許志強
摘要:隨著我國文化體制改革的持續(xù)深入和出版產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷擴大,出版企業(yè)逐步向市場化、數(shù)字化融合發(fā)展。在深化改革和融合發(fā)展過程中,機遇與挑戰(zhàn)并存,出版企業(yè)從自身角度提高經(jīng)營管理水平,有效應對風險與挑戰(zhàn),健全有效的內(nèi)部控制在出版企業(yè)經(jīng)營管理中尤為重要。本文闡述了部分中小出版企業(yè)現(xiàn)階段在構(gòu)建和執(zhí)行內(nèi)部控制過程中存在的問題和不足,主要體現(xiàn)在內(nèi)部控制管理制度不夠完善、內(nèi)部環(huán)境不佳、信息化水平不高、執(zhí)行缺乏監(jiān)督檢查等方面;簡單分析了內(nèi)部控制管理制度未形成體系、機構(gòu)設置及權(quán)責分配不明晰、人力資源政策不健全、缺乏與ERP系統(tǒng)的緊密結(jié)合、監(jiān)督檢查機制不健全等原因;提出了加強制度體系化建設、優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境、完善人力資源政策、深化與ERP系統(tǒng)的融合、提升內(nèi)部控制信息化水平、健全執(zhí)行監(jiān)督檢查機制等對策,旨在強化內(nèi)部控制工作,為出版企業(yè)構(gòu)建和完善內(nèi)部控制規(guī)范體系提供借鑒和幫助。通過對科學健全有效的內(nèi)部控制進一步的研究,有助于夯實出版企業(yè)經(jīng)營管理基礎,提高運營效率,助力出版企業(yè)實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益雙豐收。
關鍵詞:出版企業(yè) 內(nèi)部控制 問題 對策
出版企業(yè)肩負著傳承中華民族優(yōu)秀文化的光榮使命,引領正確的出版導向,創(chuàng)新中國文化的發(fā)展,是國家文化建設的主力軍,是國家文化安全的重要保障。健全有效的內(nèi)部控制對出版企業(yè)未來的發(fā)展具有十分重要的促進作用,是保證出版企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展的根本前提。因此,探究出版企業(yè)內(nèi)部控制對于保障戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)、提升市場競爭力、促進出版企業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展有著基礎性和長遠性的作用。
一、出版企業(yè)的業(yè)務特點及內(nèi)部控制的必要性
(一)出版企業(yè)的業(yè)務特點
堅持把社會效益放在首位是出版企業(yè)的使命和責任,力爭實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益相統(tǒng)一。作為文化產(chǎn)品的生產(chǎn)者,出版企業(yè)與其他企業(yè)最大的區(qū)別在于出版物集合精神產(chǎn)品與物質(zhì)產(chǎn)品于一體,具有雙重產(chǎn)品屬性。因具有兩個效益和雙重屬性的特征,對出版企業(yè)運營管理提出了更高的要求,而健全有效的內(nèi)部控制能夠保障出版企業(yè)各個環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn),能用更高的標準規(guī)范促進出版企業(yè)健康發(fā)展,促使其更好地服務于社會大眾,履行社會責任,提高經(jīng)濟效益。
(二)出版企業(yè)內(nèi)部控制的必要性
1.合理保證出版企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)。出版企業(yè)制定的各項規(guī)章制度必須以國家法律法規(guī)、相關政策為原則和基礎,健全有效的內(nèi)部控制規(guī)范體系能夠有效地監(jiān)督出版企業(yè)各部門與環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動,充分發(fā)揮控制作用,促進出版企業(yè)在合法合規(guī)的基礎上實現(xiàn)自身發(fā)展。
2.提高出版企業(yè)經(jīng)營效率和效果。健全有效的內(nèi)部控制規(guī)范體系可以有效地將各個部門進行連接,使組織機構(gòu)設計和資源分配具有統(tǒng)籌性,形成合力促使企業(yè)資源配置更加合理化,在兼顧局部與整體上尋求價值最優(yōu),進一步提高出版企業(yè)管理效率和盈利水平。
3.促進出版企業(yè)持續(xù)科學發(fā)展。內(nèi)部控制能夠?qū)⒍唐诶婧烷L遠利益相結(jié)合,集中精力謀劃出版企業(yè)發(fā)展的整體性、長期性、基本性問題,強化防范風險的能力,可以有效提升執(zhí)行力和競爭力,為出版企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供有效保障。
