余然

摘 要：企業(yè)集團(tuán)化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的總體趨勢(shì)。集團(tuán)化企業(yè)在規(guī)模、體量和管理上的變化對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作勢(shì)必造成多方位的沖擊。集團(tuán)總部和成員單位的檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)對(duì)這種變化，以流程再造為牽引，以組織管理為保障，構(gòu)建有橫有縱矩陣式的管控模式，為企業(yè)的發(fā)展提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、豐富的檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)化;企業(yè)檔案;流程

隨著檔案法律法規(guī)的不斷完善和檔案信息化的持續(xù)推進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部檔案管理機(jī)制日趨完備。然而，集團(tuán)化進(jìn)程的快速推進(jìn)打破了這種平衡，同時(shí)也給集團(tuán)化企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求。集團(tuán)總部的檔案部門不僅要關(guān)注本身的檔案業(yè)務(wù)工作，更加要關(guān)注總部與成員單位之間的檔案業(yè)務(wù)關(guān)系，以及如何處理這些關(guān)系，使集團(tuán)總部及其成員單位在檔案管理方面協(xié)同發(fā)展。

1 集團(tuán)化優(yōu)勢(shì)在檔案管理上的體現(xiàn)

集團(tuán)是以總公司為基礎(chǔ)，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過(guò)合資、合作等方式把多個(gè)獨(dú)立法人的企業(yè)以某種方式組成一個(gè)新的個(gè)體。集團(tuán)化是資本運(yùn)作的手段，它憑借整體性和協(xié)同性從根本上提升了企業(yè)管理的效能，這種優(yōu)勢(shì)也同樣反映在檔案管理上。

1.1 整體發(fā)展帶動(dòng)局部發(fā)展

集團(tuán)化后由于運(yùn)作成本降低，構(gòu)建和部署統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)成為可能。檔案管理所需軟硬件的集團(tuán)化集中采購(gòu)可降低成本，使檔案管理工作相對(duì)薄弱的企業(yè)享受到發(fā)展較快企業(yè)一樣的檔案管理資源，從而可以快速地復(fù)制建立在這些資源之上的管理經(jīng)驗(yàn)和制度，進(jìn)而提升集團(tuán)整體檔案管理水平。

1.2 集團(tuán)內(nèi)部各成員單位間優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

在集團(tuán)內(nèi)部，各成員單位在檔案管理方面發(fā)展是不平衡的，各有各的優(yōu)勢(shì)，有的有發(fā)展的實(shí)體空間，有的有豐厚的人才儲(chǔ)備，有的有完備的檔案信息系統(tǒng)等。作為內(nèi)部要素，集團(tuán)可以方便調(diào)用這些資源，取有余而補(bǔ)不足，促進(jìn)集團(tuán)整體檔案管理工作平衡發(fā)展。

1.3 對(duì)外提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力

集團(tuán)化的本質(zhì)就是發(fā)揮其要素之間的協(xié)同作用，使所產(chǎn)生的作用大于各組成要素單獨(dú)應(yīng)用時(shí)作用的總和。在集團(tuán)化的大背景下，企業(yè)檔案工作通過(guò)統(tǒng)一資源、統(tǒng)一管控，統(tǒng)一平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)“1+1>2”的增效作用，提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2 集團(tuán)化的管控模式給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)的沖擊

企業(yè)集團(tuán)化進(jìn)程中在規(guī)模、體量、管理方式等方面的變化從不同層面給檔案管理工作帶來(lái)了三個(gè)方面的沖擊。

2.1 成員單位間檔案業(yè)務(wù)流程互不聯(lián)通

企業(yè)進(jìn)行集團(tuán)化的進(jìn)程中，流程整合是不可或缺的步驟。不同規(guī)模、類型的企業(yè)其業(yè)務(wù)流程是不一樣的。而檔案工作的業(yè)務(wù)流程是受制于企業(yè)本身的管理流程的，這就導(dǎo)致集團(tuán)化進(jìn)程中不同企業(yè)間不同類型的檔案業(yè)務(wù)流程難以整合。

2.2 不同檔案信息管理系統(tǒng)之間互不兼容

在企業(yè)集團(tuán)化檔案業(yè)務(wù)流程的整合過(guò)程中，檔案信息管理系統(tǒng)的整合是最具成效，也是最具復(fù)雜度的整合。在實(shí)際工作中，每個(gè)成員單位都有自己的檔案信息管理系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)的信息資源多方共享。

