趙洪涌

摘要：檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，最大程度地挖掘檔案資源，可以為管理者提供決策參考，讓各項(xiàng)的資源分配更加的科學(xué)，在管理制度方面也會(huì)更加的規(guī)范，以此來最大程度的提升企業(yè)的管理能力，讓企業(yè)在改革中做到最好的蛻變。在檔案管理中，依舊存在著一些問題，比如思想落后、工作滯后的情況等，下文中，主要依據(jù)現(xiàn)階段的問題，展開的策略分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;工作問題;相對(duì)策略;方法研究

引言：

檔案管理的工作，會(huì)出現(xiàn)在整個(gè)企業(yè)發(fā)展的過程中。有著系統(tǒng)性以及管理性，在科學(xué)的管理模式下，檔案管理會(huì)給企業(yè)帶來最真實(shí)的信息，也能幫助企業(yè)做到科學(xué)的資源配備，這就為企業(yè)的發(fā)展以及方案的執(zhí)行有了更多的指導(dǎo)。企業(yè)在對(duì)檔案管理的過程中，對(duì)于理論方面的運(yùn)用要大于實(shí)踐的運(yùn)用，這就讓檔案管理工作失去了好的實(shí)踐基礎(chǔ)，有的管理人員的實(shí)際能力是不足的，這就導(dǎo)致整體的管理效率非常低下，和理想的狀態(tài)有很大的差距。

一、在企業(yè)檔案中存在的問題

1.檔案工作沒有受到重視

企業(yè)檔案是整個(gè)企業(yè)活動(dòng)中的最真實(shí)的反饋，在對(duì)維護(hù)企業(yè)和員工的權(quán)益上，有著不可取代的作用。目前階段，受到了經(jīng)濟(jì)效益的影響，企業(yè)中的負(fù)責(zé)人會(huì)把更多的注意力放在研發(fā)、生產(chǎn)等階段上，對(duì)于檔案部門的觀念就是，用到的時(shí)候就記起來了，在不用的時(shí)候，完全不聞不問，這樣的情況下，檔案工作沒有得到應(yīng)有的重視，這對(duì)檔案工作的實(shí)際操作以及資金的投入產(chǎn)生了巨大的影響，資金方面的不到位[1]，會(huì)導(dǎo)致檔案部門設(shè)備的陳舊，這會(huì)影響到檔案人員對(duì)待工作的積極性，然后出現(xiàn)惡性循環(huán)。

2.文件材料的收集走到了瓶頸期

企業(yè)文件中的材料，所涉及到的范圍廣、其中的內(nèi)容也很多，這會(huì)在各個(gè)部門中進(jìn)行流傳。在業(yè)務(wù)部門中，他們普遍的觀念就是“要把重要的資料留在自己的手中”，這一觀念是錯(cuò)誤的，同時(shí)也造成很多的文件沒有得到合理的管理，即便是檔案部門的歸檔時(shí)間很長，但是在各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行歸檔的工作時(shí)，依舊是我行我素，對(duì)于緊急情況下的突擊檢查是可以蒙混過關(guān)的，但是其主要的問題是歸檔資料不完整，有的部門僅僅是在清理庫房的時(shí)候，才能做到把陳舊的歸檔材料進(jìn)行清理，這樣的情況對(duì)于整個(gè)檔案部門來說，是非常不利的。

3.檔案部門和企業(yè)活動(dòng)的不融合

假如把企業(yè)比作是一個(gè)大樹，那么各個(gè)職能部門以及生產(chǎn)的單位就是大樹的主干以及枝葉的部分，檔案管理工作就是那根向上蔓延的藤。這一比喻說明了在檔案工作和企業(yè)的活動(dòng)中緊密相連的關(guān)系。只有企業(yè)活動(dòng)順利的開展，才能更加順利的完成檔案管理的任務(wù)。檔案工作中存在著一系列的制度，但是在實(shí)際的開展中，會(huì)有很多的外界因素的影響，所以，檔案工作的管理也會(huì)變得沒有實(shí)際意義。在企業(yè)的項(xiàng)目以及產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)中，檔案部門沒有被編制在內(nèi)，這就導(dǎo)致了檔案部門沒有辦法參加工程的驗(yàn)收，久而久之，就會(huì)有即便是工程完工了，但是檔案資料還沒有歸檔的情況發(fā)生。