二、出版企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀和存在的問題
(一)內(nèi)部控制管理制度不完善
大部分出版企業(yè)根據(jù)業(yè)務需要已經(jīng)制定了一些內(nèi)部控制方面的管理制度,但在實際制度執(zhí)行過程中,制度不完善的問題日趨顯現(xiàn)。主要表現(xiàn)為大多數(shù)內(nèi)部控制管理制度是以逐步增加和補充的方式建立起來的,各項管理制度之間缺乏聯(lián)動性,難以起到系統(tǒng)化的內(nèi)控效果。制定過程中存在照搬、套用其他企業(yè)相關管理制度的現(xiàn)象,沒有結(jié)合出版行業(yè)特征和企業(yè)實際情況,缺乏與企業(yè)文化的融會貫通,制定后未及時更新完善或補充修訂,導致制度難以貫徹執(zhí)行。
(二)內(nèi)部控制缺乏良好的內(nèi)部環(huán)境
當前,我國中小出版企業(yè)內(nèi)部控制普遍缺乏良好的內(nèi)部環(huán)境,內(nèi)部控制機構(gòu)設置不科學,崗位權(quán)責分配不明確,編輯部門、編印部門、市場營銷等部門各業(yè)務流程之間配合度不高,缺乏高效的聯(lián)動機制,沒有形成完整有效的內(nèi)部控制體系,各部門、各環(huán)節(jié)各自為政,導致出版業(yè)務流程中風險隱患較大。部分中小出版企業(yè)受人力資源政策所限,員工的風險防控意識比較薄弱,對內(nèi)部控制的重要性缺乏科學的認知,內(nèi)部控制專業(yè)勝任能力有待進一步提高,人才激勵、獎懲機制等落實不到位,無法充分調(diào)動員工的積極性,影響了內(nèi)部控制效用的發(fā)揮。
(三)內(nèi)部控制信息化水平不高
在信息化的大背景下,我國大部分出版企業(yè)內(nèi)部控制的信息化水平不夠高。各層級的信息與資料傳遞不及時、溝通渠道不暢通,業(yè)務流程各環(huán)節(jié)信息利用率不高,各部門、各環(huán)節(jié)之間缺乏有效的信息傳遞和溝通渠道。例如出版企業(yè)的銷售版稅合同管理,需要根據(jù)實際銷售冊數(shù)多次支付版稅,每次履行合同都需要審批流程相關責任人對合同條款、實際銷售量以及已支付過版稅的銷售量進行審閱后予以審批,導致審批流程相關責任人重復性工作較多,影響了內(nèi)部控制效率;又如出版企業(yè)的庫存管理,日常入庫、發(fā)貨、退貨、二次入庫、二次發(fā)貨等循環(huán)往復的工作量巨大,現(xiàn)有的內(nèi)部控制方式無法滿足出版企業(yè)實際的發(fā)展需求,信息化水平不高的弊端日益凸顯,導致內(nèi)部控制執(zhí)行效率不高。
(四)內(nèi)部控制缺乏監(jiān)督檢查機制
縱觀我國中小出版企業(yè)雖然逐步建立和執(zhí)行了內(nèi)部控制,但是由哪些機構(gòu)對內(nèi)部控制進行監(jiān)督、跟蹤檢查和督促落實等現(xiàn)實問題,缺少執(zhí)行監(jiān)督檢查機制的保障。部分出版企業(yè)還沒有建立獨立的內(nèi)部審計機構(gòu),隸屬于財務部、辦公室等職能部門,導致內(nèi)部審計缺乏獨立性。部分出版企業(yè)雖然建立了內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu),但內(nèi)部監(jiān)督還處于對財務部門的賬務監(jiān)督上,無法對各部門、各環(huán)節(jié)業(yè)務流程進行有效的監(jiān)督。內(nèi)部審計和內(nèi)部監(jiān)督無法發(fā)揮其應有的作用,影響了內(nèi)部控制的效用。
三、導致出版企業(yè)內(nèi)部控制存在問題的影響因素分析
(一)管理制度未形成體系
部分中小出版企業(yè)現(xiàn)行的內(nèi)部控制管理制度分別由各部門起草,難免出現(xiàn)站在本部門角度訂立制度的局限性,不可避免地導致內(nèi)控管理制度表面上看面面俱到,實際上卻是各表一方,特別是對出版企業(yè)的文化和企業(yè)實際需求研究得還不夠,在制定過程中沒有做到全覆蓋,隨著出版企業(yè)的發(fā)展需要和新業(yè)務活動相關的管理制度未能及時更新和補充完善,對于已制定的內(nèi)部控制管理制度在體系結(jié)構(gòu)、內(nèi)容分類、可操作性方面不盡合理,需要進一步加以完善。
(二)內(nèi)部控制機構(gòu)設置及權(quán)責分配不明晰、人力資源政策不健全
隨著文化體制改革的持續(xù)深入,中小出版企業(yè)組織架構(gòu)仍處于不斷完善的階段,機構(gòu)設置不健全、權(quán)責分配不明晰、各部門之間缺乏科學有效的協(xié)調(diào)與牽制、業(yè)務流程設計不夠嚴謹、關鍵崗位存在風險隱患,導致內(nèi)部控制缺乏完整的體系。人力資源政策上,由于中小出版企業(yè)人力資源有限,缺少內(nèi)部控制專業(yè)人才,員工的履職、評價、考評、晉級、薪酬等人力資源管理機制不健全,內(nèi)部控制執(zhí)行的效果與員工績效考核不掛鉤,既不獎勵也不懲罰,無法充分激發(fā)員工的潛能,缺乏內(nèi)部控制的良好氛圍。
