摘 要：文書檔案整理歸檔有著明確的歸檔流程，需要結合文書檔案管理的特點和規(guī)律，運用合適的歸檔方法，做好立卷、接收、鑒定、整理等相關工作，并注意每個環(huán)節(jié)需要注意和解決的相關事項，不斷規(guī)范文書檔案整理歸檔流程，提升文書檔案歸檔質量。

關鍵詞：文書檔案;整理;歸檔;流程

概述

《歸檔文件整理規(guī)則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的頒布和實施，為文書檔案整理歸檔提供了根本遵循。但在具體執(zhí)行過程中，不同行業(yè)及單位在文書檔案整理歸檔中的具體要求存在較大差異[1 ]。本文，立足文書檔案管理工作實踐，提煉出整理歸檔流程及方法，以及在文書檔案整理歸檔過程中相關問題及解決措施。

1 文書檔案立卷的一般原則

按照一定原則、方法，將處理完的、具有保存價值的文書資料系統(tǒng)整理并組卷。文書檔案立卷需要堅持如下規(guī)則：一是集中與分散相結合。即，將綜合性、一般行政性公文集中于檔案管理部門，采用統(tǒng)一整理、歸檔、保管、利用，而機關人事、審計、會計、人事等特殊部門所形成的文件，則根據檔案管理部門的相關規(guī)定及其指導下，自行整理[2 ]。二是以“件”為單位。根據《歸檔文件整理規(guī)則》的具體要求，文書檔案整理以“件”為單位，分類則采用“年度-保管-期限”。三是立卷規(guī)則統(tǒng)一性。文書檔案立卷和保管方法可選用“年度-機構（問題）-保管期限”或者“保管期限-年度-機構（問題）”，其中，“年度”“保管期限”是立卷保管需要包含的，且同一全宗應保持統(tǒng)一性、穩(wěn)定性[3 ]。四是單軌制。隨著計算機信息技術的發(fā)展和應用，電子檔案立卷歸檔可采用“單軌制”，實行實時歸檔。

2 文書檔案歸檔流程

2.1 分類

文書檔案的分類一般選用“年度-機構（問題）-保管期限”三級分類法。其中，機構（問題）為一級目錄，如行政管理類、人事類、黨群類、業(yè)務類等;保管期限雖然是一項較為主觀的分類標準，但該分類層次不可或缺。通過三級分類法，將單位中不同價值的文書檔案從實體中進行區(qū)分，便于檔案管理部門采用更合理的措施進行保護和利用。因此，要立足本單位實際，編制好文書檔案的保管期限表，減少后期實際分類時的人為主觀因素干擾。

2.2 排列

文書檔案的排列以分類方案中的最低一級類目內，根據文書檔案的重要程度及事由，并結合時間等因素，做好排列。尤其需要注意的是，不能機械地按文號排列，不能單純的按問題排列，也不能固執(zhí)地將全部文檔按時間為序排列。在具體排列時，應把同一事由的文檔排列在一起，在事由排列基礎之上，再按照文書檔案中的時間順序或者重要程度進行排列。除了時間排序體現的客觀性外，事由、重要程度多屬主觀判斷標準，這就給文書檔案排列更大的自主性和靈活性，因此，在實際操作過程中要不斷的摸索、不斷的總結和不斷的提煉。

2.3 編號

將文書檔案歸檔按照次序進行編號。一般，將“年度-機構（問題）-保管期限”，把同一年度、同一保管期限的同一問題，從“1”開始，逐件編排相應的流水號。便于后期的查找、利用、移交、鑒定，以及保管。

2.4 編目

歸檔的文書檔案目錄項包括文號、題名、頁數、日期、文件號、責任者、備注等。需要注意的是，文書檔案編目應逐件進行，且要確保編目全面、細致、深入、全面、精確，保證后期檔案的檢索和利用，防止因編目不當而出現的“死檔”[4 ]。其中，文號應完整，無文號可空著，題名注意不得任意簡寫或省略;頁數要連續(xù)，空白頁不標頁碼;責任者應填寫全宗名稱或規(guī)范化簡稱，出現多個責任者，應選本系統(tǒng)、部門中的重要責任者。附件具有較強的獨立性，無法在正題名中反映時，可在附件標題中一并抄錄。

