楊玲花

【摘要】? ? 時(shí)代的發(fā)展與信息化息息相關(guān)，高校作為新時(shí)代的新技術(shù)的重要源泉，當(dāng)然將信息化通過最大化的方式進(jìn)行利用。在這其中，檔案管理數(shù)字化進(jìn)程便是其中重要的一系列措施，這給高校一種前列的思路來(lái)管理，其高效性和準(zhǔn)確性以及方便性不言而喻，這種利用前沿科技的方法無(wú)疑是國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路?？偟膩?lái)說(shuō)，本文通過探討高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的概述分析，高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性，以及如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果這三個(gè)方面深入地分析了高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的優(yōu)勢(shì)以及所需要相關(guān)管理人員在管理過程中所必須要注意的地方。

【關(guān)鍵詞】? ? 高校? ? 檔案管理? ? 數(shù)字化管理? ? 措施優(yōu)化

一、高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的概述分析

隨著中國(guó)乃至世界的科技的不斷飛速發(fā)展，信息的數(shù)字化在人們的生活中表現(xiàn)出了越來(lái)越多的應(yīng)用，展現(xiàn)出了越來(lái)越多的優(yōu)勢(shì)。而高校里的檔案管理也是需要通過數(shù)字化進(jìn)程得以實(shí)現(xiàn)，我們都知道，高校內(nèi)的檔案與普通的檔案有著很大的差異性，如果還是使用傳統(tǒng)的檔案管理模式的話，其記錄和調(diào)用會(huì)變得異常麻煩，且如果保存的方式不得當(dāng)?shù)脑?，可能部分檔案數(shù)據(jù)會(huì)被丟失，造成無(wú)法估計(jì)的負(fù)面后果。而相比于傳統(tǒng)的檔案管理記錄方法，利用數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)行高校檔案管理能夠有效使得信息快速共享，方便多人進(jìn)行記錄并整合。

與此同時(shí)，信息不會(huì)受到環(huán)境因素的影響，能夠展現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性和準(zhǔn)確性。本文的后面部分會(huì)詳細(xì)地討論高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性以及如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果。

二、高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性和功能

2.1使檔案數(shù)據(jù)便于融合和修改

高校檔案會(huì)記錄有各種各樣的數(shù)據(jù)，在高校里面，不僅有學(xué)生，還有老師，其他教職員工甚至是其他為學(xué)校工作的人員比如清潔工、食堂廚師、電工、維修工等都需要有他們相應(yīng)的檔案，而他們的檔案信息可能隨時(shí)需要被修改。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的記錄方式中，如果需要修改某些人員的相關(guān)檔案信息，便需要相關(guān)負(fù)責(zé)管理的人員花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找并修改，在修改完成之后，這些管理人員還需要花費(fèi)一定的時(shí)間將這些檔案文件重新進(jìn)行封裝并尋找到正確的位置進(jìn)行存放，我們可以很清楚地發(fā)現(xiàn)，這種管理方式無(wú)疑是非常不便捷地，并且可能會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。在需要記錄或者修改的檔案數(shù)據(jù)很多的情況下，這種方式便會(huì)顯得更加麻煩，各管理人員之間的配合也會(huì)面臨一定的考驗(yàn)，如果他們不能良好地團(tuán)隊(duì)協(xié)作，整個(gè)流程會(huì)變得異常繁瑣，甚至可能出現(xiàn)檔案信息沒有按照正確的方式完全被修改或者修改成他人的信息的情況的發(fā)生。而如果各高校能夠采用數(shù)字化管理體系來(lái)進(jìn)行檔案管理，相關(guān)管理人員只需要用電腦來(lái)進(jìn)行尋找，便可以快速得到他們需要的信息，以進(jìn)行記錄，整個(gè)過程所需要的時(shí)間比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)少很多很多，并且不同管理人員的配合會(huì)變得更加容易，這就說(shuō)明這種新型的管理方式會(huì)使得管理更加高效。

