陳敬云

【摘要】? ? Office辦公軟件是目前功能最全面、應用穩(wěn)定性最佳的組合型辦公軟件，它主要是可以分成word、excel以及PowerPoint三項組件，具有對文字內(nèi)容進行編輯、制作并編輯電子表格、對圖片進行編輯等一系列功能，能夠保證辦公自動化的順利進行。從實際應用情況來看，Office辦公軟件確實提升了辦公效率，因此有必要對辦公軟件在辦公自動化管理中的應用意義進行了解，并仔細研究word、excel以及PowerPoint的應用技巧，保證辦公自動化目標的實現(xiàn)。

【關鍵詞】? ? Microsoft Office辦公軟件? ? 辦公自動化? ? 應用技巧

引言：

辦公自動化是目前社會發(fā)展的一大趨勢，其主要通過計算機設備實現(xiàn)辦公方式創(chuàng)新，能夠有效提升辦公的效率和準確性，且有助于解決傳統(tǒng)辦公模式下存在的一系列問題，經(jīng)過一段時間的嘗試和應用，辦公自動化得到了越來越多的認可和關注。

除了計算機硬件設備之外，辦公自動化還離不開各種辦公軟件的支持，目前市面上最常見、應用范圍最廣的非Microsoft Office辦公軟件莫屬，想要盡快實現(xiàn)辦公自動化，辦公室工作人員就必須要掌握該軟件的實際應用技巧。因此，對本課題進行研究顯然具有不可忽視的重要價值。

一、 辦公軟件在辦公自動化管理中的應用意義

辦公自動化是新時期社會發(fā)展的必然趨勢，是一種以現(xiàn)代化信息技術(shù)為基礎的新模式，將計算機軟件與辦公自動化結(jié)合起來，能夠提升企事業(yè)單位的辦公效率。從實際情況來看，計算機軟件在辦公自動化中的種種，有效減輕了辦公室工作人員的工作壓力，提升了企業(yè)管理運作的效率和水平，有助于企業(yè)獲得更加穩(wěn)定的經(jīng)營成果[1]。這不僅是一種技術(shù)性的突破，更是一種企業(yè)自動化管理方面的變革，在以計算機技術(shù)為基礎的辦公自動化模式下，過去單一僵化的企業(yè)管理體系將逐漸被取代，企業(yè)內(nèi)部信息交流速度將不斷提升，不同部門之間得以有效地進行信息溝通。

另外，Office辦公軟件的合理應用，有助于改變過去企業(yè)管理存在的混亂問題，使企業(yè)進一步朝著規(guī)范化方向發(fā)展，保證了企業(yè)信息資源管理的質(zhì)量，具有助推企業(yè)扁平化管理改革的作用。

辦公自動化既是信息技術(shù)高度發(fā)展的結(jié)果，又是信息技術(shù)信息化推廣的助推力量，近十幾年中國的計算機技術(shù)越來越發(fā)達，計算機設備普及率較過去有了巨大的提升，各行業(yè)的企業(yè)為了更好地應對復雜的市場競爭，都積極主動地參與到了辦公自動化建設中去，并建成了與實際經(jīng)營需求相符的、以Office辦公軟件為基礎的辦公自動化模式。

不難看出，將Office辦公軟件與辦公自動化結(jié)合起來，能夠使企業(yè)在激烈的競爭中獲得新的競爭優(yōu)勢，并使企業(yè)跟上時代發(fā)展的步伐，推動企業(yè)現(xiàn)代化建設事業(yè)的高度發(fā)展，對于我國整體經(jīng)濟建設也是有百利而無一害，因此必須要盡快對Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧進行深入研究。

二、 Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧

第二次科技革命的到來和發(fā)展，帶動了世界范圍內(nèi)的新一輪變革，人們開始越來越關注機構(gòu)和單位的整體競爭力，而借助科技手段優(yōu)化競爭力，顯然是現(xiàn)代企業(yè)的最佳選擇。Office辦公軟件具有突出的使用性能，且操作過程簡單易懂，經(jīng)過簡單培訓后辦公室工作人員都能掌握相應的應用技巧，最終達到提升辦公自動化水平的目標。而常見的Office辦公軟件應用技巧可分成以下幾部分：

