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        新時(shí)代高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)問題研究

        2021-07-23 02:36:57黃華
        速讀·下旬 2021年6期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展教學(xué)管理

        ◆摘? 要:教學(xué)秘書是高等院校的重要教學(xué)管理者,是高等院校學(xué)校維持正常教學(xué)秩序的重要保障,該文從實(shí)際出發(fā)研究了高等院校中教學(xué)秘書的工作內(nèi)容,職業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀,并為提高高校教學(xué)秘書的工作能力提出了幾條建議。

        ◆關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)秘書;教學(xué)管理;職業(yè)發(fā)展

        高校的教學(xué)秘書行政上由所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo), 業(yè)務(wù)上由學(xué)校教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo), 是二級(jí)學(xué)院教學(xué)副院長(zhǎng)的得力助手,作為高校教學(xué)管理工作上傳下達(dá)的橋梁,是溝通學(xué)校、教務(wù)處,學(xué)院、學(xué)生和教師的紐帶, 是學(xué)校,學(xué)院教學(xué)工作正常運(yùn)行的樞紐,因此其要認(rèn)識(shí)到自身的重要性和不可替代性,2020年新冠疫情的爆發(fā),為了不影響教學(xué)進(jìn)度,全部采用了線上教學(xué),面對(duì)最新狀況,教學(xué)秘書也針對(duì)當(dāng)時(shí)的特殊時(shí)期,迅速調(diào)整了自己的的工作方式,新冠疫情的爆發(fā),他就像是一面試金石,不僅照出了教學(xué)上的不足,更是暴露了教學(xué)管理上的諸多弊端,因此高校管理者應(yīng)該順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展形勢(shì),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想,合理的做好教學(xué)秘書的規(guī)劃,教學(xué)秘書自己也應(yīng)該提高自己的思想覺悟,提高自己的業(yè)務(wù)水平,豐富自己的工作經(jīng)驗(yàn)為學(xué)院、為學(xué)校、為國(guó)家培養(yǎng)更優(yōu)秀的人才。

        一、教學(xué)秘書的工作職責(zé)

        高校是為國(guó)家培養(yǎng)和輸出人才的地方,作為高校教學(xué)管理工作的一線人員、 直接執(zhí)行者。學(xué)院的教學(xué)秘書幾乎參與了教學(xué)有關(guān)的所有工作,但是不管所屬院校規(guī)模的大小,大部分高校中各學(xué)院基本也只有 1 名專職(兼職)教學(xué)秘書,導(dǎo)致在實(shí)際工作中,教學(xué)秘書基礎(chǔ)工作任務(wù)量大,工作繁雜,首先要了解所在學(xué)院教師的教學(xué)情況和個(gè)人情況;業(yè)務(wù)上熟悉院領(lǐng)導(dǎo)和校領(lǐng)導(dǎo)的分工、工作習(xí)慣,各職能部門的主要領(lǐng)導(dǎo)及其職能是什么,教務(wù)上初期安排好本學(xué)期的日常教學(xué),例如課表的編排、每月考勤的報(bào)備、做好學(xué)生重修補(bǔ)考安排、選課報(bào)名情況等教學(xué)文件,平時(shí)發(fā)放各類考試及各類大學(xué)生技能競(jìng)賽通知并收取報(bào)名費(fèi),及時(shí)處理教學(xué)過程中出現(xiàn)的各項(xiàng)問題。上傳下達(dá)各種函件和會(huì)議精神、做好各項(xiàng)教務(wù)文件的歸檔工作、學(xué)籍工作、統(tǒng)計(jì)教學(xué)工作量等。期末做好各科考試的編排工作、監(jiān)考工作、各種期末材料的收集、畢業(yè)資格審查等工作。因此教學(xué)秘書的工作是綜合性的工作。

        二、高校的教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

        (一)教學(xué)秘書不被重視,工作量大,工作范圍廣

        在高等院校教學(xué)秘書是教學(xué)管理中最基層的執(zhí)行者,其主要負(fù)責(zé)日常的教學(xué)管理工作,大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)和老師認(rèn)為其就是學(xué)院里的勤雜工,只能做一些簡(jiǎn)單的工作,具有很強(qiáng)的可取代性,因此對(duì)其不夠重視,再有教學(xué)秘書不直接和學(xué)生,家長(zhǎng)聯(lián)系,只和教師打交道,大學(xué)生都不認(rèn)可教學(xué)秘書,導(dǎo)致學(xué)生和教師對(duì)其也不夠尊重和重視,工作起來的配合度也比較低,上面領(lǐng)導(dǎo)有要求,下面學(xué)院老師,學(xué)生的各種不配合,因此工作起來跟容易受夾板氣,導(dǎo)致情緒低落。隨著教育改革的深入,現(xiàn)在的高等院校學(xué)生規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,這也就導(dǎo)致了教學(xué)秘書的不僅工作量在不斷加大,繁雜性也在不斷加大,往往是工作任務(wù)一個(gè)接一個(gè)的下達(dá),還都是急活,造成教學(xué)秘書不會(huì)樹立自己的主體意識(shí)、服務(wù)意思,導(dǎo)致了教學(xué)秘書的工作積極性非常低,效率也低,采取應(yīng)付的態(tài)度來對(duì)待工作,容易讓教學(xué)秘書產(chǎn)生職業(yè)倦怠問題。