2.2易于保存，難以丟失

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理會(huì)面臨各種各樣的問題。首先，紙質(zhì)檔案無(wú)論密封地再好，也會(huì)由于檔案袋中必然會(huì)存在部分氧氣而發(fā)生氧化反應(yīng)，檔案紙會(huì)逐漸變黃，部分信息可能因此丟失，特別如果檔案隨著時(shí)間可能會(huì)完全喪失密封的效果。并且如果檔案被進(jìn)行了多次修改，相關(guān)管理人員很有可能會(huì)不小心對(duì)檔案袋造成一定的損害，這對(duì)以后的使用無(wú)疑是有很負(fù)面的影響的。再者就是紙質(zhì)檔案袋需要花費(fèi)大量的精力進(jìn)行管理，無(wú)論是監(jiān)管和管理的人員以及負(fù)責(zé)記錄的人員，都意味著更多的人力資源以及高校在這些方面有著更高的經(jīng)濟(jì)開銷，更重要的是，這種人數(shù)需要更多的檔案管理方式仍然會(huì)面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)監(jiān)管人員仍然可能因?yàn)槭韬鲆约氨O(jiān)管不當(dāng)造成檔案信息損失甚至是整體全部丟失的現(xiàn)象，火災(zāi)這種情況更造成大量人員的檔案無(wú)法復(fù)原，這些肯定是各個(gè)高校所不想看到的。而且高校中需要記錄的人員的檔案肯定是有很大的數(shù)量的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理法肯定會(huì)需要大量的紙張來(lái)記錄那些人員的檔案信息，這樣會(huì)消耗學(xué)校大量的儲(chǔ)存空間，使得管理十分不便利。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，現(xiàn)代的高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的模式則有效地避免了這些問題的發(fā)生，數(shù)字化管理體系使得檔案可以儲(chǔ)存在電腦中，甚至是云端，這就意味著這些信息可以被有效保存，在進(jìn)行嚴(yán)格加密的基礎(chǔ)上，這些信息便不會(huì)被泄露，也就不會(huì)被丟失。數(shù)字化進(jìn)程的管理方法不需要占用紙張資源，也就不會(huì)浪費(fèi)學(xué)校大量的空間，只需要幾臺(tái)用于記錄和管理的電腦便可以滿足檔案管理人員的需要。

2.3減少檔案錯(cuò)誤的情況的發(fā)生

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理會(huì)面臨各種錯(cuò)誤的地方，第一個(gè)就像前面所討論過的一樣，如果需要修改、增添或者刪除的檔案信息過大，就需要各管理人員的配合，在面臨整個(gè)高校如此多的檔案數(shù)據(jù)的情況下，檔案袋拿錯(cuò)或者是封裝錯(cuò)誤的情況是很難避免的，一旦出現(xiàn)這種情況，便會(huì)非常影響未來(lái)的工作的開展，產(chǎn)生蝴蝶效應(yīng)。然后就是查找檔案袋和封裝檔案袋也會(huì)可能出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤。但假如所有高校全都采用現(xiàn)代化的數(shù)字化管理體系，管理人員只需要通過電腦搜索就可以找到他們想要修改的內(nèi)容并進(jìn)行修改，這種方式更加權(quán)威且準(zhǔn)確，也更加有說(shuō)服力。

三、如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果

3.1加大對(duì)相關(guān)管理人員的培養(yǎng)力度

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有所不同，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理員中主要負(fù)責(zé)檔案的記錄、尋找和封裝，他們的任務(wù)核心離不開紙質(zhì)文件，與電腦操作毫無(wú)關(guān)系。而隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程是離不開擁有一定相關(guān)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的檔案管理員的，特別是對(duì)于高校這種伴隨著大量的檔案記錄的地方而言。

所以，在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的交接過程之中，高校需要相關(guān)的檔案管理人員能夠熟練操作電腦，而由于之前的管理人員已經(jīng)對(duì)學(xué)校的總體檔案情況有了比較深入的了解，所以對(duì)他們進(jìn)行額外的培訓(xùn)而不是重新招收新的管理人員會(huì)是一種比較合適的解決方案，而且招收新的管理人員也不是一蹴而就的，可能不得不會(huì)面臨很長(zhǎng)的空窗期。

在培養(yǎng)管理人員的整個(gè)過程中，中國(guó)的各大985或者211高校就很好地做到了這一點(diǎn)，他們積極組織所有的管理人員定期進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，這些培訓(xùn)模擬了真實(shí)的數(shù)字化檔案記錄以及修改的情景，也清楚地說(shuō)明了需要注意的事項(xiàng)，讓這些管理人員能夠很好地分工合作，一起完成工作量很大的任務(wù)。

在熟悉了整個(gè)流程后，他們便可以進(jìn)行實(shí)際的操作，對(duì)電腦更加熟悉的管理人員可以被提拔為管理組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)更多的管理任務(wù)，以及相關(guān)職責(zé)的安排，甚至是輔助教導(dǎo)其他有疑難問題的管理人員來(lái)幫助他們更加熟練地運(yùn)用數(shù)字管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。

