孫林

摘要：現(xiàn)如今，基層事業(yè)單位也加快了建設(shè)和發(fā)展的腳步，辦公設(shè)備更新?lián)Q代，追求更高的工作效率。隨著計(jì)算機(jī)的普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被現(xiàn)代化管理所取代，獲得了更多的便利。但是，徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還需要做出更多努力，摸索出細(xì)致化的路徑。本文從基層事業(yè)單位的角度出發(fā)，分析了檔案管理現(xiàn)代化的要求以及實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的路徑。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

引言：

檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，是開展其它各項(xiàng)工作的保障。由于事業(yè)單位的工作內(nèi)容缺少多變性，基礎(chǔ)性的檔案資料較多，且不斷累積，工作量也會(huì)持續(xù)增加，因而產(chǎn)生了高效管理的需求，唯有利用現(xiàn)代化設(shè)備與信息技術(shù)才能滿足檔案管理的需求。

1檔案管理現(xiàn)代化的基本要求

1.1檔案管理無紙化

如今的檔案資料已經(jīng)較少以紙質(zhì)資料的形態(tài)呈現(xiàn)，多為數(shù)字化資料，以文字、圖片、視頻等多種形式存在，內(nèi)容豐富。用數(shù)字資料代替紙質(zhì)資料，增加了檔案的存儲(chǔ)空間，不必?fù)?dān)心紙質(zhì)資料在保存過程中常見的損壞、丟失、占用過多空間等問題。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展將促使紙質(zhì)資料逐漸退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是虛擬資料。

1.2檔案管理數(shù)字化

現(xiàn)代化的檔案管理要求在管理方式上體現(xiàn)出數(shù)字化的特征，包括對(duì)檔案資料的整理、歸類、發(fā)送、保存、檢索、復(fù)制、二次加工等，均利用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。原本需要依靠人力完成的工作瞬間變得高效而精準(zhǔn)，如此才能滿足基層事業(yè)單位在新時(shí)期開展工作的需求[1]。

2基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑

2.1做好軟硬件設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

檔案管理由傳統(tǒng)化走向現(xiàn)代化，設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是最基礎(chǔ)的支撐，第一步的工作應(yīng)當(dāng)是做好基礎(chǔ)性建設(shè)。基層事業(yè)單位要想在各項(xiàng)工作中達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)，就要在計(jì)算機(jī)、軟件等建設(shè)中投入更多的資金。計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備在基層事業(yè)單位中早已普及，但是更新?lián)Q代的速度較慢，一些已經(jīng)老化，功能老舊的設(shè)備仍在使用，這很容易由于設(shè)備的突然損壞而導(dǎo)致大量的檔案資料丟失。因此，現(xiàn)階段不僅要根據(jù)工作需要，購置完善的硬件設(shè)施，還要對(duì)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新。在軟件建設(shè)中，可以自主構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，也可購買軟件系統(tǒng)，完成檔案管理的細(xì)致化工作。如今，市面上已經(jīng)研發(fā)出了許多自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)，支持事業(yè)單位和企業(yè)開展工作，具備信息發(fā)送、保存、分類、設(shè)置查看權(quán)限等多重功能，可幫助提升檔案管理自動(dòng)化效力，節(jié)省人力和時(shí)間。事業(yè)單位只有積極引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件技術(shù)，才能使檔案管理及其它各項(xiàng)工作取得更進(jìn)一步的成果，滿足新時(shí)期的工作需要。