        (二)教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展空間窄

        在高等院校最重要的就是教師,他們有專門的教師系列,輔導(dǎo)員也受到國(guó)家的重視走的是教師系列,同時(shí)每個(gè)月還有國(guó)家的補(bǔ)助,組織員也有自己專門的系列,而教學(xué)秘書在學(xué)校是走社科研系列,跟機(jī)關(guān)的行政人員競(jìng)聘職稱,處于嚴(yán)重的劣勢(shì)地位。而且每幾年也只有幾個(gè)名額,因此評(píng)職稱對(duì)于教學(xué)秘書是很艱難的事情,還有如下幾個(gè)原因更加嚴(yán)重影響其職業(yè)的發(fā)展:一是,教學(xué)秘書工作量大也繁瑣,很難有時(shí)間和精力去寫論文,二是沒有專門的教學(xué)秘書職稱晉升的序列,三是大多教學(xué)秘書都不是學(xué)教學(xué)管理的,很難寫出對(duì)應(yīng)的文章[1]。由于此狀況長(zhǎng)時(shí)間的得不到改善,導(dǎo)致教學(xué)秘書紛紛在干了幾年后剛剛熟練掌握自己的業(yè)務(wù)就想辦法轉(zhuǎn)到別的崗位,實(shí)在轉(zhuǎn)不了了,也失去了工作的熱情。

        (三)教學(xué)秘書隊(duì)伍不健全,專業(yè)能力亟需提高

        現(xiàn)在高等院校的教學(xué)秘書門檻都比較低,學(xué)歷上大多都是碩士研究生招錄的,部分院校甚至是本科或大專學(xué)歷,專業(yè)上崗位專業(yè)性并不強(qiáng),從事教學(xué)秘書工作的大多不是學(xué)教學(xué)管理方面的,在專業(yè)上并不對(duì)口。教學(xué)秘書只會(huì)一些簡(jiǎn)單的文字操作能力和表格制作能力,這些情況都導(dǎo)致在遇到專業(yè)的學(xué)科及學(xué)科問題,不能很好的進(jìn)行解決。

        (四)教學(xué)秘書職能分工不清

        在高等院校的二級(jí)院校,教秘的工作范圍不明確,而且高校對(duì)教學(xué)秘書缺乏詳細(xì)的規(guī)定和制度,導(dǎo)致教學(xué)秘書很容易出現(xiàn)越位和錯(cuò)位的問題,再加上有責(zé)無權(quán)的地位,他不僅要完成教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交代下來的任務(wù),由于座班的老師很少,教學(xué)秘書沒有一個(gè)嚴(yán)格的定位,只要跟教學(xué)有關(guān),都找教學(xué)秘書去做,就是跟教學(xué)沒關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的任務(wù)也只能由教秘去完成,同院系的教師的事情也會(huì)讓教學(xué)秘書去代辦,導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作雪上加霜,教學(xué)秘書根本無法很好完成自己教學(xué)管理的職責(zé)。

        三、加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的新途徑

        (一)高校必須重視其職業(yè)定位,明確教師的職責(zé)

        在工作上,提供良好的工作環(huán)境和設(shè)備機(jī)器,完善相應(yīng)的管理機(jī)制,將真正適合該崗位有工作能力的管理人才放到該崗位上,崗位職責(zé)劃分明確,各司其職,學(xué)校必須明確規(guī)定每個(gè)崗位的職責(zé),領(lǐng)導(dǎo)不能當(dāng)甩手掌柜,什么事情都交給教秘來干[2],最重要的是配備合理的薪資福利、崗位激勵(lì)制度、考評(píng)體系,公平的對(duì)待每一位為教育付出的教學(xué)工作者,讓那些長(zhǎng)期為教育奮斗,工作能力強(qiáng)的教學(xué)秘書得到應(yīng)有的精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),激發(fā)他們的事業(yè)心,讓他們意思到自己還有上升的空間,還有更大的價(jià)值和潛力可以發(fā)揮,增加其的工作熱心。

