付冬梅

摘 要：檔案管理是國(guó)有企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重要組成部分，可在國(guó)有企業(yè)改革中發(fā)揮重要作用。認(rèn)清這種作用，明確制約發(fā)揮其作用的主要因素，采取構(gòu)建檔案管理工作新模式、做好企業(yè)檔案前期管理工作等有針對(duì)性的措施，對(duì)發(fā)揮好檔案工作在深化國(guó)有企業(yè)改革中的重要作用，很有意義。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案工作;改革;發(fā)展;作用

檔案管理是國(guó)有企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重要組成部分，可在國(guó)有企業(yè)改革中發(fā)揮重要作用。認(rèn)清這種作用，明確制約發(fā)揮其作用的主要因素，采取有針對(duì)性的措施，發(fā)揮好檔案工作在深化國(guó)有企業(yè)改革中的作用，是值得我們認(rèn)真研究的一個(gè)重要課題。

1 檔案工作對(duì)于深化企業(yè)改革的重要作用

1.1 能夠?yàn)槠髽I(yè)的改革提供有力支持

企業(yè)檔案是對(duì)自身發(fā)展歷程的有效記錄，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠幫助企業(yè)更好地推進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、吸取發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。尤其是在推進(jìn)企業(yè)改革時(shí)，有效管理和利用檔案，能夠?yàn)槠髽I(yè)改革的各項(xiàng)決策提供重要的依據(jù)性、參考性資料，提高各項(xiàng)決策的科學(xué)性，為企業(yè)的健康發(fā)展提供有力支撐。如企業(yè)在推出某些改革舉措時(shí)，必須參考前期的企業(yè)發(fā)展檔案資料中的相關(guān)信息，提高決策水平。

1.2 能夠降低企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)和規(guī)范，是保證企業(yè)正常且順利運(yùn)營(yíng)的重要基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案管理工作中，會(huì)計(jì)檔案管理具有非常重要的作用。會(huì)計(jì)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的每一筆資金變動(dòng)情況，如果企業(yè)在改革過(guò)程中，能夠?qū)?huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行有效的管理和利用，并以此為基礎(chǔ)編制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理方案，將會(huì)使企業(yè)改革中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)得到有效的控制，確保改革的順利推進(jìn)與深化。

1.3 能夠提煉企業(yè)文化

對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)和人員來(lái)說(shuō)，在企業(yè)深化改革的過(guò)程中，比較重要的作用之一就是能夠幫助提升企業(yè)文化。企業(yè)文化是其工作人員精神面貌的重要體現(xiàn)，更是企業(yè)的靈魂所在，而很多企業(yè)的優(yōu)秀思想文化都會(huì)在自身的檔案記錄當(dāng)中凝聚。在這種情況下，如果能夠?qū)n案工作做好，將會(huì)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身文化的有效總結(jié)和提煉，促進(jìn)企業(yè)文化發(fā)展。這不僅能夠推動(dòng)優(yōu)秀企業(yè)文化的形成與發(fā)展，還能為相關(guān)改革工作提供思想引領(lǐng)，確保改革工作的有效落實(shí)。

1.4 促進(jìn)人力資源建設(shè)

在國(guó)有企業(yè)改革及人力資源管理過(guò)程中，檔案管理工作會(huì)起到重要作用。國(guó)有企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求得生存與發(fā)展，應(yīng)重視人才的培養(yǎng)與使用，知人善任。在選人用人時(shí)，應(yīng)詳細(xì)查考用人檔案，如個(gè)人的健康狀況、思想道德情況、個(gè)人履歷情況，甚至是人際關(guān)系和家庭情況等，而這些都需要前期的人事檔案管理的真實(shí)性與可靠性作為保障。

2 制約發(fā)揮國(guó)有企業(yè)檔案作用的主要因素

2.1 對(duì)檔案工作重視不夠

當(dāng)前，仍有部分國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案工作重視不夠，在實(shí)踐工作中往往將主要的精力放在企業(yè)發(fā)展方面，更為講求經(jīng)濟(jì)效益或服務(wù)水平，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于企業(yè)生存及發(fā)展的重要影響，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏必要的支撐，難以正常開(kāi)展，無(wú)法為企業(yè)的改革與發(fā)展提供更好的服務(wù)。