2.2重新制定檔案管理機(jī)制體制

現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)管理模式大相徑庭，過去所執(zhí)行的制度也已經(jīng)不再適用，需要重新規(guī)劃，建立起與信息化檔案管理相適應(yīng)的新型機(jī)制體制。首先，要由上而下明確檔案管理工作的細(xì)則和責(zé)任歸屬，不同崗位工作者擁有不同的檔案管理及查閱權(quán)限，對(duì)不同環(huán)節(jié)的工作任務(wù)負(fù)責(zé)。在檔案管理制度方面，要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行補(bǔ)充，增加電子文件歸檔與管理制度、文件安全保密制度、數(shù)字化檔案鑒定銷毀制度、網(wǎng)絡(luò)及信息設(shè)備維護(hù)制度等[2]。電子文件歸檔與管理制度中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一管理，由科室對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一保存和管理，負(fù)責(zé)檔案后期的保存、利用。針對(duì)電子文件歸檔制定出細(xì)則，要求檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，避免丟失、遺漏、篡改等問題。明確電子資料的文件類型，如文本文件、圖像文件、影音文件、超媒體鏈接文件等，按照文件類型進(jìn)行整理。安全保密制度中需明確數(shù)字檔案的保密責(zé)任人，由其對(duì)檔案的外泄、丟失負(fù)主要責(zé)任，利用系統(tǒng)功能進(jìn)行檔案查閱權(quán)限的設(shè)置。設(shè)置系統(tǒng)登錄賬號(hào)和密碼，不得隨意外泄，定期更改密碼。將電子檔案資料按照內(nèi)容劃分為本單位公開、政務(wù)公開和互聯(lián)網(wǎng)公開等級(jí)別，不同級(jí)別的檔案資料擁有不同的查閱權(quán)限。數(shù)字化檔案鑒定銷毀制度包括銷毀檔案的具體審批流程，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。網(wǎng)絡(luò)及信息設(shè)備維護(hù)制度包括計(jì)算機(jī)及檔案管理系統(tǒng)的使用操作權(quán)限，軟硬件設(shè)施的維護(hù)方法，相關(guān)責(zé)任人等[3]。有了上述制度作為保障，現(xiàn)代化檔案管理工作才能夠標(biāo)準(zhǔn)化開展。

2.3創(chuàng)建公開化網(wǎng)站

事業(yè)單位為群眾服務(wù)，許多信息都需要第一時(shí)間向大眾公開，因此一些檔案資料是可以面向互聯(lián)網(wǎng)公開的。為了更好的發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值，提高檔案資源的利用率，事業(yè)單位應(yīng)該建立網(wǎng)站，及時(shí)將必要的信息公布在網(wǎng)站上，任何人都可以通過互聯(lián)網(wǎng)查閱，滿足便民需求。在網(wǎng)絡(luò)上，還可以通過查看評(píng)論等方式了解公眾的信息需求，滿足其需要，甚至通過回復(fù)的方式與公眾互動(dòng)，解讀某些政策信息。很明顯，利用網(wǎng)絡(luò)渠道服務(wù)大眾已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢。

2.4打造高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需要由一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)作為支撐，在事業(yè)單位工作模式創(chuàng)新的背景下，檔案管理者也必須與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)信息化檔案管理技術(shù)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，進(jìn)行軟硬件維護(hù)，正確使用檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)軟件，能夠維護(hù)網(wǎng)站，在網(wǎng)站上上傳資料，發(fā)布信息。同時(shí)，還要熟悉事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，提升工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度。事業(yè)單位應(yīng)給予檔案管理人員繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，組織業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)，提高其檔案管理現(xiàn)代化水平。

3.結(jié)語

檔案管理作為事業(yè)單位中的基礎(chǔ)性工作，舉足輕重，必須高標(biāo)準(zhǔn)完成。傳統(tǒng)的檔案管理不僅效率低，工作量大，出錯(cuò)率也較高，嚴(yán)謹(jǐn)性不足。推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是工作的強(qiáng)烈需要，更是現(xiàn)階段的當(dāng)務(wù)之急。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，事業(yè)單位需摸索多條路徑，做好制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、工作隊(duì)伍建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等基礎(chǔ)性工作，并持續(xù)關(guān)注檔案管理技術(shù)手段的更新，不斷在工作中取得更多的突破。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓穎.淺談基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].神州，2020（4）：274-274.

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