沈曉云

【摘要】高效能的學(xué)校會議，對于發(fā)現(xiàn)和解決工作中的問題，提高工作效率，完成工作目標(biāo)有重要意義。然而普通高中會議效能的現(xiàn)狀存在頻率高、耗時多、效能低下的問題。文章針對這一情況進(jìn)行了深入的摸底調(diào)查，從時間因素、組織者因素、參會者因素等方面分析了原因并提出了應(yīng)對策略。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校會議;效能低下;原因;應(yīng)對策略

學(xué)校會議是學(xué)校管理中進(jìn)行決策、交換信息、解決問題的手段。本文中，筆者為了使問卷調(diào)查開展得更順利、更明確，把學(xué)校會議界定為三人或三人以上參加的、時間超過十分鐘的、內(nèi)容與學(xué)校工作有關(guān)的聚會討論。

普通高中學(xué)校會議的效能如何？怎樣才能開好會？帶著這些問題，筆者面向杭州地區(qū)的普高教師進(jìn)行調(diào)研，回收有效答卷432份，經(jīng)過分析和總結(jié)，得出如下結(jié)論。

一、普通高中會議效能現(xiàn)狀：會議頻率高，耗時多，效能低下

根據(jù)統(tǒng)計(jì)，按每個學(xué)期20周（100個工作日）計(jì)算，那么一位校級領(lǐng)導(dǎo)在一學(xué)期中花費(fèi)在會議上的時間是83.6小時，相當(dāng)于10.45個工作日（占工作日總量的10.45%），主觀感受中無效會議時間是34小時，相當(dāng)于4.25個工作日（占工作日總量的4.25%）;一位中層領(lǐng)導(dǎo)在一學(xué)期中花費(fèi)在會議上的時間是78小時，相當(dāng)于9.75個工作日（占工作日總量的9.75%），主觀感受中無效會議時間是35.2小時，相當(dāng)于4.4個工作日（占工作日總量的4.4%）;一位班主任在一學(xué)期中花費(fèi)在會議上的時間是50.4小時，相當(dāng)于6.3個工作日（占工作日總量的6.3%），主觀感受中無效會議時間是24.6小時，相當(dāng)于3.07個工作日（占工作日總量的3.07%）;一位普通老師在一學(xué)期中花費(fèi)在會議上的時間是43小時，相當(dāng)于5.38個工作日（占工作日總量的5.38%），主觀感受中無效會議時間是21.6小時，相當(dāng)于2.7個工作日（占工作日總量的2.7%）。

二、普通高中會議效能低下的影響因素

（一）組織者因素

1.會議準(zhǔn)備不充分。當(dāng)被問及“大部分時候，會議組織者是否為會議做了準(zhǔn)備”的時候，10%的老師選擇了“很充分”，43.8%的老師選擇了“較充分”，46.2%的老師選擇了“較草率”?？梢姡瑫h組織者在會議的準(zhǔn)備工作上還有進(jìn)一步提高的空間。沒有采用書面會議資料也是準(zhǔn)備不充分的主要表現(xiàn)之一，95.2%的老師表示學(xué)校會議多數(shù)沒有采用書面會議資料。

2.會議的流程不合理。主要體現(xiàn)在會議流程機(jī)械刻板。比如，年級組長已經(jīng)比較明確地提出了會議的要求，教務(wù)主任要補(bǔ)充幾句，接著副校長繼續(xù)補(bǔ)充，最后校長還要總結(jié)發(fā)言……而層層發(fā)言大部分內(nèi)容相互重復(fù)，各個發(fā)言者在準(zhǔn)備時并沒有相互通氣。這種按職務(wù)發(fā)言的刻板會議流程浪費(fèi)了老師們寶貴的時間，影響了會議效能。

3.會議形式單調(diào)。問卷調(diào)查顯示，學(xué)校會議的形式大部分是“全體會議、小團(tuán)體會議、群組討論”等傳統(tǒng)形式，比較單一，往往需要一群人聚在一起，在同一時間同一地點(diǎn)共同完成，在普高這樣教職員工眾多、工作時間安排交叉性明顯的單位有很大的局限性。因此，這一因素也在一定程度上影響了會議的效能。

