摘 要:文書檔案整理歸檔有著明確的歸檔流程,需要結合文書檔案管理的特點和規(guī)律,運用合適的歸檔方法,做好立卷、接收、鑒定、整理等相關工作,并注意每個環(huán)節(jié)需要注意和解決的相關事項,不斷規(guī)范文書檔案整理歸檔流程,提升文書檔案歸檔質量。
關鍵詞:文書檔案;整理;歸檔;流程
概述
《歸檔文件整理規(guī)則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的頒布和實施,為文書檔案整理歸檔提供了根本遵循。但在具體執(zhí)行過程中,不同行業(yè)及單位在文書檔案整理歸檔中的具體要求存在較大差異[1 ]。本文,立足文書檔案管理工作實踐,提煉出整理歸檔流程及方法,以及在文書檔案整理歸檔過程中相關問題及解決措施。
1 文書檔案立卷的一般原則
按照一定原則、方法,將處理完的、具有保存價值的文書資料系統(tǒng)整理并組卷。文書檔案立卷需要堅持如下規(guī)則:一是集中與分散相結合。即,將綜合性、一般行政性公文集中于檔案管理部門,采用統(tǒng)一整理、歸檔、保管、利用,而機關人事、審計、會計、人事等特殊部門所形成的文件,則根據檔案管理部門的相關規(guī)定及其指導下,自行整理[2 ]。二是以“件”為單位。根據《歸檔文件整理規(guī)則》的具體要求,文書檔案整理以“件”為單位,分類則采用“年度-保管-期限”。三是立卷規(guī)則統(tǒng)一性。文書檔案立卷和保管方法可選用“年度-機構(問題)-保管期限”或者“保管期限-年度-機構(問題)”,其中,“年度”“保管期限”是立卷保管需要包含的,且同一全宗應保持統(tǒng)一性、穩(wěn)定性[3 ]。四是單軌制。隨著計算機信息技術的發(fā)展和應用,電子檔案立卷歸檔可采用“單軌制”,實行實時歸檔。
2 文書檔案歸檔流程
2.1 分類
文書檔案的分類一般選用“年度-機構(問題)-保管期限”三級分類法。其中,機構(問題)為一級目錄,如行政管理類、人事類、黨群類、業(yè)務類等;保管期限雖然是一項較為主觀的分類標準,但該分類層次不可或缺。通過三級分類法,將單位中不同價值的文書檔案從實體中進行區(qū)分,便于檔案管理部門采用更合理的措施進行保護和利用。因此,要立足本單位實際,編制好文書檔案的保管期限表,減少后期實際分類時的人為主觀因素干擾。
2.2 排列
文書檔案的排列以分類方案中的最低一級類目內,根據文書檔案的重要程度及事由,并結合時間等因素,做好排列。尤其需要注意的是,不能機械地按文號排列,不能單純的按問題排列,也不能固執(zhí)地將全部文檔按時間為序排列。在具體排列時,應把同一事由的文檔排列在一起,在事由排列基礎之上,再按照文書檔案中的時間順序或者重要程度進行排列。除了時間排序體現的客觀性外,事由、重要程度多屬主觀判斷標準,這就給文書檔案排列更大的自主性和靈活性,因此,在實際操作過程中要不斷的摸索、不斷的總結和不斷的提煉。
2.3 編號
將文書檔案歸檔按照次序進行編號。一般,將“年度-機構(問題)-保管期限”,把同一年度、同一保管期限的同一問題,從“1”開始,逐件編排相應的流水號。便于后期的查找、利用、移交、鑒定,以及保管。
2.4 編目
歸檔的文書檔案目錄項包括文號、題名、頁數、日期、文件號、責任者、備注等。需要注意的是,文書檔案編目應逐件進行,且要確保編目全面、細致、深入、全面、精確,保證后期檔案的檢索和利用,防止因編目不當而出現的“死檔”[4 ]。其中,文號應完整,無文號可空著,題名注意不得任意簡寫或省略;頁數要連續(xù),空白頁不標頁碼;責任者應填寫全宗名稱或規(guī)范化簡稱,出現多個責任者,應選本系統(tǒng)、部門中的重要責任者。附件具有較強的獨立性,無法在正題名中反映時,可在附件標題中一并抄錄。