2.1 Word實用技巧

第一，快速定位光標。Word是一種具有文字信息綜合編輯處理能力的辦公軟件，它是Office辦公軟件當中重要的組成部分，掌握Word應用技巧，對實現(xiàn)辦公自動化有著至關重要的意義，而定位光標正是其中具有代表性的應用技巧之一。在WPS軟件當中，對文字信息進行處理并保存以后，將文檔關掉后再打開，光標會出現(xiàn)在上次編輯的位置;然而Office辦公軟件中的Word組件則不具備類似的記憶功能，這給文檔的繼續(xù)編輯和審閱帶來了一定的負面影響，而借助系統(tǒng)快捷鍵就能夠?qū)崿F(xiàn)上次編輯位置定位，從而提升辦公效率。打開Word文檔以后，利用Shift+F5的組合鍵，即可快速定位光標，使之停留在上次編輯位置。這是因為，Word文檔雖然沒有提供直接的光標復位功能，卻仍能保存三次文字處理位置，利用這一組合鍵，能調(diào)出三次記憶位置并實現(xiàn)光標的快速定位[2]。

第二，謹慎嵌入字體。這一操作在辦公自動化過程中有著極為重要的作用，看似沒有任何難度，卻一直困擾著初學者，在很多情況下，想要保證文檔內(nèi)容中的字體信息一并被保存，并在其他計算機上也能按照原樣式打開，就不得不增加文檔容量，這顯然不符合高效辦公的要求。因此在非必要情況下，可首先單擊工具選項命令，而后對其保存命令進行設置，取消嵌入TrueType字體復選框，從而降低文檔的容量。而在有必要嵌入字體的情況下，可勾選嵌入語言數(shù)據(jù)復選框，即可達到保存字體信息的效果。

第三，修復破損的Word文檔。在實際辦公過程中，某些接收并待編輯的文檔會出現(xiàn)打不開的問題，此時可判斷文檔信息被損壞，如系統(tǒng)未出現(xiàn)修復提示，可通過菜單欄中的文件選項——打開選項，選中需要進行修復的文檔，而后選中打開按鈕后的下拉箭頭，通過打開并修復命令，對文檔進行修復，保證辦公流程的順利進行。

第四，Word下使用著重號的技巧。著重號是一種比較重要的符號，起到強調(diào)作用，在辦公過程中十分常用，但是它并不在工具欄范圍內(nèi)，給辦公人員帶來了一定的不便。為此，可通過工具——自定義選項將著重號放到工具欄當中。首先打開自定義對話框，在命令標簽卡下的類別中找到所有命令這一選項，而后找到DotAccent命令，長按鼠標左鍵將其拖動到工具欄上，松開鼠標即可將著重號命令移動到工具欄中，在需要的時候直接單擊該命令即可，這樣一來辦公的效率必然能得到提升。

2.2 PowerPoint實用技巧

第一，圖片格式轉(zhuǎn)換。PowerPoint同樣是重要的辦公組件之一，它具有圖片格式轉(zhuǎn)換功能，可以將制作好的幻燈片轉(zhuǎn)變成JPG＼PNG＼GIF等圖片格式進行保存，便于后續(xù)調(diào)用和傳輸。辦公人員可在保存過程中選擇另存為選項，在彈出的窗口下方“保存類型”中選擇“JPG＼PNG＼GIF”，確認保存即可。

第二，PPT用于美化表格。PowerPoint的功能非常多樣，在辦公過程中可借助它實現(xiàn)表格美化。首先選擇插入——表格選項，將事先準備好的表格信息導入PPT，再利用設計功能中的顏色、表格樣式等命令，對表格進行美化，從而提升幻燈片整體播放效果[3]。

第三，利用PowerPoint美化圖片。同樣執(zhí)行插入——圖片功能，而后利用格式——圖片樣式選項，選擇圖片版式中的樣式效果，即可實現(xiàn)對圖片信息的美化處理，待處理效果符合要求后，單擊鼠標右鍵選擇“轉(zhuǎn)換為形狀”命令，對圖片處理進行確認即可。