2.2 缺乏完善的管理制度

一些國(guó)有企業(yè)檔案管理制度不健全，使得企業(yè)的檔案管理較為分散，文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等未能得到集中統(tǒng)一的管理，存在各自為政的情況。與此同時(shí)，由于管理制度不夠健全完善，使得企業(yè)在落實(shí)檔案工作的過(guò)程中存在權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象，相關(guān)工作無(wú)法有序開(kāi)展，嚴(yán)重影響了檔案工作效用的正常發(fā)揮。

2.3 基礎(chǔ)建設(shè)較為薄弱

部分國(guó)有企業(yè)在落實(shí)檔案工作的過(guò)程中，沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案室，很多檔案依然采用鐵皮柜進(jìn)行存放，且實(shí)體檔案存放環(huán)境較差，防火、防蟲(chóng)、防潮等防護(hù)措施落實(shí)不到位，導(dǎo)致檔案損壞、丟失的情況時(shí)有發(fā)生。盡管在科技飛速發(fā)展的情況下，大部分國(guó)有企業(yè)推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)，但相關(guān)設(shè)備老舊，工作軟件滯后的情況依然存在，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料無(wú)法進(jìn)行快速的查閱和應(yīng)用，難以在企業(yè)改革中真正發(fā)揮作用。

2.4 相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)水平不高

一些企業(yè)并未針對(duì)檔案工作設(shè)置專門(mén)的管理部門(mén)，檔案工作人員兼職的多，甚至有的企業(yè)管理檔案人員是臨時(shí)工作人員。這些工作人員大多時(shí)間有限，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力落實(shí)檔案整理和分析工作，且由于不是專業(yè)的檔案管理人員，所以在檔案管理方面還存在能力和經(jīng)驗(yàn)不足的情況，對(duì)檔案價(jià)值的挖掘與應(yīng)用造成了不利影響。

3 充分發(fā)揮國(guó)有企業(yè)檔案作用的有效方法

3.1 構(gòu)建檔案管理新模式，整合相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)

多數(shù)國(guó)有企業(yè)實(shí)行集中統(tǒng)一管理檔案的模式，但仍有部分檔案信息沒(méi)納入集中管理范圍，如干部人事檔案、運(yùn)營(yíng)檔案等，其流動(dòng)性較強(qiáng)，信息錄入不及時(shí)、不全面，職能資源比較分散，管理成本較高，管理標(biāo)準(zhǔn)缺少統(tǒng)一性。此類問(wèn)題對(duì)企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了很大影響。因此，應(yīng)整合相關(guān)的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，構(gòu)建完善的工作管理模式，解決國(guó)有企業(yè)檔案管理遇到的難題[1 ]。

3.1.1 應(yīng)深入國(guó)有企業(yè)檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)改革，將職能部門(mén)的信息處理、圖書(shū)資料、人員資料等信息進(jìn)行整合，并成立專門(mén)的綜合性管理中心。改變檔案的微觀管理體制，逐漸構(gòu)成可以跨業(yè)務(wù)、跨部門(mén)的宏觀檔案管理整合部門(mén)。

3.1.2 制定完善的檔案管理制度。應(yīng)以綜合性檔案管理中心為依托，建立健全企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流程及工作經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，編制嚴(yán)格的檔案資料管理流程，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行精確描述，并分類管理，從而精細(xì)化管理各類檔案。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門(mén)如有檔案資料變化或更新，就應(yīng)按照制度嚴(yán)格執(zhí)行，快速上報(bào)，便于綜合性檔案更好管理，提升檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。

3.1.3 建立內(nèi)部資料庫(kù)。集中管理國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部職能單位信息，多檔合一，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案集中統(tǒng)一管理，建立企業(yè)檔案資源庫(kù)，明確資源重組所產(chǎn)生的檔案更新和歸屬問(wèn)題，使檔案資料管理更規(guī)范、更嚴(yán)格，并由專門(mén)的部門(mén)進(jìn)行歸檔管理，避免信息的外泄。