2.5 裝訂

文書檔案以件為單位，裝訂時也要突出顯示這一特點，要本著實用、經濟、簡便和保護的原則，做好文書檔案裝訂工作。裝訂時需要注意的時，較厚的“件”，要選用“三孔一線”[5 ]。此外，在每一件檔案的裝訂之前，要認真檢查文書檔案是否存在漏頁、破損、殘缺、遮字等情況，并針對文書檔案的不同情況，選用表、補等措施，確保文書檔案裝訂不影響檔案后期查詢和利用。

2.6 裝盒

文書檔案的裝盒根據問題、保管期限的不同分類進行分類裝盒，保管期限不同、問題不同，不得裝在同一盒內。此外，要在“盒內文件情況說明”中詳細注明盒內文件是否存在缺損、修改、補充、銷毀等相關情況。

3 文書檔案整理歸檔工作中需要注意的幾個問題

3.1 接收

文書檔案接收的方式主要包括定期接收和即時接收。前者，一般選擇在每年的3月前，將單位上一年度的相關文書檔案移交至檔案管理部門;后者，則是指文書檔案根據其文件材料，選擇隨辦隨歸。文書檔案接收時，需要注意：一是文件辦結。即移交、接收的文件處理程序完成而非文件中記載事項的辦結。二是程序規(guī)范。即文書檔案資料的移交或者文書檔案資料的接收都應履行相應的規(guī)范性手續(xù)，既要履行相應的移交手續(xù)，也要履行一定的接收手續(xù)，移交或接收有相關人員清點并簽字，由移交、接收雙方各持一份目錄。涉密的文書檔案，則需要根據文書檔案管理規(guī)定，單獨向指定人員或部門移交和接收，履行移交接收手續(xù)。三是明確責任。文書檔案移交方應對歸檔文書檔案資料的準確性、完整性和規(guī)范性負責。且發(fā)現在移交中錯誤或者遺漏登記的相關文件資料，應及時重新編制移交新的目錄。

3.2 鑒定

在文書檔案移交、接收后，檔案管理部門組織專門的鑒定人員或委托相關部門匯通文書部門、相關業(yè)務部門進行鑒定。鑒定主要涉及五個方面：一是范圍鑒定[6 ]。根據文件是否具有保存價值及合乎歸檔要求，從而作出其是否具有轉化為“檔案”的“資格審查”。根據《歸檔文件整理規(guī)則》的相關規(guī)定，以下三類文件不屬于歸檔范圍：文件不齊全、未處理完畢，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確不屬于歸檔范疇的。二是密級鑒定。根據文書檔案公開程度，將其鑒定為公開、秘密。密級依據文件登記的密級確定，分為秘密、機密和絕密等。經鑒定屬于秘密及以上的文件資料，應嚴格按照《保密法》規(guī)定，交由專人負責整理、歸檔。三是年度鑒定[7 ]。文書移交后的年度鑒定難度較大，涉及到不同情形時，選擇不同的鑒定依據。如，文件簽發(fā)日期通常為其年度;再如，跨年度的文件，以辦結年度為分類歸入依據;多份文件作為一件檔案時，以裝訂排在前面的文件日期為年度。四是分類鑒定。依據鑒定前根據單位職能實際所制定的《檔案分類方案》。五是期限鑒定。根據檔案價值及性質，將其保管期限劃分為永久和定期。其中，定期又分為長期（30年）、短期（10年）。

參考文獻：

[1]倪雪芳.試析文件歸檔整理的注意事項[J].檔案與建設，2004（6）：20—21.

[2]黃志恩.文書檔案歸檔材料短缺問題及其解決措施[J].廣東檔案，2014（2）：35—37.

[3]胡建榮.文書檔案歸檔范圍與保管期限表編制中容易出現的幾個問題[J].檔案，2010（1）：47—48.

[4]賈珩.文書檔案歸檔新規(guī)則的內容和方法[J].黑龍江史志，2015（8）：56.

[5]白鈺銘.信息化的文書檔案歸檔管理[J].才智，2016（19）：276.

[6]任玉清.如何有效的進行文書檔案歸檔[J].青年與社會，2019（21）：136—137.

[7]李玉萍，劉新民，王雪寧.基層單位文書檔案歸檔管理與思考[J].漢中科技，2008（1）：57—58.

作者簡介：李媛，大學學歷，內江廣播電視臺館員，主要從事檔案管理研究。