4.會議發(fā)言長篇大論。調(diào)查顯示，在可能影響會議效能的因素中，67.1%的老師選擇了“領(lǐng)導(dǎo)講話長篇大論”，而該項(xiàng)在“您最不能容忍的會議現(xiàn)象”調(diào)查中也有13.8%的老師選擇?？梢姡瑫h發(fā)言者隨心所欲的長篇大論也是學(xué)校會議中比較突出的問題。

（二）參會者因素

1.參會者與會議內(nèi)容無關(guān)。訪談中，很多老師都表示曾有過這樣的經(jīng)歷：開了半天會，結(jié)果發(fā)現(xiàn)開會的內(nèi)容和自己毫無關(guān)系或者與自己有關(guān)的內(nèi)容很少，開會過程中也只是發(fā)呆看手機(jī)打發(fā)時間，浪費(fèi)了寶貴的工作時間。問卷調(diào)查中，有32.4%的受訪者認(rèn)為影響會議效能的一個重要原因是“參會者與會議內(nèi)容無關(guān)”。

2.參會者未能積極參與討論和決策。學(xué)校會議的功能在多數(shù)時候只是傳達(dá)決策者已經(jīng)做出的決定，僅起到布置任務(wù)的作用。而在通信和社交平臺如此發(fā)達(dá)的今天，這項(xiàng)功能完全可以通過手機(jī)、電話、網(wǎng)絡(luò)來完成。開會時大家坐在一起討論，不斷優(yōu)化決策的這一過程有沒有實(shí)現(xiàn)？65.2%的老師表示，開會時“大部分時候只是機(jī)械地接受指示”，并沒有積極參與討論和決策。

3.會議紀(jì)律糟糕。主要體現(xiàn)在會議過程中參加會議的成員參與度不高，自顧自看報(bào)紙、批作業(yè)、備課、聊天、看手機(jī)等，影響了會議精神的傳達(dá)。問卷調(diào)查中，有38.1%的受訪者認(rèn)為，會議紀(jì)律糟糕是影響會議效能的因素之一。

4.參會者對會議的抵觸情緒。當(dāng)被問及“您認(rèn)為開會對您的工作有幫助嗎？”時，僅11.4%的老師選擇“很有幫助”，28.6%的老師選擇了“較有幫助”，52.9%的老師認(rèn)為“偶爾有幫助”，還有7.1%的老師甚至認(rèn)為“幾乎沒有幫助”。當(dāng)被問及“開會對您的工作有影響嗎？”的時候，45.7%的老師認(rèn)為“有，常常與其他工作沖突”，37.6%的老師認(rèn)為“有，牽制時間精力”，16.7%的老師認(rèn)為“有，突然開會影響心情”，沒有一位老師選擇“沒有影響”。

我們當(dāng)然不能否認(rèn)學(xué)校會議在上情下達(dá)和下情上傳及布置工作等方面不可替代的作用，但從問卷調(diào)查的結(jié)果來看，受訪的這些老師對學(xué)校會議的功用還是持保留態(tài)度的居多。

三、普通高中學(xué)校會議效能低下的問題應(yīng)對策略

（一）時間因素

1.合理安排會議時間。盡管普高教學(xué)任務(wù)重，老師的時間很難協(xié)調(diào)，但組織者應(yīng)盡可能避開中午、傍晚或晚上老師下班休息時間來開會，否則不僅不符合《中華人民共和國勞動法》的內(nèi)在精神，也沒有考慮到普高老師工作時間長、壓力大的實(shí)際生存狀態(tài)。組織者應(yīng)在學(xué)期初制訂教育教學(xué)總計(jì)劃，在時間安排時大致預(yù)留出公共的開會時間。

2.盡可能減少會議數(shù)量。調(diào)查顯示，老師們每周能承受的會議次數(shù)如下：選擇“1～2次”的占68.1%，選擇“3～4次”的占29%，選擇“5～6次”的占2.9%。大部分老師希望每周只開一兩次會，最多不要超過四次。就目前學(xué)校會議的情況來看，還要精減大約一半的會議數(shù)量才能達(dá)到這個期待值。各職能部門之間要多交換信息，辦公室做好統(tǒng)籌，盡可能合并議題，將每次開會的價(jià)值最大化。

