業(yè)組織機(jī)構(gòu)建立檔案信息系統(tǒng),還要提升檔案信息資源質(zhì)量。在建立企業(yè)檔案信息數(shù)字化時(shí),要注意網(wǎng)絡(luò)誠信,如果資源在網(wǎng)絡(luò)上無限制的轉(zhuǎn)發(fā)、分享,不僅會對企業(yè)造成一定影響,還會對企業(yè)的檔案管理工作造成阻礙,也會讓人們對網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生畏懼,從而更加閉塞了檔案資源的有效利用。因此,完善網(wǎng)絡(luò)安全、誠信節(jié)制使用檔案資源顯得尤為重要。因此,需要共同努力,借助信息技術(shù)發(fā)展機(jī)遇,做好檔案安全管理工作,提升檔案管理水平,大力發(fā)展檔案事業(yè),用檔案產(chǎn)品助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。

        3.3完善檔案管理相關(guān)制度

        企業(yè)應(yīng)完善檔案管理相關(guān)制度,將檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效落實(shí),制定科學(xué)、合理的制度進(jìn)行支撐,提出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理,約束工作人員的行為規(guī)范,提高檔案管理的整體效率。當(dāng)前許多企業(yè)缺乏檔案管理的相關(guān)制度,這是由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面不重視檔案管理的相關(guān)工作,對于檔案管理的知識和法律不了解,這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)理論和法律,提高對檔案管理的認(rèn)知,進(jìn)而積極組織優(yōu)秀的檔案管理人員來共同構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)。另外,檔案管理工作需要進(jìn)行細(xì)分,明確檔案管理的流程和細(xì)節(jié),明確檔案管理的注意事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn),最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用和功效。

        結(jié)束語

        綜上所述,在當(dāng)前狀況下,企業(yè)要想在未來得到更好的發(fā)展需要做好檔案管理的改革創(chuàng)新,充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性,做好相關(guān)人員的培訓(xùn),加大信息化建設(shè)力度,有效地提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量,為企業(yè)未來發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),有效地推動企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的提高,讓檔案的功能促進(jìn)企業(yè)更好地服務(wù)于社會和民生。

        參考文獻(xiàn)

        [1]林妙影.企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題及解決對策分析[J].蘭臺內(nèi)外,2020,302(29):40-42.

        [2]蔣萍.電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用探究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2020(8):57-58.

        [3]黃晶云.企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題及解決對策[J].辦公自動化雜志,2020(430):48-49.

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