張秀梅

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，企事業(yè)單位的檔案管理方式已經(jīng)從出傳統(tǒng)的紙質(zhì)書(shū)面逐漸轉(zhuǎn)變到全面信息化，這在很大程度上提高了檔案管理的效率以及服務(wù)質(zhì)量，滿足了企事業(yè)單位管理檔案信息的需要。但是目前的檔案管理信息化建設(shè)仍然存在的一些問(wèn)題，所以本文在此基礎(chǔ)上提出了檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);問(wèn)題;措施

信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，給企事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了諸多便利，同時(shí)也為數(shù)據(jù)庫(kù)的形成奠定了基礎(chǔ)。但是，在實(shí)踐中仍有很多企事業(yè)單位在檔案管理工作中依然固守傳統(tǒng)的檔案管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式不但工作量大，而且難以形成管理體系。很多企事業(yè)單位即便是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，但還是會(huì)受到傳統(tǒng)管理方式弊端的影響。所以說(shuō)加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，能夠提升檔案管理的效果，進(jìn)一步促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設(shè)概述

企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)相對(duì)專(zhuān)業(yè)化的概念，它指的是改變傳統(tǒng)的檔案管理媒介和載體，實(shí)現(xiàn)其向信息化管理的方向轉(zhuǎn)變，通過(guò)數(shù)字化和信息化的方式，完成檔案信息發(fā)出、接收、存儲(chǔ)和查詢等一系列流程的高度共享。通俗的說(shuō)，企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)就是通過(guò)各種技術(shù)手段，例如：軟件技術(shù)，來(lái)編制檔案信息化處理程序;再比如數(shù)字圖像技術(shù)，來(lái)處理檔案文本掃描的采集、標(biāo)引、灰度處理等;還有就是信息化應(yīng)用技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息等轉(zhuǎn)化成電子檔案，儲(chǔ)存在電腦數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理。

二、檔案管理信息化建設(shè)的不足之處

（一）檔案管理的信息化制度不夠完善

在有些企事業(yè)單位中，已經(jīng)開(kāi)始展開(kāi)檔案管理的信息化建設(shè)，然而這種檔案管理的信息化制度并不完善。造成這種局面的主要原因有：首先，檔案管理工作并沒(méi)有引起企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間里，檔案整理工作幾乎停滯不前，單位的領(lǐng)導(dǎo)者以及工作人員并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，沒(méi)有及時(shí)更新檔案管理的方式，讓檔案管理工作流于形式。其次，在企事業(yè)的檔案管理過(guò)程中，沒(méi)有形成有效的監(jiān)督機(jī)制，檔案管理工作相對(duì)隨意松散，這在很大程度上打擊了員工工作的積極性，降低了檔案管理工作的效率，進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量帶來(lái)了不利影響。

（二）檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)階段，全面信息化已經(jīng)在我國(guó)取得了一定進(jìn)展，然而對(duì)于企事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)還處在起步時(shí)期，大部分企事業(yè)單位的檔案管理工作人員在檔案信息化管理方面仍然缺乏技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，所以在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，會(huì)遇到各種難題，影響了檔案管理的信息化的進(jìn)程。

（三）檔案管理信息化建設(shè)的資金投入不足

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的根本，完善基礎(chǔ)設(shè)施能夠?yàn)闄n案信息化管理提供保障。然而很多企事業(yè)單位由于資金投入不足，導(dǎo)致檔案信息化管理的設(shè)備匱乏。在實(shí)踐中，如果沒(méi)有相關(guān)的設(shè)備，即使有信息化管理技術(shù)，那么依然無(wú)法將這項(xiàng)工作真正落到實(shí)處，無(wú)法從根本上解決檔案管理信息化的難題。

三、檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）要加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作人員深入教育和啟發(fā)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)辦公不斷普及的時(shí)代背景下，檔案所包含的信息種類(lèi)以及形式都在不斷發(fā)生變化，對(duì)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和檢索功能都提出了新的要求，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及和應(yīng)用，企事業(yè)單位和外界的交往越來(lái)越頻繁，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端也開(kāi)始逐漸顯示出來(lái)。所以，開(kāi)展企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)刻不容緩，在這個(gè)過(guò)程中必須加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位檔案建設(shè)相關(guān)人員的深入教育和啟發(fā)，讓他們充分意識(shí)到檔案管理信息化對(duì)企事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展的重要價(jià)值，引導(dǎo)他們完成企業(yè)信息化管理的目標(biāo)，進(jìn)一步促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。

（二）完善檔案信息化管理制度

任何管理方式的發(fā)展和進(jìn)步，都離不開(kāi)完善的管理制度，企事業(yè)檔案信息化管理建設(shè)也不例外。所以要在檔案信息化管理工作中完善管理制度，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，培養(yǎng)企事業(yè)單位所有工作人員的責(zé)任感，從而提高工作人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步提升檔案管理信息化的建設(shè)水平。一方面，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，健全檔案信息化管理的制度。另一方面，企事業(yè)單位要落實(shí)檔案管理工作的監(jiān)督制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督，提升檔案在實(shí)踐工作中的利用率。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

如果企事業(yè)單位想要提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，定期組織對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)是必不可少的，要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，幫助他們掌握最新的檔案管理方式，從而實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化。除了要加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)外，還要加強(qiáng)對(duì)他們職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的思想道德水平建設(shè)，為企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)培養(yǎng)更多德才兼?zhèn)涞娜瞬拧?/p>

（四） 擴(kuò)大資金來(lái)源渠道

目前，企事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理的投入十分有限，在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。為了檔案管理的信息化工作的順利進(jìn)行，企事業(yè)單位必須加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，引入先進(jìn)的信息化管理技術(shù)。與此同時(shí)，地方政府也要加大檔案信息化管理的投入，制定有利于信息技術(shù)推廣的優(yōu)惠政策，此外，還可以鼓勵(lì)社會(huì)組織加入到檔案信息化建設(shè)的隊(duì)伍中來(lái)，不斷擴(kuò)大資金的來(lái)源渠道，為企事業(yè)檔案信息化建設(shè)工作提供支撐。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，目前企事業(yè)單位檔案管理的信息化制度還不健全，管理人員還缺乏技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，地方政府和企事業(yè)單位在這方面資金投入不夠充足。針對(duì)這些情況，在今后的檔案管理信息化的工作中加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位檔案建設(shè)相關(guān)人員的培訓(xùn)、完善檔案信息化管理制度、擴(kuò)大資金來(lái)源渠道，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

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