2.3 檔案人才隊(duì)伍建設(shè)與企業(yè)集團(tuán)化的發(fā)展趨勢(shì)不同步

各成員單位檔案管理人員綜合素質(zhì)不同，職責(zé)分工不同。在實(shí)際工作中，檔案工作人員在組織上是成員單位的員工，而業(yè)務(wù)上卻隸屬集團(tuán)總部管轄。不論是集團(tuán)總部還是成員單位都必須處理這種在行政和業(yè)務(wù)上的雙重領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，以發(fā)揮人才資源整合后的作用。

3 企業(yè)集團(tuán)化趨勢(shì)下檔案業(yè)務(wù)流程再造的主要內(nèi)容

從宏觀上看，現(xiàn)代企業(yè)的外部環(huán)境發(fā)生了變化，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能等新興技術(shù)正成為企業(yè)發(fā)展的新動(dòng)力;從微觀上看，電子文件已經(jīng)成為檔案管理的主體。面對(duì)海量的信息，現(xiàn)代的檔案管理者不能像以前對(duì)待紙質(zhì)檔案那樣管理電子文件。雖是如此，檔案管理的八個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有變，簡(jiǎn)單地可以歸納為收、管、用三個(gè)大的環(huán)節(jié)。為此，在企業(yè)集團(tuán)化趨勢(shì)下做好檔案工作要從四個(gè)方面入手：一是結(jié)合業(yè)務(wù)工作，將檔案管理的需求固化為信息系統(tǒng)的運(yùn)用，使之成為業(yè)務(wù)流程的一部分;二是基于統(tǒng)一的制度和組織手段來(lái)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái);三是以技術(shù)為驅(qū)動(dòng)，重構(gòu)檔案人才發(fā)展網(wǎng)絡(luò)，以適應(yīng)企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的趨勢(shì);四是以流程與組織橫縱兩條線全程監(jiān)督檔案信息流程的流轉(zhuǎn)是否滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)的需求。

3.1 整合與同步檔案工作流程與其他業(yè)務(wù)流程

檔案工作要與企業(yè)或集團(tuán)業(yè)務(wù)工作同步開展，通過(guò)信息技術(shù)將檔案工作流程整合到企業(yè)其他業(yè)務(wù)流程中，充分發(fā)揮檔案的職能性，憑證性和價(jià)值性作用。

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理方式產(chǎn)生了顛覆性影響，主要表現(xiàn)為檔案管理的對(duì)象從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向以電子文件為主;提供利用的方式從實(shí)體傳遞轉(zhuǎn)向以網(wǎng)絡(luò)虛擬服務(wù)為主。在現(xiàn)代以網(wǎng)絡(luò)辦公為主的新形勢(shì)下，各業(yè)務(wù)部門的工作以流程為基礎(chǔ)緊密契合在一起。所以，檔案工作一旦脫離業(yè)務(wù)流程，將會(huì)被邊緣化，被信息化部門或是數(shù)據(jù)管理部門所替代。檔案工作應(yīng)適應(yīng)集團(tuán)化的趨勢(shì)，通過(guò)流程再造與整合，實(shí)現(xiàn)檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作同步開展的目的。

檔案工作流程不能僅是“自轉(zhuǎn)”，要把檔案工作流程放到整個(gè)企業(yè)大流程中去監(jiān)督。也就是說(shuō)檔案工作流程的設(shè)置不能僅從檔案部門的利益出發(fā)，而應(yīng)以企業(yè)整體的發(fā)展為導(dǎo)向，以檔案信息的價(jià)值增值為目標(biāo)，符合企業(yè)全面發(fā)展的需求。

3.2 構(gòu)建集團(tuán)統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺(tái)

一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，信息資源多方共享，人、財(cái)、物資源統(tǒng)籌配置的基礎(chǔ)。

在集團(tuán)統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺(tái)框架中，一系列統(tǒng)一的檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)就是這個(gè)框架的設(shè)計(jì)藍(lán)圖。這個(gè)框架是個(gè)立體的、矩陣式的框架。在這個(gè)框架底層是企業(yè)的數(shù)據(jù)中心。它是支撐起整個(gè)框架的基礎(chǔ)。檔案管理的業(yè)務(wù)流程就相當(dāng)于是把整個(gè)框架功能化、實(shí)用化的隔斷，將整個(gè)框架的空間最大合理化應(yīng)用的頂層設(shè)計(jì)。

集團(tuán)統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建不是一蹴而就的，而是一個(gè)系統(tǒng)工程。它需要一個(gè)秉承中長(zhǎng)期規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)，一套按階段分布實(shí)施的詳細(xì)方案和企業(yè)技術(shù)、人才、資金的持續(xù)投入。