(三)缺乏與ERP系統(tǒng)的緊密結(jié)合
隨著信息化的飛速發(fā)展,我國出版企業(yè)大多數(shù)已經(jīng)實現(xiàn)ERP系統(tǒng)管理。ERP系統(tǒng)以信息技術為基礎,集合了系統(tǒng)化的管理思想,貫穿于出版業(yè)務全流程和整個管理過程中,其中無論任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,既會影響出版企業(yè)內(nèi)部控制管理效果,又會降低ERP系統(tǒng)運行效率。由于內(nèi)部控制過程中ERP系統(tǒng)應用不夠充分,缺乏與ERP系統(tǒng)的有效融合,導致無法有效發(fā)揮ERP系統(tǒng)流程化、標準化、規(guī)范化的管理優(yōu)勢,不能滿足全流程的內(nèi)部控制需要,影響了出版業(yè)務流程的運轉(zhuǎn)效率,增加了出版企業(yè)的經(jīng)營風險,同時,內(nèi)部控制過程中可能產(chǎn)生信息舞弊等問題,降低了ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制工作中的應用度。
(四)監(jiān)督檢查執(zhí)行力不足
作為內(nèi)部控制的關鍵環(huán)節(jié),內(nèi)部審計和內(nèi)部監(jiān)督是對出版企業(yè)內(nèi)部控制的再控制。當前,中小出版企業(yè)內(nèi)部審計工作與內(nèi)部控制還未實現(xiàn)有效結(jié)合,還沒有設計出適合出版業(yè)務流程的內(nèi)部審計思路和審計模式,內(nèi)部審計作用沒有得到充分發(fā)揮。對內(nèi)部控制的監(jiān)督一般局限于事后監(jiān)督,由于單一的事后監(jiān)督僅能對內(nèi)部控制的結(jié)果產(chǎn)生作用,因此,無法及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制過程中存在的管理漏洞風險隱患,進而無法采取有效的措施堵塞漏洞和將風險水平控制在可控范圍內(nèi),出版企業(yè)不能對內(nèi)部控制執(zhí)行有效的事前、事中和事后監(jiān)督相結(jié)合,將導致內(nèi)部監(jiān)督存在滯后性。
四、加強出版企業(yè)內(nèi)部控制的對策
(一)加強內(nèi)部控制管理制度體系化建設
加強出版企業(yè)內(nèi)部控制管理制度體系化建設,是構(gòu)建內(nèi)部控制規(guī)范體系的重要基礎,通過一系列完整的標準和規(guī)范來合理配置生產(chǎn)要素,調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性,是出版企業(yè)提升管理效率和管理水平,規(guī)范、有序、高效運行的保證。內(nèi)部控制管理制度應根據(jù)出版行業(yè)特征,并與出版企業(yè)發(fā)展目標、企業(yè)文化相適應。從選題策劃、編輯、印制、發(fā)行等業(yè)務全流程,在各個環(huán)節(jié)建立健全內(nèi)部控制管理制度,在制度上打牢建設、管理、使用一體化和規(guī)范化的堅實基礎。同時,結(jié)合出版企業(yè)發(fā)展階段以及資源條件等實際情況,對內(nèi)部控制管理制度進行適時調(diào)整與修訂,建立一整套行之有效、協(xié)同貫通、規(guī)范有序的制度體系,為出版企業(yè)內(nèi)部控制提供科學完整的制度保障。
(二)優(yōu)化內(nèi)部控制機構(gòu)設置及權(quán)責分配、完善人力資源政策
出版企業(yè)應當在現(xiàn)有組織架構(gòu)基礎上進一步優(yōu)化風險管理組織架構(gòu)和涵蓋管理層及各職能部門、全體員工的權(quán)責分配。堅持責任化、規(guī)范化、程序化原則,進一步厘清出版企業(yè)業(yè)務流程和管理程序,強化領導審批責任制和員工崗位責任制,規(guī)范各項業(yè)務的審批流程,明確出版業(yè)務流程中各崗位的職責和權(quán)限、程序和標準,將各個環(huán)節(jié)的責任明確到人、落實到位,重點關注選題論證、原材料采購、銷售結(jié)算等關鍵崗位的權(quán)責是否明晰。優(yōu)化內(nèi)部控制機構(gòu)設置和人員配備,形成一人一崗、定崗定責,完善識才、選才、育才、用才的人力資源政策,堅持物質(zhì)激勵與精神激勵并重,加強員工內(nèi)部控制意識教育和專業(yè)技能培訓,形成內(nèi)部控制與相關部門和人員績效考核掛鉤的責任機制,為出版企業(yè)內(nèi)部控制提供良好的內(nèi)部環(huán)境和氛圍。
(三)深化與ERP系統(tǒng)的融合,提升內(nèi)部控制信息化水平