4.檔案管理在監(jiān)控方面不健全

檔案工作中，要具備完整的目標(biāo)管理制度，這樣才能改變檔案部門的太過獨(dú)立以及效果不佳的模式，檔案目標(biāo)管理考核，一方面要考查檔案部門;另一方面也要對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行考核，不僅僅要對(duì)基層單位進(jìn)行考核，還要對(duì)公司的總部進(jìn)行考核。檔案部門在制定出相關(guān)的制度后，要依據(jù)公司方面的大力推廣以及業(yè)務(wù)方面的積極配合，來生成嚴(yán)格的規(guī)矩，這樣就有效的解決了賬外文件的收集問題、檔案管理的困難部門等，檔案工作因此順利的開展，拒絕了惡性的循環(huán)狀態(tài)，讓檔案工作的管理走上了良性循環(huán)的開展。

二、企業(yè)檔案工作中的有效策略

1.改變管理思想

首先，企業(yè)要對(duì)檔案管理工作的意義有所了解，清楚這一工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有正面的影響，并且采用媒體的形式向企業(yè)做出廣泛的宣傳，這樣可以讓各個(gè)部門以及各個(gè)職工都能對(duì)檔案有更深刻的理解，以此來增加各個(gè)部門之間的配合，也為檔案管理工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。其次，企業(yè)可以依據(jù)檔案管理的具體特點(diǎn)以及所包含的內(nèi)容來管理人才，并進(jìn)行科學(xué)的配置，以此來構(gòu)成合格的管理隊(duì)伍。可以開展集中學(xué)習(xí)的模式，讓員工學(xué)習(xí)到新型的管理技能，尤其是信息技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容，企業(yè)可以邀請一些專業(yè)人士來公司做講座或者進(jìn)行實(shí)際的指導(dǎo)，這樣可以有效的提升管理人員的專業(yè)能力，以此建立信息化的隊(duì)伍。

2.實(shí)現(xiàn)信息化的技術(shù)建設(shè)

在企業(yè)中可以最大程度的使用信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、或者是下載的軟件，來構(gòu)建服務(wù)中心，構(gòu)建資源共享的平臺(tái)，以此來打造全面的服務(wù)工作。此外，在進(jìn)行數(shù)據(jù)的選擇中，要確保對(duì)基本的建設(shè)中的成本[2]，在時(shí)間的調(diào)整下，保證信息傳遞的有效性。在數(shù)字檔案的管理中，實(shí)際的數(shù)據(jù)的記錄，也進(jìn)行了大的成本的劃分，其中最為重要的是采用信息技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，比如有重要意義的圖片或者是視頻等，做好相關(guān)的備份文件，以此來避免在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題的時(shí)候，出現(xiàn)信息丟失的情況。

3.優(yōu)化管理制度

企業(yè)要依據(jù)自身的實(shí)際情況，在正常法律范圍內(nèi)，構(gòu)建合理的工作機(jī)制，以此來優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，把管理工作中的相關(guān)制度劃入到工作的流程中，此外還要對(duì)責(zé)任的分工進(jìn)行嚴(yán)格的把守，以此做到約束相關(guān)人員的行為，還要增加激勵(lì)機(jī)制，做到具體的賞罰分明，保證管理工作的順利開展。這樣可以完善管理體系，采用合理的管理模式來提升管理工作的效率，至于企業(yè)內(nèi)部的其他部門，也可以依據(jù)這一規(guī)范來對(duì)自己的科室進(jìn)行約束，并且各個(gè)部門要展開同步的管理模式，以此來實(shí)現(xiàn)資源的共享。

總結(jié)語：

以上就是在企業(yè)檔案中，存在的問題以及要解決的相關(guān)策略。首先是在企業(yè)中，檔案工作并沒有受到企業(yè)的重視，在文件資料的收集中，也存在著相關(guān)的問題，檔案部門和企業(yè)的活動(dòng)沒有有效的融合在一起，這也就對(duì)企業(yè)的完整性造成了很大的影響。在管理工作中的相關(guān)策略，首先要改變管理者的思想，加入信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)新科技的運(yùn)用，對(duì)管理制度要進(jìn)行完善，以此來提升企業(yè)檔案的管理效率。

參考文獻(xiàn)：

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