3.盡可能壓縮會議時間。當(dāng)被問及“您能接受的會議時間最長是”，23.3%的老師選擇了“0.5小時以內(nèi)”，62.9%的老師選擇了“0.5小時～1小時”，13.3%的老師選擇了“1小時～1.5小時”，4.3%的老師選擇了“1.5小時～2小時”，另有1%的老師選擇了“2小時以上”。由此得出結(jié)論，學(xué)校會議的時間最好控制在1小時以內(nèi)，會議準(zhǔn)備階段應(yīng)充分考慮各方面因素，壓縮流程，使會議能準(zhǔn)時結(jié)束。

4.會議必須按時開始和結(jié)束。開會時間一旦確定，便是大家需要共同履行的契約，組織者應(yīng)充分重視，參與者也要有守時的意識，確保學(xué)校會議的權(quán)威，能在規(guī)定時間準(zhǔn)時召開。尤其值得注意的是，學(xué)校會議應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范，組織者除了規(guī)定開始的時間，還應(yīng)明確會議的基本時長，按時結(jié)束。

（二）組織者因素

1.認(rèn)真做好會前準(zhǔn)備。組織者應(yīng)對會議充分負(fù)責(zé)，提前做好準(zhǔn)備，有必要的話還應(yīng)提前分發(fā)書面會議資料。必要時會議流程和內(nèi)容應(yīng)至少提早2～3天發(fā)送給與會者，這樣可以使與會者對主要議題有一個初步了解和事先準(zhǔn)備，便于集思廣益。

2.合理安排會議流程。合理安排會議流程，就是明確會議進(jìn)行的步驟，一般而言，應(yīng)遵照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個別性”的先后順序。會前擬定規(guī)范的會議議程，詳細(xì)寫明具體要討論和解決的問題。

3.創(chuàng)新會議形式。除傳統(tǒng)的“全體會議、小團(tuán)體會議、群組討論”形式，學(xué)校會議還可根據(jù)實(shí)際情況，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，采取“電話會議、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議”等新形式，達(dá)到節(jié)約時間、提高效能的目的。

4.對各議程進(jìn)行時間量化。為了使會議更加規(guī)范高效，有必要對每個議程都進(jìn)行時間量化，會前要告知相關(guān)組織和發(fā)言人員各環(huán)節(jié)的時間安排，避免長篇大論。

（三）參會者因素

1.嚴(yán)格選擇與會人員。開會不可興師動眾，敲鑼打鼓，搞形式主義。選擇與會人員時應(yīng)嚴(yán)格控制人數(shù)，一般來說需要參會的是以下四類人：一是對會議主題負(fù)主要或直接責(zé)任的人員;二是對相關(guān)議題有決策權(quán)的人員;三是落實(shí)會議決策的人員;四是對相關(guān)議題有豐富經(jīng)驗(yàn)和知識的人員。其他人員能不參會的盡量不參會，與會議相關(guān)性不大但確需交流的情況盡量通過個別交流的方式來完成。

2.激發(fā)參會者的熱情。會議的功能不僅僅局限于布置工作，傳達(dá)決策，通過集思廣益使問題得到全面深入的分析也是重要功能之一，而這依賴于與會者的積極參與。因此，在會議實(shí)施過程中應(yīng)盡可能做到民主，問題的提出應(yīng)盡可能采取開放的形式，以激發(fā)與會者的想象力，使參會者真正以主人翁的姿態(tài)投入到會議中來。

3.做好會中控制。為確保會議順利高效地進(jìn)行，控制好會議進(jìn)程，做好會中控制，維持好會議紀(jì)律也是關(guān)鍵因素。會前應(yīng)明確會議的流程和紀(jì)律，會議進(jìn)行過程中對會中出現(xiàn)的紀(jì)律問題也應(yīng)及時指出和溝通。

四、結(jié)語

普通高中的老師工作量大，每個班四五十名學(xué)生，每名學(xué)生都期待老師投入更多的時間和精力來關(guān)心其成長。同時，普高段高考升學(xué)壓力大，老師需要投入比其他學(xué)段的老師更多的時間鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高教育教學(xué)水平。此外，培訓(xùn)學(xué)習(xí)需要投入時間，教科研需要耗費(fèi)精力。因此，在開會這件事上，普高的管理者和教育行政部門要充分重視，要給一線老師減負(fù)，減少不必要的時間和精力損耗，不斷提高會議效能，保證會議質(zhì)量，由此提高學(xué)校的綜合管理能力，辦好人民滿意的教育。

【參考文獻(xiàn)】

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