出版企業(yè)應當結(jié)合企業(yè)實際,不斷加大技術開發(fā)以及資金方面的投入力度,緊緊依托信息化平臺,深化內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的融合,實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化管理,創(chuàng)建暢通有效的溝通渠道,提升內(nèi)部控制信息化水平。將內(nèi)部控制管理制度和方法植入并固化于ERP系統(tǒng),不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)管理流程,借助ERP系統(tǒng)的流程化、標準化、規(guī)范化管理,實現(xiàn)從選題申報到實現(xiàn)銷售全流程的內(nèi)部控制,確保內(nèi)部控制管理流程的暢通和管理制度的落實,提高各部門、各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系與溝通,及時傳遞、共享內(nèi)外部信息,實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享,保證數(shù)據(jù)取得的真實性和實時性,形成相互監(jiān)督、相互制約的制衡體系,及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務流程中潛在的風險和管理漏洞,有效防控各類風險,通過高效的內(nèi)部控制信息化實現(xiàn)提高出版企業(yè)運營效率。
(四)健全執(zhí)行監(jiān)督檢查機制
出版企業(yè)應當加強對內(nèi)部控制執(zhí)行的監(jiān)督和日常檢查,健全內(nèi)部控制執(zhí)行的內(nèi)外部監(jiān)督相結(jié)合、日常檢查與專項檢查全方位、立體化的監(jiān)督檢查機制,為出版企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行提供約束機制和責任保障。要充分發(fā)揮內(nèi)部審計的檢查作用,獨立、客觀地監(jiān)督審查評價企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動,降低企業(yè)經(jīng)營風險。強化內(nèi)部監(jiān)督,實現(xiàn)內(nèi)部控制由事后監(jiān)督向事前監(jiān)督和事中監(jiān)督全覆蓋,對內(nèi)部控制建立、實施與執(zhí)行情況進行全程監(jiān)督檢查,重點監(jiān)督出版企業(yè)核心業(yè)務、關鍵崗位、高風險領域等內(nèi)部控制的執(zhí)行情況,針對內(nèi)部控制執(zhí)行監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的具體問題與管理漏洞,能及時采取合理有效的改進措施,將風險控制在合理范圍內(nèi),保障內(nèi)部控制的有效執(zhí)行。
五、結(jié)論
綜上所述,內(nèi)部控制對于出版企業(yè)提高經(jīng)營管理水平、促進其可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。本文針對部分中小出版企業(yè)目前在內(nèi)部控制環(huán)節(jié)存在的管理制度不完善、缺乏良好的內(nèi)部環(huán)境、信息化水平不高、執(zhí)行缺乏監(jiān)督檢查等問題,結(jié)合內(nèi)部控制要素分析了內(nèi)部控制管理制度未形成體系、機構(gòu)設置及權(quán)責分配不明晰、人力資源政策不健全、缺乏與ERP系統(tǒng)的緊密結(jié)合、監(jiān)督檢查機制不健全等原因,從內(nèi)部環(huán)境、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面提出了構(gòu)建體系化管理制度、優(yōu)化機構(gòu)設置、明晰權(quán)責分配、完善人力資源政策、深化與ERP系統(tǒng)的融合、提升內(nèi)部控制信息化水平、健全執(zhí)行監(jiān)督檢查機制等對策。出版企業(yè)要結(jié)合自身的實際情況,積極借鑒出版業(yè)或者其他行業(yè)健全有效的內(nèi)部控制規(guī)范體系,不斷改進自身存在的問題,提高全員對內(nèi)部控制的重視意識,健全管理制度,提升信息化保障,規(guī)范配套機制,努力構(gòu)建決策、執(zhí)行、監(jiān)督等全面、系統(tǒng)、高效的內(nèi)部控制規(guī)范體系,從而提升出版企業(yè)內(nèi)部管理水平和風險防范能力,促進出版企業(yè)實現(xiàn)社會與經(jīng)濟雙重效益。
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作者單位:中國法制出版社有限公司