        (二)教學(xué)秘書必須不斷提高自己業(yè)務(wù)能力

        首先熟練的掌握辦公軟件操作能力。由于教學(xué)秘書直接面對(duì)的是教師和學(xué)生,直接參與到了高校的各種教學(xué)活動(dòng),因此其掌握的往往是第一手資料,因此他們應(yīng)該具備一定的辦公技能來保證數(shù)據(jù)收取的及時(shí)性,完整性,準(zhǔn)確定,規(guī)律性。除了上述技能,教學(xué)秘書還需要學(xué)習(xí)相關(guān)的行政管理知識(shí),秘書學(xué),心理學(xué)、寫作能力等等。高??梢园才牌涠ㄆ诘膷徫慌嘤?xùn),不時(shí)的舉辦教學(xué)管理講座,提供專門的經(jīng)費(fèi)到同類院校進(jìn)行參觀交流以提升教學(xué)秘書的的業(yè)務(wù)能力,豐富自己的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn),教學(xué)秘書還要善于利用身邊的現(xiàn)代化的手段、信息化技能。例如,企業(yè)微信,微信,騰訊會(huì)議等。能夠利用信息化的手段對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理。但不斷學(xué)習(xí)吸收新理念新方法,不能照抄照搬,每個(gè)學(xué)校都有自己的特點(diǎn),要提升自己的創(chuàng)新意識(shí),用發(fā)展的眼光看問題,以改善自己的知識(shí)儲(chǔ)備結(jié)構(gòu),以提高自己的工作能力。

        (三)教學(xué)秘書必須樹立正確的心理素養(yǎng)

        除了培養(yǎng)教學(xué)秘書的職業(yè)技能素養(yǎng),還要培養(yǎng)他們的思想道德素養(yǎng),高校中教學(xué)秘書的工作繁瑣,工作量大,責(zé)任也大,工作中難免遇到誤會(huì),但還要以大局為重,只能犧牲自己,熱情的對(duì)待每一位教師,每一名同學(xué),時(shí)刻要保持泠靜的頭腦,控制自己的情緒,保持工作的和諧。面對(duì)每一項(xiàng)工作虛心的接受批評(píng)意見,時(shí)常的進(jìn)行自我批評(píng),習(xí)近平總書記在全國(guó)高校思想政治工作會(huì)議上指出: “高校立身之本在于立德樹人,要堅(jiān)持把立德樹人作為中心環(huán)節(jié),把思想政治工作貫穿教育教學(xué)全過程,實(shí)現(xiàn)全程育人、全方位育人”[3]既然選擇這項(xiàng)工作,在其位謀其政,無私奉獻(xiàn) 甘為人梯。

        總之,新時(shí)代背景下,教學(xué)秘書在高校的教學(xué)管理中有著舉足輕重的地位,它的工作質(zhì)量直接影響著高校的教學(xué)質(zhì)量,向上代表學(xué)生反饋教師的教學(xué)建議,向下傳遞上級(jí)的指令和精神。提高高校中教秘的工作環(huán)境和工作積極性,減少教學(xué)秘書的倦怠,散漫現(xiàn)象,保持高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性,使其更及時(shí),更準(zhǔn)確,更愉悅的完成自己的工作任務(wù),要解決這些問題高校就必須完善自己的管理機(jī)制,保障教學(xué)秘書的地位,培養(yǎng)他們的綜合素質(zhì),進(jìn)而保障高校的教學(xué)管理工作更健康,更穩(wěn)固,更有序的進(jìn)行。

        參考文獻(xiàn)

        [1]習(xí)近平在全國(guó)高校思想政治工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)把思 想政治工作貫穿教育教學(xué)全過程開創(chuàng)我國(guó)高等教 育事業(yè)發(fā)展新局面[N].人民日?qǐng)?bào),2016-12-09.

        [2]馬瑤 淺談高職院校教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及對(duì)策.[J] 科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊2020,28(22);113

        [3]許靜.探討當(dāng)代高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)和優(yōu)化.[J]科教文匯,2012(12):3-4.

        [4]王強(qiáng)強(qiáng).淺談高校教學(xué)秘書如何應(yīng)對(duì)新形勢(shì)新挑戰(zhàn).高教學(xué)刊[J],2016(8):181-182.

        作者簡(jiǎn)介

        黃華(1986—),女,遼寧燈塔人,錫伯族,碩士,鞍山師范學(xué)院,化學(xué)與生命科學(xué)學(xué)院,研究實(shí)習(xí)員,研究方向:高校教學(xué)管理研究

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