當(dāng)所有管理人員都有熟悉了整個(gè)操作流程之后，當(dāng)有大量新生或者是學(xué)校內(nèi)的務(wù)工人員需要錄入檔案信息的時(shí)候，整個(gè)團(tuán)隊(duì)才能夠更加條例清晰地進(jìn)行檔案管理的工作，這樣培訓(xùn)才是達(dá)到了應(yīng)有的效果，數(shù)字化管理高校檔案也才擁有了應(yīng)有的意義。

3.2完善數(shù)字化檔案管理流程中的各項(xiàng)制度以及各種技術(shù)

在數(shù)字化檔案管理中，保障檔案的安全性是非常重要的一點(diǎn)，如果數(shù)字化檔案喪失了安全性，那這些檔案將會(huì)失去意義，高校的學(xué)生、老師以及其他職工的權(quán)益也會(huì)被侵害。要做到這一點(diǎn)，高校就需要明確國(guó)家制定的法律法規(guī)，讓相關(guān)的管理人員不去做違法的事情，這也屬于安全教育的范疇。與此同時(shí)，要加大數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的投資，對(duì)這個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)好非常嚴(yán)密的保密系統(tǒng)，讓外來(lái)的不法人員無(wú)法入侵。中國(guó)的名校一般在這方面的資金投入一般都不少，這些資金不僅用在了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和搭建中，數(shù)字化系統(tǒng)的更新也離不開這些資金的扶持。只有資金鏈穩(wěn)定了，高校才能引進(jìn)充足的相關(guān)人才，逐步找出數(shù)字化檔案系統(tǒng)中的漏洞，不斷提高檔案管理的技術(shù)，進(jìn)行持久的更新維護(hù)，保障好系統(tǒng)的安全性，提高整個(gè)系統(tǒng)的生命周期，將整個(gè)數(shù)字化檔案管理的作用發(fā)揮到最大化。這樣也才不辜負(fù)國(guó)家對(duì)號(hào)召實(shí)行高校的數(shù)字化檔案管理的決定的初心。

3.3加大數(shù)字化檔案管理階段中的信息共享

數(shù)字化檔案管理階段中的信息共享也是非常重要的一個(gè)方面，不僅是高校不同部門所對(duì)應(yīng)的人員的檔案資料共享，也有不同高校的檔案資料共享。隨著現(xiàn)在教育的發(fā)展，碩士研究生乃至博士研究生已經(jīng)不像以前那么罕見，而是成為了一個(gè)人數(shù)很多而且人數(shù)漲勢(shì)很快的群體，當(dāng)大量學(xué)生接受完本科階段的教育之后，他們需要接受更高的教育，甚至是出國(guó)接受教育，如果信息封閉的化，其中的檔案轉(zhuǎn)移會(huì)是一件非常麻煩但卻必須要做到的事情。由此可見各高校需要積極共享檔案信息，讓檔案信息得以流通，并與國(guó)際上的學(xué)校進(jìn)行合作。

現(xiàn)在的各大高校也和外國(guó)的學(xué)校有著很親密的合作，包括交換生等等，只有加大這些學(xué)生的信息共享，才能夠保障這些學(xué)生應(yīng)有的權(quán)益?，F(xiàn)在中國(guó)的比較好的學(xué)校，特別是C9聯(lián)盟已經(jīng)很好的做到了這一點(diǎn)，這些學(xué)生從中國(guó)去往世界各地繼續(xù)深造，遍布各州，比如亞洲出名的就有新加坡南洋理工大學(xué)、東京大學(xué)，英國(guó)的就有帝國(guó)理工學(xué)院、愛丁堡大學(xué)等，美國(guó)就有賓夕法尼亞大學(xué)、波士頓大學(xué)，這些學(xué)校都是C9聯(lián)盟的學(xué)生進(jìn)行深造的熱門選擇，而正是由于信息共享的便利，他們的數(shù)字化檔案能夠迅速流通，實(shí)現(xiàn)他們留學(xué)深造的想法。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代來(lái)臨之前，我國(guó)主要都是使用的紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行檔案管理，各大高校也無(wú)一例外。而隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，高校逐漸開始采用數(shù)字化管理體系來(lái)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，這種管理體系相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有著能夠使檔案數(shù)據(jù)便于融合和修改，易于保存且難以丟失，以及減少檔案錯(cuò)誤的情況的發(fā)生等優(yōu)點(diǎn)，其重要性不言而喻。本文還通過探討加大對(duì)相關(guān)管理人員的培養(yǎng)力度，完善數(shù)字化檔案管理流程中的各項(xiàng)制度以及各種技術(shù)，加大數(shù)字化檔案管理階段中的信息共享這三個(gè)方面詳細(xì)分析了如何優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中的措施來(lái)達(dá)到更好的效果。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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