2.3 Excel實用技巧

第一，熟練處理工作表中的多行多列信息。待處理的Excel電子表格當中不可能只有一項數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)過多的情況下，其顯示面積會超出顯示屏面積，辦公人員在處理這類電子表格時只能反復移動滾動條，才能查看無法顯示出來的信息，就無法做到表頭信息和編輯信息的同步查看，這給辦公帶來了極大的不便。為了解決這一問題，辦公人員可利用凍結(jié)窗口命令提升辦公便利度，首先選中需保持不動的行列，而后選擇菜單欄——窗口選項，再通過凍結(jié)窗口命令，確保被選中的行內(nèi)信息固定顯示，即使移動滾動條，被凍結(jié)的行內(nèi)信息也不會發(fā)生變化，輸入數(shù)據(jù)的時候也就不容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯行等問題，能夠為數(shù)據(jù)輸入等提供有力支持。另外，針對電子表格內(nèi)縱列數(shù)據(jù)過多、影響數(shù)據(jù)輸入的問題，辦公人員可選用隱藏命令提升辦公的效率。首先，選中需要被隱藏的數(shù)據(jù)縱列，而后單擊鼠標右鍵調(diào)出菜單，選擇其中的隱藏命令，該數(shù)據(jù)縱列就會自動隱藏不再顯示，辦公人員在輸入信息的時候，就不會受到其他縱列數(shù)據(jù)的影響，整體輸入效率將得到提升。而在結(jié)束表格操作以后，將光標放置在表格右上角并進行全選，再通過格式——行列菜單中的取消隱藏命令，使被隱藏的信息顯示出來。

第二，快速刪除Excel工作表格中不相鄰的空行。辦公自動化已經(jīng)初步成熟，然而仍有一部分辦公人員無法有效利用Excel對數(shù)據(jù)信息進行處理，比如在處理大批量數(shù)據(jù)的過程中，表格當中可能會出現(xiàn)沒有任何數(shù)據(jù)的空行，且這些空行之間并不相連，想要刪除這些空行，只能選中而后一一清除，在空行數(shù)量過多的情況下，這勢必會影響到辦公效率，因此可采取一定的方法對其進行快速刪除，即將不相連的空行連成一體并一鍵刪除。首先，打開待處理的Excel表格，在每個數(shù)據(jù)最后一列的后面添加一列，將其命名為刪除列，而后在前面兩個單元格中輸入1、2兩個數(shù)字，再利用自動填充功能對該列的余下部分進行填充，使每一行都有對應的編號。而后，對數(shù)據(jù)表格進行全選，單擊菜單欄——數(shù)據(jù)功能，選擇其中的排序——按關鍵字排序，選中命名的刪除列并要求按降序排列，確認后空行即可集中顯示在表格末端，從斷斷續(xù)續(xù)的空行轉(zhuǎn)換為連續(xù)的空行，此時即可對空行進行整體刪除。在此基礎上，再將光標放置在刪除列首端對整列進行選中，右鍵調(diào)出菜單欄后選擇刪除命令，即可直接刪除整列信息，這樣一來就能夠?qū)瞻仔羞M行快速刪除，從而提升辦公自動化的效率[4]。

三、結(jié)束語

中國的現(xiàn)代化建設已經(jīng)初步取得了成果，無論是經(jīng)濟發(fā)展還是社會發(fā)展都是如此，而辦公自動化則是現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)，它具有提升辦公效率、優(yōu)化辦公人員體驗等一系列積極作用。將Office辦公軟件應用到辦公自動化當中，能夠進一步提升辦公水平和便利度，只有使每個工作人員都掌握Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧，才能使之充分發(fā)揮積極作用。因此，必須要從Excel、PowerPoint、Word三種辦公軟件的應用技巧分別入手，加強辦公人員培訓工作，從根本上推動辦公自動化的發(fā)展。

參? 考? 文? 獻

[1]段悅.Office軟件在辦公自動化中的應用技巧分析[J].科學家，2017，5（06）： 81-82.

[2]張佳豪.Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用[J].數(shù)字技術(shù)與應用，2019，37（05）：235-236.

[3]馬長新.分析Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用[J].信息記錄材料，2019，20（10）：64-65.

[4]丁黎明.論計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的有效運用[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2020（12）：25-26.