2.5 裝訂
文書檔案以件為單位,裝訂時也要突出顯示這一特點,要本著實用、經濟、簡便和保護的原則,做好文書檔案裝訂工作。裝訂時需要注意的時,較厚的“件”,要選用“三孔一線”[5 ]。此外,在每一件檔案的裝訂之前,要認真檢查文書檔案是否存在漏頁、破損、殘缺、遮字等情況,并針對文書檔案的不同情況,選用表、補等措施,確保文書檔案裝訂不影響檔案后期查詢和利用。
2.6 裝盒
文書檔案的裝盒根據問題、保管期限的不同分類進行分類裝盒,保管期限不同、問題不同,不得裝在同一盒內。此外,要在“盒內文件情況說明”中詳細注明盒內文件是否存在缺損、修改、補充、銷毀等相關情況。
3 文書檔案整理歸檔工作中需要注意的幾個問題
3.1 接收
文書檔案接收的方式主要包括定期接收和即時接收。前者,一般選擇在每年的3月前,將單位上一年度的相關文書檔案移交至檔案管理部門;后者,則是指文書檔案根據其文件材料,選擇隨辦隨歸。文書檔案接收時,需要注意:一是文件辦結。即移交、接收的文件處理程序完成而非文件中記載事項的辦結。二是程序規(guī)范。即文書檔案資料的移交或者文書檔案資料的接收都應履行相應的規(guī)范性手續(xù),既要履行相應的移交手續(xù),也要履行一定的接收手續(xù),移交或接收有相關人員清點并簽字,由移交、接收雙方各持一份目錄。涉密的文書檔案,則需要根據文書檔案管理規(guī)定,單獨向指定人員或部門移交和接收,履行移交接收手續(xù)。三是明確責任。文書檔案移交方應對歸檔文書檔案資料的準確性、完整性和規(guī)范性負責。且發(fā)現在移交中錯誤或者遺漏登記的相關文件資料,應及時重新編制移交新的目錄。
3.2 鑒定
在文書檔案移交、接收后,檔案管理部門組織專門的鑒定人員或委托相關部門匯通文書部門、相關業(yè)務部門進行鑒定。鑒定主要涉及五個方面:一是范圍鑒定[6 ]。根據文件是否具有保存價值及合乎歸檔要求,從而作出其是否具有轉化為“檔案”的“資格審查”。根據《歸檔文件整理規(guī)則》的相關規(guī)定,以下三類文件不屬于歸檔范圍:文件不齊全、未處理完畢,《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確不屬于歸檔范疇的。二是密級鑒定。根據文書檔案公開程度,將其鑒定為公開、秘密。密級依據文件登記的密級確定,分為秘密、機密和絕密等。經鑒定屬于秘密及以上的文件資料,應嚴格按照《保密法》規(guī)定,交由專人負責整理、歸檔。三是年度鑒定[7 ]。文書移交后的年度鑒定難度較大,涉及到不同情形時,選擇不同的鑒定依據。如,文件簽發(fā)日期通常為其年度;再如,跨年度的文件,以辦結年度為分類歸入依據;多份文件作為一件檔案時,以裝訂排在前面的文件日期為年度。四是分類鑒定。依據鑒定前根據單位職能實際所制定的《檔案分類方案》。五是期限鑒定。根據檔案價值及性質,將其保管期限劃分為永久和定期。其中,定期又分為長期(30年)、短期(10年)。
參考文獻:
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[6]任玉清.如何有效的進行文書檔案歸檔[J].青年與社會,2019(21):136—137.
[7]李玉萍,劉新民,王雪寧.基層單位文書檔案歸檔管理與思考[J].漢中科技,2008(1):57—58.
作者簡介:李媛,大學學歷,內江廣播電視臺館員,主要從事檔案管理研究。